Бухгалтерський облік в будь-якій компанії передбачає роботу з рахунками постачальників щомісяця. Одним із найскладніших завдань у процесі бухгалтерського обліку є перевірка рахунків-фактур постачальників. Усі рахунки-фактури, отримані компанією за продукти чи послуги, які були придбані у постачальника, повинні бути перевірені на точність перед ініціюванням платежу. Для цього всі деталі покупки, зазначені в рахунку-фактурі, зіставляються з іншими документами в процесі закупівлі до оплати, щоб гарантувати, що замовлені продукти/послуги були доставлені правильно та за погодженою ціною. Цей процес перевірки називається відповідністю.

Для узгодження зазвичай використовуються три процеси зіставлення, а саме 2-стороннє, 3-стороннє та 4-стороннє збіг. Давайте подивимося, що це за три та наскільки вони важливі для безперебійного процесу закупівлі до оплати. Ми порівняємо відмінності, а також навчимося автоматизувати ці процеси.

Процес закупівлі до оплати

Перш ніж зрозуміти процес узгодження, давайте зрозуміємо та розглянемо деякі важливі документи, пов’язані з процесом закупівлі до оплати:

Замовлення на купівлю (PO), юридично зобов’язуюча угода, видана покупцем постачальнику, яка інформує про тип замовленого продукту/послуги, кількість і узгоджені ціни.

Рахунок-фактура, юридично обов’язковий документ, який видається постачальником покупцеві разом із доставкою товару/послуги клієнту або після неї. Він містить усі відомості про постачальника, клієнта, продукт/послугу, що постачається, ціни та спосіб оплати.

Надходження товарів є підтвердженням отримання кінцевого продукту або послуги від постачальника.

Великі компанії також можуть мати Ваучери, які вказують на повноту процесу затвердження – він слугує для обліку супровідних документів, таких як ЗП, рахунок-фактура, квитанція тощо, і містить інформацію про затвердження, номери справ та іншу інформацію, пов’язану з цією конкретною покупкою.

Типовий документообіг у процесі закупки до оплати можна зрозуміти за допомогою наступного спрощеного гіпотетичного прикладу.

ІТ-відділ компанії ABC потребує 10 поворотних керівних крісел для своїх ІТ-керівників.

• ІТ-відділ може (залежно від політики компанії) видати заявку на закупівлю через відповідну управлінську ієрархію.
• Запит на купівлю надсилається до відділу закупівель (або еквівалента) компанії, щоб знайти відповідних постачальників продукту/послуги.
• Після визначення постачальника виконується необхідна підготовча робота для визначення продукту та ціни. Наприклад, XYZ, постачальник офісних меблів, може надати обертові крісла керівника за ціною 250 доларів США за крісло з доставкою протягом п’яти днів.
• Після завершення визначення постачальника XYZ відділ закупівель компанії ABC створює заявку на замовлення із зазначенням продукту та узгодженої ціни.
• Одна копія замовлення на замовлення надсилається до XYZ, одна зберігається у відділі закупівель ABC, одна – у відділі кредиторської заборгованості.
• Коли XYZ постачає стільці, рахунок-фактура постачальника надається разом із доставкою до ABC або після неї.
• Створюється товарна квитанція, яка вказує на те, що компанія ABC отримала поставку від постачальника XYZ.

Саме на цьому етапі процес узгодження виконується командою з питань кредиторської заборгованості в ABC. Залежно від розміру компанії-покупця та політики компанії команда AP (Accounts Payable) виконує двостороннє, тристороннє або чотиристороннє зіставлення кількох документів, щоб перевірити, чи відповідає опис, кількість, вартість, і терміни в усіх збігаються. Після перевірки збігу командою AP розпочинається платіж.

Це зіставлення може бути 2-, 3- або 4-стороннім. Давайте розберемося в цих один і один.

Що таке 2-Way Matching?

Двостороннє зіставлення, також відоме як зіставлення замовлень на купівлю, – це процес перевірки того, що деталі на замовлення на купівлю та відповідні рахунки-фактури відповідність, щоб рахунок-фактуру можна було оплатити. У разі виявлення розбіжностей обробка рахунку-фактури призупиняється, доки невідповідності не будуть виправлені або усунені.  

Збіг зазвичай здійснюється для виставленої в рахунку кількості та ціни в рахунку-фактурі. Необхідно виконати такі умови:

• Кількість у рахунку-фактурі менша або дорівнює сумі, замовленій у ЗП.
• Ціна в рахунку-фактурі менша або дорівнює ціні, указаній у ЗП.

У наведеному вище прикладі припустимо, що компанія ABC випустила замовлення на закупівлю 10 стільців за зниженою загальною ціною 2000 доларів США (200 доларів США за стілець), як було домовлено з XYZ. Після перегляду та прийняття замовлення на купівлю та доставки 10 стільців XYZ надсилає рахунок-фактуру на початкову ціну 2500 доларів США (250 доларів США за стілець). Розробник рахунка-фактури в XYZ міг не знати про знижку, надану спеціалістом з маркетингу XYZ відділу закупівель в ABC на оптову закупівлю. Або це може бути навмисна погана ділова практика.

Якщо деталі рахунка-фактури не порівнюються та не збігаються з деталями замовлення на замовлення, команда AP (Accounts Payable) в ABC може сплатити додаткові 500 доларів США, від яких спочатку відмовилися.

Процес двостороннього збігу може допомогти виявити цю помилку до здійснення платежу. Процес гарантує, що оплачуються лише рахунки-фактури на правильну суму та кількість.

Що таке 3-way Matching?

Тристоронній збіг — це процес порівняння деталей у замовлення, рахунок-фактура та товарний чек щоб переконатися, що всі дані в усіх цих документах правильні. Це виконується до ініціації платежу.

По суті, Тристороннє зіставлення додає ще одну умову до процесу двостороннього зіставлення. А саме, мають бути виконані такі умови:

• Кількість у рахунку-фактурі менша або дорівнює сумі, замовленій у ЗП
• Ціна в рахунку-фактурі менша або дорівнює ціні, указаній у ЗП.
• Кількість товару в чеку менша або дорівнює кількості в рахунку-фактурі.

Розглянемо наведений вище випадок. Стільці доставляються в ABC компанією XYZ разом із звітом про доставку товару або товарним чеком.

• Замовлення від ABC розраховане на 10 стільців із розрахунку 200 доларів США за стілець, що становить 2000 доларів США.
• У рахунку-фактурі від XYZ також зазначено 10 стільців по 200 доларів США кожен (загалом 2000 доларів США),
• Однак товарний чек показує 8 стільців по 250 доларів США кожен. Сума та сама – $2000, але деталі інші, і стільців за ту ж ціну доставляється менше, ніж замовлено.

Людина, яка отримала товар і товарний чек, може не знати, скільки стільців було замовлено і за скільки. Вони можуть підписати товарний чек. Недобросовісний AP може оплатити рахунок-фактуру за недоставлену партію. Якщо AP збігає рахунок-фактуру та замовлення на поставку з квитанцією про доставку, вони виявлять розбіжність і вирішать проблему перед оплатою.

Більш ретельний тристоронній процес зіставлення може також включати наступні додаткові контрольні точки:

• Правильність і повнота оформлення ПЗ. Чи не вказано в ЗП таку інформацію, як ціна, кількість або контактні дані постачальника?
• Чи кількість товарів, зазначена в товарному чеку, збігається з тією, що вказана в ЗП?
• Чи умови оплати, зазначені в рахунку-фактурі, збігаються з умовами, зазначеними в квитанції? Наприклад, чи є кредит? Знижка? Відстрочка?

Що таке чотиристороння відповідність?

Чотиристоронній збіг передбачає зіставлення рахунки-фактури, замовлення на купівлю, товарні чеки та квитанції про перевірку. Технічні квитанції - це документи, які засвідчують, що поставка була прийнята після перевірки.

По суті, 4-way matching додає ще одну умову до процесу 3-way matching. А саме, мають бути виконані такі умови:

• Кількість у рахунку-фактурі менша або дорівнює сумі, замовленій у ЗП
• Ціна в рахунку-фактурі менша або дорівнює ціні, указаній у ЗП.
• Кількість товару в чеку менша або дорівнює кількості в рахунку-фактурі.
• Кількість у бланку перевірки менша або дорівнює кількості в рахунку-фактурі.

У тристоронньому збігу передбачається, що кількість товарів, зазначена в квитанції, збігається з кількістю доставлених одиниць. Наприклад, у наведеному вище конкретному прикладі в квитанції зазначено 8 стільців, і припускається, що було доставлено лише 8 стільців. Це може бути не так. Можливо, було доставлено 10 стільців, але в квитанції може бути лише 8 стільців. Без перевірки поставлених продуктів тристоронній збіг призведе до того, що ABC попросить XYZ доставити ще два продукти, переглянути ціну тощо. XYZ, можливо, доставив 10 товарів і зробив помилку лише в чеку. Все це стає кошмаром відносин між клієнтом і постачальником.

Старанний AP виконає чотиристороннє зіставлення та переконається, що всі якість, кількість і ціна наданих товарів/послуг відповідають тим, що вказані в ЗП, рахунку-фактурі та квитанції про доставку, і лише тоді ініціює оплату рахунку-фактури.

Важливість 2-стороннього, 3-стороннього та 4-стороннього відповідності

Неможливо переоцінити важливість перевірки рахунків-фактур перед початком платежу. У своєму Звіт за 2020 рік до країн, Асоціація сертифікованих експертів з питань шахрайства проаналізувала витрати та наслідки професійного шахрайства в 125 країнах. Звіт показав, що організації щороку втрачають до 5% доходу через шахрайство, що становить загальну глобальну втрату в 4.5 трильйона доларів. Значну частину цих втрат можна запобігти шляхом ретельної та ретельної перевірки рахунків-фактур і процедури оплати.

Гарна ділова практика виграє від чотиристороннього збігу та може усунути втрати платежів і проблеми у відносинах. Переваги багатосторонніх матчів слідують у очевидному порядку: 4-сторонній матч > 3-сторонній матч > 2-сторонній матч.

Ручне зіставлення документів

Коли цей процес зіставлення виконується за допомогою застарілих паперових і ручних процесів, він може стати трудомістким, громіздким і схильним до помилок. Це особливо вірно, коли групи, залучені до потоку «закупівля-оплата», працюють ізольовано.

У процесах закупівлі до оплати беруть участь три (якщо не більше) групи працівників:

• Група закупівель створює унікальне замовлення на закупівлю та надсилає його постачальнику.
• Команда приймальника отримує товар/послугу разом із чеком.
• AP отримує рахунок-фактуру та виконує процес оплати.

Ручне 2-, 3- та 4-стороннє узгодження може призвести до таких проблем:

• Погана координація та час: Логічна послідовність виконання завдань: ЗП > Квитанція > Рахунок > Оплата. У разі відсутності координації між учасниками процесу рахунок-фактура може бути доставлений, як тільки товар буде відвантажений, але ще не отриманий. Рахунок-фактуру можна порівняти з замовленням на замовлення (двостороння відповідність), але це не гарантує, що доставлений продукт відповідає замовленню. Людині (або групі людей) стає важко керувати цими документами, які надходять позачергово.
• Помилки введення даних і зіставлення: Будь-який ручний повторюваний процес схильний до помилок. Можуть виникнути помилки щодо введення ідентифікатора документа (наприклад, номера замовлення на замовлення), кількості продукту, ціни продукту, дати доставки тощо в будь-якому з документів, залучених до процесу закупівлі до оплати. Процес ручного зіставлення «дивись і порівнюй» не тільки є трудомістким і виснажливим, але й може призвести до серйозних помилок, таких як пропуск дат і значень, виправлення яких уповільнить роботу та піддасть організацію ризику втрати продуктивності та бізнесу. проблеми з менеджментом/клієнтами.
• Архівні проблеми: паперова робота та реєстрація стають виснажливими, коли зіставлення потрібно виконувати вручну, а час аудиту може стати справжнім кошмаром для організації.
• Погана видимість:  Різні відділи можуть мати різні системи файлів, ручні чи цифрові, і зіставлення може стати проблемою, коли різні документи мають різні формати та різний вміст. Без зв’язку між системами та відділами всі зацікавлені сторони практично не будуть видимі. Це може призвести до непорозумінь і розчарувань у завершенні угоди.

Автоматизація процесу узгодження

Автоматизація 2-, 3- або 4-стороннього процесу зіставлення надає компанії численні переваги.

Програмне забезпечення, що автоматизує процес зіставлення, виконує такі завдання:

• Створення цифрових документів: Фізичні документи – замовлення на замовлення, рахунки-фактури, товарні квитанції та контрольні талони потрібно зчитувати за допомогою оптичного розпізнавання символів і вводити в базу даних. Програмне забезпечення гарантує, що структуровані дані витягуються з цих документів у вигляді плоских полів, рядків і таблиць. Це усуває помилки, споживання ресурсів і повільний час роботи, пов’язаний із ручним введенням даних.
• Автоматичне зіставлення: Тепер, коли документи цифрові, їх можна автоматично порівнювати за допомогою комп’ютера. Умови, визначені для 2-way, 3-way та 4-way matching, перевіряються програмним забезпеченням без втручання людини.
• Процес затвердження: Програмне забезпечення додатково надає спосіб для бухгалтерської групи встановлювати спеціальні правила щодо того, що відбувається, коли певні умови не відповідають документам, залученим до конкретної покупки. Це призводить до автоматизованого робочого процесу, коли документи миттєво переміщуються до відповідних зацікавлених сторін, усуваючи будь-які втрати часу.
• DMS (система управління документами): Програмне забезпечення разом із пов’язаною базою даних діє як система керування документами, зберігаючи облік кожної покупки. Це робить пошук документів, пов’язаних із минулими покупками, зручним і миттєвим.

Автоматизація тристороннього процесу зіставлення може заощадити час і гроші компаній, виловити шахрайство та дати можливість персоналу AP зосередитися на проектах з вищою вартістю. Крім того, автоматизація може допомогти організації отримати знижки за своєчасні платежі та уникнути прострочених платежів, пов’язаних із пропуском термінів платежу.

Наномережі для 2-, 3- або 4-сторонньої автоматизації матчу

Першим кроком у будь-якому процесі автоматизації є введення даних із замовлення на замовлення, рахунків-фактур, квитанцій і журналів доставки в загальну платформу або базу даних. Ці документи зазвичай мають різні формати та форми, враховуючи, що кожен із цих документів видається іншим відділом компанії та іншою компанією взагалі. Опитування Levvel Research у 2020 році Показав це керівництво введення даних і неефективність залишаються болючими точками в процес кредиторської заборгованості.

Застарілі системи збору даних на основі оптичного розпізнавання символів використовують поєднання апаратного забезпечення для захоплення зображень і програмного забезпечення для перетворення для перетворення зображень у цифровий текст. Незважаючи на те, що застарілі OCR дещо кращі за ручне введення даних, вони просто оцифровують дані, не класифікуючи їх, що важливо для операцій зіставлення. Крім того, автономні системи оптичного розпізнавання не справляються зі складними шаблонами, типами файлів і макетами, що вимагає частого втручання людини для встановлення правил шаблонів для різних типів документів. Ці системи, засновані на правилах, погано масштабуються, оскільки компанії продовжують додавати/відмовлятися від постачальників, а написання нових правил щоразу є неефективним процесом.

Саме тут програмне забезпечення з підтримкою ШІ, як-от Nanonets, перемагає застарілі системи.

Нанонець Автоматизація AP програмне забезпечення може зробити процес зіставлення рахунків-фактур безпроблемним, швидким і точним. Nanonets AI-OCR зчитує невидимі напівструктуровані документи, які не відповідають стандартному шаблону, і перевіряє дані, отримані з документа. Програмне забезпечення може отримувати дані з різних документів, включаючи замовлення на купівлю, рахунки-фактури, накладні, журнали доставки та інші подібні документи, які зазвичай використовуються в процесі покупки до оплати.

Nanonets дозволяє імпортувати дані з платформи користувача та напряму експортувати отримані дані в робочий процес «закупівля-оплата», не порушуючи роботу системи. Nanonets має мовні прив’язки до Shell, Ruby, Golang, Java, C# і Python. Механізм ШІ навчається та вдосконалюється з використанням. Завдяки інтуїтивно зрозумілому веб-інтерфейсу він усуває громіздкі ручні процеси та автоматизує рахунки-фактури, квитанції, перевірку та затвердження документів. Крім того, він діє як програмне забезпечення для керування документами та полегшує пошук документів, пов’язаних із минулими покупками. Відомо, що наші клієнти скорочують час обробки до 90% і заощаджують витрати до 50%.

Nanonets також має вбудовані найсучасніші алгоритми та потужну інфраструктуру для багатоетапних затвердження. Програмне забезпечення для обробки рахунків-фактур Nanonets можна інтегрувати з іншими системами, такими як база даних Mysql, QuickBooks або Salesforce, і не залежить від платформи. Він точний і масштабований, економить час і гроші вашої команди з обліку кредиторів і підвищує продуктивність.

Подивіться відео нижче, яке демонструє спрощену демонстрацію Nanonets, які виконують автоматичне 2-Way Matching. У цій демонстрації:

• Nanonets автоматично імпортує замовлення на замовлення та рахунки-фактури у форматі PDF із усіх електронних листів в обліковому записі Google.
• Потім Nanonets виконує двостороннє зіставлення разом із доданою перевіркою на основі спеціальних правил.
• Нарешті, дані експортуються до NetSuite Cloud Accounting Software.

[Вбудоване вміст]

• Coinsmart. Найкраща в Європі біржа біткойн та криптовалют.Натисніть тут
• Платоблокчейн. Web3 Metaverse Intelligence. Розширені знання. Доступ тут.
• джерело: https://nanonets.com/blog/what-is-2-way-3-way-and-4-way-matching/