La contabilità in qualsiasi azienda comporta la gestione delle fatture dei fornitori ogni mese. Uno dei compiti più impegnativi nel processo contabile è la verifica di queste fatture fornitore. Tutte le fatture ricevute da un'azienda per prodotti o servizi che sono stati acquistati da un fornitore devono essere verificate per verificarne l'esattezza prima che venga avviato il pagamento. Per questo, tutti i dettagli dell'acquisto menzionati nella fattura vengono abbinati ad altri documenti nel processo procure-to-pay per garantire che i prodotti/servizi ordinati siano stati consegnati correttamente e al prezzo concordato. Questo processo di verifica si chiama corrispondenza.

Tre processi di corrispondenza sono comunemente usati per la corrispondenza, vale a dire la corrispondenza a 2 vie, a 3 vie e a 4 vie. Vediamo cosa sono questi tre e come sono essenziali per un processo procure-to-pay senza soluzione di continuità. Confronteremo le differenze e impareremo anche come automatizzare questi processi.

Processo Procure-to-Pay

Prima di comprendere il processo di abbinamento, comprendiamo ed esaminiamo alcuni dei documenti essenziali associati al processo procure-to-pay:

Ordine di acquisto (PO), un accordo legalmente vincolante rilasciato dall'acquirente al venditore, che informa del tipo di prodotto/servizio ordinato e della quantità e dei prezzi concordati.

Fattura, un documento legalmente vincolante che viene rilasciato dal venditore all'acquirente insieme o dopo la consegna del prodotto/servizio al cliente. Ha tutti i dettagli del fornitore, del cliente, del prodotto/servizio in consegna, dei prezzi e della modalità di pagamento.

Entrata merci è una conferma della ricezione del prodotto o servizio finale da parte del venditore.

Le grandi aziende possono anche avere Buoni, che indicano la completezza del processo di approvazione: funge da contabilità per documenti giustificativi come PO, fattura, ricevuta ecc. e contiene informazioni su approvazioni, numeri di pratica e altre informazioni relative a quel particolare acquisto.

Un tipico flusso di documenti nel processo procure-to-pay può essere compreso dal seguente esempio ipotetico semplificato.

Il reparto IT di un'azienda ABC richiede 10 sedie direzionali girevoli per i suoi dirigenti IT.

• Il reparto IT può (a seconda della politica aziendale) emettere una richiesta di acquisto attraverso la gerarchia manageriale appropriata.
• Una richiesta di acquisto viene inviata al reparto Acquisti (o equivalente) dell'azienda per trovare i fornitori appropriati del prodotto/servizio.
• Una volta identificato un fornitore, vengono eseguite le basi necessarie per identificare il prodotto e il prezzo. Ad esempio XYZ, un fornitore di mobili per ufficio può fornire sedie direzionali girevoli al prezzo di $ 250 per sedia, da consegnare in cinque giorni.
• Una volta finalizzato il fornitore XYZ, l'ordine d'acquisto viene generato dall'ufficio acquisti di ABC, citando il prodotto e il prezzo concordato.
• Una copia dell'ordine di acquisto viene inviata a XYZ, una viene trattenuta dal reparto acquisti di ABC, una al reparto contabilità fornitori.
• Quando XYZ fornisce le sedie, la fattura del fornitore viene fornita insieme o dopo la consegna ad ABC.
• Viene generata un'entrata merci che indica che la consegna dal fornitore XYZ è stata ricevuta dalla società ABC.

È a questo punto che il processo di corrispondenza viene eseguito dal team contabilità fornitori di ABC. A seconda delle dimensioni dell'azienda acquirente e delle politiche aziendali, il team AP (Accounts Payable) esegue una corrispondenza a due, tre o quattro vie dei documenti multipli per verificare se la descrizione, la quantità, il costo, e i termini corrispondono in tutti loro. Una volta che la corrispondenza è stata verificata dal team AP, viene avviato il pagamento.

Questa corrispondenza può essere una corrispondenza a 2, 3 o 4 vie. Cerchiamo di capire questi uno e uno.

Che cos'è la corrispondenza a 2 vie?

L'abbinamento bidirezionale, noto anche come abbinamento dell'ordine di acquisto, è un processo per verificare che i dettagli sul ordini di acquisto e relative fatture partita in modo che la fattura possa essere pagata. In caso di discrepanze, l'elaborazione della fattura viene sospesa fino a quando le discrepanze non vengono rettificate o risolte.  

L'abbinamento avviene solitamente per la quantità fatturata e il prezzo in fattura. Devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:

• La quantità fatturata è inferiore o uguale all'importo ordinato nell'ordine d'acquisto.
• Il prezzo della fattura è inferiore o uguale al prezzo indicato nell'ordine di acquisto.

Nell'esempio precedente, supponiamo che ABC abbia emesso un ordine di acquisto per 10 sedie a un prezzo totale scontato di $2000 ($200/sedia) come concordato con XYZ. Dopo aver esaminato e accettato l'ordine di acquisto e aver consegnato le 10 sedie, XYZ invia una fattura per il prezzo originale di $2500 ($250/sedia). L'autore della fattura di XYZ potrebbe non essere a conoscenza dello sconto offerto dall'addetto al marketing di XYZ all'ufficio acquisti di ABC per l'acquisto all'ingrosso. Oppure potrebbe essere una deliberata cattiva pratica commerciale.

Se i dettagli della fattura non vengono confrontati e abbinati con i dettagli dell'ordine di acquisto, il team AP (Accounts Payable) di ABC può pagare i $ 500 extra originariamente rinunciati.

Un processo di corrispondenza bidirezionale può aiutare a rilevare questo errore prima che venga effettuato un pagamento. Il processo assicura che vengano pagate solo le fatture per l'importo e la quantità corretti.

Cos'è la corrispondenza a 3 vie?

La corrispondenza a tre vie è il processo di confronto dei dettagli nel file ordine di acquisto, fattura e ricevuta della merce per garantire che tutti i dati in tutti questi documenti siano corretti. Questa operazione viene eseguita prima dell'avvio del pagamento.

Essenzialmente, La corrispondenza a 3 vie aggiunge un'altra condizione al processo di corrispondenza a 2 vie. Vale a dire, queste condizioni dovrebbero essere soddisfatte:

• La quantità fatturata è inferiore o uguale all'importo ordinato nell'ordine d'acquisto
• Il prezzo della fattura è inferiore o uguale al prezzo indicato nell'ordine di acquisto.
• La quantità dell'entrata merci è inferiore o uguale alla quantità della fattura.

Considera il caso precedente. Le sedie vengono consegnate ad ABC da XYZ, insieme a un rapporto di consegna merci o un'entrata merci.

• L'ordine d'acquisto di ABC è per 10 sedie al prezzo di $200/sedia, per un totale di $2000.
• La fattura di XYZ elenca anche 10 sedie a $ 200 ciascuna (totale di $ 2000),
• L'entrata merci, tuttavia, mostra 8 sedie a $ 250 ciascuna. L'importo è lo stesso: $ 2000, ma i dettagli sono diversi e allo stesso prezzo vengono consegnate meno sedie di quelle ordinate.

La persona che ha ricevuto il prodotto e la ricevuta della merce potrebbe non sapere quante sedie sono state ordinate e per quanto. Possono firmare la ricevuta della merce. Un AP meno che diligente può pagare la fattura per una spedizione sotto consegna. Se l'AP abbina la fattura e l'ordine di acquisto alla ricevuta di consegna, rileva la discrepanza e risolve il problema prima del pagamento.

Un processo di abbinamento a tre vie più approfondito potrebbe includere anche i seguenti checkpoint opzionali:

• La correttezza e la completezza del PO. L'ordine di acquisto perde informazioni come prezzo, quantità o dettagli di contatto del fornitore?
• Il numero di articoli indicato nell'entrata merci è uguale a quello indicato nell'ordine di acquisto?
• I termini di pagamento indicati nella fattura sono gli stessi di quelli indicati nella ricevuta? Ad esempio, c'è un credito? Uno sconto? Un rinvio?

Cos'è la corrispondenza a 4 vie?

La partita a 4 vie prevede l'abbinamento di fatture, ordini di acquisto, ricevute merci e bollettini di controllo. I bollettini di ispezione sono documenti che registrano che la consegna è stata accettata dopo l'ispezione.

In sostanza, 4la corrispondenza a 3 vie aggiunge un'altra condizione al processo di corrispondenza a XNUMX vie. Vale a dire, queste condizioni dovrebbero essere soddisfatte:

• La quantità fatturata è inferiore o uguale all'importo ordinato nell'ordine d'acquisto
• Il prezzo della fattura è inferiore o uguale al prezzo indicato nell'ordine di acquisto.
• La quantità dell'entrata merci è inferiore o uguale alla quantità della fattura.
• La quantità della distinta di ispezione è inferiore o uguale alla quantità della fattura.

In un abbinamento a tre, si presume che la quantità di merce menzionata nello scontrino sia uguale al numero di articoli consegnati. Ad esempio, nell'esempio specifico di cui sopra, la ricevuta menziona 8 sedie e si presume che siano state consegnate solo 8 sedie. Potrebbe non essere così. Potrebbero essere state consegnate 10 sedie, ma la ricevuta potrebbe mostrare solo 8 sedie. Senza ispezionare i prodotti consegnati, una corrispondenza a tre porterebbe ABC a chiedere a XYZ di consegnare altri due prodotti, rinegoziare il prezzo e così via. XYZ, potrebbe aver consegnato 10 articoli e aver commesso un errore solo nella ricevuta. L'intera faccenda diventa un incubo nella relazione cliente-fornitore.

Un AP diligente eseguirà una corrispondenza a quattro vie e accerterà che tutta la qualità, la quantità e il prezzo dei beni/servizi consegnati corrispondano a quelli dell'ordine di acquisto, della fattura e della ricevuta di consegna e solo successivamente avvierà il pagamento della fattura.

L'importanza della corrispondenza a 2, 3 e 4 vie

L'importanza della verifica della fattura prima che il pagamento possa essere avviato non può essere sopravvalutata. Nel suo Rapporto 2020 alle Nazioni, l'Association of Certified Fraud Examiners ha analizzato i costi e gli effetti della frode professionale in 125 paesi. Il rapporto ha mostrato che le organizzazioni perdono fino al 5% delle entrate a causa di frodi ogni anno, il che rappresenta una perdita globale totale di 4.5 trilioni di dollari. Gran parte di questa perdita può essere prevenuta mediante un attento e meticoloso controllo delle fatture e della procedura di pagamento.

Una buona pratica commerciale trarrebbe vantaggio da una corrispondenza a quattro vie e può eliminare perdite di pagamento e problemi di relazione. I vantaggi delle partite a più vie seguono l'ordine ovvio, partita a 4 vie > partita a 3 vie > partita a 2 vie.

Corrispondenza manuale dei documenti

Quando questo processo di abbinamento viene eseguito utilizzando documenti cartacei e processi manuali tradizionali, potrebbe diventare laborioso, ingombrante e soggetto a errori. Ciò è particolarmente vero quando i team coinvolti nel flusso procure-to-pay lavorano in silos.

I processi procure-to-pay coinvolgono tre (se non più) gruppi di dipendenti:

• Il team di approvvigionamento crea un ordine d'acquisto univoco e lo invia al fornitore.
• Il team ricevente riceve il prodotto/servizio insieme alla ricevuta.
• L'AP riceve la fattura ed esegue il processo di pagamento.

La corrispondenza manuale a 2 vie, 3 vie e 4 vie può causare i seguenti problemi:

• Scarso coordinamento e tempismo: La progressione logica delle attività è PO > Scontrino > Fattura > Pagamento. Quando non c'è coordinamento tra i partecipanti al processo, una fattura può essere consegnata non appena la merce viene spedita, ma non ancora ricevuta. La fattura può essere abbinata all'ordine di acquisto (corrispondenza a 2 vie), ma ciò non garantisce che il prodotto consegnato sia quello ordinato. Diventa difficile per un essere umano (o un gruppo di esseri umani) gestire questi documenti che arrivano fuori turno.
• Errori di inserimento dati e corrispondenza: Qualsiasi processo ripetitivo manuale è soggetto a errori. Potrebbero esserci errori in termini di inserimento dell'ID documento (ad es. numero PO), quantità di prodotto, prezzo del prodotto, data di consegna, ecc. in uno qualsiasi dei documenti coinvolti nel processo Procure-to-pay. Il processo di "stare e confrontare" di abbinamento manuale, oltre ad essere laborioso e faticoso, può portare a gravi errori come date e valori mancanti, la cui correzione rallenterebbe le operazioni ed esporrebbe l'organizzazione a rischi di perdita di produttività e di business- problemi di gestione/rapporto con il cliente.
• Problemi d'archivio: le pratiche burocratiche e l'archiviazione diventano noiose quando l'abbinamento deve essere fatto manualmente, e i tempi di audit possono essere un vero e proprio incubo per l'organizzazione.
• Scarsa visibilita:  Dipartimenti diversi possono avere sistemi di archiviazione diversi, manuali o digitali, e la corrispondenza può diventare un problema quando i diversi documenti sono in formati diversi e hanno contenuti diversi. Senza comunicazione tra i sistemi e i dipartimenti, la visibilità per tutte le parti interessate è scarsa o nulla. Ciò può portare a problemi di comunicazione e frustrazioni nel portare a termine un accordo.

Automatizzazione del processo di corrispondenza

L'automazione del processo di abbinamento a 2, 3 o 4 vie offre a un'azienda numerosi vantaggi.

Un software che automatizza il processo di corrispondenza svolge queste attività:

• Creazione di documenti digitali: I documenti fisici - ordini di acquisto, fatture, ricevute merci e bollettini di ispezione devono essere letti utilizzando il riconoscimento ottico dei caratteri e inseriti in un database. Il software assicura che i dati strutturati vengano estratti da questi documenti come campi piatti, elementi pubblicitari e tabelle. Ciò elimina errori, consumo di risorse e tempi di consegna lenti associati all'inserimento manuale dei dati.
• Corrispondenza automatica: Ora che i documenti sono digitali, possono essere confrontati automaticamente da un computer. Le condizioni specificate nella corrispondenza a 2 vie, 3 vie e 4 vie sono verificate dal software senza la necessità di alcun intervento umano.
• Flusso di lavoro di approvazione: Il software fornisce inoltre al team contabile un modo per impostare regole personalizzate per ciò che accade quando determinate condizioni non sono soddisfatte dai documenti coinvolti in un particolare acquisto. Ciò si traduce in un flusso di lavoro automatizzato in cui i documenti vengono trasferiti istantaneamente alle parti interessate, eliminando qualsiasi perdita di tempo.
• DMS (sistema di gestione dei documenti): Il software insieme al database associato funge da sistema di gestione dei documenti, tenendo traccia di ogni acquisto. Ciò rende comodo e istantaneo il recupero dei documenti associati agli acquisti passati.

L'automazione del processo di abbinamento a tre vie può far risparmiare tempo e denaro alle aziende, rilevare le frodi e consentire al personale AP di concentrarsi su progetti di maggior valore. Inoltre, l'automazione può aiutare un'organizzazione a ottenere sconti per pagamenti puntuali ed evitare penali per ritardi associati a scadenze di pagamento mancanti.

Nanonet per l'automazione delle partite a 2, 3 o 4 vie

Il primo passo in qualsiasi processo di automazione è l'inserimento di dati da ordini di acquisto, fatture, ricevute e registri di consegna in una piattaforma o database comune. Questi documenti di solito sono disponibili in diversi formati e forme, considerando che ciascuno di questi documenti è emesso da un diverso dipartimento dell'azienda e da una società completamente diversa. Un sondaggio del 2020 di Levvel Research mostrato che Manuale inserimento dati e l'inefficienza continuano ad essere i punti dolenti nel processo di contabilità fornitori.

I sistemi legacy di acquisizione dati basati su OCR utilizzano una combinazione di hardware di acquisizione immagini e software di conversione per convertire le immagini in testo digitale. Sebbene leggermente migliori rispetto all'inserimento manuale dei dati, gli OCR legacy si limitano a digitalizzare i dati senza categorizzarli, il che è essenziale per le operazioni di corrispondenza. Inoltre, i sistemi OCR autonomi non funzionano con modelli, tipi di file e layout complessi, richiedendo un frequente intervento umano per impostare regole sui modelli per diversi tipi di documenti. Questi sistemi basati su regole non si adattano bene poiché le aziende continuano ad aggiungere/rimuovere fornitori e scrivere nuove regole ogni volta è un processo inefficiente.

È qui che il software abilitato all'intelligenza artificiale come Nanonets sconfigge i sistemi legacy.

Nanonets ' Automazione AP Software può rendere i processi di corrispondenza delle fatture senza problemi, veloci e accurati. Nanonets AI-OCR legge documenti invisibili e semi-strutturati che non seguono un modello standard e convalida i dati acquisiti dal documento. Il software può acquisire dati da una varietà di documenti inclusi ordini di acquisto, fatture, bolle di consegna, registri di consegna e altri documenti simili comunemente gestiti nel processo di acquisto da pagare.

Nanonets consente l'importazione di dati dalla piattaforma dell'utente ed esporta direttamente i dati acquisiti in un flusso di lavoro procure-to-pay, senza interrompere il sistema. Nanonets ha collegamenti linguistici in Shell, Ruby, Golang, Java, C# e Python. Il motore AI apprende e migliora con l'uso. Con un'interfaccia web intuitiva, elimina ingombranti processi manuali e automatizza fatture, ricevute e revisioni e approvazioni di documenti. Inoltre, funge da software di gestione dei documenti e semplifica il recupero dei documenti associati agli acquisti passati. È noto che i nostri clienti riducono i tempi di elaborazione fino al 90% e risparmiano sui costi fino al 50%.

Nanonets dispone anche di algoritmi all'avanguardia integrati e di una solida infrastruttura per approvazioni in più passaggi. Il software di elaborazione delle fatture Nanonets può essere integrato con altri sistemi come il database Mysql, QuickBooks o Salesforce ed è indipendente dalla piattaforma. È accurato e scalabile, consente di risparmiare tempo e denaro per il team di contabilità fornitori e migliora la produttività.

Dai un'occhiata al video qui sotto che mostra una demo semplificata di Nanonet che eseguono il 2-Way Matching automatizzato. In questa dimostrazione:

• Gli ordini di acquisto e le fatture in formato PDF vengono importati automaticamente da Nanonets da tutte le e-mail in un account Google.
• Nanonet esegue quindi la corrispondenza bidirezionale insieme a una convalida aggiuntiva basata su regole personalizzate.
• Infine, i dati vengono esportati nel software NetSuite Cloud Accounting.

[Contenuto incorporato]

• Coinsmart. Il miglior scambio di bitcoin e criptovalute d'Europa.Clicca qui
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Conoscenza amplificata. Accedi qui.
• Fonte: https://nanonets.com/blog/what-is-2-way-3-way-and-4-way-matching/