AI-based elaborazione dei documenti sta trasformando il modo in cui le aziende gestiscono le pratiche burocratiche. Sta rivedendo i tradizionali sistemi di immissione dei dati, di approvazione e di gestione dei documenti.

Come per a Studio Smartsheet, i lavoratori trascorrono più di un quarto della settimana in attività banali come la gestione dei dati. La maggior parte di noi può identificarsi con la frustrazione di vagliare documenti complessi, estrarre manualmente dati o lottare con goffi sistemi di gestione dei documenti.

I progressi dell’intelligenza artificiale in settori quali i veicoli a guida autonoma e le previsioni sulla struttura delle proteine ​​dimostrano che è abbastanza sofisticata da gestire compiti complessi come l’elaborazione dei documenti nel mondo degli affari.

Allora, in cosa consiste l'elaborazione dei documenti basata sull'intelligenza artificiale? E come può risolvere esattamente i nostri problemi di gestione dei documenti? Immergiamoci.

Che cos'è l'elaborazione dei documenti basata sull'intelligenza artificiale?

L'intelligenza artificiale nell'elaborazione dei documenti si riferisce all'uso delle tecnologie Machine Learning (ML), Natural Language Processing (NLP) e Optical Character Recognition (OCR) per automatizzare l'estrazione, la categorizzazione e la convalida dei dati dai documenti.

Gli strumenti di elaborazione dei documenti basati sull'intelligenza artificiale possono identificare e comprendere il contesto e il significato dei contenuti in vari formati, come PDF, e-mail e immagini scansionate. Riduce al minimo l'intervento manuale, riduce gli errori e accelera i tempi di elaborazione.

E a differenza degli esseri umani, questi strumenti possono elaborare grandi volumi di documenti in una frazione del tempo senza il rischio di errori. Ciò consente ai dipendenti di concentrarsi maggiormente su compiti strategici, migliorando la produttività e l’efficienza.

Come funziona l'intelligenza artificiale per l'elaborazione dei documenti?

Da un sondaggio del 2018 è emerso che i team di tesoreria dei marchi statunitensi ed europei spendono quasi 4,812 ore ogni anno su fogli di calcolo per la gestione di contanti, pagamenti e attività contabili. Gran parte di questo tempo può essere occupato dall'immissione manuale dei dati, dalla verifica e dalla correzione degli errori.

E non si tratta solo delle squadre del Tesoro. I team delle risorse umane devono digitalizzare i record dei dipendenti, mentre i team degli acquisti trascorrono ore a elaborare gli ordini di acquisto. L'elaborazione dei documenti non è un problema del dipartimento. È un collo di bottiglia a livello aziendale.

Con elaborazione intelligente dei documenti, puoi ridurre quelle noiose attività manuali. Lascia che il tuo team si concentri su ciò che conta davvero.

Esploriamo come funziona.

L'elaborazione dei documenti tramite intelligenza artificiale prevede in genere cinque passaggi: acquisizione dei documenti, pre-elaborazione, estrazione, convalida e post-elaborazione.

Cattura del documento

Ciò comporta la raccolta di documenti provenienti da varie fonti. Potrebbe provenire da caselle di posta elettronica, archivi cloud come Google Drive, applicazioni di terze parti o persino documenti fisici scansionati.

Un robusto strumento di elaborazione dei documenti AI dovrebbe supportare chiamate API, integrazione Zapier, più formati (come PDF, JPEG, PNG, TIFF) e persino documenti multipagina. Ciò garantisce che tutti i dati necessari vengano raccolti indipendentemente dalla fonte o dal formato.

Pre-elaborazione

Una volta acquisiti, i documenti vengono sottoposti a pre-elaborazione per prepararli all'estrazione dei dati. Ciò comporta la pulizia dei dati rumorosi, la rimozione delle informazioni irrilevanti e la conversione dei documenti in un formato adatto all'estrazione.

Ad esempio, se carichi fatture in blocco, lo strumento AI ti consentirà di predeterminare i campi che desideri estrarre, come il nome del fornitore, la data della fattura e l'importo totale. Ciò aiuta a garantire che i dati vengano estratti e organizzati in base alle tue esigenze.

Nella fase di estrazione, lo strumento di elaborazione documentale AI identifica ed estrae i dati richiesti dai documenti. Lo strumento diventa più intelligente e veloce ad ogni utilizzo poiché apprende dai dati che estrae e dagli interventi manuali.

Ciò semplifica la gestione dei documenti strutturati e non strutturati da parte degli strumenti. Per i documenti strutturati come i moduli, in cui i dati assumono una forma coerente, è possibile utilizzare condizioni preimpostate per individuare ed estrarre rapidamente le informazioni.

Per documenti non strutturati come e-mail o contratti, in cui il posizionamento dei dati può variare, lo strumento AI utilizza la PNL per comprendere il contesto e la semantica del contenuto, consentendogli di identificare ed estrarre i dati necessari in modo efficace.

Convalida

I dati estratti vengono quindi controllati per verificarne l'accuratezza. Lo strumento AI effettuerà un controllo incrociato dei dati estratti con regole o modelli preimpostati per garantirne la correttezza. Se sono presenti discrepanze o potenziali errori, lo strumento li contrassegnerà per la revisione umana.

Inoltre, è possibile impostare approvazioni in più fasi e funzionalità di assegnazione di attività. In questo modo puoi ridurre il tempo dedicato ai controlli manuali e ai follow-up ed evitare ritardi nell’azione sul documento.

Post produzione

Questa fase prevede la distribuzione dei dati convalidati ai rispettivi dipartimenti o sistemi. Potrebbe esportare i dati nel tuo sistema ERP o CRM o aggiornare i tuoi database. Può anche comportare la conversione dei dati in un formato che altre applicazioni o parti interessate possano utilizzare facilmente.

Ad esempio, i dati convalidati possono essere utilizzati per aggiornare un sistema contabile, attivare pagamenti o alimentare l’ERP o il sistema di reporting per ulteriori analisi e processi decisionali.

L'automazione di questo processo elimina la necessità di inserire manualmente i dati, riducendo così la possibilità di errori e risparmiando tempo. Infine, questo flusso di lavoro semplifica la creazione di una traccia di controllo, garantendo che la tua azienda rimanga conforme e mantenga una registrazione pulita di tutte le attività di elaborazione dei dati.

In che modo l'elaborazione dei documenti basata sull'intelligenza artificiale affronta le sfide comuni del flusso di lavoro?

Vuoi che il tuo team di supporto smista manualmente i moduli di reclamo mentre i clienti aspettano? Oppure il tuo team delle risorse umane dedica ore all'immissione manuale dei dati quando potrebbe concentrarsi sull'assunzione o sulla fidelizzazione?

Ti ritrovi spesso a dover affrontare sanzioni per ritardi di pagamento, errori nell'immissione dei dati, rincorrere costantemente le approvazioni dei colleghi e perdere tempo a correggere gli errori? Questi sono tutti problemi comuni che derivano da un'elaborazione inefficiente dei documenti.

La buona notizia è che l’integrazione dell’intelligenza artificiale nell’elaborazione dei documenti sta cambiando le regole del gioco. Aiuta le aziende ad affrontare questi problemi in modo efficace.

Sfida 1: inesattezza dei dati

L'immissione manuale dei dati è soggetta a errori umani, con conseguente immissione di dati errati nei sistemi. Ciò può portare a molti problemi, tra cui approfondimenti imprecisi, processi decisionali errati e potenziali problemi di non conformità.

L’elaborazione dei documenti basata sull’intelligenza artificiale elimina la necessità di inserire manualmente i dati, riducendo così la possibilità di errore. Lo strumento può identificare, estrarre e convalidare efficacemente i dati utilizzando algoritmi di machine learning e deep learning, garantendo elevati livelli di precisione.

Sfida 2: Difficoltà nella gestione di elevati volumi di dati

Man mano che la tua azienda cresce, aumenta anche la quantità di dati che devi elaborare. I metodi manuali semplicemente non riescono a tenere il passo con il crescente volume di dati. Ciò può portare a ritardi, scadenze non rispettate e insoddisfazione dei clienti.

L'elaborazione dei documenti basata sull'intelligenza artificiale può gestire facilmente volumi elevati di dati, garantendo un'elaborazione tempestiva e accurata. Si adatta alla tua azienda, consentendoti di mantenere livelli di efficienza elevati anche quando il volume dei dati aumenta.

Sfida 3: fallimento della conformità

A volte, a causa di controlli manuali, errori o perdita di documenti, è possibile che i protocolli di conformità necessari non vengano rispettati o che le scadenze non vengano rispettate. Ciò può comportare sanzioni severe e persino danneggiare la reputazione della tua azienda.

L’elaborazione dei documenti tramite intelligenza artificiale può mitigare questi rischi automatizzando la traccia di controllo di tutte le attività di elaborazione dei documenti. Garantisce che tutti i protocolli di conformità vengano seguiti e che eventuali discrepanze vengano contrassegnate per la revisione. Con notifiche e promemoria automatizzati, il tuo team può stare al passo con tutte le scadenze e i protocolli e proteggere la tua azienda da potenziali problemi di conformità.

Sfida 4: Difficoltà nel gestire dati non strutturati

I documenti non strutturati o semistrutturati come e-mail, contratti o ordini di acquisto non seguono un modello strutturato. Ciò rende difficile l’estrazione di informazioni specifiche rilevanti da questi documenti.

Gli algoritmi avanzati di intelligenza artificiale sono in grado di comprendere e interpretare il contesto e la semantica dei dati non strutturati e di identificare ed estrarre accuratamente le informazioni necessarie. Ciò riduce drasticamente il tempo e gli sforzi necessari per gestire i dati non strutturati e migliora l'efficienza complessiva del flusso di lavoro di elaborazione dei documenti.

Sfida 5: Incapacità di lavorare con i sistemi esistenti

Se i dati estratti non possono essere facilmente integrati con i sistemi esistenti, ciò può portare a inefficienze e frustrazione. Potrebbe significare ulteriore lavoro manuale per riformattare o reinserire i dati, vanificando lo scopo dell’automazione.

Gli strumenti di elaborazione dei documenti basati sull'intelligenza artificiale sono progettati per integrarsi perfettamente con i tuoi sistemi esistenti. Possono convertire ed esportare automaticamente i dati estratti in formati che questi sistemi possono utilizzare facilmente. Ciò garantisce un flusso di dati e un'interoperabilità fluidi, migliorando l'efficienza e l'efficacia complessive delle operazioni aziendali.

Sfida 6: Difficoltà nell'elaborazione di più lingue

Le aziende che trattano con clienti internazionali spesso devono elaborare i documenti diverse lingue. L'elaborazione manuale di tali documenti può richiedere molto tempo ed è soggetta a errori, soprattutto se il team non ha competenza nelle rispettive lingue.

Gli strumenti di intelligenza artificiale per l'elaborazione dei documenti sono in grado di comprendere ed elaborare più lingue. Possono interpretare ed estrarre accuratamente dati da documenti in diverse lingue. E non dovrai gravare i tuoi clienti o partner con la traduzione di documenti.

Sfida 7: Visibilità limitata nell'elaborazione dei documenti

L'elaborazione manuale spesso manca di trasparenza e offre una visibilità limitata sullo stato dell'elaborazione o sugli errori. Ciò può portare a una mancanza di controllo sul processo, a difficoltà nel monitorare i progressi e a difficoltà nell’identificare e correggere tempestivamente i problemi.

Con l'elaborazione dei documenti basata sull'intelligenza artificiale, ottieni visibilità in tempo reale sull'intero processo. Ciò include lo stato di ciascun documento, l'accuratezza dell'estrazione dei dati ed eventuali errori o problemi che si presentano. Questa trasparenza consente di affrontare tempestivamente i problemi e mantenere uno stretto controllo sul processo, garantendo un'elaborazione dei documenti efficiente e accurata.

In che modo può essere d'aiuto l'elaborazione dei documenti basata sull'intelligenza artificiale di Nanonets?

Ora, se stai cercando una soluzione in grado di affrontare tutte queste sfide in modo efficace, l'elaborazione dei documenti basata sull'intelligenza artificiale di Nanonets è la risposta.

Espartizione, un fornitore di servizi di trasloco globale, lo ha scoperto quando ha iniziato a utilizzare la nostra piattaforma di elaborazione dei documenti basata sull'intelligenza artificiale elaborazione passaporti.

Prima di Nanonets, l'inserimento manuale dei dati del passaporto era un processo noioso per il team di Expartio, pieno di errori. Con nanonet, hanno visto la loro precisione salire alle stelle fino a oltre il 95%, risparmiando tempo e riducendo l'errore umano. Oltre a far risparmiare tempo, è stato anche un passo sostanziale verso una gestione dei dati priva di errori.

Expartio è stato in grado di verificare facilmente informazioni cruciali come la scadenza e le date di emissione del passaporto, le date di nascita e il numero MRZ del documento. Ciò li ha aiutati a ridurre significativamente il rischio di frode.

Inoltre, l'uso della piattaforma Nanonets ha aumentato la soddisfazione dei dipendenti. Con un lavoro meno ripetitivo, il team di Expartio potrebbe concentrarsi maggiormente sul servizio clienti, ottenendo un'esperienza lavorativa più appagante.

La parte migliore è che la piattaforma apprende, si riqualifica continuamente e si integra facilmente con altri strumenti e software. Funziona anche con più lingue, non richiede un team interno di sviluppatori e quasi nessuna post-elaborazione.

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E non è solo Expartio. Numerose imprese in vari settori hanno beneficiato dell'implementazione dell'elaborazione dei documenti basata sull'intelligenza artificiale di Nanonets. Ciò include aziende nel settore sanitario, finanziario, immobiliare e altro ancora. Hanno riscontrato miglioramenti significativi in ​​termini di efficienza, precisione, risparmio sui costi e soddisfazione dei dipendenti.

Ti chiedi come può aiutare la tua azienda? Ecco come:

Estrazione dei dati senza sforzo: I nanonet possono estrarre informazioni da vari tipi di file, inclusi PDF, immagini e fogli di calcolo. Di' addio al noioso inserimento manuale dei dati e dai il benvenuto a un'elaborazione più rapida e precisa.

Integrazione software fluida: I nanonet possono funzionare con il tuo software attuale come Xero, Sage o Fogli Google. Ciò significa meno silos di dati e operazioni più snelle.

Scalabilità: Man mano che il carico di elaborazione dei documenti aumenta, Nanonet può tenere il passo: senza bisogno di risorse aggiuntive, solo un sistema che cresce con te.

Elaborazione intelligente: Con l’intelligenza artificiale, i Nanonet possono gestire anche i documenti più complessi, in diversi layout, lingue o valute. Si adatta alle tue esigenze aziendali in evoluzione in modo da poter gestire facilmente più progetti internazionali e flussi di lavoro complessi.

Elaborazione 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX: A differenza dell'elaborazione manuale, con Nanonets, l'elaborazione dei documenti non si interromperà dopo l'orario di lavoro. L'intelligenza artificiale garantisce che i tuoi documenti vengano elaborati tempestivamente e mantieni la tua attività senza intoppi.

La conformità diventa semplice: Nanonets crea audit trail automatici e garantisce che i tuoi documenti siano allineati agli standard normativi. Ciò non solo promuove la trasparenza ma semplifica anche la conformità.

Taglio dei costi: Le nanonet ti aiutano a contenere i costi operativi automatizzando le attività manuali. Un'elaborazione più rapida significa meno spese generali, con conseguenti profitti più sani.

Servizio clienti potenziato: Con Nanonets puoi elaborare i documenti in modo più rapido e accurato, migliorando la reattività dei tuoi clienti. Questo miglioramento del servizio clienti può aumentare la reputazione della tua azienda e la fidelizzazione dei clienti.

Sicurezza robusta: Le nanonet garantiscono la sicurezza dei tuoi dati sensibili. Utilizza crittografia avanzata e metodi sicuri di archiviazione e trasmissione dei dati per proteggere i tuoi dati.

Miglioramento continuo: L'intelligenza artificiale impara dai tuoi dati e migliora nel tempo. Ciò significa che le sue prestazioni migliorano ad ogni interazione, aiutandoti a migliorare continuamente l'elaborazione dei documenti.

Flussi di lavoro personalizzabili: Nanonets ti consente di personalizzare i flussi di lavoro di elaborazione dei documenti in base alle tue esigenze. Questa flessibilità semplifica la gestione dei flussi di lavoro e migliora l'efficienza e l'efficacia.

Conclusioni

L’intelligenza artificiale sta già creando un impatto significativo nel mondo degli affari. Come per il 2022 Rapporto McKinsey, l'utilizzo delle funzionalità di intelligenza artificiale è passato da una media di 1.9 nel 2018 a 3.8 nel 2022. Questa non è solo una moda passeggera: è una necessità aziendale per stare al passo con i tempi.

Quando si tratta di elaborazione dei documenti, la decisione di adottare l'intelligenza artificiale dovrebbe essere basata sui requisiti aziendali specifici. Sapere di cosa hai bisogno aiuta a scegliere il giusto strumento di elaborazione dei documenti.

Gli strumenti basati sull'intelligenza artificiale come Nanonets aumentano la produttività e la trasparenza dei flussi di lavoro, rendendoli più accurati ed efficienti. Il risultato? Risparmio sui costi, migliore servizio clienti e un vantaggio competitivo superiore.

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