A mai rohanó üzleti környezetben a kintlévőség (AR) hatékony kezelése ill tartozás (AP) kulcsfontosságú az egészséges pénzáramlás fenntartásához. Ennek elengedhetetlen részét képezik a számlák. A számlakészítés és a számlafeldolgozás kritikus lépések ezekben a folyamatokban.

Jóslat NetSuite A robusztus számlakezelő rendszer hatékony megoldást kínál a számlázási folyamat automatizálására és egyszerűsítésére, növelve a hatékonyságot és javítva az eredményt.

Ez az átfogó útmutató mélyen belemerül az Oracle NetSuite AR és AP képességeibe, lehetővé téve, hogy átvegye az irányítást pénzügyi műveletei felett. A NetSuite-ot és az AI-kompatibilis automatizálást is megvitatjuk az AR és AP egyes manuális folyamatainak egyszerűsítése érdekében.

Ez a NetSuite számlakezelési útmutató a következő szempontokat fedi le:

• Követelések – Értékesítési számlák létrehozása és frissítése, AR-munkafolyamatok testreszabása
• Kötelezett számlák – Szállítói számlák létrehozása és frissítése, PO egyeztetés, AP munkafolyamatok testreszabása

NetSuite Invoicing – Kinnlevőség (AR)

A fizetések beszedése az ügyfelektől sok vállalkozás számára folyamatos küzdelem lehet. A NetSuite AR funkciói olyan eszközökkel látják el Önt, amelyek felgyorsítják a folyamatot és javítják a gyűjtési arányt:

Számlakészítés

Gyorsan és egyszerűen állíthat elő számlákat az értékesítési rendelések közvetlenül számlákká konvertálásával. Ezzel szükségtelenné válik az ismétlődő adatbevitel, biztosítva a pontosságot, és értékes időt takaríthat meg.

A Tranzakciók-> Értékesítés-> Kattintson a "Számlák létrehozása" lehetőségre.

Kattintson az "Új tranzakció" gombra

• A fenti képernyőn kiválaszthatja az űrlapot. Adja meg az Ügyfelet és a számla dátumát.
• Lehetősége van több pénznem és a megfelelő árfolyam kiválasztására.
• A tételek szakaszban megadhatja a számlázott sorokat. A következő lapokon további számlázási címeket és adózási adatokat adhat meg.
• Biztosítsa ügyfelei számára kényelmes és problémamentes számlák fogadását. A NetSuite lehetővé teszi a számlák elektronikus küldését e-mailben, vagy biztonságos online portált kínál a hozzáféréshez és az önkiszolgálási lehetőségekhez.

Testreszabható NetSuite számlasablonok

Tervezzen professzionális sablonokat, amelyek tükrözik a márka identitását, és olyan alapvető információkat közölnek, mint a termékadatok, az árak, a fizetési feltételek és a határidők.

Különféle számlasablonokat választhat a Testreszabás->Űrlapok->Tranzakciós űrlapok alatt.

Itt megtekintheti a különféle sablonokat. Szűrés a számla típusára. Létrehozhat egy új sablont, és kiválaszthatja a típust Számlaként.

Választhat a meglévő sablonok közül, és kattintson a Testreszabás gombra a szerkesztéshez

A Nyomtatási sablonban egyéni HTML-sablonokat választhat, amelyek lehetővé teszik a kiterjesztett módosítást és tervezést

Különféle számlasablonokat választhat a kezdőképernyőn a Testreszabás->Űrlapok->Speciális PDF/HTML-sablonok alatt. A mellékelt képernyőképen a szerkesztő képernyője látható.

• A „+” gomb megnyomásával a NetSuite-on belüli mezőket is felveheti.
• A mezők tartalmazhatják a cég nevét, a számlát, a sorokat stb.
• A számla elkészítésekor a sablon mezői automatikusan kitöltésre kerülnek a számla szerint.

Ez zökkenőmentes módot teremt a sablonok előre meghatározására és annak megjelenítésére, hogyan néznek ki. HTML-sablonokat is importálhat.

További testreszabási lehetőségek állnak rendelkezésére képek felvételére, több oszlopra bontásra, oldalszámok hozzáadására stb.

Vannak további szolgáltatások, amelyek megkönnyítik a kintlévőségeket és számlákat a NetSuite-ban.

• Több szállítási lehetőség: Mentheti és letöltheti PDF formátumban, vagy közvetlenül e-mailben küldheti el a számlákat az ügyfeleknek.
• Automatizált fizetési emlékeztetők: Ne hagyja, hogy a kiegyenlített számlák kicsúszjanak. A NetSuite segítségével automatikus fizetési emlékeztetőket állíthat be, amelyek értesítik az ügyfeleket a késedelmes fizetésekről. Testreszabhatja ezen emlékeztetők időzítését és gyakoriságát, hogy az ügyfeleket az azonnali fizetés felé terelje.
• Valós idejű fizetés láthatósága: Szerezzen valós idejű betekintést az AR-öregedésbe. A NetSuite részletes jelentéseket biztosít, amelyek a követeléseket esedékességük alapján kategorizálják, lehetővé téve a késedelmes fizetések azonosítását és a beszedési erőfeszítések rangsorolását.

További testreszabások a SuiteApp segítségével

A Elektronikus számlázás SuiteApp a következő testreszabások támogatására készült:

• Egyedi küldési módok— Az adminisztrátornak létre kell hoznia az e-dokumentum küldési módszereket, amelyek kiválaszthatók a tranzakciórekordon és az e-dokumentumcsomag rekordján. A küldési módszereket szkriptek helyett egyéni beépülő modulként kell megvalósítani.
• Kimenő e-dokumentum generálás ütemezése– Az Electronic Invoicing SuiteApp lehetővé teszi a rendszergazdáknak, hogy egy szkriptet telepítsenek több e-dokumentum egyidejű generálására, ahelyett, hogy minden egyes tranzakcióhoz manuálisan generálnának e-dokumentumot.
• Kimenő e-dokumentum küldés ütemezése – Az e-dokumentumok tömeges generálására szolgáló szkripthez hasonlóan az Electronic Invoicing SuiteApp is rendelkezik egy szkripttel a kimenő e-dokumentumok automatikus ütemezett küldésére. A szkript csak olyan kimenő e-dokumentumokat küld, amelyek állapota Küldésre kész.

Számlafeldolgozás: számlák (AP)

Sok vállalkozás számára a szállítói kötelezettségek kezelése rengeteg papírmunkát és unalmas adatbevitelt jelent. A NetSuite lehetővé teszi egy átfogó szállítói számlakezelő rendszer beállítását, amely magában foglalja a megrendeléshez kapcsolódó és önálló számlákat, valamint a kétirányú és háromirányú egyeztetési lehetőségeket.

Így hajthatja végre az egyik alapvető hozzáférési pont műveletet (számla létrehozása) a NetSuite-ban:

• A Tranzakciók->Kifizetések->Számlák menüpontban új számlát adhat hozzá, és megtekintheti a meglévőket.
• Manuális létrehozása esetén a számlához további információkra van szükség a sorokról, az összegről, az adókról stb.
• Miután hozzáadta a számlát, áttekintheti és jóváhagyhatja

2-utas és 3-utas PO egyeztetés

A szállítói számla egy meglévő beszerzési rendeléshez is illeszthető a Megrendelés -> PO-k listázása menüpontban, ahol számlát kaphat, majd szállítói számlát hozzárendelve "Számlázhatja" a PO-t.

A számla és a megrendelés egyeztetése azt eredményezi, hogy a Megrendelés állapota „Függőben lévő számla”-ról „Teljesen kiszámlázott” állapotra változik. Részleges megrendelés-egyeztetést is végrehajthat, ha csak a szükséges sorokat frissíti a megrendelésben – ez azonban fárasztó folyamattá válhat, amelyet minden egyes szállítói számlánál manuálisan kell elvégezni.

Ez a funkció a NetSuite-on a fizetési kérelmekhez is kapcsolódik – a szállítói számla is jóváhagyható kifizetett számlaként. Ez azonban egy meglehetősen manuális folyamat, amely szintén hajlamos a hibákra. Itt jelenik meg az automatizálás és az AI-vezérelt folyamatok iránti igény.

Az automatizálásból leginkább azok az AP-feladatok profitálnak, amelyeknél csökkentheti a feldolgozási időt vagy növelheti a pontosságot, ezáltal pénzt takaríthat meg. A kézi feldolgozáshoz képest AP automatizálás jelentősen javíthatja a következő lépéseket:

• Adatbevitel. automatizálása számlák adatrögzítése és más forrásdokumentumok gyorsabb és kevésbé hajlamosak a hibákra, mint az adatok kézi bevitele.
• Számlaegyeztetés. A számlák automatikusan párosíthatók az igazoló dokumentumokkal, például a beszerzési rendelésekkel és a fogadó dokumentumokkal (háromirányú egyeztetés). Ez az automatikus egyeztetés gyorsabb és pontosabb, mint a kézi egyeztetés, különösen azoknál a vállalkozásoknál, amelyeknek egyébként esetleg más helyeken tárolt dokumentumokat kellene egyeztetniük.
• Számlák kódolása. Létrehozhat olyan szabályokat, amelyek automatikusan beállítják a megfelelő általánost főkönyvi kód minden számlához, kiküszöbölve a kézi kódolásban rejlő időt és inkonzisztenciákat.
• Jóváhagyási útválasztás. Az összes szükséges jóváhagyóhoz történő elektronikus továbbítás gyorsabb, mint a dokumentumok manuális elküldése mindegyikhez, és jobb nyomon követést biztosít a munkafolyamat során.

A Payment Automation SuiteApp lehetővé teszi a szállítói fizetések automatizálását, valamint az A/P és az egyeztetési munkafolyamatok hatékony kezelését. A fizetési automatizálás része a AP Automation fizetett modul. Ennek a SuiteApp-nak megvannak a maga korlátai, és itt jönnek elő a harmadik féltől származó integrációk és más SuiteApp-ok, amelyek további előnyöket nyújtanak:

Ennek a SuiteApp-nak megvannak a maga korlátai, és itt jönnek elő a harmadik féltől származó integrációk és más SuiteApp-ok, amelyek további előnyöket nyújtanak:

• Integráljon és vonjon be számlákat, megrendeléseket stb., több forrásból. Nincs több húzás, e-mailezés, Google Drive csatlakoztatása stb.
• Összetett jóváhagyási beállítások jóváhagyásra és nyomon követésre vonatkozó emlékeztetőkkel
• A mesterséges intelligencia a számlák, a megrendelés és a beérkező különféle minták összeegyeztetéséhez.
• További fizetési lehetőségek és integrációk a Stripe, Wise, Revolut és ACH szolgáltatásokkal.

Nanonetek: Az Ön AP automatizálási bajnoka

A Nanonets egy hatékony hozzáférési pont automatizálási megoldás, amely kihasználja a mesterséges intelligencia (AI) varázsát a számlafeldolgozás egyszerűsítésére, és zökkenőmentesen integrálódik a NetSuite-tal és más integrációkkal

A több mint 10,000 XNUMX márka által megbízott Nanonets kategóriájában a legjobb számlafelismerést és mesterséges intelligencia szoftvert kínálja az AP pontos felismeréséhez és feldolgozásához.

Íme egy pillantás arról, hogyan automatizálja a Nanonets a NetSuite AP munkafolyamatát:

1. Automatizált számlanyugták: Számlák importálása Nanonetbe több forrásból a kategóriájában a legjobb a pontosság és az integrációs lefedettség tekintetében.
2. Automatikus adatbevitel: A Nanonets strukturált adatokat von ki a számlákból, függetlenül a számla formátumától és attól, hogy a számla szkennelt vagy digitális.
3. Automatikus ellenőrzés: Kétirányú egyeztetés és tovább. Párosítsa a számlainformációkat a nyitott beszerzési rendelésekkel, szállítólevelekkel és egyéb AP dokumentumokkal. Kerülje el teljesen a NetSuite unalmas párosítási folyamatát.
4. Többlépcsős jóváhagyási útvonal: Automatikus értesítések küldése a szervezet megfelelő személyéhez, hogy a számlákat jóváhagyás előtt átnézze. A felhasználóknak nem kell fizetniük a NetSuite licencekért a számlák jóváhagyásához.
5. Automatizált fizetési ütemezés és feldolgozás: Fizesse ki számláit bármilyen fizetési móddal
6. Valós idejű szinkronizálás: Importálja NetSuite számladiagramját, és hozzon létre szabályokat a szállítói dokumentumainak kódolásához.

Ezen kritikus feladatok automatizálásával a Nanonets jelentősen csökkenti a manuális erőfeszítést, minimalizálja a hibákat és felgyorsítja az AP folyamatát, lehetővé téve csapata számára, hogy stratégiaibb erőfeszítésekre összpontosítson.

A natív integrációk erejének felszabadítása

A nanoneteknek a NetSuite-tel való integrálása számos előnnyel jár bármilyen méretű vállalkozás számára. Íme néhány a leglenyűgözőbb előnyök közül:

• Csökkentett ráfordítás: A Nanonets automatizálja a számlafeldolgozást, felszabadítva az AP csapatát.
• Fokozott pontosság: Az integráció csökkenti a hibákat és biztosítja az adatok integritását.
• Gyorsabb feldolgozás: Automatizálja a feladatokat a gyorsabb jóváhagyások és kifizetések érdekében.
• Megnövelt láthatóság: Szerezzen betekintést a valós idejű irányítópultok segítségével.
• Továbbfejlesztett megfelelőség: Egyszerűsített és auditálható AP folyamatot biztosít.

A Nanonets NetSuite-tel való integrálása automatizálhatja és optimalizálhatja a fizetési kötelezettségeket. Ez a kombináció leegyszerűsítheti az AP folyamatát, csökkentheti a költségeket, és képessé teheti a csapatot arra, hogy stratégiaibb kezdeményezésekre összpontosítson.

Az első lépés megtétele az AP automatizálása felé

A Nanonets automatizálja a tartozásokat, vezetési hatékonyság, pontosság és robusztus pénzügyi folyamat. Használja ki az AI-t és a gépi tanulást, hogy vezető szerepet tölthessen be a pénzügyi menedzsmentben. Kiküszöbölheti a hibákat, automatizálhatja a feladatokat, és zökkenőmentesen integrálhatja az AP-t. Tekintse meg, hogyan szabja meg a Nanonets a megoldásokat egy ingyenes bemutatóval. Lépjen be a pénzügy jövőjébe a Nanonets segítségével.

Tervezzen be egy demót

• SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Erősítse meg magát. Hozzáférés itt.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
• PlatoESG. Carbon, CleanTech, Energia, Környezet, Nap, Hulladékgazdálkodás. Hozzáférés itt.
• PlatoHealth. Biotechnológiai és klinikai vizsgálatok intelligencia. Hozzáférés itt.
• Forrás: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-in-netsuite/