Reglering av fakturor handlar inte bara om att betala av en räkning. Det är en process som säkerställer att varje betalning, justering eller avskrivning kopplad till en faktura redovisas och regleras. Det finns inga röriga register, bara snygga transaktioner.

Det banar väg för felfria finansiella poster, bättre kassaflöde och smidig affärsverksamhet. Vilken företagare skulle inte vilja ha det?

Nyckeln är att säkerställa att fakturaavvecklingsprocessen görs korrekt och effektivt. Den här artikeln guidar dig genom de grundläggande aspekterna av fakturareglering och ger dig praktiska tips som hjälper dig att reglera en faktura på rätt sätt.

Vad är avräkningen av en faktura?

Avräkning av en faktura avser processen där saldot på en faktura stäms av. När du får en faktura för en produkt eller tjänst ser du till att din betalning matchar det förfallna beloppet. Dina finansiella uppgifter bör visa denna transaktion korrekt, vilket markerar att fakturan är betald.

Detta kan låta enkelt, men överväg situationer där det finns justeringar som rabatter, returer eller fel. I sådana fall kan fakturaavvecklingsprocessen vara mer komplex. Det kan handla om att utfärda eller ta emot kredit- eller debetnotor, justera fakturabeloppet eller till och med bestrida fakturan innan den regleras.

Låt oss titta på ett exempel. Anta att du är en klädhandlare och får en faktura från en leverantör för 100 par jeans. Men vid kontroll av försändelsen är fem par defekta. Du informerar leverantören och de utfärdar en kreditnota för de felaktiga varorna. Nu innebär fakturaavräkningen att du betalar leverantören för 95 par jeans, inte 100 par, och att du redovisar kreditnotan i din ekonomi.

Effekten av effektiv fakturaavveckling

Att korrekt reglera dina fakturor hjälper till att upprätthålla ett sunt kassaflöde eftersom det säkerställer att dina uppgifter är exakta och att betalningar kommer i rätt tid. Det minskar tvister och förseningar, vilket förhindrar förseningsavgifter och andra ekonomiska komplikationer.

Här är några fördelar med att effektivt hantera fakturaavräkningar:

1. Förbättrat kassaflöde: Genom att regelbundet stämma av dina fakturor kan du prognostisera ditt kassaflöde korrekt, vilket hjälper dig att upprätthålla ett positivt kassasaldo och undvika onödiga lån.

2. Korrekt redovisning: Konsekvent fakturaavräkning möjliggör korrekt dokumentation av alla transaktioner. Detta bidrar till bättre finansiell analys och rapportering, vilket säkerställer att alla betalningar, krediter och debiteringar registreras korrekt.

3. Smidig affärsverksamhet: När fakturor regleras snabbt och korrekt, förbättras relationerna med leverantörer, kunder och tredje parter. Detta leder till smidigare affärsverksamhet och potentiella tillväxtmöjligheter.

4. Efterlevnad blir enklare: När dina finansiella uppgifter är korrekta och uppdaterade blir det lättare att följa finansiella regler och förordningar. Oavsett om det är skattesäsong eller en rutinmässig revision kan du med säkerhet dela med dig av dina uppgifter, i vetskap om att de återspeglar det faktiska tillståndet för ditt företags ekonomi.

5. Bättre prognoser: Korrekta fakturaavräkningar ger en tydlig bild av din ekonomiska status, vilket möjliggör bättre ekonomisk planering och prognoser. Detta kan vägleda dina affärsbeslut och strategier, hjälpa dig att investera klokt och växa ditt företag.

De olika typerna av fakturaavräkningar

Det är viktigt att förstå att inte alla fakturaavräkningar är desamma. Olika typer av fakturaavräkningar kan gälla beroende på de specifika omständigheterna och villkoren i avtalet.

Här är några av de vanligaste typerna när du är köparen:

1. Full betalning: Även känd som godkänd betalning, betalar du det totala beloppet på fakturan före förfallodagen. Detta är den vanligaste typen av fakturaavräkning, som ofta ses i standardtransaktioner utan tvister, justeringar eller fel.

2. Delbetalning: I det här fallet betalar du en del av det totala fakturabeloppet. Detta kan bero på flera skäl, såsom en förhandlad betalningsplan, tvister om kvaliteten eller kvantiteten av varor eller tjänster eller ekonomiska begränsningar.

3. Mottagen kreditnota: Kallas även kreditnota, det är ett juridiskt dokument som utfärdats av en säljare till dig som indikerar att ett visst belopp har tagits bort från den totala fakturan som ska betalas. Detta kan inträffa av anledningar som returer, rabatter eller rabatter.

4. Debetnota utfärdad: En debetnota är ett dokument du ger säljaren som anger att du vill minska beloppet du är skyldig dem. Detta kan hända för överladdning, defekta varor eller korta leveranser.

5. Betalning via tredje part: Ibland görs betalningar via en medlare eller tredje part. Detta kan inkludera transaktioner som görs med ett kreditkort, genom en finansiell tjänsteleverantör som PayPal eller via ett sjukförsäkringsbolag för medicinska fakturor.

6. Ifrågasatt betalning: Detta inträffar när du bestrider det belopp som anges på fakturan av olika skäl, inklusive avvikelser i pris, kvantitet eller kvalitet på varor eller tjänster eller fel i själva fakturan. Det omtvistade beloppet hålls inne tills frågan är löst.

7. Byte av varor: Ibland kan du betala en faktura genom att tillhandahålla en vara eller tjänst i gengäld istället för att göra en penningbetalning. Detta är vanligt i byteshandelssystem eller inbytesaffärer.

8. Erhållen rabatt: Detta händer när en rabatt tillhandahålls av säljaren, som kan baseras på olika faktorer som tidig betalning, massköp eller ett kampanjerbjudande. Rabatten minskar det totala beloppet på fakturan. Därför innebär fakturaavräkningen i det här fallet att det diskonterade beloppet betalas i stället för den ursprungliga summan.

9. Delbetalning: Detta innebär att fakturabeloppet betalas i flera delar under en angiven period. Detta kan bero på ett högt fakturabelopp eller en ömsesidigt överenskommen betalningsplan. Fakturan anses reglerad när alla delbetalningar har gjorts framgångsrikt.

10. Avskrivning: Ibland, om du inte kan betala fakturan på grund av ekonomiska svårigheter eller om säljaren anser att det inte är värt ansträngningen att samla in, kan de skriva av fakturan. Detta innebär att de betraktar fakturan som en förlust i sina finansiella register.

Nu, när du är säljaren, kan typerna av fakturaavräkningar vara något annorlunda:

1. Mottagen full betalning: Du får hela betalningen för fakturan du utfärdade, utan justeringar, tvister eller fel.

2. Mottagen delbetalning: Ibland kanske du bara får en del av den totala betalningen. Detta kan bero på avvikelser i fakturan, tvister från köparen eller betalningsplaner.

3. Kreditnota utfärdade: Du kan ge en kreditnota till köparen, vilket minskar beloppet de är skyldiga. Detta kan bero på överdebitering, returnerade varor eller tillämpade rabatter.

4. Mottagna debetnotor: Köparen kan utfärda en debetnota till dig och begära en minskning av det belopp som de är skyldiga. Detta kan bero på överpriser, defekta varor eller korta leveranser du måste ta hänsyn till.

5. Betalningar via tredje part: När betalningar görs genom tredje part får du betalningen från en medlare. Det kan vara när transaktioner görs med hjälp av en finansiell tjänsteleverantör, via ett sjukförsäkringsbolag för medicinska fakturor eller genom kreditkortsbetalningar.

6. Ifrågasatt betalning: När köparen bestrider fakturabeloppet av olika skäl, såsom avvikelser i pris, kvantitet eller kvalitet på varor eller tjänster eller fel i själva fakturan, är det en omtvistad betalning. Som säljare måste du lösa problemet innan du får det omtvistade beloppet.

7. Mottagande av varor: Ibland kan du betala en faktura genom att acceptera en vara eller tjänst i gengäld istället för att få en penningbetalning. Detta är vanligt i byteshandelssystem eller inbytesaffärer.

8. Avskriva som osäkra fordringar: Ibland, trots dina bästa ansträngningar, kan en köpare misslyckas med att uppfylla sina betalningsförpliktelser. I sådana fall har du kanske inget annat val än att skriva av det obetalda beloppet som en osäkra fordringar. Det betyder att du vet att fakturan inte kommer att betalas och tar bort den från dina kundfordringar. Även om detta är ett olyckligt resultat är det nödvändigt att upprätthålla korrekta finansiella register.

9. Tillåtna rabatter: Det är när du erbjuder en rabatt till köparen, som kan baseras på faktorer som tidig betalning, massköp eller ett kampanjerbjudande. Rabatten minskar det totala beloppet på fakturan. Därför innebär fakturaavräkningen i det här fallet att man får det diskonterade beloppet snarare än den ursprungliga summan.

10. Förskottsbetalning: Ibland kan en köpare betala för varor eller tjänster i förskott, även innan varorna levereras eller tjänsterna utförs. Detta kan vara ett vanligt scenario i kontrakt eller avtal som kräver förskottsbetalning. I sådana fall regleras fakturan så snart betalningen mottagits, vilket gör det till en förskottsbetalning.

Företag använder olika metoder för att reglera fakturor utifrån deras unika sammanhang. Till exempel förlitar sig behållningen – typiskt för byggandet – på att en procentandel av den totala kontraktskostnaden hålls inne tills arbetet är helt utfört till kundens tillfredsställelse.

Att behärska dessa metoder är avgörande för effektiv ekonomisk förvaltning och smidig verksamhet. Olika situationer kan kräva olika tillvägagångssätt för fakturaavräkning, och att förstå dessa ger flexibilitet och bekvämlighet.

Den redovisningsmässiga behandlingen av fakturaavräkningar

Nu när du känner till de olika typerna av fakturaavräkningar, låt oss undersöka hur de kommer att registreras i din bokföring.

1. Full betalning mottagen: När hela betalningen för en faktura har tagits emot bokförs den som en debitering på ditt kontantkonto och en kreditering på ditt kundreskontrakonto. Detta beror på att kassakontot ökar i takt med att pengarna tas emot, medan kundreskontrakontot minskar i takt med att fakturan regleras.

2. Mottagen delbetalning: En delbetalning bokförs som en minskning av kundfordringskontot och en ökning av kassakontot. Du kan också behöva registrera en osäkra fordringar eller avdrag för osäkra konton för det obetalda beloppet.

3. Kreditnota utfärdade: När du ger en kreditnota, registreras det som en minskning av dina kundfordringar och en ökning av ditt konto för försäljningsreturer och utsläppsrätter. Detta återspeglar minskningen av det belopp som kunden är skyldig.

4. Mottagna debetnotor: När du får en debetnota registreras det som en ökning av dina kundfordringar och en minskning av ditt konto för försäljningsreturer och utsläppsrätter. Detta återspeglar ökningen av det belopp du är skyldig kunden.

5. Betalningar via tredje part: När betalningar görs genom en tredje part, registreras det som en minskning av dina kundfordringar och en ökning av ditt kontantkonto. Den tredje partens avgift kan också bokföras som en kostnad i dina böcker.

6. Ifrågasatt betalning: När en betalning bestrids registreras den som en potentiell minskning av dina kundfordringar, i avvaktan på tvistlösning. Tills tvisten är löst kan beloppet registreras som en separat rad i dina böcker för att återspegla osäkerheten.

7. Mottagande av varor: När du accepterar varor eller tjänster i stället för betalning, registreras värdet på varorna eller tjänsterna som en minskning av dina kundfordringar och en ökning av ditt lager eller dina tillgångar, beroende på vad som är tillämpligt.

8. Avskriva som osäkra fordringar: När du skriver av en faktura som en osäkra fordringar, registreras det som en minskning av dina kundfordringar och en ökning av ditt konto för osäkra fordringar. Detta återspeglar bekräftelsen på att fakturan inte kommer att betalas och måste tas bort från din förväntade inkomst.

9. Tillåtna rabatter: När du tillåter rabatt på en faktura, registreras det som en minskning av dina kundfordringar och en ökning av ditt försäljningsrabattkonto. Detta visar det reducerade beloppet på grund av rabatten som erbjuds på fakturan.

10. Förskottsbetalning: En förskottsbetalning bokförs som en ökning av ditt kontantkonto och dina oförtjänta intäkter (ett skuldkonto) tills varorna levereras eller tjänsterna tillhandahålls. När leveransen eller tjänsterna är uppfyllda minskar de oförtjänta intäkterna och intäkterna redovisas i din resultaträkning. Detta återspeglar din skyldighet att leverera varor eller tjänster som du redan har fått betalning för.

Oavsett om du använder ett digitalt redovisningsverktyg eller använder traditionella bokföringsmetoder, kommer en konsekvent och korrekt tillämpning av dessa principer att resultera i en tydlig och begriplig ekonomisk bild av ditt företag.

Hur fungerar avräkning av fakturaprocessen?

Fakturaavräkningsprocessen är en procedur i flera steg. Det börjar vanligtvis med att säljaren utfärdar en faktura till köparen och slutar med mottagandet av betalningen.

Här är en allmän översikt över stegen som ingår i fakturaavräkningsprocessen:

1. Utfärdande av faktura: Säljaren utfärdar en faktura till köparen med uppgifter om de varor eller tjänster som tillhandahålls, deras kostnader och det totala beloppet som ska betalas. Fakturan kan skickas via e-post, post eller till och med levereras för hand, beroende på den överenskomna kommunikationsmetoden.

2. Mottagande av faktura: Köparen tar emot den, extraherar nödvändig information och registrerar den i sina redovisnings- och affärssystem. Det här steget innebär att verifiera fakturainformationen, inklusive inköpsordernummer, fakturanummer, datum, leverantörens namn och förfallna belopp.

3. Fakturamatchning och granskning: För att säkerställa korrekt information matchar köparen sedan fakturan med sin inköpsorder och eventuella leveranskvitton. Eventuella avvikelser måste tas om hand i detta skede innan vidare behandling. Det kan handla om att kontakta säljaren för förtydligande eller rättelse.

4. Godkännande av fakturan: När den har verifierats godkänns den för betalning. Beroende på företagets interna processer kan detta kräva sign-off från flera avdelningar eller individer.

5. Schemaläggning och betalning: Efter godkännande genererar redovisningssystemet ett betalningsschema som initierar betalningsprocessen. Betalningen kan göras via olika metoder, såsom banköverföring, check eller onlinebetalningsgateway.

6. Bokföring och avstämning: Betalningen bokförs sedan i köparens bokföring och betalningen uppdaterar leverantörsreskontran. Efter bokföring kommer redovisningssystemet automatiskt att stämma av betalningen med motsvarande faktura, vilket avslutar betalningen.

7. Fakturastängning: När betalningen är bekräftad och kontona är avstämda markeras fakturan som betald och stängs. Detta indikerar att det inte behövs något annat för just den här fakturan.

8. Betalningsbekräftelse: Säljaren tar emot betalningen och bekräftar mottagandet. Detta kan vara genom en formell mottagningsbekräftelse eller en uppdatering i deras egna bokföring för att återspegla betalningen mot den specifika fakturan.

9. Finansiell rapportering: Både köparen och säljaren återspeglar transaktionen och dess avveckling i sina respektive bokslut. Detta inkluderar att uppdatera resultaträkningen, balansräkningen och kassaflödesanalysen vid behov, vilket ger en korrekt och aktuell finansiell bild av verksamheten.

ERP-programvara och digitala bokföringsverktyg automatiserar ofta många av dessa steg, vilket minskar risken för fel och ökar effektiviteten. Nanonets AP-automatisering är ett sådant verktyg som kan effektivisera fakturaavvecklingsprocessen från slut till slut. Den använder artificiell intelligens för att automatisera insamling, godkännande, betalning och avstämning av fakturadata, vilket minskar manuella ingrepp och hjälper till att säkerställa noggrannhet och snabbhet i dina leverantörsreskontraprocesser.

Hur optimerar vi fakturaavvecklingsprocessen?

Några vanliga utmaningar i fakturaavvecklingsprocessen inkluderar felaktiga fakturor, försenade betalningar och ineffektiva manuella processer. Dessa kan leda till ökad arbetsbelastning, minskat kassaflöde och ansträngda leverantörsrelationer.

För att övervinna dessa utmaningar och optimera fakturaavvecklingsprocessen, överväg följande strategier:

1. Automatisera fakturainmatning

Enligt en studie av Levvel Research, 79 % av små och medelstora företag och 68 % av medelstora företag nämner manuell datainmatning och ineffektiva procedurer som sin primära smärtpunkt. Det är jobbigt för ditt team att manuellt ladda upp varje faktura och lägga in data i ditt system. Att ständigt uppdatera din e-postkorg och skanna igenom bilagor är knappast effektivt.

Istället kommer en automatisk dataimportfunktion att spara tid och minska risken för fel. Det kommer också att säkerställa ett smidigt flöde av fakturor in i systemet utan några flaskhalsar eller förseningar.

Nanonets erbjuder olika alternativ för automatisk import, såsom e-post, API-integration, OneDrive, Google Drive, Dropbox och Zapier. Oavsett ursprung för dina fakturor kan du enkelt importera dem till systemet automatiskt.

2. Använd AI-OCR för insamling av fakturadata

Det är viktigt att notera att varje faktura innehåller specifik information och att inte alla fakturor är strukturerade på samma sätt. Vissa fakturor kan vara på ett annat språk, ha en utländsk valuta eller vara föremål för andra lagar om efterlevnad. Dessutom kan formatet på varje faktura variera. Därför kan traditionella OCR-verktyg inte användas för datafångst.

En AI-driven OCR-lösning som Nanonets använder maskininlärning för att förstå och exakt fånga data från olika fakturaformat. Den kan känna igen text på flera språk och konvertera den till handlingsbar data. Detta minskar behovet av manuell datainmatning, minimerar fel och påskyndar hela fakturahanteringscykeln.

3. Implementera trevägsmatchning

Använd ett trevägs matchningssystem för att säkerställa att du bara betalar för det du har fått. Den här processen jämför inköpsordern, varubekräftelsen och fakturan för att bekräfta att allt stämmer in innan betalningen släpps. Eventuella avvikelser kan automatiskt flaggas för granskning.

Denna automatiserade kontroll skyddar inte bara mot överbetalningar utan hjälper också till att förhindra bedrägerier. Att sätta upp sådana kontroller kan avsevärt minska risken för att betala för ej levererade eller felaktiga varor.

Med Nanonets blir detta en sömlös del av processen. Plattformen kan automatiskt matcha och verifiera dessa dokument och varna dig om eventuella problem tidigt. Denna funktion säkerställer att alla dina betalningar är korrekta och legitima.

4. Effektivisera fakturagodkännandet

Den manuella godkännandeprocessen kan försenas eftersom fakturor fastnar i väntan på sign-offs från upptagna intressenter. Detta saktar ner betalningscykeln och ökar chanserna att förlora fakturor eller glömma att följa upp.

Genom att utnyttja automatiserade arbetsflödesfunktioner kan du avsevärt minska tiden det tar att godkänna fakturor. Baserat på fördefinierade regler kan ett datoriserat system dirigera fakturor till lämplig personal för godkännande. Dessutom kan påminnelser och aviseringar ställas in för att säkerställa att godkännare slutför sina uppgifter snabbt.

Med Nanonets kan företag anpassa sitt godkännande arbetsflöde baserat på deras behov. Anpassade godkännandesekvenser kan ställas in baserat på fakturabelopp, avdelning, projekt eller andra kriterier. Livestatusuppdateringar, automatiska varningar och påminnelser kan hjälpa företag att spåra varje fakturas framsteg och förhindra förseningar eller missade betalningar.

5. Implementera dynamisk rabatt

Dra fördel av rabatter för tidiga betalningar genom att ställa in dynamiska rabattprotokoll. Dessa arrangemang uppmuntrar till tidig fakturabetalning genom att erbjuda en rabatt för betalningar som görs före förfallodagen.

Till exempel kan en leverantör erbjuda 2 % rabatt på fakturasumman om den betalas inom tio dagar efter mottagandet. Detta förbättrar inte bara ditt rörelsekapital genom att sänka kostnaderna, utan det stärker också relationerna med leverantörer som drar nytta av förbättrat kassaflöde.

Med hjälp av Nanonets kan du konfigurera betalningsvillkor för att fånga rabattmöjligheter automatiskt. Systemet kan varna dig när rabatter är tillgängliga, vilket säkerställer att du drar fördel av potentiella besparingar.

6. Säkerställ sömlöst dataflöde mellan dina system

Att integrera ditt bokföringsprogram med andra affärssystem du använder är avgörande. Utan sömlös integration måste data överföras manuellt mellan system, vilket är tidskrävande och risk för fel.

Ett integrerat system säkerställer att när en faktura har godkänts flödar all nödvändig data automatiskt in i din redovisning, lagerhanteringssystem och andra relevanta system.

Nanonets kan integreras med QuickBooks, Xero, Sage, SAP, Microsoft Dynamics och andra ledande redovisningspaket, vilket säkerställer ett smidigt datautbyte. Dessutom har den en Zapier-integration, vilket innebär att den kan ansluta till över 6,000 XNUMX appar, vilket ytterligare automatiserar arbetsflöden.

Data från Nanonets kan enkelt synkroniseras med dessa system i realtid, vilket eliminerar datasilos och säkerställer smidig, felfri dataöverföring. Dessutom, när all relevant data synkroniseras mellan plattformar, kan du lita på att dina finansiella rapporter är uppdaterade och återspeglar dina nuvarande affärsaktiviteter.

7. Revidera och uppdatera dina processer regelbundet

Även med automatisering och avancerad teknik på plats är det avgörande att regelbundet granska och förfina dina fakturaavräkningsprocesser. Marknader utvecklas, nya regelverk för efterlevnad dyker upp och affärsbehov förändras över tiden.

Regelbundna revisioner kan hjälpa till att identifiera flaskhalsar eller ineffektiviteter som kan ha smugit sig in i systemet. Dessa recensioner erbjuder också en möjlighet att uppdatera arbetsflöden för att anpassa sig till nya affärsverkligheter eller för att dra nytta av framväxande teknologier.

Att se till att dina fakturahanteringsprocesser förblir robusta och lyhörda för den föränderliga miljön kommer att spara tid och pengar på lång sikt.

Nanonets tillhandahåller analys- och rapporteringsverktyg som gör att du kan spåra din faktureringsprocess och identifiera förbättringsområden. Genom att analysera trender och prestandamått kan du fatta datadrivna beslut för att optimera dina arbetsflöden och säkerställa efterlevnad av de senaste standarderna.

Avslutande tankar

I dagens snabba affärsmiljö handlar hantering av fakturaavveckling om att hålla ordning på böckerna och förbättra ditt företags operativa effektivitet och ekonomiska hälsa. AI-drivna verktyg som Nanonets kan omvandla en traditionellt arbetsintensiv och felbenägen process till en strategisk fördel.

Genom att automatisera kritiska delar av fakturahantering, från datainsamling till betalningsutförande, kan företag minska kostnaderna, ta kontroll över sitt kassaflöde och bygga starkare relationer med leverantörer. Den smidighet som sådan teknik erbjuder innebär att företag kan reagera snabbare på marknadsförändringar och möjligheter med förtroende för att deras finansiella verksamhet löper smidigt och effektivt.

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
• PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
• Källa: https://nanonets.com/blog/settlement-of-invoice/