Introdução

Precisão e eficiência não são negociáveis ​​no processamento de pagamentos em qualquer empresa, sejam eles pagamentos recebidos pela empresa por produtos/serviços prestados, ou feitos a fornecedores por produtos/serviços recebidos. Reconciliação de pagamento é o processo de verificação de todas as transações de pagamento. Envolve a comparação de registros de transações de diversas fontes, como faturas, extratos bancáriose recibos de pagamento, para identificar discrepâncias e erros. À medida que as empresas se expandem e os volumes de transações aumentam, a execução manual da reconciliação de pagamentos torna-se cada vez mais trabalhosa e suscetível a erros. É aqui que reside o potencial transformador do software de reconciliação de pagamentos. Não é de surpreender que o Fortune Business Insights relatórios que o mercado global de software de reconciliação deve crescer de US$ 1.28 bilhão em 2023 para US$ 3.40 bilhões até 2030, com um CAGR de 14.9% durante o período de previsão.

O que é software de reconciliação de pagamentos? 

As ferramentas de software de reconciliação de pagamentos são projetadas para automatizar e agilizar o processo de correspondência e reconciliação de transações financeiras dentro de um negócio. Sua função principal é comparar vários registros de transações, como faturas, extratos bancários e recibos de pagamento, para garantir precisão e consistência nos dados financeiros. Ao aproveitar algoritmos avançados e análise de dados, o software de reconciliação de pagamentos identifica discrepâncias e erros, facilitando uma reconciliação precisa. Embora as etapas específicas envolvidas na reconciliação de pagamentos possam variar entre as empresas, o processo geral é o seguinte:

1. Recolha de Dados: Todos os documentos e registros financeiros relevantes são coletados, incluindo extratos bancários, faturas, recibos e registros do sistema contábil, para verificar a precisão do pagamento.
2. Correspondência de transações: Os registros dos extratos bancários são comparados com os lançamentos no sistema contábil, garantindo consistência nas datas, valores e descrições das transações.
3. Identificação de discrepâncias: Inconsistências ou discrepâncias são identificadas. Estes podem surgir de diferenças de tempo, erros ou atividades fraudulentas.
4. Resolução de discrepâncias: As discrepâncias são analisadas para determinar suas causas, possivelmente envolvendo comunicação com bancos emissores ou revisão de documentos originais da transação. Corrija ou ajuste os registros contábeis de acordo.
5. Gravação de ajuste: Ajustes no sistema contábil são feitos para reconciliar contas, como contabilização de taxas bancárias, juros auferidos ou correção de erros.
6. Verificação de saldo: O saldo ajustado nos registros contábeis é comparado com o saldo final refletido no extrato bancário.
7. Documentação: Deve ser mantida documentação abrangente do processo de reconciliação, incluindo detalhes de discrepâncias e ajustes, para fins de trilha de auditoria, garantindo responsabilidade e transparência.
8. Revisão e aprovação: Dependendo do tamanho e da estrutura da empresa, um supervisor ou gerente pode revisar e aprovar o processo de reconciliação para garantir sua precisão e integridade.

A reconciliação de pagamentos é realizada em intervalos regulares, como mensal ou trimestralmente. O software de reconciliação de pagamentos automatiza muitas dessas etapas, economizando tempo e dinheiro.

Benefícios de usar software de reconciliação de pagamentos:

O uso de software de reconciliação de pagamentos oferece uma série de benefícios para as empresas:

1. Maior Eficiência: A automação de tarefas repetitivas de reconciliação economiza tempo e reduz o esforço manual, permitindo que a equipe se concentre em atividades mais estratégicas.
2. Exatidão e precisão: O software emprega algoritmos avançados para comparar e combinar sistematicamente registros de transações, minimizando o risco de erros ou discrepâncias nos dados financeiros.
3. Economia de Custos: Ao simplificar os processos de reconciliação e reduzir o trabalho manual, as empresas podem obter poupanças de custos associadas a horas de trabalho e potenciais erros.
4. Conformidade aprimorada: O software de reconciliação de pagamentos ajuda a garantir a adesão aos padrões regulatórios e à conformidade financeira, mantendo registros financeiros precisos e transparentes.
5. Visibilidade aprimorada: Insights e análises em tempo real fornecidos pelo software oferecem maior visibilidade das transações financeiras, capacitando a tomada de decisões informadas e o planejamento estratégico.
6. Tomada de decisão mais rápida: Com acesso oportuno a informações financeiras precisas, as empresas podem tomar decisões mais rápidas em relação ao gerenciamento de fluxo de caixa, orçamento e previsões.
7. AMPLIAR: O software foi projetado para acomodar volumes crescentes de transações e necessidades de negócios em expansão, proporcionando escalabilidade sem comprometer o desempenho.
8. Risco de fraude reduzido: Ao identificar prontamente discrepâncias e irregularidades nas transações financeiras, o software de reconciliação de pagamentos ajuda a mitigar o risco de fraude e atividades não autorizadas.
9. Satisfação do cliente: A reconciliação precisa e oportuna garante que os clientes sejam cobrados corretamente e os pagamentos sejam processados ​​de forma eficiente, contribuindo para melhorar a satisfação e a fidelidade do cliente.
10. Insights Estratégicos: Ao analisar dados de reconciliação, as empresas podem obter informações valiosas sobre tendências de pagamento, comportamento do cliente e eficiência operacional, permitindo-lhes otimizar processos e impulsionar o crescimento dos negócios.

Principais recursos a serem procurados:

aqui estão alguns recursos comuns encontrados em software de reconciliação de pagamentos:

1. Integração de Dados: Conectividade perfeita com diversas fontes de dados, como sistemas ERP, plataformas bancárias e gateways de pagamento.
2. Algoritmos de Correspondência: Algoritmos avançados para comparar e combinar registros de transações com base em critérios personalizáveis.
3. Regras de reconciliação: Regras e parâmetros personalizáveis ​​para automatizar o processo de reconciliação de acordo com requisitos comerciais específicos.
4. Painel e relatórios: Painéis intuitivos e ferramentas de relatórios para insights em tempo real sobre transações financeiras e status de reconciliação.
5. AMPLIAR: Capacidade de lidar com grandes volumes de transações e acomodar o crescimento dos negócios.
6. Flexibilidade: Adaptabilidade à evolução das necessidades de negócios e às mudanças nos processos de reconciliação.
7. Recursos de segurança: Protocolos de criptografia, controles de acesso e medidas de proteção de dados para proteger informações financeiras confidenciais.
8. Trilhas de auditoria: Trilhas de auditoria abrangentes para rastrear alterações e manter um processo de reconciliação transparente.
9. Manipulação de exceção: Mecanismos para identificar e resolver discrepâncias ou erros na reconciliação.
10. Integração com Sistemas Contábeis: Capacidades de integração com software de contabilidade para garantir um fluxo de dados contínuo entre os processos de reconciliação e contabilidade.

Melhor software de reconciliação de pagamentos 

Com a crescente demanda por software de reconciliação, o mercado oferece uma infinidade de opções para as empresas escolherem. A seleção da melhor solução envolve uma consideração cuidadosa das necessidades e requisitos específicos da empresa. As empresas devem avaliar os recursos e funcionalidades oferecidos pelos diferentes softwares de reconciliação, considerando aspectos como capacidades de automação, escalabilidade, integração com sistemas existentes e medidas de segurança. Além disso, avaliar a reputação do fornecedor, as avaliações dos clientes e os serviços de suporte pode fornecer informações valiosas sobre a confiabilidade e a eficácia do software. A tabela a seguir apresenta os melhores recursos de algumas ferramentas populares de automação de reconciliação de pagamentos

Software	Características principais
Nanoredes	– Processamento automatizado de documentos - Extração de dados  – Correspondência de dados  – Automação do fluxo de trabalho  – Repositório centralizado
Oracle NetSuite	– Conjunto de soluções de gerenciamento financeiro baseado em nuvem  – Relatórios financeiros em tempo real – Processos de cobrança automatizados  – Painéis personalizáveis  – Soluções específicas do setor
ZohoBooks	– Feeds bancários automáticos  – Portal colaborativo do cliente  – Contabilidade e fiscalidade  – Pagamentos on-line  – Modelos de fatura  – Relatórios analíticos  – Reconciliação  – Regras personalizáveis ​​para correspondência
SolveXia	– Reconciliações automatizadas  – Cálculo de resseguros e pagamentos de comissões  - Análise de dados  - Segurança  - Escalabilidade
Xero	- Baseado em nuvem  – Escalável  - Amigo do usuário  - Seguro
Quickbooks	– Conciliação automática de pagamentos com faturas  – Ferramenta de reconciliação bancária  - Interface amigável  – Conjunto abrangente de recursos
salva	– Solução integrada de reconciliação  – Ferramentas de conformidade
Fluxo Ascendente	– Recurso de reconciliação  – Automação e gerenciamento de pagamentos  – Atualizações e alertas em tempo real
Floqast	– Recurso de reconciliação  – Gestão próxima da contabilidade  – Processos auditáveis  – Melhoria no fechamento financeiro
SAP	– Solução de reconciliação como parte do pacote de software empresarial  – Conciliação de contas  – Combinação de pagamentos com faturas  – Integração com ferramentas mais amplas de gestão empresarial

O melhor software de reconciliação de pagamentos – Nanonets

 

Alimentado por AI Nanoredes pode ajudá-lo a automatizar reconciliação de pagamento. Ele pode automatizar a recuperação de transações financeiras de diversas fontes em tempo real, eliminando a necessidade de entrada manual de dados e reduzindo o risco de erro humano. Utilizando tecnologia OCR e aprendizado de máquina, nosso software extrai dados de transações de pagamento e os valida em relação a livro-razão entradas, destacando quaisquer discrepâncias para investigação e correção adicionais. Essa automação não apenas economiza tempo e esforço significativos para as empresas, mas também garante atenção imediata a quaisquer discrepâncias identificadas durante o processo.

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Dê uma olhada na Reconciliação de Nanonets onde você pode integrar facilmente Nanonets com suas ferramentas existentes para combinar instantaneamente seus livros e identificar discrepâncias.

A abordagem personalizável da Nanonets permite a adaptação do software para corresponder aos fluxos de trabalho, formatos de dados e necessidades de relatórios exclusivos de cada negócio. Nossa equipe de especialistas colabora estreitamente com os clientes para compreender seus processos de reconciliação específicos e desenvolver soluções personalizadas que agilizam as operações e aumentam a precisão.

Nanonets facilita a reconciliação de pagamentos de fornecedores, garantindo que os pagamentos feitos aos fornecedores estejam alinhados com os detalhes da fatura. Também permite a reconciliação de relações inter e pagamentos intra-empresa, melhorando ainda mais a integridade e a transparência financeiras.

Com compatibilidade perfeita com centenas de ferramentas, incluindo Gmail, Quickbooks, Xero, e Stripe, Nanonets agilizam as operações e aumentam a eficiência sem esforço.

Ao implementar o software de reconciliação de pagamentos da Nanonets, as empresas podem reduzir significativamente as transações fraudulentas em até 60%, melhorar a integridade financeira em cerca de 80% e alcançar 90% de conformidade com os padrões regulatórios. Isto não só garante operações financeiras mais seguras, mas também mitiga potenciais questões legais e multas.

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Com o aumento da digitalização em todos os setores, a procura de software de reconciliação atinge o pico, nomeadamente no setor retalhista. O rápido crescimento Comércio eletrônico, impulsionada pela urbanização e por políticas favoráveis, fez com que grandes empresas e PME se voltassem para software de reconciliação. Esta adoção oferece soluções promissoras, proporcionando insights rápidos e melhorando a presença no mercado. Nanonets e empresas semelhantes são pioneiras nesta mudança, integrando IA e aprendizagem automática nos seus modelos de software. Ao navegar pelas complexidades financeiras, ferramentas de reconciliação como as Nanonets tornaram-se essenciais para mitigar riscos, impulsionar o crescimento do mercado e promover operações financeiras sustentáveis ​​em toda a empresa.

 

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/payment-reconciliation-software/