Redovisning i vilket företag som helst innebär att man hanterar leverantörsfakturor varje månad. En av de mest utmanande uppgifterna i redovisningsprocessen är verifieringen av dessa leverantörsfakturor. Alla fakturor som ett företag mottar för produkter eller tjänster som har köpts från en leverantör måste kontrolleras för riktighet innan betalning initieras. För detta matchas alla detaljer om köpet som nämns på fakturan med andra dokument i upphandling-till-betala-processen för att säkerställa att produkten/tjänsterna som beställts levererades korrekt och till det överenskomna priset. Denna verifieringsprocess kallas matchning.

Tre matchningsprocesser används vanligtvis för matchning, nämligen 2-vägs, 3-vägs och 4-vägs matchning. Låt oss se vad dessa tre är och hur de är viktiga för en sömlös upphandling-till-betal-process. Vi kommer att jämföra skillnader och även lära oss hur man automatiserar dessa processer.

Procure-to-Pay-process

Innan vi förstår matchningsprocessen, låt oss förstå och titta på några av de väsentliga dokumenten som är kopplade till processen för att köpa till betalning:

Inköpsorder (PO), ett juridiskt bindande avtal utfärdat av köparen till säljaren, med information om vilken typ av produkt/tjänst som beställts och kvantitet och priser som överenskommits.

Faktura, ett juridiskt bindande dokument som utfärdas av säljaren till köparen tillsammans med eller efter leveransen av produkten/tjänsten till kunden. Den har alla detaljer om leverantör, kund, produkt/tjänst som levereras, prissättning och betalningsläge.

Varor kvitto är en bekräftelse på mottagandet av den slutliga produkten eller tjänsten från säljaren.

Stora företag kan också ha Kuponger, som indikerar fullständigheten i godkännandeprocessen – den fungerar som bokföring för stödjande dokument som PO, faktura, kvitto etc. och innehåller information om godkännanden, ärendenummer och annan information relaterad till just det köpet.

Ett typiskt dokumentflöde i processen för att köpa till betalning kan förstås av följande förenklade hypotetiska exempel.

IT-avdelningen på ett företag ABC, kräver 10 vridbara chefsstolar för sina IT-chefer.

• IT-avdelningen kan (beroende på företagets policy) utfärda en inköpsrekvisition över den lämpliga ledningshierarkin.
• En köpförfrågan skickas till inköpsavdelningen (eller motsvarande) i företaget för att hitta lämpliga leverantörer av produkten/tjänsten.
• När en leverantör har identifierats görs det nödvändiga grundarbetet för att identifiera produkten och priset. Till exempel XYZ, en leverantör av kontorsmöbler kan tillhandahålla vridbara chefsstolar till ett pris av $250 per stol, som ska levereras på fem dagar.
• När leverantören XYZ har slutförts, genereras PO av inköpsavdelningen hos ABC, med angivande av produkten och det överenskomna priset.
• En kopia av köpordern skickas till XYZ, en behålls av ABCs inköpsavdelning, en till leverantörsreskontraavdelningen.
• När XYZ levererar stolarna tillhandahålls leverantörsfakturan tillsammans med eller efter leveransen till ABC.
• Ett godskvitto genereras som betyder att leveransen från leverantören XYZ har tagits emot av företaget ABC.

Det är vid denna tidpunkt som matchningsprocessen utförs av leverantörsreskontrateamet på ABC. Beroende på storleken på det köpande företaget och företagets policy gör AP-teamet (Accounts Payable) en tvåvägs-, trevägs- eller fyrvägsmatchning av de flera dokumenten för att kontrollera om beskrivningen, kvantiteten, kostnaden, och termer matchar i dem alla. När matchen är verifierad av AP-teamet initieras betalningen.

Denna matchning kan vara en 2-vägs, 3-vägs eller 4-vägs match. Låt oss förstå dessa en och en.

Vad är 2-vägsmatchning?

Tvåvägsmatchning, även känd som inköpsordermatchning, är en process för att verifiera att detaljerna på inköpsorder och tillhörande fakturor matcha så att fakturan kan betalas. Vid avvikelser pausas fakturahanteringen tills avvikelserna är åtgärdade eller åtgärdade.  

Matchningen görs vanligtvis för den fakturerade kvantiteten och fakturapriset. Följande villkor måste uppfyllas:

• Fakturakvantiteten är mindre än eller lika med det beställda beloppet i PO.
• Fakturapriset är mindre än eller lika med priset som anges i inköpsordern.

I exemplet ovan, anta att ABC har utfärdat en inköpsorder för 10 stolar till ett rabatterat totalpris på $2000 ($200/stol) enligt överenskommelse med XYZ. Efter att ha granskat och accepterat inköpsordern, och levererat de 10 stolarna, skickar XYZ en faktura till det ursprungliga priset på $2500 ($250/stol). Fakturaskaparen på XYZ kanske inte var medveten om rabatten som erbjuds av XYZ-marknadsföraren till inköpsavdelningen på ABC för massköpet. Eller så kan det vara en medveten dålig affärspraxis.

Om fakturauppgifterna inte jämförs och matchas med PO-uppgifterna, kan AP-teamet (Accounts Payable) på ABC betala de extra $500 som ursprungligen avstods.

En tvåvägsmatchningsprocess kan hjälpa till att fånga detta misstag innan en betalning görs. Processen säkerställer att endast fakturor för rätt belopp och kvantitet betalas.

Vad är 3-vägsmatchning?

Trevägsmatchningen är processen att jämföra detaljerna i inköpsorder, faktura och varumottagning för att säkerställa att alla uppgifter i alla dessa dokument är korrekta. Detta görs innan betalningen påbörjas.

I huvudsak 3-vägsmatchning lägger till ytterligare ett villkor till 2-vägsmatchningsprocessen. Dessa villkor bör nämligen uppfyllas:

• Fakturakvantiteten är mindre än eller lika med det beställda beloppet i PO
• Fakturapriset är mindre än eller lika med priset som anges i inköpsordern.
• Varumottagningsmängden är mindre än eller lika med fakturakvantiteten.

Tänk på ovanstående fall. Stolarna levereras till ABC av XYZ tillsammans med en varuleveransrapport eller ett godskvitto.

• PO från ABC är för 10 stolar till en kurs av $200/stol, till totalt $2000.
• Fakturan från XYZ listar också 10 stolar @ $200 vardera (totalt $2000),
• Varukvittot visar dock 8 stolar för $250 vardera. Beloppet är detsamma – $2000, men detaljerna är annorlunda och färre stolar än beställda levereras för samma pris.

Den som tagit emot varan och varukvittot kanske inte vet hur många stolar som beställts och för hur mycket. De får underteckna varumottagningen. En mindre flitig AP kan betala fakturan för en underlevererad sändning. Om AP matchar fakturan och PO med leveranskvittot, skulle de fånga avvikelsen och sortera problemet innan betalning.

En mer grundlig trevägsmatchningsprocess kan också inkludera följande valfria kontrollpunkter:

• PO:ns riktighet och fullständighet. Saknar PO information som pris, kvantitet eller leverantörens kontaktuppgifter?
• Är antalet artiklar som nämns i godskvittot detsamma som det som nämns i inköpsordern?
• Är de betalningsvillkor som anges på fakturan desamma som de som anges på kvittot? Finns det till exempel en kredit? En rabatt? Ett uppskov?

Vad är 4-vägsmatchning?

4-vägsmatchningen innebär matchning av fakturor, inköpsorder, varukvitton och besiktningssedel. Besiktningssedlar är dokument som visar att leveransen har accepterats efter besiktning.

I huvudsak 4-vägsmatchning lägger till ytterligare ett villkor till 3-vägsmatchningsprocessen. Dessa villkor bör nämligen uppfyllas:

• Fakturakvantiteten är mindre än eller lika med det beställda beloppet i PO
• Fakturapriset är mindre än eller lika med priset som anges i inköpsordern.
• Varumottagningsmängden är mindre än eller lika med fakturakvantiteten.
• Kvantiteten för besiktningssedeln är mindre än eller lika med fakturamängden.

Vid en trevägsmatchning antas det att mängden varor som nämns på kvittot är densamma som antalet levererade varor. Till exempel, i det specifika exemplet ovan, nämner kvittot 8 stolar, och det antas att endast 8 stolar levererades. Så kanske inte är fallet. 10 stolar kan ha levererats men kvittot kan visa endast 8 stolar. Utan att inspektera de levererade produkterna skulle en trevägsmatchning resultera i att ABC ber XYZ att leverera ytterligare två produkter, och omförhandla priset och så vidare. XYZ, kan ha levererat 10 artiklar och gjort ett misstag bara på kvittot. Det hela blir en mardröm för relationen mellan kund och säljare.

En flitig AP skulle utföra en fyrvägsmatchning och försäkra sig om att all kvalitet, kvantitet och prissättning av de levererade varorna/tjänsterna matchar dem i PO, fakturan och leveranskvittot och först därefter påbörja betalningen av fakturan.

Vikten av 2-vägs, 3-vägs och 4-vägs matchning

Vikten av fakturaverifiering innan betalning kan påbörjas kan inte överskattas. I dess 2020-rapport till nationerna, analyserade Association of Certified Fraud Examiners kostnaderna och effekterna av yrkesbedrägerier i 125 länder. Rapporten visade att organisationer förlorar upp till 5 % av intäkterna på grund av bedrägerier varje år, vilket motsvarar en total global förlust på 4.5 biljoner dollar. Mycket av denna förlust kan förhindras genom noggrann och noggrann kontroll av fakturor och betalningsförfarandet.

En god affärssed skulle gynnas av en fyrvägsmatchning och kan eliminera betalningsförluster och relationsproblem. Fördelarna med flervägsmatcher följer den uppenbara ordningen, 4-vägsmatchning > 3-vägsmatchning > 2-vägsmatchning.

Manuell matchning av dokument

När denna matchningsprocess utförs med äldre pappers- och manuella processer, kan den bli arbetsintensiv, svårhanterlig och benägen för fel. Detta gäller särskilt när de team som är involverade i flödet av upphandla mot betalning arbetar i silor.

Procure-to-pay-processerna involverar tre (om inte fler) grupper av anställda:

• Inköpsteamet skapar en unik inköpsorder och skickar den till leverantören.
• Det mottagande teamet får produkten/tjänsten tillsammans med kvittot.
• AP tar emot fakturan och utför betalningsprocessen.

Manuell 2-vägs, 3-vägs och 4-vägs matchning kan leda till följande problem:

• Dålig koordination och timing: Den logiska utvecklingen av uppgifter är PO > Kvitto > Faktura > Betala. När det inte finns någon samordning mellan deltagarna i processen, kan en faktura levereras så snart varorna har skickats, men ännu inte mottagits. Fakturan kan matchas mot PO (2-way match) men det garanterar inte att den levererade produkten är den som beställdes. Det blir svårt för en människa (eller en grupp människor) att hantera dessa dokument som kommer i tur och ordning.
• Datainmatning och matchningsfel: Alla manuella repetitiva processer är benägna att göra fel. Det kan finnas fel när det gäller att ange dokument-ID (t.ex. PO-nummer), produktkvantitet, produktpris, leveransdatum, etc. i något av dokumenten som ingår i Procure-to-pay-processen. Processen att "stirra och jämföra" med manuell matchning, förutom att vara arbetsintensiv och ansträngande, kan leda till allvarliga fel som missade datum och värden, vars korrigering skulle sakta ner verksamheten och utsätta organisationen för risker för produktivitetsförluster och affärs- lednings-/kundrelationsfrågor.
• Arkiveringsproblem: pappersarbetet och arkiveringen blir tråkiga när matchningen måste göras manuellt, och revisionstider kan vara en veritabel mardröm för organisationen.
• Dålig sikt:  Olika avdelningar kan ha olika arkivsystem, vare sig de är manuella eller digitala, och matchning kan bli ett problem när de olika dokumenten är i olika format och har varierande innehåll. Utan kommunikation mellan systemen och avdelningarna är det liten eller ingen synlighet för alla intressenter. Detta kan leda till missförstånd och frustrationer när du slutför en affär.

Automatisering av matchningsprocessen

Att automatisera 2-vägs, 3-vägs eller 4-vägs matchningsprocessen ger ett företag många fördelar.

En programvara som automatiserar matchningsprocessen utför dessa uppgifter:

• Skapa digitala dokument: De fysiska dokumenten – inköpsorder, fakturor, varukvitton och kontrollbesked måste läsas med hjälp av optisk teckenigenkänning och matas in i en databas. Programvaran säkerställer att strukturerad data extraheras från dessa dokument som platta fält, rader och tabeller. Detta eliminerar fel, resursförbrukning och långsamma omloppstider i samband med manuell datainmatning.
• Automatisk matchning: Nu när dokument är digitala kan de jämföras automatiskt av en dator. Villkoren som specificeras i 2-vägs, 3-vägs och 4-vägs matchning verifieras av programvaran utan behov av mänsklig inblandning.
• Arbetsflöde för godkännande: Programvaran ger dessutom ett sätt för redovisningsteamet att sätta anpassade regler för vad som händer när vissa villkor inte uppfylls av dokument som är involverade i ett visst köp. Detta resulterar i ett automatiserat arbetsflöde där dokument flyttas direkt till relevanta intressenter, vilket eliminerar all tidsförlust.
• DMS (Document Management System): Programvaran tillsammans med den tillhörande databasen fungerar som ett dokumenthanteringssystem, som håller ett register över varje köp. Detta gör det bekvämt och omedelbart att hämta dokument associerade med tidigare köp.

Att automatisera trevägsmatchningsprocessen kan spara tid och pengar för företag, fånga upp bedrägerier och göra det möjligt för AP-personal att fokusera på projekt med högre värde. Dessutom kan automatisering hjälpa en organisation att fånga upp rabatter för betalningar i tid och undvika förseningsavgifter i samband med uteblivna betalningsfrister.

Nanonetter för 2-vägs, 3-vägs eller 4-vägs matchautomation

Det första steget i en automatiseringsprocess är inmatningen av data från POs, fakturor, kvitton och leveransloggar till en gemensam plattform eller databas. Dessa dokument kommer vanligtvis i olika format och former, med tanke på att vart och ett av dessa dokument utfärdas av en annan avdelning på företaget och ett helt annat företag. En undersökning från 2020 av Levvel Research Det Visade manuell datainmatning och ineffektivitet fortsätter att vara smärtpunkterna i process för leverantörsskulder.

Äldre OCR-baserade datainsamlingssystem använder en kombination av bildinsamlingshårdvara och konverteringsprogramvara för att konvertera bilder till digital text. Även om det är marginellt bättre än manuell datainmatning, digitaliserar äldre OCR bara data utan att kategorisera dem, vilket är viktigt för att matcha operationer. Dessutom misslyckas fristående OCR-system med komplexa mallar, filtyper och layouter, vilket kräver frekvent mänskligt ingripande för att sätta mallregler för olika typer av dokument. Dessa regelbaserade system kan inte skalas bra eftersom företag fortsätter att lägga till/churna leverantörer och att skriva nya regler varje gång är en ineffektiv process.

Det är här AI-aktiverad programvara som Nanonets besegrar äldre system.

Nanonets AP Automation programvara kan göra fakturamatchningsprocesser problemfria, snabba och korrekta. Nanonets AI-OCR läser osynliga, semistrukturerade dokument som inte följer en standardmall och validerar data som hämtas från dokumentet. Programvaran kan fånga data från en mängd olika dokument inklusive inköpsorder, fakturor, följesedlar, leveransloggar och andra sådana dokument som vanligtvis hanteras i köp-till-betala-processen.

Nanonets möjliggör import av data från användarens plattform och direkt export av infångad data till ett arbetsflöde för att köpa till betalning, utan att störa systemet. Nanonets har språkbindningar i Shell, Ruby, Golang, Java, C# och Python. AI-motorn lär sig och förbättras med användning. Med ett intuitivt webbgränssnitt eliminerar det krångliga manuella processer och automatiserar fakturor, kvitton och dokumentgranskningar och godkännanden. Dessutom fungerar det som ett dokumenthanteringsprogram och gör det enkelt att hämta dokument associerade med tidigare köp. Våra kunder har varit kända för att minska handläggningstiden med upp till 90 % och spara kostnader med upp till 50 %.

Nanonets har också inbyggda toppmoderna algoritmer och en stark infrastruktur för flerstegsgodkännanden. Nanonets fakturahanteringsprogram kan integreras med andra system som Mysql-databasen, QuickBooks eller Salesforce och är plattformsoberoende. Det är exakt och skalbart, sparar tid och pengar för ditt leverantörsreskontrateam och ökar produktiviteten.

Ta en titt på videon nedan som visar en förenklad demo av Nanonets som utför automatiserad 2-Way Matching. I denna demo:

• Inköpsorder och fakturor i PDF-format importeras automatiskt av Nanonets från alla e-postmeddelanden i ett Google-konto.
• Nanonets utför sedan tvåvägsmatchning tillsammans med extra validering baserad på anpassade regler.
• Slutligen exporteras data till NetSuite Cloud Accounting Software.

[Inbäddat innehåll]

• Myntsmart. Europas bästa bitcoin- och kryptobörs.Klicka här
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Källa: https://nanonets.com/blog/what-is-2-way-3-way-and-4-way-matching/