Herhangi bir şirkette muhasebe, her ay tedarikçi faturalarıyla ilgilenmeyi içerir. Muhasebe sürecindeki en zorlu görevlerden biri de bu tedarikçi faturalarının doğrulanmasıdır. Bir satıcıdan satın alınan ürün veya hizmetler için bir şirket tarafından alınan tüm faturaların, ödeme başlatılmadan önce doğruluğu kontrol edilmelidir. Bunun için, sipariş edilen ürün/hizmetlerin doğru ve kararlaştırılan fiyatta teslim edildiğinden emin olmak için satın alma işleminin faturada belirtilen tüm detayları satın alma-ödeme sürecindeki diğer belgelerle eşleştirilir. Bu doğrulama işlemine eşleştirme denir.

Eşleştirme için yaygın olarak üç eşleştirme işlemi kullanılır: 2 yönlü, 3 yönlü ve 4 yönlü eşleştirme. Bu üçünün ne olduğunu ve sorunsuz bir satın alma-ödeme süreci için nasıl gerekli olduklarını görelim. Farklılıkları karşılaştıracağız ve ayrıca bu süreçleri nasıl otomatikleştireceğimizi öğreneceğiz.

Tedarik-Ödeme Süreci

Eşleştirme sürecini anlamadan önce, tedarikten ödemeye kadar süreçle ilgili bazı temel belgeleri anlayalım ve bunlara bakalım:

Satınalma siparişi (PO), sipariş edilen ürün/hizmetin türü ile üzerinde anlaşılan miktar ve fiyatları bildiren, alıcı tarafından satıcıya düzenlenen yasal olarak bağlayıcı bir sözleşme.

Faturasatıcı tarafından alıcıya ürün/hizmetin müşteriye teslimi ile birlikte veya sonrasında düzenlenen yasal olarak bağlayıcı bir belgedir. Satıcı, müşteri, teslim edilen ürün/hizmet, fiyatlandırma ve ödeme şekli ile ilgili tüm ayrıntılara sahiptir.

mal girişi nihai ürün veya hizmetin satıcıdan alındığının teyididir.

Büyük şirketler de olabilir Fişler, onay sürecinin tamamlandığını gösteren - PO, fatura, makbuz vb. gibi destekleyici belgeler için defter tutma görevi görür ve söz konusu satın alma işlemiyle ilgili onaylar, vaka numaraları ve diğer bilgileri içerir.

Tedarikten ödemeye sürecindeki tipik bir belge akışı, aşağıdaki basitleştirilmiş varsayımsal örnekle anlaşılabilir.

Bir ABC şirketinin BT departmanı, BT yöneticileri için 10 döner yönetici koltuğuna ihtiyaç duyuyor.

• BT departmanı (şirket politikasına bağlı olarak) uygun yönetim hiyerarşisinde bir satın alma talebi yayınlayabilir.
• Ürün/hizmetin uygun satıcılarını bulmak için şirketteki Satın Alma (veya eşdeğeri) departmanına bir satın alma talebi gönderilir.
• Bir satıcı belirlendikten sonra, ürünü ve fiyatı belirlemek için gerekli temel çalışma yapılır. Örneğin, bir ofis mobilyası tedarikçisi olan XYZ, beş gün içinde teslim edilmek üzere, sandalye başına 250 $'lık bir fiyata döner yönetici koltukları sağlayabilir.
• Tedarikçi XYZ kesinleştiğinde, PO, ABC'nin satın alma departmanı tarafından ürün ve üzerinde anlaşılan fiyat belirtilerek oluşturulur.
• PO'nun bir nüshası XYZ'ye gönderilir, bir nüshası ABC'nin Satınalma departmanında, bir nüshası Alacak Hesapları Departmanında kalır.
• XYZ sandalyeleri tedarik ettiğinde, satıcı faturası ABC'ye teslimatla birlikte veya teslimattan sonra sağlanır.
• XYZ tedarikçisinden gelen teslimatın ABC şirketi tarafından teslim alındığını gösteren bir mal girişi oluşturulur.

İşte bu noktada eşleştirme işlemi ABC'deki borç hesapları ekibi tarafından gerçekleştirilir. Satın alan şirketin büyüklüğüne ve şirket politikalarına bağlı olarak AP (Alacak Hesabı) ekibi, açıklamanın, miktarın, maliyetin, ve terimler hepsinde eşleşir. Maç AP ekibi tarafından onaylandıktan sonra ödeme başlatılır.

Bu eşleşme 2'li, 3'lü veya 4'lü olabilir. Bunları bir ve bir anlayalım.

2 Yönlü Eşleştirme nedir?

Satınalma siparişi eşleştirme olarak da bilinen iki yönlü eşleştirme, sipariş üzerindeki ayrıntıları doğrulamak için kullanılan bir süreçtir. satınalma siparişleri ve ilgili faturalar faturanın ödenebilmesi için eşleştirin. Tutarsızlık olması durumunda, tutarsızlıklar giderilene veya giderilene kadar fatura işleme duraklatılır.  

Eşleştirme genellikle faturalanan miktar ve fatura fiyatı için yapılır. Aşağıdaki koşulların karşılanması gerekir:

• Fatura miktarı, PO'da sipariş edilen miktardan az veya ona eşit.
• Fatura fiyatı, PO'da belirtilen fiyattan az veya ona eşit.

Yukarıdaki örnekte, ABC'nin XYZ ile kararlaştırıldığı üzere toplam 10$ (sandalye başına 2000$) indirimli fiyattan 200 sandalye için bir satın alma siparişi verdiğini varsayalım. Satın alma siparişini inceleyip kabul ettikten ve 10 sandalyeyi teslim ettikten sonra XYZ, 2500 $'lık (sandalye başına 250 $) orijinal fiyat üzerinden bir fatura gönderir. XYZ'deki faturayı oluşturan kişi, XYZ pazarlama görevlisi tarafından toplu satın alma için ABC'deki satın alma departmanına sunulan indirimden haberdar olmayabilir. Veya kasıtlı olarak kötü bir iş uygulaması olabilir.

Fatura ayrıntıları PO ayrıntılarıyla karşılaştırılıp eşleşmezse, ABC'deki AP (Ödenecek Hesaplar) ekibi başlangıçta feragat edilen fazladan 500$'ı ödeyebilir.

İki yönlü bir eşleştirme süreci, bir ödeme yapılmadan önce bu hatayı yakalamanıza yardımcı olabilir. Süreç, yalnızca doğru tutar ve miktar için faturaların ödenmesini sağlar.

3-yollu Eşleştirme nedir?

Üçlü eşleştirme, tablodaki ayrıntıların karşılaştırılması işlemidir. satınalma siparişi, fatura ve mal girişi tüm bu belgelerdeki tüm verilerin doğru olduğundan emin olmak için. Bu, ödeme başlatılmadan önce gerçekleştirilir.

Esasen, 3-yollu eşleştirme, 2-yollu eşleştirme sürecine bir koşul daha ekler.. Yani, bu koşullar karşılanmalıdır:

• Fatura miktarı, PO'da sipariş edilen miktardan az veya ona eşit
• Fatura fiyatı, PO'da belirtilen fiyattan az veya ona eşit.
• Mal girişi miktarı, fatura miktarından az veya ona eşittir.

Yukarıdaki durumu düşünün. Sandalyeler, bir mal teslim raporu veya bir mal makbuzu ile birlikte XYZ tarafından ABC'ye teslim edilir.

• ABC'den gelen PO, sandalye başına 10 $ oranında toplam 200 $ olmak üzere 2000 sandalye içindir.
• XYZ'den gelen faturada ayrıca her biri 10 ABD Doları olan 200 sandalye listeleniyor (toplam 2000 ABD Doları),
• Ancak mal fişinde her biri 8 dolardan 250 sandalye görünüyor. Miktar aynı – 2000$, ancak ayrıntılar farklı ve sipariş edilenden daha az sandalye aynı fiyata teslim ediliyor.

Ürünü ve mal fişini teslim alan kişi, kaç adet sandalye sipariş edildiğini ve ne kadara sipariş edildiğini bilmeyebilir. Mal fişini imzalayabilirler. Çalışkan olmayan bir AP, eksik teslim edilen bir sevkiyatın faturasını ödeyebilir. AP, Fatura ve PO'yu teslimat makbuzu ile eşleştirirse, tutarsızlığı yakalar ve ödemeden önce sorunu sıralar.

Daha kapsamlı bir üç yollu eşleştirme süreci, aşağıdaki isteğe bağlı kontrol noktalarını da içerebilir:

• PO'nun doğruluğu ve eksiksizliği. PO, fiyat, miktar veya satıcı iletişim bilgileri gibi bilgileri kaçırıyor mu?
• Mal girişinde belirtilen kalem sayısı, Satınalma Siparişinde belirtilenle aynı mı?
• Faturada belirtilen ödeme koşulları, makbuzda belirtilenle aynı mı? Kredi var mı mesela? İndirim? Erteleme mi?

4 Yönlü Eşleştirme nedir?

4'lü maç, aşağıdakilerin eşleştirilmesinden oluşur: faturalar, satınalma siparişleri, mal girişleri ve muayene fişleri. Muayene Fişleri, muayene sonrasında teslimatın kabul edildiğini gösteren belgelerdir.

Esasen, 4-yollu eşleştirme, 3-yollu eşleştirme sürecine bir koşul daha ekler. Yani, bu koşullar karşılanmalıdır:

• Fatura miktarı, PO'da sipariş edilen miktardan az veya ona eşit
• Fatura fiyatı, PO'da belirtilen fiyattan az veya ona eşit.
• Mal girişi miktarı, fatura miktarından az veya ona eşittir.
• Muayene fişi miktarı fatura miktarından az veya ona eşit.

Üçlü bir maçta, makbuzda belirtilen mal miktarının teslim edilen ürün sayısıyla aynı olduğu varsayılır. Örneğin, yukarıdaki özel örnekte, faturada 8 sandalyeden bahsediliyor ve sadece 8 sandalyenin teslim edildiği varsayılıyor. Durum böyle olmayabilir. 10 sandalye teslim edilmiş olabilir ama faturada sadece 8 sandalye görünüyor olabilir. Teslim edilen ürünleri incelemeden, üç yönlü bir eşleştirme, ABC'nin XYZ'den iki ürün daha teslim etmesini ve fiyatı yeniden müzakere etmesini vb. istemesiyle sonuçlanacaktır. XYZ, 10 ürün teslim etmiş ve tek başına makbuzda hata yapmış olabilir. Her şey bir müşteri-satıcı ilişkisi kabusuna dönüşür.

Çalışkan bir AP, dört yönlü bir eşleştirme gerçekleştirir ve teslim edilen mal/hizmetlerin tüm kalite, miktar ve fiyatlarının PO, Fatura ve teslimat makbuzu ile eşleştiğini tespit eder ve ancak bundan sonra faturanın ödenmesini başlatır.

2 Yollu, 3 Yollu ve 4 Yollu Eşleştirmenin Önemi

Ödeme başlatılmadan önce fatura doğrulamasının önemi göz ardı edilemez. onun içinde Milletlere 2020 RaporuSertifikalı Dolandırıcılık Denetçileri Derneği, 125 ülkede mesleki dolandırıcılığın maliyetlerini ve etkilerini analiz etti. Rapor, kuruluşların her yıl dolandırıcılık nedeniyle gelirlerinin %5'ine varan bir kısmını kaybettiğini gösterdi, bu da toplam 4.5 trilyon dolarlık küresel bir kayba tekabül ediyor. Bu kaybın çoğu, faturaların ve ödeme prosedürünün dikkatli ve titiz bir şekilde kontrol edilmesiyle önlenebilir.

İyi bir iş uygulaması dört yönlü bir eşleşmeden faydalanabilir ve ödeme kayıplarını ve ilişki sorunlarını ortadan kaldırabilir. Çok yönlü maçların faydaları şu şekildedir: 4'lü maç > 3'lü maç > 2'li maç.

Belgelerin Manuel Eşleştirilmesi

Bu eşleştirme işlemi, eski kağıt ve manuel işlemler kullanılarak gerçekleştirildiğinde, emek yoğun, hantal ve hatalara açık hale gelebilir. Bu, tedarikten ödemeye akışa dahil olan ekipler silolar halinde çalıştığında özellikle doğrudur.

Tedarikten ödemeye kadar olan süreçler üç (daha fazla olmasa da) çalışan grubunu içerir:

• Tedarik ekibi benzersiz bir satınalma siparişi oluşturur ve bunu tedarikçiye gönderir.
• Alıcı ekip ürünü/hizmeti faturasıyla birlikte teslim alır.
• AP faturayı alır ve ödeme işlemini gerçekleştirir.

Manuel 2 yollu, 3 yollu ve 4 yollu eşleştirme aşağıdaki sorunlara yol açabilir:

• Kötü koordinasyon ve zamanlama: Görevlerin mantıksal ilerlemesi PO > Fiş > Fatura > Öde'dir. Sürecin katılımcıları arasında koordinasyon olmadığında, mallar sevk edilir edilmez fatura teslim edilebilir, ancak henüz teslim alınmamıştır. Fatura, PO (2 yönlü eşleştirme) ile eşleştirilebilir ancak bu, teslim edilen ürünün sipariş edilen ürün olduğunu garanti etmez. Bir insanın (veya bir grup insanın) sıra dışı gelen bu belgeleri yönetmesi zorlaşır.
• Veri girişi ve eşleştirme hataları: Manuel olarak tekrarlanan herhangi bir işlem hatalara açıktır. Tedarik-ödeme sürecinde yer alan belgelerden herhangi birinde belge kimliğinin (örn. PO numarası), ürün miktarının, ürün fiyatının, teslimat tarihinin vb. girilmesi açısından hatalar olabilir. Manüel eşlemenin "bak ve karşılaştır" süreci, emek yoğun ve zahmetli olmasının yanı sıra, kaçırılan tarihler ve değerler gibi ciddi hatalara yol açabilir ve bunların düzeltilmesi işlemleri yavaşlatabilir ve kuruluşu üretkenlik kaybı ve iş kaybı risklerine maruz bırakabilir. yönetim/müşteri ilişkisi sorunları.
• Arşiv sorunları: Eşleştirmenin manuel olarak yapılması gerektiğinde evrak işleri ve dosyalama sıkıcı hale gelir ve denetim süreleri kuruluş için gerçek bir kabusa dönüşebilir.
• Kötü görünürlük:  Farklı departmanlar, ister manuel ister dijital olsun, farklı dosyalama sistemlerine sahip olabilir ve farklı belgeler farklı biçimlerde ve farklı içeriklere sahip olduğunda eşleştirme sorun olabilir. Sistemler ve departmanlar arasında iletişim olmadan, tüm paydaşlar için çok az görünürlük vardır veya hiç yoktur. Bu, bir anlaşmayı tamamlamada yanlış iletişim ve hayal kırıklıklarına yol açabilir.

Eşleştirme Sürecinin Otomatikleştirilmesi

2 yönlü, 3 yönlü veya 4 yönlü eşleştirme sürecini otomatikleştirmek, bir şirkete çok sayıda avantaj sağlar.

Eşleştirme sürecini otomatikleştiren bir yazılım şu görevleri yerine getirir:

• Dijital belgeler oluşturma: Fiziksel belgeler - satınalma siparişleri, faturalar, mal girişleri ve muayene fişleri Optik Karakter Tanıma kullanılarak okunmalı ve bir veritabanına girilmelidir. Yazılım, yapılandırılmış verilerin bu belgelerden düz alanlar, kalemler ve tablolar olarak çıkarılmasını sağlar. Bu, manuel veri girişiyle ilişkili hataları, kaynak tüketimini ve yavaş dönüş sürelerini ortadan kaldırır.
• Otomatik Eşleştirme : Artık belgeler dijital olduğuna göre, bir bilgisayar tarafından otomatik olarak karşılaştırılabilirler. 2'li, 3'lü ve 4'lü eşleştirmede belirtilen koşullar herhangi bir insan müdahalesine gerek kalmadan yazılım tarafından doğrulanmaktadır.
• Onay İş Akışı : Yazılım ayrıca muhasebe ekibine, belirli bir satın alma işleminde yer alan belgelerde belirli koşullar karşılanmadığında ne olacağına ilişkin özel kurallar belirlemesi için bir yol sağlar. Bu, belgelerin ilgili paydaşlara anında taşındığı ve herhangi bir zaman kaybını ortadan kaldırdığı otomatikleştirilmiş bir iş akışıyla sonuçlanır.
• DMS (Belge Yönetim Sistemi) : Yazılım, ilişkili veritabanıyla birlikte, her satın alımın kaydını tutan bir belge yönetim sistemi görevi görür. Bu, geçmiş satın alımlarla ilişkili belgelerin alınmasını kolay ve anında hale getirir.

Üç yönlü eşleştirme sürecinin otomatikleştirilmesi, şirketlerin zamandan ve paradan tasarruf etmesini sağlayabilir, dolandırıcılığı yakalayabilir ve AP personelinin daha yüksek değerli projelere odaklanmasını sağlayabilir. Ek olarak otomasyon, bir kuruluşun zamanında ödemeler için indirim yakalamasına ve eksik ödeme son tarihlerinden kaynaklanan gecikme ücretlerinden kaçınmasına yardımcı olabilir.

2 yönlü, 3 yönlü veya 4 yönlü maç otomasyonu için nanonet'ler

Herhangi bir otomasyon sürecinin ilk adımı, PO'lardan, faturalardan, makbuzlardan ve teslimat günlüklerinden gelen verilerin ortak bir platforma veya veritabanına girilmesidir. Bu belgelerin her birinin şirketin farklı bir departmanı ve tamamen farklı bir şirket tarafından düzenlendiği göz önüne alındığında, bu belgeler genellikle farklı format ve formlarda gelir. Levvel Research'ün 2020 anketi gösterdi Manuel veri girişi ve verimsizlik, sistemin sorunlu noktaları olmaya devam ediyor. ödenecek hesaplar süreci.

Eski OCR tabanlı veri yakalama sistemleri, görüntüleri dijital metne dönüştürmek için görüntü yakalama donanımı ve dönüştürme yazılımının bir kombinasyonunu kullanır. Eski OCR'ler, manuel veri girişinden biraz daha iyi olsa da, eşleştirme işlemleri için gerekli olan verileri kategorilere ayırmadan yalnızca dijitalleştirir. Ayrıca, bağımsız OCR sistemleri karmaşık şablonlar, dosya türleri ve düzenlerle başarısızlığa uğrar ve farklı belge türleri için şablon kuralları belirlemek üzere sık sık insan müdahalesini gerektirir. Bu kural tabanlı sistemler iyi ölçeklenmiyor, çünkü işletmeler satıcı eklemeye/kaybetmeye devam ediyor ve her seferinde yeni kurallar yazmak verimsiz bir süreç.

Nanonets gibi AI özellikli yazılımların eski sistemleri yendiği yer burasıdır.

Nanonetler ' AP Otomasyonu yazılım fatura eşleştirme işlemlerini sorunsuz, hızlı ve doğru hale getirebilir. Nanonets AI-OCR, standart bir şablona uymayan, görünmeyen, yarı yapılandırılmış belgeleri okur ve belgeden yakalanan verileri doğrular. Yazılım, Satın Alma Siparişleri, Faturalar, İrsaliyeler, Teslimat günlükleri ve satın alma-ödeme sürecinde yaygın olarak kullanılan bu tür diğer belgeler dahil olmak üzere çeşitli belgelerden veri toplayabilir.

Nanonets, kullanıcının platformundan verilerin içe aktarılmasını ve yakalanan verilerin sistemi kesintiye uğratmadan doğrudan tedarikten ödemeye iş akışına aktarılmasını sağlar. Nanonets, Shell, Ruby, Golang, Java, C# ve Python'da dil bağlamalarına sahiptir. AI motoru, kullanımla birlikte öğrenir ve gelişir. Sezgisel bir web arabirimi ile zahmetli manuel süreçleri ortadan kaldırır ve faturaları, makbuzları ve belge incelemelerini ve onaylarını otomatikleştirir. Ayrıca, bir belge yönetim yazılımı görevi görür ve geçmiş satın alımlarla ilgili belgeleri almayı çok kolaylaştırır. Müşterilerimizin işlem süresini %90'a kadar azalttığı ve maliyetlerden %50'ye kadar tasarruf ettiği bilinmektedir.

Nanonets ayrıca yerleşik son teknoloji algoritmalara ve çok adımlı onaylar için güçlü bir altyapıya sahiptir. Nanonets fatura işleme yazılımı, Mysql veritabanı, QuickBooks veya Salesforce gibi diğer sistemlerle entegre edilebilir ve platformdan bağımsızdır. Doğru ve ölçeklenebilirdir, Alacaklar Hesabı ekibiniz için zamandan ve paradan tasarruf sağlar ve üretkenliği artırır.

Otomatik 2 Yönlü Eşleştirme gerçekleştiren Nanonet'lerin basitleştirilmiş bir demosunu gösteren aşağıdaki videoya bir göz atın. Bu demoda:

• PDF biçimindeki PO'lar ve Faturalar, bir Google Hesabındaki tüm e-postalardan Nanonets tarafından otomatik olarak içe aktarılır.
• Nanonets daha sonra özel kurallara dayalı ek doğrulama ile birlikte 2-Yollu eşleştirme gerçekleştirir.
• Son olarak, veriler NetSuite Bulut Muhasebe Yazılımına aktarılır.

[Gömülü içerik]

• Akıllı para. Avrupa'nın En İyi Bitcoin ve Kripto Borsası.Buraya Tıkla
• Plato blok zinciri. Web3 Metaverse Zekası. Bilgi Güçlendirildi. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/what-is-2-way-3-way-and-4-way-matching/