Kategorije poslovnih stroškov so sistematična klasifikacija stroškov, ki nastanejo med poslovanjem podjetja, namenjena organiziranju in sledenju finančnih odlivov za namene, kot so priprava davkov, proračun in finančna analiza. Ta kategorizacija pomaga podjetjem učinkoviteje upravljati svoje finance z zagotavljanjem vpogleda v vzorce porabe in prepoznavanjem možnih davčnih olajšav.

Pametni podjetniki in vodje podjetij vedo, da se hudič skriva v podrobnostih – zlasti ko gre za finančno jasnost. Ta finančna jasnost se začne z natančnim pristopom k kategorizaciji poslovnih stroškov. S tem si podjetja ne le utirajo poti za trdno finančno zdravje, ampak tudi zagotavljajo, da so strateško pozicionirana za izkoriščanje priložnosti in krmarjenje z izzivi.

Zakaj kategorizirati poslovne stroške?

Postopek kategoriziranja poslovnih stroškov vključuje pripravo celovitega seznama kategorij stroškov in nato zagotavljanje, da je vsaka transakcija, ki jo opravi vaše podjetje, lepo dodeljena svojemu pravemu mestu. Zakaj je vse to pomembno, se boste morda vprašali?

1. Priprava davkov in odbitki:
   Natančno kategoriziranje poslovnih stroškov pomaga pri racionalizaciji postopka priprave davkov in zagotavlja, da noben odbitni strošek ni spregledan. Ta skrbna organizacija lahko znatno zmanjša obdavčljivi dohodek, kar vodi do znatnih prihrankov. Poenostavlja postopek ugotavljanja, kateri stroški so odbitni in v kolikšnem znesku, zaradi česar je davčni čas manj strašljiv in učinkovitejši.
2. Analitika in proračun:
   Dobro strukturirana kategorizacija stroškov zagotavlja neprecenljiv vpogled v vzorce porabe in pomaga podjetjem prepoznati področja, kjer lahko zmanjšajo stroške in učinkoviteje razporedijo sredstva. Ta natančen vpogled v odhodke podjetnikom omogoča, da oblikujejo proračune, ki so tako realistični kot strateški, ter povečujejo finančno stabilnost in spodbujajo rast.
3. Vsakodnevno upravljanje denarnih tokov:
   Razumevanje, kje in kako se dnevno porabljajo sredstva, je ključnega pomena za ohranjanje zdravega denarnega toka. Kategorizacija stroškov omogoča podjetjem, da sledijo svojim finančnim obveznostim in po potrebi prilagodijo poslovanje za zagotovitev likvidnosti. Učinkovito upravljanje denarnega toka je rešilna bilka vsakega podjetja, saj preprečuje denarne krče in omogoča nemoten pretok poslovanja.

45 kategorij poslovnih stroškov za podjetja in nova podjetja

Ustvarjanje izčrpnega seznama kategorij poslovnih stroškov lahko podjetjem in novoustanovljenim podjetjem pomaga bolje spremljati svoje finance, učinkoviteje pripraviti proračun in izkoristiti davčne olajšave za zmanjšanje obdavčljivega dohodka. Spodaj je seznam 45 kategorij poslovnih stroškov, s katerimi se običajno srečujejo podjetja v Združenih državah. Ta kategorizacija je strukturirana za optimizacijo davčnih položajev.

1. Oglaševanje in marketing: Vključuje spletne oglase, tiskane materiale in marketinške akcije. Ti stroški so na splošno v celoti odbitni.
2. Plače in plače: Nadomestila zaposlenim, vključno s plačami, mezdami, bonusi ali provizijami. Popolnoma odbitna.
3. Pogodbeno delo: Plačila neodvisnim izvajalcem. Popolnoma odbitna, vendar morajo podjetja izdati obrazec 1099-NEC, če plačajo več kot 600 USD na leto.
4. Najem poslovnih nepremičnin: Najemnine za pisarniške prostore, izložbe in druge poslovne nepremičnine. Popolnoma odbitna.
5. Pripomočki: Elektrika, voda, plin, internet in telefonske storitve za poslovanje podjetij. Popolnoma odbitna.
6. Pisarniški material in stroški: Stroški pisarniških predmetov, kot so pisala, papir in črnilo za tiskalnik. Popolnoma odbitna.
7. Popravila in vzdrževanje: Stroški za vzdrževanje poslovnih nepremičnin in opreme, ne vključuje večjih izboljšav. Popolnoma odbitna.
8. Amortizacija: Odbitek za izgubo vrednosti sredstev (npr. vozil, zgradb, opreme) skozi čas. Izračunano na podlagi smernic IRS.
9. Poklicne pristojbine: Honorarji za pravne, računovodske in druge strokovne storitve. Popolnoma odbitna.
10. Zavarovanje: Premije poslovnega zavarovanja, kot so zavarovanje odgovornosti, zlorabe in premoženjsko zavarovanje. Popolnoma odbitna.
11. Davki in licence: nekateri državni, lokalni in zvezni davki; licence in regulativne pristojbine. Na splošno se lahko odbije.
12. Obresti: obresti na poslovna posojila, kreditne linije in hipoteke za poslovno lastnino. Popolnoma odbitna.
13. Potni stroški: Stroški službenega potovanja, vključno z namestitvijo, prevozom in prehrano (ob upoštevanju omejitev). Odbitna franšiza v skladu s smernicami IRS.
14. Obroki in zabava: 50 % franšize za poslovne obroke; stroški zabave niso več odbitni od zakona o znižanju davkov in delovnih mestih (TCJA).
15. Izobraževanje in usposabljanje: Stroški za delavnice, seminarje in izobraževalna gradiva za vas ali vaše zaposlene. Popolnoma odbitna.
16. Programska oprema in naročnine: Poslovna programska oprema, spletne storitve in naročnine na publikacije. Popolnoma odbitna.
17. Članarina: Prispevki za strokovna združenja in poslovne organizacije. Odbitna franšiza, razen tistih za klube, organizirane za poslovne, rekreacijske ali druge družabne namene.
18. Stroški domače pisarne: Za tiste, ki redno in izključno poslovno uporabljajo del svojega doma. Odbitna franšiza glede na odstotek uporabe doma za podjetja.
19. Stroški vozil: Poslovna uporaba vozila, bodisi z odbitkom dejanskih stroškov ali z uporabo standardne stopnje prevoženih kilometrov. Odbitna franšiza v skladu s smernicami IRS.
20. Telekomunikacije: Stroški za poslovne mobilne telefone in internetne storitve. Popolnoma odbitna.
21. Poštnina in pošiljanje: Stroški pošiljanja, kurirskih storitev in pošiljanja za poslovne operacije. Popolnoma odbitna.
22. Bančne provizije: Provizije v zvezi s poslovnimi bančnimi računi in kreditnimi karticami. Popolnoma odbitna.
23. Zaslužki zaposlencev: Zdravstveno zavarovanje, prispevki za pokojninski načrt in drugi stroški prejemkov zaposlenih. Na splošno se lahko odbije.
24. Pravni in regulativni stroški: Pristojbine za patente, blagovne znamke in skladnost s predpisi. Popolnoma odbitna.
25. Raziskave in razvoj: Stroški, povezani z razvojem novih izdelkov ali storitev. Potencialno upravičen do davčnih dobropisov za raziskave in razvoj.
26. Slabi dolgovi: zneski, ki vam jih dolgujemo in jih ne morete izterjati. Odbitna franšiza pod določenimi pogoji.
27. Dobrodelni prispevki: Donacije kvalificiranim dobrodelnim organizacijam. Odbitna franšiza v okviru omejitev glede na poslovno strukturo.
28. Premikajoči se stroški: Stroški selitve poslovne opreme, inventarja in zalog. Odbitna franšiza, če je povezana s spremembo lokacije podjetja.
29. Obresti na prepozno plačane davke: Plačane obresti za zamude pri plačilu davka. Odbitna franšiza.
30. Inventar za nadaljnjo prodajo: Stroški blaga ali surovin, vključno s prevozom. Odbitna franšiza ob prodaji zalog.
31. Davki na nepremičnine: Davki na poslovno premoženje. Popolnoma odbitna.
32. Davki na osebno premoženje: Davki na nepremičnine, ki se uporabljajo v dejavnosti, kot so vozila in oprema. Popolnoma odbitna.
33. Izgube zaradi nezgod in tatvin: Izgube zaradi kraje, vandalizma, požara, neurja ali podobnih dogodkov. Odbitna franšiza v letu nastanka izgube.
34. Premije zdravstvenega zavarovanja: Za samozaposlene posameznike, potencialno odbitno od njihovega dohodka.
35. Upokojitveni načrti: Prispevki za pokojninske načrte zaposlenih. Odbitna franšiza v mejah.
36. Darila: Poslovna darila so odbitna do 25 $ na osebo na leto.
37. Tuji zasluženi dohodek: Stroški, povezani z zaslužkom v tujini. Predmet posebnih odbitkov in izključitev.
38. Okoljski stroški: Stroški za nadzor onesnaževanja, sanacija okolja. Nekateri stroški so lahko upravičeni do posebnih dobropisov ali odbitkov.
39. Izboljšave energetske učinkovitosti: Stroški za nekatere energetsko učinkovite izboljšave poslovnih nepremičnin. Lahko izpolnjuje pogoje za odbitke ali kredite.
40. Davčna olajšava za zaposlitev: Zaposlovanje posameznikov iz določenih skupin, ki se soočajo z velikimi ovirami pri zaposlovanju. Kredit na podlagi odstotka izplačane plače.
41. Dobropis za invalide: naredite svoje podjetje bolj dostopno osebam s posebnimi potrebami. Kredit je na voljo za mala podjetja.
42. Zagonski stroški: Stroški ustanovitve ali nakupa podjetja. V prvem letu lahko odštejete do 5,000 $ in amortizirate preostanek.
43. Organizacijski stroški: Stroški pravne ustanovitve družbe ali partnerstva. Podobna pravila odbitkov kot zagonski stroški.
44. Stroški obdelave kreditnih kartic: Provizije za sprejemanje plačil s kreditno kartico. Popolnoma odbitna.
45. Varnostna oprema: Stroški za varnostno opremo, potrebno za poslovanje. Popolnoma odbitna.

Kako kategorizirati stroške v vašem podjetju?

Poglobimo se v nianse kategorizacije poslovnih stroškov.

1. Ustvarite kategorije

Prvi korak pri obvladovanju finančne krajine vašega podjetja je vzpostavitev jasnih in celovitih kategorij za vaše stroške.

Tukaj so bistvene kategorije, ki bi jih moralo upoštevati vsako malo podjetje:

• Poslovni odhodki
• Stroški osebja
• Tehnologija in programska oprema
• Trženje in oglaševanje
• Potovanja in zabava
• Poklicne pristojbine
• Zavarovanje
• Davki in licence
• Raziskave in razvoj (R&R)

2. Podkategorije

Poglobitev v podkategorije omogoča natančnejše sledenje in analizo izdatkov, zagotavlja globlji vpogled v to, kam gre vaš denar, in prepoznavanje potencialnih področij za prihranke stroškov. Kot primer vaje izboljšajmo zgoraj omenjene kategorije:

• Poslovni odhodki
  • Komunale (elektrika, voda, internet)
  • Najem ali hipoteka
  • Vzdrževanje in popravila
  • Pisarniški material in oprema
• Stroški osebja
  • Plače in plače
  • Ugodnosti (zdravstveno zavarovanje, pokojninski načrti)
  • Davki na plače
• Tehnologija in programska oprema
  • Naročnine na programsko opremo
  • Nakupi strojne opreme
  • Storitve informacijske podpore
• Trženje in oglaševanje
  • Digitalni marketing
  • Tiskano oglaševanje
  • Promocijski materiali
• Potovanja in zabava
  • Prevoz (leti, najem avtomobilov)
  • Vlaganje
  • Obroki in zabava
• Poklicne pristojbine
  • Pravne storitve
  • Računovodske storitve
  • Stroški svetovanja
• Zavarovanje
  • Zavarovanje odgovornosti
  • Zavarovanje premoženja
  • Nadomestilo delavcev
• Davki in licence
  • Davki na dohodek
  • Davek na promet
  • Licence in dovoljenja
• Raziskave in razvoj (R&R)
  • Razvoj izdelka
  • Tržna raziskava
  • Pristojbine za patente in blagovne znamke

3. Sledite stroškom

Temelj trdnega finančnega upravljanja je natančno sledenje vsakemu peniju, ki priteče v vaše podjetje in iz njega. V današnjem digitalnem svetu uporaba tehnologije za avtomatizacijo tega procesa ni le udobje; to je nujno, da ostanemo konkurenčni in obveščeni. Evo, kako to storite učinkovito:

• Uporabite računovodsko programsko opremo: Izvedite zanesljivo rešitev računovodske programske opreme, ki ustreza potrebam vašega podjetja. Platforme, kot so Nanonets, QuickBooks, Xero ali FreshBooks, lahko avtomatizirajo sledenje izdatkom, izdajanje računov in plačilne liste, kar bistveno zmanjša možnost človeške napake in prihrani čas.
• Digitalna potrdila in računi: Spodbujajte vodenje digitalnih zapisov s shranjevanjem skenov ali fotografij potrdil in računov. Ta praksa ne samo podpira okolje, ampak tudi poenostavlja postopke iskanja in revizije.
• Integrirajte bančne račune in kreditne kartice: Številne rešitve računovodske programske opreme ponujajo možnost neposrednega povezovanja vaših poslovnih bančnih računov in kreditnih kartic, kar omogoča sledenje izdatkom v realnem času in brezhibno usklajevanje.
• Takoj kategorizirajte transakcije: Naj vam postane navada, da vsak strošek kategorizirate, ko se pojavi. Odlašanje s to nalogo lahko povzroči netočnosti in spregledane stroške.

4. Redni pregled

Dinamična narava poslovanja zahteva redne preglede vaših finančnih dejavnosti. Ta praksa pomaga pri prepoznavanju trendov, upravljanju denarnega toka in sprejemanju premišljenih odločitev:

• Mesečni pregledi: Vsak mesec posvetite čas pregledu svojih kategoriziranih stroškov. Poiščite trende, kot so nepričakovana povečanja v določenih kategorijah, in raziščite morebitne anomalije.
• Benchmarking: Primerjajte svoja razmerja stroškov z industrijskimi standardi ali podobnimi podjetji. Ta primerjalna analiza lahko poudari področja učinkovitosti ali zaskrbljenosti in vodi prihodnje finančne strategije.

5. Razmislite o davčnih posledicah

Razumevanje in načrtovanje davčnih posledic poslovnih stroškov je ključnega pomena. Davčna zakonodaja ne obravnava vseh stroškov enako, pravilna kategorizacija pa lahko vodi do znatnih davčnih prihrankov:

• Bodite obveščeni o davčni zakonodaji: Davčni predpisi se pogosto spreminjajo in obveščenost vam lahko pomaga povečati odbitke in kredite. Razmislite o posvetovanju z davčnim strokovnjakom, da zagotovite skladnost in optimizacijo davčnih ugodnosti.
• Razlikujte med poslovnimi in osebnimi stroški: Ločite poslovne in osebne finance, da poenostavite pripravo davkov in podprete zahtevke za poslovne stroške.
• Dokumentirajte vse: Vodite natančno evidenco vseh stroškov, vključno s prejemki in računi. Dokumentacija je ključnega pomena za utemeljitev odbitkov in je lahko neprecenljiva v primeru revizije.
• Načrtujte odbitke: Bodite proaktivni pri razumevanju, kateri stroški so v celoti odbitni, delno odbitni ali sploh niso odbitni. To znanje lahko vpliva na odločitve o porabi in davčne strategije skozi vse leto.

Programska oprema za upravljanje stroškov za kategorizacijo stroškov

V konkurenčnem poslovnem svetu je avtomatizacija ključna za učinkovitost in ohranjanje prednosti. Kategorizacija stroškov, ki je ključna, a dolgočasna, je preprosta Programska oprema za upravljanje stroškov kot Nanoneti.

15 najboljših programskih rešitev za upravljanje porabe v letu 2024

Raziščite svet programske opreme za upravljanje porabe leta 2024. Odkrijte najboljše rešitve in se naučite, kako izbrati pravo za svoje podjetje.

Oglejmo si, kako programska oprema za upravljanje stroškov, kot je Nanonets, avtomatizira kategorizacijo in upravljanje stroškov.

Zajemanje stroškov

Zaposleni zajame potrdilo z mobilno aplikacijo ali naloži dokument o stroških v kateri koli obliki. Tehnologija OCR v aplikaciji iz potrdila izvleče ključne podrobnosti, kot so datum, znesek in trgovec.

Samodejna kategorizacija

Sistem samodejno kategorizira stroške v vnaprej določene kategorije podjetij, kar zmanjša potrebo po ročnem razvrščanju in izboljša organizacijsko učinkovitost.

GL kodiranje

Po kategorizaciji se izdatku dodeli pravilna koda glavne knjige (GL), kar zmanjša ročno delo in morebitne napake pri kodiranju.

Digitalno poročanje o stroških

Stroški se digitalnemu poročilu dodajo samodejno, kar odpravlja ročni vnos. Zaposleni lahko po potrebi pregledajo in prilagodijo podrobnosti.

Potek dela za odobritev

Vodje prejmejo obvestila v svoj digitalni delovni prostor (npr. Slack, Teams, e-pošta) v pregled in lahko odobrijo ali zavrnejo stroške z enim samim klikom, zaradi česar je postopek hitrejši.

Avtomatizacija povračil

Odobreni stroški se samodejno obdelajo za povračilo in se integrirajo s sistemi za obračun plač za izdajo plačil brez ročnega posredovanja.

Sinhronizacija ERP

Platforma nemoteno izvozi podatke o stroških v programsko opremo ERP podjetja, s čimer odpravi ročni vnos podatkov in izboljša točnost podatkov.

Nenehna sprava

Sistem ponuja usklajevanje v realnem času, samodejno ujemanje stroškov z bančnimi transakcijami in poudarjanje neskladij, da se zagotovi finančna točnost in skladnost.

zaključek

Kot smo že omenili, kategorizacija stroškov pomaga pri pripravi davkov, izboljšuje analitiko za proračun in je ključnega pomena za učinkovito upravljanje denarnega toka.

Predloženi seznam kategorij poslovnih stroškov nudi podjetjem referenčni okvir za optimizacijo svojih davčnih položajev in pridobitev globljega vpogleda v svoje finančno poslovanje.

Poleg tega je integracija tehnologije, zlasti s programsko opremo za upravljanje stroškov, kot je Nanonets, spremenila pristop podjetij k kategorizaciji stroškov. Takšne platforme avtomatizirajo proces, zagotavljajo natančnost, učinkovitost in skladnost, ki so bistvenega pomena za podjetja v današnjem hitrem tempu sveta. Ta avtomatizacija ne le prihrani čas, temveč zagotavlja tudi finančne vpoglede v realnem času, ki so ključni za sprejemanje premišljenih poslovnih odločitev.

Podjetjem svetujemo, da –

• sprejeti strukturiran pristop k kategorizaciji stroškov,
• izkoristite tehnologijo za racionalizacijo procesov,
• biti na tekočem z davčno zakonodajo,
• posvetovanje s strokovnjaki bo še izboljšalo strategijo,
• in redno pregledovanje, da bi prepoznali priložnosti za rast in prihranke.

S tem lahko podjetja zagotovijo, da niso le finančno zdrava, ampak tudi pripravljena za uspeh na konkurenčnem trgu.

• Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Opolnomočite se. Dostopite tukaj.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
• PlatoESG. Ogljik, CleanTech, Energija, Okolje, sončna energija, Ravnanje z odpadki. Dostopite tukaj.
• PlatoHealth. Obveščanje o biotehnologiji in kliničnih preskušanjih. Dostopite tukaj.
• vir: https://nanonets.com/blog/45-business-expense-categories-for-businesses-and-startups/