Automatisering inom redovisning? En gamechanger! Föreställ dig att fakturahanteringskostnaderna sjunker från $40 till $1.42 varje. Det är därför bokföringsautomatisering är bland de hetaste trenderna idag.

QuickBooks Online är ett kraftpaket inom bokföring, men koppla ihop det med Zapiers automatiseringsmagi så får du en ostoppbar duo. Du kan ansluta QuickBooks till över 5000+ appar – ingen kod behövs. Skapa en faktura från en formulärinlämning på din webbplats? Kolla upp. Meddela ditt team via Slack när en faktura läggs upp? Gjort.

Många fler sådana arbetsflödesautomatiseringar är möjliga när du kombinerar QuickBooks Online, Zapier och AI-drivna OCR-verktyg som Nanonets. Möjligheterna är oändliga när du väl har ställt in triggers och händelser, och data flyter sömlöst mellan olika plattformar.

Fem arbetsflödesidéer för att automatisera redovisning med Zapier och QuickBooks online

QuickBooks Online erbjuder en anständig mängd automatiseringsmöjligheter inom sin plattform, men dess verkliga kraft att automatisera redovisningsarbetsflöden kommer fram när den integreras med Zapier och Nanonets. Denna trio släpper lös en ny värld av möjligheter och förvandlar dina bokföringsarbetsflöden till ett mycket automatiserat, effektivt och felfritt system.

Här är några arbetsflödesidéer som hjälper dig att komma igång:

Fakturabearbetning

Att hantera fakturor manuellt kan ta mycket tid och är känsligt för fel. Genom att automatisera fakturahantering med Zapier, QuickBooks Online och Nanonets OCR kan du effektivisera processen, spara tid och förbättra noggrannheten.

Arbetsflödet börjar med en trigger i Zapier som känner av när en ny faktura tas emot. Den övervakar källor som e-post, Dropbox eller formulärinlämningar. Fakturadata skickas sedan till Nanonets, som använder AI-driven optisk teckenigenkänning för att exakt extrahera relevant information från fakturan. Du kan ställa in valideringsregler och routinghierarki för godkännande för att säkerställa att fakturan kan behandlas med minimala manuella ingrepp. Efter det kan du ställa in en annan Zapier-utlösare för att automatiskt skapa en ny faktura i QuickBooks Online, fylla den med extraherade data. Det kan sedan flyttas vidare för vidare bearbetning och betalning.

Att automatisera arbetsflödet kan förbättra effektiviteten, säkerställa korrekt datainmatning och ha en strömlinjeformad fakturagodkännande och betalningsprocess. Detta leder till snabbare fakturahantering, bättre leverantörsrelationer och förbättrad ekonomisk hantering.

Kostnadsrapportering

Förenkla och effektivisera din kostnadsrapporteringsprocess genom att automatisera kostnadsinsamling, kategorisering och inlämning. Med automatiserade arbetsflöden kan du spara tid, förbättra noggrannheten och förbättra kostnadshanteringen.

Ställ in en trigger i Zapier för att upptäcka nya utgifter, oavsett om det är ett kvitto, formulärinlämning eller någon annan källa. Automatisera processen att fånga och validera kostnadsdata med Nanonets OCR. Skicka sedan den extraherade informationen direkt till QuickBooks Online. Detta gör att du automatiskt kan skapa en ny utgiftspost, kategorisera den och tilldela den till lämpligt konto. Du kan också sätta upp en automatisk ersättningsprocess om den anställde behöver få ersättning. 

Detta kommer att påskynda utgiftsrapporteringsprocessen och säkerställa att varje utgift registreras, valideras och återbetalas korrekt.

Trevägsmatchning

Trevägsmatchningen är en viktig process i bokföringen som verifierar inköpsordern, kvittot och fakturan innan en faktura betalas. Att automatisera denna process kan hjälpa till att minska fel, förhindra bedrägerier och effektivisera betalningar.

Ställ in Zapier för att automatiskt hämta dokument från olika källor som e-post, skannade dokument, digitala filer/bilder, molnlagring och ERP och skicka dem till Nanonets. Den klassificerar och sorterar sedan dessa dokument på lämpligt sätt som fakturor, inköpsorder och kvitton.

Systemet läser sedan noggrant och fångar data från fakturor, inköpsorder och kvitton. Den stämmer av fält, utgifter, saldon och information på SKU-nivå över relaterade fakturor, inköpsorder och kvitton, och ser till att de matchar. Alla avvikelser som bryter mot toleransnivåer flaggas och fakturor som klarar trevägsmatchningen skickas för vidare godkännande. QuickBooks Online kan sedan generera en betalning för de matchade och godkända fakturorna.

Introduktion av säljare

Introduktion av leverantörer kan vara tidskrävande, att samla in och validera information från skatteformulär, exportformulär och andra dokument.

För att effektivisera introduktionsprocessen för leverantörer kan du ladda upp leverantörsdokument som skatteformulär eller kontrakt till Nanonets. Nanonets erbjuder AI-drivna dokumentbehandlingsfunktioner som automatiskt extraherar viktig leverantörsinformation som namn, adress, skatte-ID och kontaktuppgifter.

Informationen kan sedan användas för att snabbt skapa leverantörsprofiler på QuickBooks, enkelt uppdatera detaljer på SKU-nivå och matcha GL-koder. Denna process säkerställer att leverantörsinformationen är centraliserad, korrekt och validerad, och att transaktioner är korrekt taggade och spårade för framtida referens.

Lagerhantering

Lagerhantering innebär att spåra och hantera lagernivåer, generera försäljningsorder och initiera inköpsorder. Att automatisera det kan spara tid, öka noggrannheten, göra korrekta prognoser och hjälpa till att hålla rätt lagernivåer.

När en ny försäljningsorder läggs på ditt WebFlow-webbplatsformulär kan Zapier ställas in för att upptäcka detta och utlösa en automatisk process. Beställningsinformationen skickas till Nanonets, som noggrant extraherar relevant information såsom produktinformation, kvantitet och kundinformation. Dessa data kan sedan jämföras med befintliga lagerdetaljer i QuickBooks Online. Ställ in Zaps för att skapa en ny försäljningsorder i QuickBooks Online med de extraherade data. Om orderkvantiteten överstiger den aktuella lagernivån kan en inköpsorder även genereras automatiskt för påfyllning. 

Lagerspårning i realtid genom denna automatisering hjälper till att minimera risken för över- eller underlager. Detta leder i sin tur till snabbare orderhantering och förbättrad kundnöjdhet.

Avslutande tankar

Integrationen av Zapier och QuickBooks effektiviserar redovisningsarbetsflöden genom att tillhandahålla en sömlös och effektiv automationslösning. Företag kan effektivt utföra fakturahantering, kostnadsrapportering, trevägsmatchning, introduktion av leverantörer och lagerhantering. Detta sparar värdefull tid, minskar fel och ökar den övergripande effektiviteten och noggrannheten i den ekonomiska hanteringen. 

Med tillägget av Nanonets AI-drivna OCR kan dataextraktion och validering bli ännu mer robust, vilket säkerställer sömlös synkronisering med QuickBooks. Denna kraftfulla kombination ger företag möjlighet att ta kontroll över sina redovisningsprocesser, förbättra de anställdas moral, minska efterlevnadsrisker och uppnå revisionsberedskap. Det kommer att göra det möjligt för företag att låsa upp nya produktivitetsnivåer och driva framgång i dagens snabba och konkurrenskraftiga landskap. Börja automatisera dina redovisningsprocesser idag och upplev den transformerande effekten av automatisering av arbetsflöden.

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
• PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
• Källa: https://nanonets.com/blog/zapier-quickbooks/