A pénzügyi csapatok jól ismerik a kézi számlázási folyamatok fárasztó és hibalehető természetét. A papírszámlák válogatása, a jóváhagyók egyéni megkeresése és a csekk postázása rendkívül fárasztó és hibára hajlamos. Ez késedelmes fizetésekhez is vezethet, vagy bizonyos esetekben lehetséges eladói csalás.

Ma már automatizálhatja ezeket a folyamatokat a szállítószámlák automatizálási megoldásaival, és optimalizálhatja a pénzügyi csapatok számára a fizetendő számlákat.

Blogunk átvágja az AP-folyamatok összetettségét, és világos utat mutat be az automatizáláshoz 7 lépésben.

A következőket fogjuk megbeszélni:

• Mi az a tartozás?
• Mitől olyan nagy kihívás a számlák?
• Mi az a számlák automatizálása?
• 7 lépés a tartozás automatizálásához
• Automatizálja számláit a nanonetekkel

Mi az a tartozás?

Egyszerűen fogalmazva, ez az a pénz, amellyel vállalkozása tartozik beszállítóknak, szállítóknak vagy hitelezőknek a kapott, de még ki nem fizetett árukért vagy szolgáltatásokért. Tekints rá úgy, mint a vállalkozásod lapjára: ez minden olyan gyűjtemény, amit hitelre vásárolt, és egy meghatározott időszakon belül vissza kell fizetnie. Ezek az AP-bejegyzések a mérlegben a rövid lejáratú kötelezettségek között szerepelnek, és különféle kiadásokat tartalmaznak, a készletvásárlástól a közüzemi számlákig.

Nos, miért számítanak a szállítók?

1. Cash flow menedzsment: A szállítói kötelezettségek megfelelő kezelése biztosítja, hogy a vállalat a működési folytonosság szempontjából kulcsfontosságú készpénzhelyzetének veszélyeztetése nélkül tudja teljesíteni kötelezettségeit.
2. Eladói kapcsolatok: Az időszerű és pontos fizetési folyamatok erősítik a beszállítókkal fenntartott kapcsolatokat, ami potenciális kedvezményekhez, kedvező fizetési feltételekhez és megbízható ellátási lánchoz vezet.
3. Pénzügyi beszámolási pontosság: A szállítói tartozások kritikus szerepet játszanak a pénzügyi kimutatások pontosságának biztosításában, tükrözve a vállalat pénzügyi helyzetét és kötelezettségeit.
4. Költségvetés és előrejelzés: Segíti a költségvetés kezelését azáltal, hogy világos betekintést nyújt a közelgő kiadásokba, megkönnyíti a pontosabb pénzügyi tervezést és előrejelzést.
5. Előírásoknak való megfelelés: A szállítói kötelezettségek feltételeinek betartása segít betartani a pénzügyi előírásokat, és elkerülni a késedelmes fizetésekkel vagy a pénzügyi téves jelentésekkel kapcsolatos büntetéseket.

Lényegében a szállítók képezik a pénzügyi műveletek gerincét. Ez magában foglalja a kötelezettségek betartását, a beszállítókkal szembeni bizalom erősítését, és végső soron a vállalkozás zökkenőmentes működését.

Mitől olyan nagy kihívás a számlák?

Ez egy olyan kérdés, amely régóta foglalkoztatja a pénzügyi szakemberek legjobbjait. A szállítók általában költségfüggvénynek számítanak a vállalatokon belül, és ennek egyszerű oka van – senki nem akar időt tölteni a számlák fizetésével és a számlafizetéssel kapcsolatos adatok megadásával!

Ez azonban továbbra is (nagyon) alapvető üzleti funkció.

Az ok, amiért az AP optimalizálása kihívást jelent, valójában a vadállat természetéből fakad.

Az AP-folyamatok kulcstevékenységei (adatkinyerés, számlakódolás, ERP-szinkronizálás) alapvetően adatátalakítási tevékenységek. Ezek automatizálása egyszerű lenne.

Ennél is fontosabb azonban, hogy az AP munkája emberi beavatkozást is magában foglal – felülvizsgálat, jóváhagyások és pénzügyi ellenőrzések céljából.

Ez az adatátalakítás és az emberi bevitel keveréke, amely az AP-t köztudottan összetett és nehezen optimalizálható folyamattá teszi.

Mik is ezek a kihívások pontosan?

Íme egy részletesebb áttekintés az AP folyamat egyes lépéseiről, és arról, hogy a munkafolyamat egyes részein hol rejlenek a benne rejlő kihívások.

Számlabeszedés: Hatékonyság a digitális és papíralapú számlák vegyes kezelésében, ami rossz helyen lévő dokumentumokhoz és késedelmes feldolgozáshoz vezet.

Adatbevitel: A kézi adatbevitel pontatlanságokat és késéseket okoz a pénzügyi nyilvántartásokban és a jelentésekben.

Ellenőrzés: A számlák PO-k és szállítólevelek összevetésének időigényes folyamata, ami gyakran késedelmes kifizetésekhez vezet.

Jóváhagyás: Nehézkes jóváhagyási folyamat, kihívásokkal a kontextus biztosítása a jóváhagyók számára, a számla állapotának nyomon követése és az időben történő engedélyezés.

Fizetések: Nehézségek a többszörös fizetési feltételek, ütemezések és pénznemek kezelésében, miközben biztosítják az időben történő fizetést.

Egyeztetés: A banki tranzakciók főkönyvi bejegyzésekkel való egyeztetésének munkaigényes folyamata.

Vitarendezés: Időigényes és összetett viták megoldási folyamata, amely befolyásolja a szállítói kapcsolatokat és a működési hatékonyságot.

A kézi számlák bizonyítottan akadályozzák a szervezeti növekedést

A manuális folyamat alkalmazása lassítja a növekedést azáltal, hogy közvetlenül befolyásolja az AP folyamat pontosságát, hatékonyságát és költségeit –

1. Felesleges működési költségek: A kézi számlafeldolgozás költségei 13 dollárról 50 dollárra emelkednek, ami akár három héttel meghosszabbítja a számlafizetési kötelezettséget.
2. Büntetések és feszült szállítói kapcsolatok: A beszállítók közel fele szembesül késedelmes fizetéssel, feszült szállítói viszonyokkal, valamint késedelmi díjat vagy büntetést von maga után.
3. Cash flow káosz: A közepes piaci és korai vállalati pénzügyi igazgatók 74%-a elismeri, hogy az AP fizetési folyamatok digitalizálása javítja a mérleget.
4. Csalás és megfelelési kockázat: Az ACFE tanulmánya megállapította, hogy a csalási esetek 14%-a a számviteli osztályoktól indult, esetenként 200,000 XNUMX dolláros medián veszteséggel.
5. Kiesett termelékenység: Az átlagos számlafeldolgozási idő kézi környezetben akár 45 napot is elérhet. Ez elvesztegetett időt és értékes humánerőforrást jelent, amelyet hatékonyabb kezdeményezésekre kell fordítani.

Mi az a számlák automatizálása?

Lényegében a számlák automatizálása a technológia által vezérelt folyamat, amelynek során a vállalati számlák kezelésével kapcsolatos manuális feladatokat automatizált munkafolyamatokká alakítják. Ez a számla első kézhezvételétől a számla végső kifizetéséig mindent magában foglal.

Az olyan élvonalbeli technológiák, mint például a mesterséges intelligencia (AI), a mélytanulás (DL) és a robotizált folyamatautomatizálás (RPA) kihasználásával az AP automatizálási megoldásait úgy tervezték, hogy minimalizálják az emberi beavatkozást, csökkentsék a hibákat és felgyorsítsák a tranzakciók feldolgozási idejét.

Az AP folyamat automatizálásával a vállalkozások a következőket érhetik el:

• Fokozott hatékonyság és termelékenység: Az automatizálás jelentősen csökkenti a számlák feldolgozásához szükséges időt. Az egykor napokig tartó feladatokat most percek alatt el lehet végezni, így a személyzet felszabadul a stratégiaibb, értéknövelt tevékenységekre összpontosítva.
• Költségmegtakarítás: Az automatizálás csökkenti a munkaerőköltségeket és segít elkerülni a késedelmes fizetési díjakat, miközben maximalizálja a korai fizetési kedvezményeket.
• Javított pontosság: Az AP automatizálása minimálisra csökkenti az olyan emberi hibákat, mint például a duplikált fizetések és a helytelen adatbevitel, ezáltal javítva a pénzügyi nyilvántartások és jelentések pontosságát.
• Továbbfejlesztett láthatóság és vezérlés: Az automatizált AP-megoldások valós idejű betekintést nyújtanak a pénzügyi adatokba, lehetővé téve a jobb cash flow-kezelést és a pénzügyi döntéshozatalt. A vállalatok tisztább képet kapnak kötelezettségeikről, és hatékonyabban tudják kezelni működő tőkéjüket.
• Megfelelés és csalásmegelőzés: A beépített megfelelőségi ellenőrzésekkel és ellenőrzési nyomvonalakkal az AP automatizálási eszközei segítenek a vállalkozásoknak betartani a szabályozási követelményeket, és csökkentik a csalás kockázatát.

Működik az AP automatizálás más könyvelési rendszerekkel?

Az AP automatizálási rendszerek együttműködhetnek más számviteli rendszerekkel; sok rendszer rendelkezik különféle integrációs lehetőségekkel, például API-val vagy köztes szoftverrel, hogy zökkenőmentes adatátvitelt biztosítson a különböző rendszerek között. Ily módon az AP automatizálási szoftvere képes adatokat, például számlákat és beszerzési rendeléseket lekérni más könyvelési rendszerekről, feldolgozni, majd frissíteni az információkat a külső számviteli platformon.

Az integrációval a vállalkozások kihasználhatják az AP automatizálási szoftver funkcióit és automatizálási képességeit, miközben továbbra is használhatják a számukra kényelmes számviteli szoftvert. Nanonets AP automatizálási szoftverepéldául integrálható más számviteli rendszerekkel, mint például a QuickBooks és a Sage.

7 lépés a tartozás automatizálásához

A szállítói tartozások automatizálása a hatékonyság és a pontosság új szintjének felszabadítását jelenti pénzügyi műveletei során. Ez az út hét kritikus lépésből áll, amelyek mindegyike a szállítói kötelezettségek folyamatának egyszerűsítését és javítását szolgálja a végétől a végéig.

Menjünk végig minden lépésen egyenként, és értsük meg ezt.

Választhat

és integrálja az ERP-t vagy a számviteli szoftvert, hogy végrehajtsa az alábbi lépéseket, és megkezdje a tartozás automatizálását.

1. Központosítsa számlagyűjtését
Műveleti lépések:
1. Válasszon olyan AP automatizálási szoftvert, amely támogatja az automatikus számlaimportálást azokból a forrásokból, ahol számlákat kap.
2. Állítsa be a rendszert úgy, hogy a számlákat e-mailekből, Google meghajtókról, szállítói portálokról stb. automatikusan egyetlen tárolóba importálja.
Előnyök: A számlákat nem kezelik rosszul, és a feldolgozás azonnal megkezdődik, amint megérkeznek.

2. Automatizált adatbevitel végrehajtása
Műveleti lépések:
1. Válassza ki az AI-alapú OCR-rel rendelkező AP-szoftvert az adatkinyeréshez, és tesztelje, hogy melyik a legpontosabb a számlákon.
2. Győződjön meg arról, hogy integrációt biztosít az Ön ERP/számviteli szoftverével.
3. Automatizálja az adatbevitelt a központi adattárban lévő számlákból.
Előnyök: Jelentős kézi munkaidőt takarít meg, és növeli az adatbeviteli pontosságot.

3. A GL-kódolás automatizálása:
Műveleti lépések:
1. Válassza ki az OCR-eszközöket úgy, hogy azok az NLP-t és az LLM-et használják a GL-kódoláshoz.
2. Állítsa be a rendszert a számlák automatikus kódolására, miután az OCR-sel történő adatkinyerés befejeződött.
3. Exportálja a GL kódokat a kinyert adatokkal együtt az ERP/könyvelő szoftverébe.

Előnyök: Csökkenti a kézi kódolási erőfeszítést, növeli a pontosságot, és lehetővé teszi a személyzet számára, hogy a kritikusabb feladatokra összpontosítson.

4. Az automatikus számlaellenőrzés beállítása:
Műveleti lépések:
1. Integráljon egy olyan rendszert, amely támogatja a háromirányú egyeztetést az OCR használatával a számlák beszerzési rendelésekkel és szállítólevelekkel való összehasonlítására.
2. Győződjön meg arról, hogy az adatkinyerési OCR jól működik a vásárlási megrendeléseknél és a szállítóleveleknél a számlákon kívül.
3. Az eltérések automatikus megjelölése.
4. Hozzon létre egy folyamatot a megjelölt számlák feldolgozásához.
Előnyök: Időt takarít meg a számlák ellenőrzésével és csökkenti a hibákat, és a csapat most már talál időt az eltérések hatékony megszüntetésére.

5. A jóváhagyási munkafolyamatok egyszerűsítése:
Műveleti lépések:
1. Válasszon olyan szoftvert, ahol a jóváhagyási folyamatok ott működnek, ahol a szervezete működik (pl. e-mail, Slack, Microsoft Teams).
2. Győződjön meg arról, hogy a szoftver lehetővé teszi egy egyszerűsített jóváhagyási munkafolyamat létrehozását az Ön igényei alapján.
Előnyök: Felgyorsítja a jóváhagyási időt, csökkenti a megszakításokat, és alkalmazkodik a működési folyamathoz.

6. A zökkenőmentes fizetés megkönnyítése:
Műveleti lépések:
1. Győződjön meg arról, hogy az AP automatizálási/ERP megoldása hatékony közvetlen fizetési feldolgozási képességeket tartalmaz, vagy alkalmazzon megfelelő fizetési megoldást.
2. Konfigurálja a rendszert a forex kezelésére és a visszaterhelések mérséklésére.
Előnyök: Javítja a beszállítói kapcsolatokat a megbízható fizetések révén, és könnyedén kezeli a valutaátváltást.

7. Az egyeztetési folyamatok automatizálása:
Műveleti lépések:
1. Válasszon olyan szoftvert, amely automatikus banki egyeztetést kínál, és importálja a bankszámlakivonatokat.
2. Töltse fel kivonatait, és a rendszer automatikusan párosítja a tranzakciókat a főkönyvi bejegyzésekkel.
Előnyök: Drámaian csökkenti a könyvek bezárásához szükséges időt.

Automatizálja számláit a nanonetekkel

Még akkor is, ha a fenti lépések közül csak néhányat hajt végre, annak jelentős hatása lehet a tartozási folyamatra.

A Nanonets dinamikus hozzáférési pont automatizálási csomagot kínál, amely személyre szabható vállalkozása egyedi igényeihez. A meglévő ERP- és számviteliszoftverekkel való integráció zökkenőmentes, zökkenőmentes átmenetet és minimális fennakadást biztosít a működésében. Fejlett mesterséges intelligenciánkkal és a legmodernebb munkafolyamat-automatizálásunkkal a Nanonets automatizálni tudja a fizetendő számlák kezelésével kapcsolatos unalmas és hibára hajlamos feladatokat, így felszabadítja a pénzügyi csapatot, hogy stratégiaibb tevékenységekre összpontosítson.

Kezdő lépések a Nanonetekkel

Az AP automatizálása Nanonetekkel egyszerű.

Jelentkezzen be app.nanonets.com.

Most már tudod -

Ügyféltörténetek

A kisvállalkozásoktól a multinacionális vállalatokig ezek a történetek bemutatják a nanonetekkel történő AP automatizálás átalakító hatását az iparágakban.

SaltPay: A szállítókezelés ésszerűsítése az SAP integrációval

ipar: Fizetési szolgáltatások és szoftverek
Bérleti díj: London, Anglia

Kihívás: A SaltPaynek azzal a ijesztő feladattal kellett szembenéznie, hogy több ezer számlát kellett manuálisan kezelnie, ami egyszerre volt kivitelezhetetlen és nem volt hatékony kiterjedt szállítói hálózatuk kezelésére.

Megoldás: A Nanonets belépett mesterséges intelligencia-alapú eszközével a számlaadatok kinyerésére, és zökkenőmentesen integrálódott az SAP-val. Ez az integráció nemcsak az adatok pontosságát, hanem a folyamatok hatékonyságát is jelentősen javította.

Eredmények: A megvalósítás 99%-kal csökkentette a manuális erőfeszítést, így a SaltPay több mint 100,000 XNUMX szállítót tudott hatékonyan kezelni. Ez a drasztikus fejlődés a termelékenység és az automatizálási képességek jelentős növekedéséhez is vezetett.

Tapi: Ingatlanfenntartási számlázás automatizálása

ipar: Ingatlankarbantartó szoftver
Bérleti díj: Wellington, Új-Zéland

Kihívás: A több mint 100,000 XNUMX havi számlával a Tapinak skálázható és hatékony megoldásra volt szüksége az ingatlankarbantartási számlakezeléshez.

Megoldás: A Nanonets mesterséges intelligencia eszköze, a Tapi automatizált számlaadatok kinyerése lehetővé teszi a gyors integrációt a nem műszaki személyzet által is karbantartható meglévő rendszerekkel.

Eredmények: A feldolgozási idő 6 óráról számlánként mindössze 12 másodpercre csökkent, emellett 70%-os költségmegtakarítás érhető el a számlázásban, és 94%-os automatizálási pontosság érhető el.

Pro Partners Wealth: Számviteli adatok bevitelének automatizálása a Quickbooks-ban

ipar: Vagyongazdálkodás és számvitel
Bérleti díj: Columbia, Missouri

Kihívás: A Pro Partners Wealth igyekezett javítani a számlázáshoz szükséges adatbevitel pontosságát és hatékonyságát, mivel a meglévő automatizálási eszközök nem működtek.

Megoldás: A Nanonets személyre szabott megoldást kínált precíz adatkinyerési és integrációs képességekkel a QuickBooks-szal, lehetővé téve az egyszerűsített számlázást és az automatikus adatellenőrzést.

Eredmények: Az adatkinyerés pontossága meghaladta a 95%-ot, 40%-os időmegtakarítás mellett a hagyományos OCR-eszközökhöz képest, és több mint 80%-os Straight Through Processing sebességgel, minimálisra csökkentve a kézi beavatkozás szükségességét.

Augeo: Advancing Accounts Payable Automation on Salesforce

ipar: Számviteli és tanácsadói szolgáltatások
Bérleti díj: Egyesült Államok

Kihívás: Az Augeo-nak olyan hatékony fizetési kötelezettségre volt szüksége, amely zökkenőmentesen integrálható a Salesforce-szal, hogy több ezer havi számlát kezelhessen a kézi feldolgozás súlyos terhe nélkül.

Megoldás: A Nanonets mesterséges intelligencia által vezérelt platformot biztosított az automatizált számlafeldolgozáshoz, megkönnyítve a Salesforce-szal való egyszerű integrációt a hatékony adatkezelés érdekében.

Eredmények: A megoldás napi 4 óráról 30 percre csökkentette a számlafeldolgozási időt, 88%-kal csökkentette a kézi adatbeviteli időt, és évente 36,000 XNUMX számlát dolgozott fel fokozott pontossággal és hatékonysággal.

Ezek az ügyfelek történetei szemléltetik a Nanonetekkel végzett hozzáférési pont automatizálás széles körű alkalmazhatóságát és jelentős előnyeit. Az AI-alapú eszközök és a zökkenőmentes integráció kiaknázásával a vállalatok nemcsak optimalizálják a fizetési kötelezettségeiket, hanem megnyitják az utat a szélesebb körű működési kiválóság felé. E szervezetek útja rávilágít az AP automatizálásában rejlő lehetőségekre, amelyek forradalmasíthatják a pénzügyi műveleteket, növelik a hatékonyságot, a pontosságot és a növekedést az ágazatok között.

Elvitel

Az automatizálás a fizetendő számlák Operations leegyszerűsíti a számlák, fizetések és egyéb pénzügyi tranzakciók kezelésének folyamatát, így lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy javítsák hatékonyságukat, csökkentsék a költségeket és növeljék a pontosságot.

Az olyan AP automatizálási szoftverek, mint a Nanonets, mesterséges intelligencia segítségével futnak, és lehetővé teszik olyan AP-munkafolyamatok létrehozását, amelyek automatikusan összegyűjtik a fájlokat és dokumentumokat különböző forrásokból, például e-mailekből, beolvasott dokumentumokból, digitális fájlokból/képekből, felhőtárhelyről és ERP-rendszerekről.

Az intelligens rögzítés mellett a jó AP-automatizálási eszközök a kiadások összeegyeztetését és összeegyeztetését is lehetővé teszik, kezelni tudják az összes költség-munkafolyamatot, a költségjelentések létrehozásától a vezetői jóváhagyások megszerzéséig, és zökkenőmentesen integrálják a havi könyvelési zárási folyamatot bármely kívánt ERP-vel, számviteli szoftverrel vagy üzleti eszközzel.

AP automatizálási szoftverek, mint például a Nanonets, jelentősen segíthetik az AP-csapatokat a következőkben:

• a vállalkozások költségeinek 80%-os csökkentése
• akár 10-szeresére növeli a számlák feldolgozásának sebességét
• AP napok optimalizálása
• a kézi ellenőrzések és ellenőrzések okozta pontatlanságok kiküszöbölése
• a kivételek azonosítása és intelligens kezelése, valamint a megfelelő személyhez történő irányítása
• valamint a csalások, lopások, kettős fizetések és egyéb hatékonysági hiányosságok azonosítása/kiküszöbölése.

Automatizálni szeretné manuális AP-folyamatait? Foglaljon le egy 30 perces élő bemutatót, hogy megtudja, hogyan segíthet a Nanonets csapatának a végpontok közötti megvalósításban AP automatizálás.

• SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Erősítse meg magát. Hozzáférés itt.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
• PlatoESG. Carbon, CleanTech, Energia, Környezet, Nap, Hulladékgazdálkodás. Hozzáférés itt.
• PlatoHealth. Biotechnológiai és klinikai vizsgálatok intelligencia. Hozzáférés itt.
• Forrás: https://nanonets.com/blog/7-steps-to-automate-your-accounts-payable/