Ahogy a mindennapi eszközök és szolgáltatások egyre inkább előfizetés-alapúvá válnak, úgy az általános automatizálási stratégiánk is változik az üzletvezetés terén. De ahogy az előfizetés felügyelet nélküli automatikus megújítása melletti fenntartása költséges hiba lehet, ugyanúgy az ismétlődő ACH-tranzakciók helytelen kezelése is.

QuickBooks, az egyik legnépszerűbb számvitel és könyvelési platformok a piacon, meglehetősen egyszerű módszert kínál az ismétlődő ACH-fizetések kezelésére, hogy ne érjen meglepetés. megbékélési idő.

Mik azok az ACH fizetések?

Bár általában csak ACH-fizetésnek vagy ACH-átutalásnak hívják, a kifejezés pontosabban egy nemzeti fizetési hálózatra utal, amelyre a bankok és más intézmények támaszkodnak a felek közötti fizetések biztonságos és pontos feldolgozása érdekében. A legegyszerűbb formájában az ACH hálózat olyan, mint egy megbízható harmadik fél, amely pénzt kap a fizető féltől, és azt a nevükben feldolgozza, mielőtt a kedvezményezett számlájára utalná.

Az ACH kifizetések általában gyorsak a munkahéten, de nem azonnaliak. Ahelyett, hogy fizetéskor közvetlenül a kedvezményezetthez irányítaná, mint például a fizetőalkalmazások és a hasonló feldolgozó eszközök, az ACH-hálózat naponta kötegeli és irányítja a kifizetéseket, nem pedig egyenként. Ez az oka annak, hogy az ACH-kifizetések végrehajtása általában 1-3 munkanapot vesz igénybe, bár az ACH-kifizetések egyre inkább aznap történnek, ha munkaidőben, elég korán nyújtják be azokat.

Az ACH kifizetések általában a két elsődleges kategória egyikébe tartoznak:

Közvetlen fizetés: Ez a típusú ACH-fizetés azt írja le, hogy a vevő hogyan fizet az árukért vagy szolgáltatásokért. Példaként említhető a közüzemi számlák közvetlen ACH-befizetése, az elektronikus átutalás alternatívájaként egy barátnak történő fizetés, valamint a hitelkártya-társaságnak a havi kimutatás kifizetése.

Közvetlen befizetés: Az általunk leginkább ismert ACH-kifizetések sokfélesége, a közvetlen befizetés azokra a vállalkozásokra, munkaadókra és kormányzati szervekre vonatkozik, amelyek ACH-kifizetéseket kínálnak a kedvezményezetteknek bérszámfejtésre, állami jogosultságokra és juttatásokra, sőt még adó-visszatérítésre is.

Ezen a két átfogó címkén belül, a tőzsdében betöltött szerepétől függően, a tranzakció a következő kategóriákba kerül:

ACH kredit: Ha Ön a fogadó oldalon van, a fizetési egyenleg jóváírásra kerül számláján a küldő számlájáról. Az ACH hiteltranzakciók magukban foglalhatják a bérszámfejtést, az állami juttatások kifizetését, az adó-visszatérítést vagy a vállalkozók számlázott kifizetéseit.

ACH terhelés: A feladó tranzakciója ACH terhelés, mivel a pénz a címzettnek történő elküldéskor levonásra kerül a számlájáról. Ha jelzáloghitelét ACH fizetéssel fizeti, akkor ez ACH beszedési tranzakció.

Mik azok az ismétlődő ACH-kifizetések?

A kiszámítható és folyamatos kiadásokhoz gyakran ismétlődő ACH kifizetéseket állítunk be, hogy enyhítsük a lelki terheket, és elkerüljük a számla elmulasztásának kockázatát. Az ismétlődő kifizetések programozott alapon történnek, és a megadott pontos összeget terhelik; általában a legjobbak a fix költségek, például az előfizetések, a jelzálog- vagy lízingfizetések, valamint a tagsági költségek esetében. A bérszámfejtési levonások, bár változóak, általában ismétlődőnek minősülnek, hogy csökkentsék a súrlódást a bérszámfejtés és az alkalmazottak fizetése között.

Ismétlődő és automatizált ACH fizetések

Bár az ismétlődő fizetések automatizáltak, nem minden automatizált fizetés ismétlődő. Az, hogy egy ACH befizetés ismétlődőnek minősül-e, a gyakoriságtól függ – ha a fizetés a tervezett ütemezés szerint, időszakosan, azaz havonta történik, akkor ismétlődő. Ha ez egy előre megtervezett és előre programozott ACH-fizetés, amelyet a jövőben végre kell hajtani, de egyszeri alapon, akkor ez egyszerűen egy automatizált ACH-fizetés.

Hogyan működnek az ismétlődő ACH-fizetések a QuickBooksban?

Ha ismétlődő ACH-fizetést tervez használni a QuickBooksban, vegye figyelembe, hogy csak a QuickBooks Online kínálja ezt a funkciót – mivel a QuickBooks megszünteti asztali platformját, várhatóan az új integrációk és funkciók kizárólagosak lesznek az Online platformon; Az ismétlődő ACH kifizetések sem kivételek.

Ismétlődő kifizetések az ügyfelektől

Mielőtt bármilyen ACH-kifizetést fogadna a QuickBooks-ban, rendelkeznie kell egy aktív QuickBooks Online és QuickBooks Payments licenccel. Mielőtt elkezdené, az ügyfél engedélyére is szüksége van a számlázáshoz. Akár szóbeli, akár írásbeli hozzájárulásról van szó, annak ellenőrzése, hogy az ügyfél tudja, hogy az ACH-tranzakció bejövős, csak jó ügyfélszolgálat.

Innentől kezdve:

Adja hozzá az ismétlődő tranzakciókat a kiválasztással Ismétlődő tranzakciók a beállítások legördülő menüjéből.

Kattints Új, Majd válassza ki Vásárlási nyugta a legördülő menüből.

Ezután ki kell töltenie az összes ügyfél- vagy ügyféladatot.

 És ez az! Az ismétlődő ACH-kifizetések szemmel tartásán túl, még egyszer érvényesítse a ravaszt, mielőtt az ügyfele vagy ügyfele tud az ismétlődő ACH-fizetésről, és egyetért vele; különben jól megy!

Kifizetések az eladóknak

Ugyanazokat a lépéseket kell követnie, mint fent, de a kiválasztás helyett Vásárlási nyugta, akkor kattints Bill:

Innentől kezdve egyszerűen töltse fel a szállító adatait, vagy válasszon egy meglévőt szállító és ismétlődő fizetési intervallum – ilyen egyszerű!

Az ismétlődő ACH-fizetések leállítása a QuickBooks-ban

Miután beállította az ismétlődő ACH-fizetést a QuickBooksban, legyen az akár jóváírás, akár betéti, az állapotát a Ismétlődő tranzakciók Irányítópult:

Az ismétlődő ACH fizetés törlése vagy leállítása olyan egyszerű, mint a szerkesztése alatti legördülő menüből Akció oszlopot és kiválasztva töröl. Szüneteltetheti az ismétlődő ACH-fizetéseket, vagy kihagyhatja a következő ismétlődő ACH-fizetést.

A QuickBooks ismétlődő fizetésének hátrányai

Bár egyetlen rendszer sem tökéletes, az ismétlődő fizetések létrehozása és használata a QuickBooksban néhány egyedi hátránnyal jár:

• Napi limitek: Ha egy külső banktól kezdeményezi az ACH-t (jóváírás vagy terhelés), akkor egy 500,000 100,000 dolláros napi befizetési limit (QuickBooksba) és egy 20,000 40,000 dolláros heti terhelési limit (a QuickBooksból kiküldött pénz) korlátozódik. Ha kezdeményezi az ACH-átutalást a QuickBooks-tól, akár napi XNUMX XNUMX USD-t, hetente pedig XNUMX XNUMX USD-t utalhat át bele QuickBooks és akár 50,000 XNUMX USD naponta ki a QuickBooks.
• Feldolgozási késések: Bár az ACH-hálózat felgyorsult az elmúlt években, nincs garancia arra, hogy az ACH-fizetés még aznap teljes egészében végrehajtódik. Ez különösen igaz, ha a tranzakciót a szokásos munkaidőn kívül kezdeményezi.
• Elégtelen alapkockázat: Bár nem kifejezetten a QuickBookshoz kötődik, mindig fennáll a számlák túllépésének vagy az elégtelen alapdíjak kifizetésének kockázata, ha nem figyeli megterhelt számlaegyenlegét. Ismétlem, nem eredendő kockázat vagy hátrány, hanem olyan, amely frusztráló és költséges lehet.
• Nemzetközi fizetések: QuickBooks hiányzik natív határokon átnyúló ACH fizetési integráció; bár harmadik fél kiegészítőket hiánypótló cégek, amelyekkel széleskörűen együttműködnek nemzetközi szállítók vagy a vásárlók máshol jobb megoldásokat találhatnak.

Az ACH fizetés alternatívái a QuickBooks-ban

Ha inkább nem szeretné használni a QuickBooks-t ACH-fizetésekhez – vagy szeretné elkerülni az ACH-tranzakciókat –, számos alternatíva biztosítja a rugalmasságot a munkafolyamatokhoz legjobban illeszkedő rendszerek kiválasztásához. Néhány gyakori alternatíva:

1. QuickBooks GoPayment: A QuickBooks-felhasználók számára ez a mobil fizetési alkalmazás az ACH-tranzakciók alternatívájaként szolgál, és magában foglalja az automatikus szinkronizálást az elsődleges fiókjával.
2. Egyéb alkalmazások: Számos mobil fizetés-feldolgozó alkalmazás rugalmasságot és egyszerű használatot biztosít útközben, beleértve a Venmo-t, PayPalés a CashApp.
3. Fizetésfeldolgozók: Ha robusztusabb tranzakciókezelési eszközökre van szüksége, fizetési feldolgozók mint a Square és Stripe Index minden az egyben fizetési megoldásokat kínál.
4. Átutalások: Bár a legtöbb esetben drágábbak, az elektronikus átutalások népszerűek a nemzetközi és határokon átnyúló tranzakciók során.

Következtetés

Bár léteznek alternatívák, az ismétlődő ACH-tranzakciók közvetlenül a QuickBooks platformon belüli kezelése általában biztonságos tétet jelent azoknak a felhasználóknak, akik szeretnének üzleti könyvelésüket egy központi platformon vezetni anélkül, hogy több terméket kellene megtanulniuk és kezelniük. Az ismétlődő ACH-tranzakciók egyszerű, biztonságos és egyszerű módja annak, hogy folyamatosan érkezzen készpénz boldogok az eladók – és a QuickBooks még tovább egyszerűsíti a folyamatot.

• SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Erősítse meg magát. Hozzáférés itt.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
• PlatoESG. Carbon, CleanTech, Energia, Környezet, Nap, Hulladékgazdálkodás. Hozzáférés itt.
• PlatoHealth. Biotechnológiai és klinikai vizsgálatok intelligencia. Hozzáférés itt.
• Forrás: https://nanonets.com/blog/recurring-ach-payments-quickbooks/