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2路,3路和4路匹配

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任何公司的会计都涉及每月处理供应商发票。 会计流程中最具挑战性的任务之一是验证这些供应商发票。 公司收到的所有从供应商处购买的产品或服务的发票必须在开始付款之前检查其准确性。 为此,发票中提到的所有采购细节都与采购到付款流程中的其他文件相匹配,以确保订购的产品/服务以商定的价格正确交付。 这个验证过程称为匹配。

通常使用三种匹配过程进行匹配,即2-way、3-way和4-way匹配。 让我们看看这三者是什么,以及它们对于无缝采购到付款流程的重要性。 我们将比较差异并学习如何自动化这些过程。

采购到付款流程

在了解匹配流程之前,让我们了解并查看与采购到付款流程相关的一些重要文件:

采购订单 (PO),买方向卖方签发的具有法律约束力的协议,告知订购的产品/服务类型以及商定的数量和价格。

发票, 一种具有法律约束力的文件,由卖方在向客户交付产品/服务的同时或之后向买方签发。 它包含供应商、客户、交付的产品/服务、定价和付款方式的所有详细信息。

货物收据 是对从供应商处收到最终产品或服务的确认。

大公司也可能有 凭单, 这表明批准过程的完整性——它作为 PO、发票、收据等支持文件的簿记,并包含有关批准、案例编号和与该特定购买相关的其他信息的信息。

采购到付款流程中的典型文档流程可以通过以下简化的假设示例来理解。

ABC 公司的 IT 部门,需要 10 把可旋转的行政椅供其 IT 主管使用。

  • IT 部门可能(根据公司政策)在适当的管理层次结构中发出采购申请。
  • 采购请求被发送到公司的采购(或同等)部门,以寻找合适的产品/服务供应商。
  • 一旦确定了供应商,就会完成必要的基础工作以确定产品和价格。 例如,一家办公家具供应商 XYZ 可以以每把椅子 250 美元的价格提供转椅,并在五天内交付。
  • 一旦供应商 XYZ 最终确定,采购订单将由 ABC 的采购部门生成,并引用商定的产品和价格。
  • 一份 PO 发送给 XYZ,一份由 ABC 的采购部门保留,一份交给应付账款部门。
  • 当 XYZ 供应椅子时,供应商发票会在交付给 ABC 的同时或之后提供。
  • 生成收货单,表明 ABC 公司已收到供应商 XYZ 的交货。

正是在这一点上,匹配过程由 ABC 的应付账款团队执行。 根据采购公司的规模和公司政策,AP(应付账款)团队对多个文件进行双向、三向或四向匹配,以检查描述、数量、成本、并且术语在所有这些中都匹配。 一旦匹配得到 AP 团队的验证,付款就会开始。

这种匹配可以是 2 向、3 向或 4 向匹配。 让我们一一了解这些。

什么是双向匹配?

双向匹配,也称为采购订单匹配,是验证订单上的详细信息的过程 采购订单和相关发票 匹配,以便可以支付发票。 如果出现差异,发票处理将暂停,直到差异得到纠正或解决。  

通常对开票数量和发票价格进行匹配。 需要满足以下条件:

  • 发票数量小于或等于 PO 中订购的数量。
  • 发票价格小于或等于 PO 中的报价。

在上面的示例中,假设 ABC 与 XYZ 达成一致,以 10 美元(2000 美元/把椅子)的折扣总价发出了 200 把椅子的采购订单。 在审核并接受采购订单并交付 10 把椅子后,XYZ 发送了一张原价为 2500 美元(250 美元/把椅子)的发票。 XYZ 的发票创建者可能不知道 XYZ 营销人员向 ABC 的采购部门提供的批量采购折扣。 或者这可能是蓄意的不良商业行为。

如果发票详细信息未与 PO 详细信息进行比较和匹配,ABC 的 AP(应付账款)团队可能会支付原本免除的额外 500 美元。

双向匹配过程可以帮助在付款之前发现这个错误。 该流程确保只支付正确金额和数量的发票。

什么是三向匹配?

三路匹配就是比较细节的过程 采购订单、发票和收货 以确保所有这些文件中的所有数据都是正确的。 这是在付款开始之前执行的。

从本质上讲, 3向匹配在2向匹配过程中增加了一个条件. 即,应满足以下条件:

  • 发票数量小于或等于 PO 中订购的数量
  • 发票价格小于或等于 PO 中的报价。
  • 收货数量小于或等于发票数量。

考虑上述情况。 XYZ 将椅子连同货物交付报告或收货单一起交付给 ABC。

  • ABC 的 PO 是 10 把椅子,每把椅子 200 美元,总计 2000 美元。
  • XYZ 的发票还列出了 10 张椅子,每张 200 美元(总计 2000 美元),
  • 然而,收货单显示有 8 把椅子,每把 250 美元。 金额是一样的——2000 美元,但细节不同,以同样的价格交付的椅子比订购的要少。

收到产品和收货单的人可能不知道订购了多少把椅子,价格是多少。 他们可以在收货单上签字。 不够勤奋的 AP 可能会为交付不足的货物支付发票。 如果 AP 将 Invoice 和 PO 与送货收据相匹配,他们会发现差异,并在付款前对问题进行排序。

更彻底的三向匹配过程还可以包括以下可选检查点:

  • 采购订单的正确性和完整性。 采购订单是否遗漏了价格、数量或供应商联系方式等信息?
  • 收货单中提及的项目数量是否与采购订单中提及的项目数量相同?
  • 发票中提到的付款条件是否与收据中提供的相同? 例如,有信用吗? 折扣? 延期?

什么是四向匹配?

4路匹配涉及匹配 发票、采购订单、收货单和检验单。 检验单是记录货物经检验后已被接受的文件。

本质上,4-way 匹配在 3-way 匹配过程中增加了一个条件. 即,应满足以下条件:

  • 发票数量小于或等于 PO 中订购的数量
  • 发票价格小于或等于 PO 中的报价。
  • 收货数量小于或等于发票数量。
  • 检验单数量小于或等于发票数量。

在三向匹配中,假设收据中提及的商品数量与交付的商品数量相同。 例如,在上面的具体示例中,收货单中提到了8把椅子,假设只有8把椅子送达。 情况可能并非如此。 可能已交付 10 把椅子,但收据可能只显示 8 把椅子。 如果不检查交付的产品,三方匹配将导致 ABC 要求 XYZ 再交付两种产品,并重新协商价格,等等。 XYZ,可能送了10件,光是收货就出错了。 整个事情变成了客户-供应商关系的噩梦。

勤奋的 AP 将执行四向匹配,并确定交付的商品/服务的所有质量、数量和价格与采购订单、发票和送货收据中的相匹配,然后才开始支付发票。

2 向、3 向和 4 向匹配的重要性

付款前核实发票的重要性怎么强调都不为过。 在其 2020年联合国报告,注册舞弊审查员协会分析了 125 个国家职业舞弊的成本和影响。 该报告显示,组织每年因欺诈损失高达 5% 的收入,这意味着全球总损失达 4.5 万亿美元。 通过仔细和细致地检查发票和付款程序,可以避免大部分损失。

良好的商业实践将受益于四方匹配,并可以消除付款损失和关系问题。 多路匹配的好处遵循明显的顺序,4 路匹配 > 3 路匹配 > 2 路匹配。

手动匹配文档

当使用遗留纸张和手动流程执行此匹配过程时,它可能会变得劳动密集、笨拙且容易出错。 当参与采购到付款流程的团队在孤岛中工作时尤其如此。

采购到付款流程涉及三组(如果不是更多的话)员工:

  • 采购团队创建一个唯一的采购订单并将其发送给供应商。
  • 接收团队接收产品/服务以及收据。
  • AP 收到发票并执行付款流程。

手动 2 向、3 向和 4 向匹配会导致以下问题:

  • 协调和时间安排不佳:任务的逻辑顺序是 PO > 收据 > 发票 > 付款。 当流程的参与者之间没有协调时,发票可以在货物发货后立即交付,但尚未收到。 发票可以与 PO 匹配(双向匹配),但这不能保证交付的产品就是订购的产品。 一个人(或一群人)很难管理这些不按顺序到达的文件。
  • 数据输入和匹配错误: 任何手动重复过程都容易出错。 在采购到付款过程中涉及的任何文件中,输入文件ID(例如PO编号)、产品数量、产品价格、交货日期等都可能存在错误。 手动匹配的“观察和比较”过程除了劳动密集和费力之外,还可能导致严重错误,例如错过日期和值,更正这些错误会减慢运营速度,并使组织面临生产力损失和业务损失的风险。管理/客户关系问题。
  • 存档问题:当匹配必须手动完成时,文书工作和归档变得乏味,审计时间对于组织来说可能是名副其实的噩梦。
  • 能见度低:  不同的部门可以有不同的文件系统,无论是手动的还是数字的,当不同的文件格式不同且内容不同时,匹配就会成为一个问题。 如果系统和部门之间没有沟通,所有利益相关者就几乎没有可见性。 这可能导致在完成交易时出现沟通不畅和挫败感。

匹配过程的自动化

使 2 向、3 向或 4 向匹配过程自动化可为公司带来许多好处。

自动匹配过程的软件执行以下任务:

  • 创建数字文档: 物理文件——采购订单、发票、收货单和检验单需要使用光学字符识别来读取并输入数据库。 该软件可确保从这些文档中提取结构化数据作为平面字段、行项目和表格。 这消除了与手动数据输入相关的错误、资源消耗和缓慢的周转时间。
  • 自动匹配: 现在文档是数字化的,它们可以由计算机自动进行比较。 2 路、3 路和 4 路匹配中指定的条件由软件验证,无需任何人为干预。
  • 审批流程: 该软件还为会计团队提供了一种方法,可以针对特定采购中涉及的文件不满足特定条件时发生的情况设置自定义规则。 这导致了一个自动化的工作流程,其中文档立即移动到相关的利益相关者,消除了任何时间损失。
  • DMS(文档管理系统): 该软件连同相关的数据库充当文档管理系统,记录每次购买。 这使得检索与过去购买相关的文件变得方便和即时。

将三向匹配流程自动化可以为公司节省时间和金钱、发现欺诈行为并使 AP 员工能够专注于更高价值的项目。 此外,自动化可以帮助组织获得及时付款的折扣,并避免因错过付款期限而产生的滞纳金。

用于 2 路、3 路或 4 路匹配自动化的纳米网

任何自动化流程的第一步都是将采购订单、发票、收据和交付日志中的数据输入通用平台或数据库。 考虑到这些文件中的每一个都是由公司的不同部门和不同的公司发布的,这些文件通常有不同的格式和形式。 Levvel Research 的 2020 年调查 表明, 手册 数据录入 效率低下仍然是企业的痛点 应付帐款流程.

传统的基于 OCR 的数据捕获系统使用图像捕获硬件和转换软件的组合将图像转换为数字文本。 虽然略微优于手动数据输入,但传统的 OCR 仅将数据数字化而不对其进行分类,这对于匹配操作至关重要。 此外,独立的 OCR 系统无法处理复杂的模板、文件类型和布局,需要频繁的人工干预来为不同类型的文档设置模板规则。 这些基于规则的系统不能很好地扩展,因为企业不断添加/更换供应商并且每次都编写新规则是一个低效的过程。

这就是 Nanonets 等支持 AI 的软件击败遗留系统的地方。

纳米网 AP自动化 软件 可以使发票匹配过程轻松、快速和准确。 Nanonets AI-OCR 读取不遵循标准模板的看不见的半结构化文档,并验证从文档中捕获的数据。 该软件可以从各种文档中获取数据,包括采购订单、发票、交货单、交货日志以及采购到付款流程中通常处理的其他此类文档。

Nanonets 支持从用户平台导入数据,并将捕获的数据直接导出到采购到支付工作流程,而不会中断系统。 Nanonets 在 Shell、Ruby、Golang、Java、C# 和 Python 中具有语言绑定。 人工智能引擎在使用中学习和改进。 通过直观的 Web 界面,它消除了繁琐的手动流程,并自动执行发票、收据以及文件审查和批准。 此外,它还充当文档管理软件,可以轻而易举地检索与过去购买相关的文档。 众所周知,我们的客户最多可减少 90% 的处理时间并节省多达 50% 的成本。

Nanonets 还具有内置的最先进算法和用于多步批准的强大基础设施。 Nanonets 发票处理软件可以与其他系统集成,例如 Mysql 数据库、QuickBooks 或 Salesforce,并且与平台无关。 它准确且可扩展,可为您的应付账款团队节省时间和金钱并提高工作效率。

请观看下面的视频,其中展示了 Nanonet 执行自动双向匹配的简化演示。 在这个演示中:

  • PDF 格式的采购订单和发票由 Nanonets 从 Google 帐户中的所有电子邮件中自动导入。
  • Nanonets 然后执行 2-Way 匹配以及基于自定义规则的附加验证。
  • 最后,将数据导出到 NetSuite 云会计软件。
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