เนื่องจากเครื่องมือและบริการในชีวิตประจำวันมีการสมัครสมาชิกมากขึ้น กลยุทธ์ระบบอัตโนมัติโดยรวมของเราในเรื่องการจัดการธุรกิจก็เช่นกัน แต่การรักษาการสมัครใช้งานแบบต่ออายุอัตโนมัติโดยไม่มีการควบคุมดูแลก็อาจเป็นข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูงได้ เช่นเดียวกับการจัดการธุรกรรม ACH ที่เกิดซ้ำอย่างผิดพลาดได้เช่นกัน
QuickBooks หนึ่งในความนิยมมากที่สุด การบัญชี และแพลตฟอร์มการทำบัญชีในตลาด เสนอวิธีการที่ค่อนข้างตรงไปตรงมาในการจัดการการชำระเงิน ACH ที่เกิดขึ้นเป็นประจำ เพื่อช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีเรื่องน่าประหลาดใจเกิดขึ้นในระหว่างนั้น เวลาการกระทบยอด.
การชำระเงินด้วย ACH คืออะไร
แม้ว่าโดยปกติจะเรียกว่าการชำระเงิน ACH หรือการโอนเงิน ACH แต่คำนี้หมายถึงเครือข่ายการชำระเงินระดับชาติที่ธนาคารและสถาบันอื่นๆ พึ่งพาในการประมวลผลการชำระเงินอย่างปลอดภัยและแม่นยำระหว่างฝ่ายต่างๆ ในรูปแบบที่ง่ายที่สุด เครือข่าย ACH เปรียบเสมือนบุคคลที่สามที่เชื่อถือได้ซึ่งรับเงินจากผู้ชำระเงินและดำเนินการในนามของพวกเขาก่อนที่จะฝากเข้าบัญชีของผู้รับเงิน
โดยทั่วไปการชำระเงิน ACH จะดำเนินการอย่างรวดเร็วในช่วงสัปดาห์ทำงานแต่จะไม่เกิดขึ้นในทันที แทนที่จะกำหนดเส้นทางโดยตรงไปยังผู้รับเงินเมื่อชำระเงิน เช่น แอปการชำระเงินและเครื่องมือประมวลผลที่คล้ายกัน เครือข่าย ACH จะจัดกลุ่มและกำหนดเส้นทางการชำระเงินรายวันแทนที่จะเป็นรายบุคคล นี่คือสาเหตุที่โดยทั่วไปการชำระเงิน ACH ใช้เวลาดำเนินการ 1 – 3 วันทำการ แม้ว่าการชำระเงิน ACH จะเพิ่มขึ้นในวันเดียวกันเมื่อส่งในช่วงเวลาทำการก่อนเวลาของวันก็ตาม
โดยทั่วไปการชำระเงิน ACH จะอยู่ภายใต้หนึ่งในสองประเภทหลัก:
ชำระเงินโดยตรง: การชำระเงิน ACH ประเภทนี้อธิบายถึงวิธีที่ผู้ซื้อชำระค่าสินค้าหรือบริการ ตัวอย่าง ได้แก่ การชำระเงิน ACH โดยตรงสำหรับค่าสาธารณูปโภค ให้กับเพื่อนแทนการโอนเงิน และให้บริษัทบัตรเครดิตของคุณชำระค่าใบแจ้งยอดรายเดือน
ฝากโดยตรง: การชำระเงิน ACH ที่หลากหลายที่เราคุ้นเคยมากที่สุด การฝากเงินโดยตรงหมายถึงธุรกิจ นายจ้าง และหน่วยงานของรัฐที่เสนอการชำระเงิน ACH ให้กับผู้รับเงินเดือน สิทธิและสิทธิประโยชน์จากรัฐบาล และแม้แต่การขอคืนภาษี
ภายในป้ายกำกับกว้างๆ สองป้ายนี้ ขึ้นอยู่กับบทบาทของคุณใน Exchange ธุรกรรมของคุณจะถูกจัดหมวดหมู่เป็น:
เครดิต ACH: หากคุณอยู่ในฝั่งรับ บัญชีของคุณจะได้รับยอดการชำระเงินจากบัญชีของผู้ส่ง ธุรกรรมเครดิตของ ACH อาจรวมถึงเงินเดือน การจ่ายผลประโยชน์ของรัฐบาล การขอคืนภาษี หรือการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้สำหรับผู้รับเหมา
เดบิต ACH: ธุรกรรมของผู้ส่งเป็นการเดบิต ACH เนื่องจากเงินจะถูกหักจากบัญชีเมื่อส่งไปยังผู้รับ หากคุณชำระค่าจำนองผ่านการชำระเงิน ACH จะเป็นธุรกรรมเดบิต ACH
การชำระเงิน ACH เป็นประจำคืออะไร
บ่อยครั้ง สำหรับค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์ได้และต่อเนื่อง เราจะตั้งค่าการชำระเงิน ACH เป็นงวดเพื่อแบ่งเบาภาระทางจิตและหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่จะพลาดใบเรียกเก็บเงิน การชำระเงินที่เกิดขึ้นเป็นประจำจะเกิดขึ้นตามโปรแกรมและหักเงินตามจำนวนที่ระบุไว้ มีแนวโน้มว่าจะดีที่สุดสำหรับต้นทุนคงที่ เช่น การสมัครสมาชิก การชำระเงินจำนองหรือสัญญาเช่า และค่าสมาชิก การหักเงินเดือน แม้ว่าจะเป็นตัวแปรก็ตาม โดยทั่วไปจะจัดประเภทเป็นแบบที่เกิดซ้ำเพื่อลดความขัดแย้งระหว่างการประมวลผลเงินเดือนและการรับเงินพนักงาน
การชำระเงินที่เกิดขึ้นประจำกับการชำระเงิน ACH อัตโนมัติ
แม้ว่าการชำระเงินแบบประจำจะเป็นแบบอัตโนมัติ แต่การชำระเงินอัตโนมัติบางประเภทอาจไม่เกิดขึ้นเป็นประจำ การชำระเงิน ACH จะถูกจัดประเภทเป็นกิจวัตรหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับความถี่ หากการชำระเงินเกิดขึ้นตามกำหนดการที่วางแผนไว้เป็นระยะๆ เช่น รายเดือน ก็ถือเป็นกิจวัตร หากเป็นการชำระเงิน ACH ที่วางแผนไว้ล่วงหน้าและตั้งโปรแกรมไว้ล่วงหน้าซึ่งกำหนดให้ดำเนินการในอนาคต แต่เป็นการชำระเงินแบบครั้งเดียว ก็เป็นเพียงการชำระเงิน ACH อัตโนมัติ
การชำระเงิน ACH ประจำทำงานใน QuickBooks อย่างไร
หากคุณวางแผนที่จะใช้การชำระเงิน ACH ประจำใน QuickBooks โปรดทราบว่ามีเพียง QuickBooks Online เท่านั้นที่นำเสนอคุณสมบัตินี้ - เนื่องจาก QuickBooks เลิกใช้แพลตฟอร์มเดสก์ท็อป คาดว่าการบูรณาการและคุณสมบัติใหม่ ๆ จะเป็นเอกสิทธิ์ของแพลตฟอร์มออนไลน์ การชำระเงิน ACH ที่เกิดขึ้นประจำก็ไม่มีข้อยกเว้น
การชำระเงินที่เกิดขึ้นจากลูกค้า
ก่อนที่จะรับการชำระเงิน ACH ใน QuickBooks คุณต้องมีใบอนุญาต QuickBooks Online และ QuickBooks Payments ที่ใช้งานได้ ก่อนเริ่มต้น คุณจะต้องได้รับอนุญาตจากลูกค้าในการเรียกเก็บเงินด้วย ไม่ว่าจะเป็นการยินยอมด้วยวาจาหรือลายลักษณ์อักษร การตรวจสอบว่าลูกค้าของคุณทราบว่าธุรกรรม ACH เข้ามานั้นเป็นเพียงการบริการลูกค้าที่ดีเท่านั้น
จากนั้น คุณจะ:
เพิ่มธุรกรรมที่เกิดซ้ำโดยการเลือก ธุรกรรมที่เกิดซ้ำ จากเมนูแบบเลื่อนลงการตั้งค่า
คลิก ใหม่จากนั้นเลือก ใบเสร็จรับเงิน จากเมนูแบบเลื่อนลง
จากนั้นคุณจะต้องกรอกข้อมูลลูกค้าหรือลูกค้าทั้งหมด
แค่นั้นแหละ! นอกเหนือจากการติดตามการชำระเงิน ACH ที่เกิดซ้ำแล้ว ให้ตรวจสอบความถูกต้องครั้งสุดท้ายก่อนที่จะดึงทริกเกอร์ที่ลูกค้าของคุณทราบและเห็นด้วยกับการชำระเงิน ACH ที่เกิดซ้ำ ไม่อย่างนั้นคุณก็ไปได้แล้ว!
การชำระเงินให้กับผู้ขาย
คุณจะต้องทำตามขั้นตอนเดียวกับข้างต้น แทนที่จะเลือก ใบเสร็จรับเงิน, คุณจะคลิก บิล:
จากนั้น เพียงเติมข้อมูลของผู้จัดจำหน่ายหรือเลือกข้อมูลที่มีอยู่ ผู้จัดจำหน่าย และช่วงเวลาการชำระเงินที่เกิดขึ้นประจำ – ง่ายมาก!
วิธีหยุดการชำระเงิน ACH ที่เกิดขึ้นใน QuickBooks
เมื่อคุณตั้งค่าการชำระเงิน ACH ประจำใน QuickBooks ไม่ว่าจะเป็นเครดิตหรือเดบิต คุณสามารถตรวจสอบสถานะได้จาก ธุรกรรมที่เกิดซ้ำ แผงควบคุม:
การยกเลิกหรือหยุดการชำระเงิน ACH ที่เกิดขึ้นนั้นทำได้ง่ายเพียงแค่เลือก Edit เมนูแบบเลื่อนลงใต้ การกระทำ คอลัมน์และเลือก ลบ- คุณยังสามารถหยุดการชำระเงิน ACH ที่เกิดซ้ำชั่วคราวหรือข้ามการชำระเงิน ACH ที่เกิดขึ้นครั้งถัดไปได้
ข้อเสียของการชำระเงินเป็นงวดใน QuickBooks
แม้ว่าไม่มีระบบใดที่สมบูรณ์แบบ การสร้างและการใช้การชำระเงินแบบประจำใน QuickBooks ก็มีข้อเสียเฉพาะบางประการ:
- ขีดจำกัดรายวัน: หากคุณเริ่มต้น ACH (เครดิตหรือเดบิต) จากธนาคารภายนอก คุณจะถูกจำกัดวงเงินเงินฝากรายวัน $500,000 (ใน QuickBooks) และวงเงินเดบิต $100,000 รายสัปดาห์ (เงินที่ส่งจาก QuickBooks) หากคุณเริ่มต้นการโอน ACH จาก QuickBooks คุณสามารถโอนได้สูงสุด $20,000 ต่อวันและ $40,000 ต่อสัปดาห์ เข้าไป QuickBooks และสูงถึง $50,000 ต่อวัน ออก ของ QuickBooks
- การประมวลผลล่าช้า: แม้ว่าเครือข่าย ACH จะเร็วขึ้นในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา แต่ก็ไม่มีการรับประกันว่าการชำระเงิน ACH จะดำเนินการอย่างสมบูรณ์ในวันเดียวกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณทำธุรกรรมนอกเวลาทำการมาตรฐาน
- ความเสี่ยงกองทุนไม่เพียงพอ: แม้ว่าจะไม่ได้เชื่อมโยงกับ QuickBooks โดยเฉพาะ แต่คุณมักจะเสี่ยงต่อการถอนบัญชีหรือชำระค่าธรรมเนียมกองทุนไม่เพียงพอ หากคุณไม่ตรวจสอบยอดเงินในบัญชีที่ถูกหัก ขอย้ำอีกครั้งว่าไม่ใช่ความเสี่ยงหรือข้อเสียเปรียบโดยธรรมชาติ แต่เป็นสิ่งที่น่าหงุดหงิดและมีค่าใช้จ่ายสูง
- การชำระเงินระหว่างประเทศ: QuickBooks ขาด การรวมการชำระเงิน ACH ข้ามพรมแดนดั้งเดิม แม้ว่าบุคคลที่สาม Add-on เติมเต็มช่องว่างที่บริษัทต่างๆ ร่วมงานกันอย่างกว้างขวาง ผู้ขายต่างประเทศ หรือผู้ซื้ออาจพบวิธีแก้ปัญหาที่ดีกว่าจากที่อื่น
ทางเลือกอื่นในการชำระเงิน ACH ใน QuickBooks
หากคุณไม่ต้องการใช้ QuickBooks สำหรับการชำระเงิน ACH – หรือต้องการหลีกเลี่ยงธุรกรรม ACH โดยสิ้นเชิง ทางเลือกมากมายให้คุณมีความยืดหยุ่นในการเลือกระบบที่สอดคล้องกับขั้นตอนการทำงานของคุณมากที่สุด ทางเลือกทั่วไปบางประการ ได้แก่:
- QuickBooks Goการชำระเงิน: สำหรับผู้ใช้ QuickBooks แอปชำระเงินมือถือนี้ทำหน้าที่เป็นทางเลือกแทนธุรกรรม ACH และรวมถึงการซิงโครไนซ์อัตโนมัติกับบัญชีหลักของคุณ
- แอพอื่นๆ: แอพประมวลผลการชำระเงินผ่านมือถือที่หลากหลายให้ความยืดหยุ่นและความสะดวกในการใช้งานขณะเดินทาง รวมถึง Venmo เพย์พาลและ CashApp
- หน่วยประมวลผลการชำระเงิน: หากคุณต้องการเครื่องมือการจัดการธุรกรรมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น โปรเซสเซอร์ชำระเงิน เช่น สแควร์ และ ลาย ให้บริการโซลูชั่นการชำระเงินแบบครบวงจร
- การโอนเงินผ่านธนาคาร: แม้ว่าในกรณีส่วนใหญ่จะมีค่าใช้จ่ายสูงกว่า แต่การโอนเงินผ่านธนาคารก็เป็นที่นิยมสำหรับธุรกรรมระหว่างประเทศและข้ามพรมแดน
สรุป
แม้ว่าจะมีทางเลือกอื่น แต่การจัดการธุรกรรม ACH ที่เกิดซ้ำโดยตรงภายในแพลตฟอร์ม QuickBooks มีแนวโน้มที่จะเป็นทางเลือกที่ปลอดภัยสำหรับผู้ใช้ที่สนใจในการรักษาบัญชีธุรกิจของตนบนแพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์โดยไม่ต้องเรียนรู้และจัดการผลิตภัณฑ์หลายรายการ ธุรกรรม ACH ที่เกิดซ้ำเป็นวิธีที่ง่าย ปลอดภัย และง่ายดายในการดึงดูดเงินสดเข้าและออก แม่ค้ามีความสุข – และ QuickBooks ช่วยให้กระบวนการง่ายขึ้นไปอีก
- เนื้อหาที่ขับเคลื่อนด้วย SEO และการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ รับการขยายวันนี้
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai เพิ่มพลังให้กับตัวเอง เข้าถึงได้ที่นี่.
- เพลโตไอสตรีม. Web3 อัจฉริยะ ขยายความรู้ เข้าถึงได้ที่นี่.
- เพลโตESG. คาร์บอน, คลีนเทค, พลังงาน, สิ่งแวดล้อม แสงอาทิตย์, การจัดการของเสีย. เข้าถึงได้ที่นี่.
- เพลโตสุขภาพ เทคโนโลยีชีวภาพและข่าวกรองการทดลองทางคลินิก เข้าถึงได้ที่นี่.
- ที่มา: https://nanonets.com/blog/recurring-ach-payments-quickbooks/
