کسی بھی کمپنی میں اکاؤنٹنگ میں ہر ماہ سپلائر انوائس سے نمٹنا شامل ہوتا ہے۔ اکاؤنٹنگ کے عمل میں سب سے مشکل کاموں میں سے ایک ان سپلائر انوائسز کی تصدیق ہے۔ کسی کمپنی کی طرف سے موصول ہونے والی تمام انوائسز کی مصنوعات یا خدمات جو کہ کسی وینڈر سے خریدی گئی ہیں، ادائیگی شروع کرنے سے پہلے درستگی کے لیے چیک کی جانی چاہیے۔ اس کے لیے، خریداری کی تمام تفصیلات جیسا کہ انوائس میں ذکر کیا گیا ہے، خریداری سے ادائیگی کے عمل میں دیگر دستاویزات سے مماثل ہے تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ جن پروڈکٹ/سروسز کا آرڈر دیا گیا تھا وہ صحیح طریقے سے اور طے شدہ قیمت پر فراہم کی گئی تھیں۔ اس تصدیقی عمل کو میچنگ کہا جاتا ہے۔

ملاپ کے لیے عام طور پر تین ملاپ کے عمل استعمال کیے جاتے ہیں، یعنی 2 طرفہ، 3 طرفہ اور 4 طرفہ میچ۔ آئیے دیکھتے ہیں کہ یہ تینوں کیا ہیں اور وہ بغیر کسی رکاوٹ کے حصول سے ادائیگی کے عمل کے لیے کس طرح ضروری ہیں۔ ہم اختلافات کا موازنہ کریں گے اور یہ بھی سیکھیں گے کہ ان عملوں کو خودکار کیسے بنایا جائے۔

خریداری سے ادائیگی کا عمل

مماثلت کے عمل کو سمجھنے سے پہلے، آئیے خریداری سے ادائیگی کے عمل سے وابستہ کچھ ضروری دستاویزات کو سمجھیں اور دیکھیں:

خریداری کا آرڈر (PO)ایک قانونی طور پر پابند معاہدہ جو خریدار کی طرف سے وینڈر کو جاری کیا جاتا ہے، جس میں آرڈر کی گئی پروڈکٹ/سروس کی قسم اور مقدار اور قیمتوں پر اتفاق کیا جاتا ہے۔

انوائس، ایک قانونی طور پر پابند دستاویز جو وینڈر کی طرف سے خریدار کو پروڈکٹ/سروس کی ترسیل کے ساتھ یا بعد میں جاری کی جاتی ہے۔ اس میں وینڈر، کسٹمر، پروڈکٹ/سروس کی ڈیلیوری، قیمتوں اور ادائیگی کے موڈ کی تمام تفصیلات موجود ہیں۔

سامان کی رسید وینڈر سے حتمی پروڈکٹ یا سروس کی وصولی کی تصدیق ہے۔

بڑی کمپنیوں کے پاس بھی ہو سکتا ہے۔ واؤچر، جو منظوری کے عمل کی مکمل ہونے کی نشاندہی کرتا ہے - یہ معاون دستاویزات جیسے PO، انوائس، رسید وغیرہ کے لیے بک کیپنگ کا کام کرتا ہے اور اس میں منظوریوں، کیس نمبرز اور اس مخصوص خریداری سے متعلق دیگر معلومات پر مشتمل ہے۔

خریداری سے ادائیگی کے عمل میں ایک عام دستاویز کے بہاؤ کو درج ذیل آسان فرضی مثال سے سمجھا جا سکتا ہے۔

اے بی سی کمپنی کے آئی ٹی ڈیپارٹمنٹ کو اپنے آئی ٹی ایگزیکٹوز کے لیے 10 کنڈا ایگزیکٹو کرسیاں درکار ہیں۔

• آئی ٹی ڈیپارٹمنٹ (کمپنی کی پالیسی پر منحصر ہے) مناسب انتظامی درجہ بندی میں خریداری کی درخواست جاری کر سکتا ہے۔
• پروڈکٹ/سروس کے مناسب وینڈرز کو تلاش کرنے کے لیے کمپنی کے پرچیز (یا مساوی) ڈیپارٹمنٹ کو خریداری کی درخواست بھیجی جاتی ہے۔
• ایک بار جب کسی وینڈر کی شناخت ہو جاتی ہے، تو پروڈکٹ اور قیمت کی شناخت کے لیے ضروری بنیادوں کا کام کیا جاتا ہے۔ مثال کے طور پر XYZ، آفس فرنیچر کا ایک سپلائر کنڈا ایگزیکٹو کرسیاں $250 فی کرسی کی قیمت پر فراہم کر سکتا ہے، جو پانچ دنوں میں ڈیلیور کی جائے گی۔
• ایک بار جب سپلائر XYZ کو حتمی شکل دے دی جاتی ہے، PO تیار کیا جاتا ہے ABC کے پرچیز ڈیپارٹمنٹ کی طرف سے پروڈکٹ کا حوالہ دیتے ہوئے اور قیمت پر اتفاق کیا جاتا ہے۔
• PO کی ایک کاپی XYZ کو بھیجی جاتی ہے، ایک ABC کے محکمہ پرچیز کے پاس رکھی جاتی ہے، ایک اکاؤنٹس قابل ادائیگی محکمہ کو۔
• جب XYZ کرسیاں سپلائی کرتا ہے، تو وینڈر انوائس ABC کو ڈیلیوری کے ساتھ یا اس کے بعد فراہم کی جاتی ہے۔
• سامان کی ایک رسید تیار کی جاتی ہے جس سے ظاہر ہوتا ہے کہ سپلائر XYZ کی طرف سے ڈیلیوری کمپنی ABC کو موصول ہوئی ہے۔

یہ اس مقام پر ہے کہ ملاپ کا عمل ABC میں اکاؤنٹس قابل ادائیگی ٹیم کے ذریعہ انجام دیا جاتا ہے۔ خریدنے والی کمپنی کے سائز اور کمپنی کی پالیسیوں پر منحصر ہے، اے پی (اداکاری اکاؤنٹس) ٹیم متعدد دستاویزات کا دو طرفہ، تین طرفہ، یا چار طرفہ میچ کرتی ہے تاکہ یہ چیک کیا جا سکے کہ آیا تفصیل، مقدار، قیمت، اور شرائط ان سب میں ملتی ہیں۔ AP ٹیم کی طرف سے میچ کی تصدیق ہو جانے کے بعد، ادائیگی شروع کر دی جاتی ہے۔

یہ میچنگ 2 طرفہ، 3 طرفہ یا 4 طرفہ میچ ہو سکتا ہے۔ آئیے ان ایک اور ایک کو سمجھیں۔

2 طرفہ میچنگ کیا ہے؟

دو طرفہ مماثلت، جسے پرچیز آرڈر میچنگ بھی کہا جاتا ہے، اس بات کی تصدیق کرنے کا عمل ہے کہ خریداری کے آرڈر اور متعلقہ رسیدیں میچ کریں تاکہ رسید کی ادائیگی کی جاسکے۔ تضادات کی صورت میں، انوائس پروسیسنگ کو اس وقت تک موقوف کر دیا جاتا ہے جب تک کہ تضادات کو درست یا حل نہیں کیا جاتا۔  

میچ عام طور پر بل کی گئی مقدار اور انوائس کی قیمت کے لیے بنایا جاتا ہے۔ مندرجہ ذیل شرائط کو پورا کرنے کی ضرورت ہے:

• انوائس کی مقدار پی او میں آرڈر کی گئی رقم سے کم یا اس کے برابر ہے۔
• انوائس کی قیمت PO میں بتائی گئی قیمت سے کم یا اس کے برابر ہے۔

مندرجہ بالا مثال میں، فرض کریں کہ ABC نے XYZ کے ساتھ متفقہ طور پر $10 ($2000/کرسی) کی رعایتی کل قیمت پر 200 کرسیوں کے لیے خریداری کا آرڈر جاری کیا ہے۔ خریداری کے آرڈر کا جائزہ لینے اور اسے قبول کرنے کے بعد، اور 10 کرسیاں فراہم کرنے کے بعد، XYZ $2500 ($250/کرسی) کی اصل قیمت کے لیے ایک رسید بھیجتا ہے۔ XYZ میں انوائس بنانے والے کو شاید XYZ مارکیٹنگ پرسن کی طرف سے ABC کے پرچیز ڈیپارٹمنٹ کو بلک خریداری کے لیے پیش کردہ رعایت کا علم نہ ہو۔ یا یہ جان بوجھ کر برا کاروبار ہو سکتا ہے۔

اگر انوائس کی تفصیلات کا پی او تفصیلات کے ساتھ موازنہ اور مماثلت نہیں ہے، تو ABC میں AP (قابل ادائیگی اکاؤنٹس) ٹیم اضافی $500 ادا کر سکتی ہے جو اصل میں معاف کر دیا گیا تھا۔

دو طرفہ میچ کا عمل ادائیگی سے پہلے اس غلطی کو پکڑنے میں مدد کر سکتا ہے۔ یہ عمل یقینی بناتا ہے کہ صرف صحیح رقم اور مقدار کی رسیدیں ادا کی جائیں۔

3 طرفہ میچنگ کیا ہے؟

تین طرفہ میچ میں تفصیلات کا موازنہ کرنے کا عمل ہے۔ خریداری کا آرڈر، رسید اور سامان کی رسید اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ ان تمام دستاویزات میں موجود تمام ڈیٹا درست ہیں۔ یہ ادائیگی شروع کرنے سے پہلے کیا جاتا ہے۔

بنیادی طور پر، 3 طرفہ مماثلت 2 طرفہ مماثلت کے عمل میں ایک اور شرط کا اضافہ کرتی ہے۔. یعنی، ان شرائط کو پورا کیا جانا چاہئے:

• انوائس کی مقدار پی او میں آرڈر کی گئی رقم سے کم یا اس کے برابر ہے۔
• انوائس کی قیمت PO میں بتائی گئی قیمت سے کم یا اس کے برابر ہے۔
• سامان کی رسید کی مقدار انوائس کی مقدار سے کم یا اس کے برابر ہے۔

مندرجہ بالا کیس پر غور کریں۔ سامان کی ترسیل کی رپورٹ یا سامان کی رسید کے ساتھ کرسیاں XYZ کے ذریعے ABC کو پہنچائی جاتی ہیں۔

• ABC سے PO $10/کرسی کی شرح سے 200 کرسیوں کے لیے ہے، کل $2000 تک۔
• XYZ کے انوائس میں 10 کرسیاں بھی درج ہیں @ $200 ہر ایک (کل $2000)،
• تاہم، سامان کی رسید $8 میں 250 کرسیاں دکھاتی ہے۔ رقم ایک جیسی ہے – $2000، لیکن تفصیلات مختلف ہیں اور آرڈر سے کم کرسیاں ایک ہی قیمت پر ڈیلیور کی جاتی ہیں۔

جس شخص کو پروڈکٹ اور سامان کی رسید موصول ہوئی اسے شاید معلوم نہ ہو کہ کتنی کرسیاں منگوائی گئی تھیں اور کتنی کے لیے۔ وہ سامان کی رسید پر دستخط کر سکتے ہیں۔ کم محنتی اے پی کم ترسیل شدہ کنسائنمنٹ کے لیے انوائس ادا کر سکتا ہے۔ اگر AP ترسیل کی رسید کے ساتھ انوائس اور PO سے میل کھاتا ہے، تو وہ تضاد کو پکڑیں ​​گے، اور ادائیگی سے پہلے مسئلہ کو حل کریں گے۔

مزید مکمل تین طرفہ ملاپ کے عمل میں درج ذیل اختیاری چوکیاں بھی شامل ہو سکتی ہیں:

• PO کی درستگی اور مکملیت۔ کیا PO معلومات سے محروم ہے جیسے قیمت، مقدار یا وینڈر سے رابطہ کی تفصیلات؟
• کیا سامان کی رسید میں درج اشیاء کی تعداد وہی ہے جو PO میں درج ہے؟
• کیا انوائس میں درج ادائیگی کی شرائط وہی ہیں جو رسید میں فراہم کی گئی ہیں؟ مثال کے طور پر، کیا کوئی کریڈٹ ہے؟ ایک رعایت؟ ایک التوا؟

4 وے میچنگ کیا ہے؟

4 طرفہ میچ میں ملاپ شامل ہے۔ رسیدیں، خریداری کے آرڈر، سامان کی رسیدیں اور معائنہ کی سلپس۔ انسپکشن سلپس وہ دستاویزات ہیں جو یہ ریکارڈ کرتی ہیں کہ معائنے کے بعد ڈلیوری قبول کر لی گئی ہے۔

بنیادی طور پر، 4-طریقہ مماثلت 3 طرفہ مماثلت کے عمل میں ایک اور شرط کا اضافہ کرتی ہے۔. یعنی، ان شرائط کو پورا کیا جانا چاہئے:

• انوائس کی مقدار پی او میں آرڈر کی گئی رقم سے کم یا اس کے برابر ہے۔
• انوائس کی قیمت PO میں بتائی گئی قیمت سے کم یا اس کے برابر ہے۔
• سامان کی رسید کی مقدار انوائس کی مقدار سے کم یا اس کے برابر ہے۔
• معائنہ پرچی کی مقدار انوائس کی مقدار سے کم یا اس کے برابر ہے۔

تین طرفہ میچ میں، یہ فرض کیا جاتا ہے کہ رسید میں بتائی گئی اشیا کی مقدار ڈیلیور کی گئی اشیاء کی تعداد کے برابر ہے۔ مثال کے طور پر، اوپر کی مخصوص مثال میں، رسید میں 8 کرسیوں کا ذکر ہے، اور یہ فرض کیا جاتا ہے کہ صرف 8 کرسیاں دی گئی تھیں۔ ایسا نہیں ہو سکتا۔ ہوسکتا ہے کہ 10 کرسیاں دی گئی ہوں، لیکن رسید میں صرف 8 کرسیاں دکھائی دے سکتی ہیں۔ ڈیلیور شدہ پروڈکٹس کا معائنہ کیے بغیر، تین طرفہ میچ کے نتیجے میں ABC XYZ کو مزید دو پروڈکٹس ڈیلیور کرنے اور قیمت پر دوبارہ گفت و شنید کرنے کے لیے کہے گا، وغیرہ۔ XYZ، ہو سکتا ہے 10 آئٹمز ڈیلیور کیے ہوں، اور اکیلے رسید میں غلطی کی ہو۔ پوری چیز کلائنٹ اور وینڈر تعلقات کا ڈراؤنا خواب بن جاتی ہے۔

ایک مستعد اے پی چار طرفہ میچ کرے گا اور اس بات کی تصدیق کرے گا کہ ڈیلیور کیے گئے سامان/سروسز کے تمام معیار، مقدار اور قیمتیں PO، انوائس اور ترسیل کی رسید سے ملتی ہیں اور تب ہی انوائس کی ادائیگی شروع کرے گی۔

2 وے، 3 وے اور 4 وے میچنگ کی اہمیت

ادائیگی شروع کرنے سے پہلے انوائس کی تصدیق کی اہمیت کو بڑھاوا نہیں دیا جا سکتا۔ اس میں 2020 میں اقوام عالم کو رپورٹ کریں، ایسوسی ایشن آف سرٹیفائیڈ فراڈ ایگزامینرز نے 125 ممالک میں پیشہ ورانہ فراڈ کے اخراجات اور اثرات کا تجزیہ کیا۔ رپورٹ سے پتہ چلتا ہے کہ تنظیمیں ہر سال دھوکہ دہی کی وجہ سے آمدنی کا 5% کھو دیتی ہیں، جو کہ 4.5 ٹریلین ڈالر کے مجموعی عالمی نقصان کی نمائندگی کرتی ہے۔ اس نقصان میں سے زیادہ تر انوائس کی محتاط اور باریک بینی سے جانچ اور ادائیگی کے طریقہ کار سے روکا جا سکتا ہے۔

ایک اچھی کاروباری مشق چار طرفہ میچ سے فائدہ اٹھائے گی اور ادائیگی کے نقصانات اور تعلقات کے مسائل کو ختم کر سکتی ہے۔ ملٹی وے میچز کے فوائد واضح ترتیب کی پیروی کرتے ہیں، 4 وے میچ > 3 وے میچ > 2 وے میچ۔

دستاویزات کا دستی ملاپ

جب یہ مماثلت کا عمل میراثی کاغذ اور دستی عمل کے استعمال سے انجام دیا جاتا ہے، تو یہ محنت طلب، ناقابل برداشت اور غلطیوں کا شکار ہو سکتا ہے۔ یہ خاص طور پر اس وقت درست ہے جب پروکیور ٹو پے فلو میں شامل ٹیمیں سائلو میں کام کرتی ہیں۔

خریداری سے ادائیگی کے عمل میں ملازمین کے تین (اگر زیادہ نہیں) گروپ شامل ہیں:

• پروکیورمنٹ ٹیم ایک منفرد خریداری آرڈر بناتی ہے اور اسے سپلائر کو بھیجتی ہے۔
• وصول کرنے والی ٹیم رسید کے ساتھ پروڈکٹ/سروس وصول کرتی ہے۔
• اے پی انوائس وصول کرتا ہے اور ادائیگی کا عمل انجام دیتا ہے۔

دستی 2 طرفہ، 3 طرفہ اور 4 طرفہ ملاپ درج ذیل مسائل کا باعث بن سکتا ہے:

• ناقص کوآرڈینیشن اور ٹائمنگ: کاموں کی منطقی پیشرفت PO > رسید > رسید > ادائیگی ہے۔ جب عمل کے شرکاء کے درمیان کوئی ہم آہنگی نہیں ہے تو، سامان بھیجتے ہی انوائس کی ترسیل کی جا سکتی ہے، لیکن ابھی تک موصول نہیں ہوئی ہے۔ انوائس کو PO (2 طرفہ میچ) سے ملایا جا سکتا ہے لیکن یہ اس بات کی ضمانت نہیں دیتا کہ ڈیلیور کردہ پروڈکٹ وہی ہے جو آرڈر کیا گیا تھا۔ ایک انسان (یا انسانوں کے ایک گروپ) کے لیے ان دستاویزات کا انتظام کرنا مشکل ہو جاتا ہے جو باری باری آتی ہیں۔
• ڈیٹا انٹری اور مماثلت کی غلطیاں: کوئی بھی دستی دہرایا جانے والا عمل غلطیوں کا شکار ہوتا ہے۔ پروکیور ٹو پے کے عمل میں شامل کسی بھی دستاویز میں دستاویز کی شناخت (مثلاً پی او نمبر)، پروڈکٹ کی مقدار، پروڈکٹ کی قیمت، ڈیلیوری کی تاریخ وغیرہ درج کرنے میں غلطیاں ہوسکتی ہیں۔ دستی مماثلت کا "گھورنا اور موازنہ" کرنے کا عمل، محنت اور سخت ہونے کے علاوہ، گمشدہ تاریخوں اور اقدار جیسی سنگین غلطیوں کا باعث بن سکتا ہے، جن کی اصلاح سے آپریشنز سست ہو جائیں گے اور تنظیم کو پیداواری نقصان اور کاروبار کے خطرات سے دوچار کر دیا جائے گا۔ مینجمنٹ/کلائنٹ تعلقات کے مسائل.
• آرکائیو کے مسائل: کاغذی کارروائی اور فائلنگ اس وقت تکلیف دہ ہو جاتی ہے جب میچنگ کو دستی طور پر کیا جانا چاہیے، اور آڈٹ کے اوقات تنظیم کے لیے ایک حقیقی ڈراؤنا خواب ہو سکتے ہیں۔
• کمزور مرئیت:  مختلف محکموں میں فائلنگ کے مختلف نظام ہو سکتے ہیں، چاہے وہ دستی ہو یا ڈیجیٹل، اور جب مختلف دستاویزات مختلف فارمیٹس میں ہوں اور ان کا مواد مختلف ہو تو مماثلت ایک مسئلہ بن سکتی ہے۔ نظام اور محکموں کے درمیان رابطے کے بغیر، تمام اسٹیک ہولڈرز کے لیے بہت کم یا کوئی نظر نہیں آتا۔ یہ ایک معاہدے کو مکمل کرنے میں غلط مواصلت اور مایوسی کا باعث بن سکتا ہے۔

ملاپ کے عمل کو خودکار بنانا

2 طرفہ، 3 طرفہ، یا 4 طرفہ مماثلت کے عمل کو خودکار کرنا کمپنی کو بے شمار فوائد فراہم کرتا ہے۔

ملاپ کے عمل کو خودکار کرنے والا سافٹ ویئر یہ کام کرتا ہے:

• ڈیجیٹل دستاویزات بنانا: جسمانی دستاویزات - POs، رسیدیں، سامان کی رسیدیں اور معائنہ کی سلپس کو آپٹیکل کریکٹر ریکگنیشن کا استعمال کرتے ہوئے پڑھنے اور ڈیٹا بیس میں داخل کرنے کی ضرورت ہے۔ سافٹ ویئر اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ سٹرکچرڈ ڈیٹا ان دستاویزات سے فلیٹ فیلڈز، لائن آئٹمز اور ٹیبل کے طور پر نکالا جائے۔ یہ دستی ڈیٹا کے اندراج سے وابستہ غلطیوں، وسائل کی کھپت اور سست موڑ کے اوقات کو ختم کرتا ہے۔
• خودکار ملاپ: اب جب کہ دستاویزات ڈیجیٹل ہیں، ان کا موازنہ کمپیوٹر کے ذریعے خود بخود کیا جا سکتا ہے۔ 2 طرفہ، 3 طرفہ اور 4 طرفہ مماثلت میں بیان کردہ شرائط کو کسی انسانی مداخلت کی ضرورت کے بغیر سافٹ ویئر کے ذریعے تصدیق کیا جاتا ہے۔
• منظوری ورک فلو: یہ سافٹ ویئر اکاؤنٹنگ ٹیم کے لیے ایک طریقہ بھی فراہم کرتا ہے کہ جب کسی خاص خریداری میں شامل دستاویزات کے ذریعے کچھ شرائط پوری نہیں ہوتی ہیں تو کیا ہوتا ہے۔ اس کے نتیجے میں ایک خودکار ورک فلو ہوتا ہے جہاں دستاویزات فوری طور پر متعلقہ اسٹیک ہولڈرز تک پہنچ جاتی ہیں، کسی بھی وقت کے نقصان کو ختم کرتے ہوئے
• ڈی ایم ایس (دستاویزی انتظامی نظام): متعلقہ ڈیٹا بیس کے ساتھ سافٹ ویئر ہر خریداری کا ریکارڈ رکھتے ہوئے دستاویز کے انتظام کے نظام پر کام کرتا ہے۔ اس سے ماضی کی خریداریوں سے وابستہ دستاویزات کی بازیافت آسان اور فوری ہو جاتی ہے۔

تین طرفہ مماثلت کے عمل کو خودکار بنانا کمپنیوں کا وقت اور پیسہ بچا سکتا ہے، دھوکہ دہی کو پکڑ سکتا ہے اور اے پی کے عملے کو زیادہ قیمت والے منصوبوں پر توجہ مرکوز کرنے کے قابل بنا سکتا ہے۔ مزید برآں، آٹومیشن کسی تنظیم کو بروقت ادائیگیوں کے لیے چھوٹ حاصل کرنے میں مدد کر سکتی ہے اور ادائیگی کی آخری تاریخوں سے منسلک تاخیر کی فیسوں سے بچ سکتی ہے۔

2 طرفہ، 3 طرفہ یا 4 طرفہ میچ آٹومیشن کے لیے نانونٹس

کسی بھی آٹومیشن کے عمل میں پہلا قدم پی اوز، رسیدوں، رسیدوں، اور ڈیلیوری لاگز سے ڈیٹا کا ایک مشترکہ پلیٹ فارم یا ڈیٹا بیس میں اندراج ہے۔ یہ دستاویزات عام طور پر مختلف شکلوں اور شکلوں میں آتی ہیں، اس بات پر غور کرتے ہوئے کہ ان دستاویزات میں سے ہر ایک کمپنی کے مختلف محکمے، اور مکمل طور پر ایک مختلف کمپنی کی طرف سے جاری کیا جاتا ہے۔ لیول ریسرچ کا 2020 کا سروے ظاہر ہوا ہے کہ دستی ڈیٹا انٹری اور نا اہلی میں درد کا باعث بنی ہوئی ہے۔ اکاؤنٹس قابل ادائیگی عمل.

میراثی OCR پر مبنی ڈیٹا کیپچر سسٹم تصاویر کو ڈیجیٹل ٹیکسٹ میں تبدیل کرنے کے لیے امیج کیپچر ہارڈویئر اور کنورژن سافٹ ویئر کے امتزاج کا استعمال کرتے ہیں۔ دستی ڈیٹا کے اندراج سے معمولی حد تک بہتر ہونے کے باوجود، میراثی OCR محض ڈیٹا کو ان کی درجہ بندی کیے بغیر ڈیجیٹائز کرتے ہیں، جو کہ میچنگ آپریشنز کے لیے ضروری ہے۔ مزید برآں، اسٹینڈ اکیلے OCR سسٹم پیچیدہ ٹیمپلیٹس، فائل کی اقسام اور لے آؤٹس کے ساتھ ناکام ہو جاتے ہیں، مختلف قسم کی دستاویز کے لیے ٹیمپلیٹ کے اصول طے کرنے کے لیے بار بار انسانی مداخلت کی ضرورت پڑتی ہے۔ یہ اصول پر مبنی نظام اچھی طرح سے پیمانے پر نہیں ہوتے ہیں کیونکہ کاروبار ہر بار وینڈرز کو شامل کرتے/کرتے رہتے ہیں اور ہر بار نئے قواعد لکھنا ایک غیر موثر عمل ہے۔

یہ وہ جگہ ہے جہاں AI سے چلنے والا سافٹ ویئر جیسے Nanonets نے میراثی نظاموں کو شکست دی ہے۔

Nanonets' اے پی آٹومیشن سافٹ وئیر انوائس کے ملاپ کے عمل کو پریشانی سے پاک، تیز اور درست بنا سکتا ہے۔ Nanonets AI-OCR غیر دیکھے ہوئے، نیم ساختہ دستاویزات کو پڑھتا ہے جو معیاری ٹیمپلیٹ کی پیروی نہیں کرتے اور دستاویز سے حاصل کیے گئے ڈیٹا کی توثیق کرتے ہیں۔ یہ سافٹ ویئر متعدد دستاویزات سے ڈیٹا حاصل کر سکتا ہے جس میں خریداری کے آرڈرز، انوائسز، ڈیلیوری نوٹ، ڈیلیوری لاگز، اور اس طرح کے دیگر دستاویزات جو عام طور پر خریداری سے ادائیگی کے عمل میں سنبھالے جاتے ہیں۔

Nanonets صارف کے پلیٹ فارم سے ڈیٹا کی درآمد کو قابل بناتا ہے اور نظام میں خلل ڈالے بغیر، کیپچر کیے گئے ڈیٹا کو پروکیور ٹو پے ورک فلو میں براہ راست ایکسپورٹ کرتا ہے۔ شیل، روبی، گولانگ، جاوا، C# اور Python میں Nanonets کی زبان کی پابندیاں ہیں۔ AI انجن سیکھتا ہے اور استعمال کے ساتھ بہتر ہوتا ہے۔ ایک بدیہی ویب انٹرفیس کے ساتھ، یہ بوجھل دستی عمل کو ختم کرتا ہے اور رسیدوں، رسیدوں، اور دستاویز کے جائزوں اور منظوریوں کو خودکار کرتا ہے۔ مزید برآں، یہ ایک دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے طور پر کام کرتا ہے اور ماضی کی خریداریوں سے وابستہ دستاویزات کی بازیافت کو ہوا کا جھونکا بناتا ہے۔ ہمارے کلائنٹس پروسیسنگ کے وقت کو 90% تک کم کرنے اور اخراجات میں 50% تک کی بچت کے لیے جانے جاتے ہیں۔

Nanonets میں بلٹ ان اسٹیٹ آف آرٹ الگورتھم اور ملٹی سٹیپ منظوریوں کے لیے ایک مضبوط انفراسٹرکچر بھی شامل ہے۔ Nanonets انوائس پروسیسنگ سافٹ ویئر کو دوسرے سسٹمز جیسے Mysql ڈیٹا بیس، QuickBooks، یا Salesforce کے ساتھ مربوط کیا جا سکتا ہے اور یہ پلیٹ فارم ایگنوسٹک ہے۔ یہ درست اور قابل توسیع ہے، آپ کے اکاؤنٹس قابل ادائیگی ٹیم کے لیے وقت اور رقم کی بچت کرتا ہے اور پیداواری صلاحیت کو بڑھاتا ہے۔

نیچے دی گئی ویڈیو پر ایک نظر ڈالیں جس میں خودکار 2 وے میچنگ انجام دینے والے Nanonets کا ایک آسان ڈیمو دکھایا گیا ہے۔ اس ڈیمو میں:

• پی ڈی ایف فارمیٹ میں پی اوز اور انوائسز خود بخود گوگل اکاؤنٹ میں موجود تمام ای میلز سے Nanonets کے ذریعے درآمد کیے جاتے ہیں۔
• Nanonets پھر حسب ضرورت اصولوں کی بنیاد پر اضافی توثیق کے ساتھ 2-طرفہ مماثلت انجام دیتا ہے۔
• آخر میں، ڈیٹا کو NetSuite Cloud Accounting Software میں ایکسپورٹ کیا جاتا ہے۔

[سرایت مواد]

• سکے سمارٹ۔ یورپ کا بہترین بٹ کوائن اور کرپٹو ایکسچینج۔یہاں کلک کریں
• پلیٹو بلاک چین۔ Web3 Metaverse Intelligence. علم میں اضافہ۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• ماخذ: https://nanonets.com/blog/what-is-2-way-3-way-and-4-way-matching/