Les propriétaires d'entreprise exploitent de plus en plus de plateformes à source unique telles que QuickBooks pour divers processus financiers et commerciaux, notamment la comptabilité de base, le suivi du temps, la paie, etc. 

QuickBooks propose une gamme de façons de recevoir des paiements, des paiements simples (facturation directe) aux paiements complexes (comme les saisies manuelles et les passages de cartes physiques). Pour ceux qui cherchent à intégrer leur flux de traitement des paiements dans leur paysage comptable plus large, QuickBooks a probablement ce dont vous avez besoin – et, dans le cas contraire, des intégrations tierces servent à combler les lacunes et à personnaliser votre expérience.

Quelles fonctionnalités de paiement QuickBooks propose-t-il ?

QuickBooks propose deux manières principales de recevoir des paiements :

• Gestion des factures sur Quickbooks en ligne
• Outil complémentaire supplémentaire appelé Paiements QuickBooks.

Nous discuterons de ces deux éléments dans ce blog et de la manière de faire passer l'expérience au niveau supérieur.

Pour ceux qui ne sont pas intéressés par la gestion des paiements via QuickBooks, ne vous inquiétez pas : QuickBooks propose des intégrations tierces pour synchroniser les données de paiement externes de Square, Stripe, et des processeurs de paiement similaires pour garder vos livres alignés et précis.

Recevez des paiements dans QuickBooks en ligne (sans paiement QuickBooks)

QuickBooks Payment a tendance à être l'option la plus populaire pour ceux qui souhaitent un système de point de vente robuste et complet. Cependant, les petites entreprises, les entreprises individuelles et les indépendants s'en tiennent souvent au système de paiement de facture de base de QuickBooks.

Recevoir un paiement via la méthode de facturation est simple.

• Tout d'abord, naviguez jusqu'à Ventes page dans QuickBooks en ligne. Vous verrez les factures existantes (si vous en avez), mais pour l'instant, nous allons en créer une nouvelle en cliquant sur Créer une facture. 

• Vous remplirez ensuite les données client et cliquerez sur Réviser et envoyer.
• Vous serez ensuite redirigé vers une fenêtre de révision pour valider les informations et voir la facture du point de vue du client.
• Vous verrez également la gamme de options de paiement votre client dispose, y compris les cartes de crédit, le transfert ACH, PayPal et Venmo.

Et c'est tout! Utiliser la fonction de facturation pour recevoir un paiement dans QuickBooks est simple et bien adapté aux besoins de base. QuickBooks Payments comble le vide pour ceux qui ont besoin d'un support back-end plus important ou d'exigences de paiement complexes.

Les utilisateurs doivent noter que le rapprochement et le traitement de vos livres, dans ce cas, ne sont pas automatiques : seul QuickBooks Payments propose une comptabilité automatique. Pour enregistrer le paiement, vous devez marquer la facture comme payée dès sa réception (totale ou partielle).

Enregistrement manuel des paiements dans QuickBooks

Vous pouvez utiliser l'enregistrement manuel si vous ne disposez pas de QuickBooks Payments et que les clients préfèrent les paiements en espèces, par chèque ou autres paiements hors ligne. Le processus est simple, comme toujours :

• Tout d'abord, accédez à Recevoir des paiements ainsi que sélectionnez le paiement manuel approprié méthode: 

• Dans l'écran ci-dessus, vous remplirez également les données client pertinentes dans les champs et les relierez aux données existantes. factures, si seulement.
• Ensuite, vous enregistrerez et fermerez, mais n'oubliez pas que vous devrez gérer manuellement les livres à partir de ce moment car le processus n'est pas automatisé.

Rationalisez les paiements avec les paiements QuickBooks

Pour ceux qui ont besoin d'un peu plus de robustesse dans leur expérience de réception de paiements QuickBooks, QuickBooks Payments propose une gamme de fonctionnalités adaptées aux grandes entreprises confrontées à un flot de facturation ou de paiements.   

QuickBooks Payments est une plateforme de traitement des paiements tout-en-un qui offre :

• Balayages physiques de cartes de crédit ou lectures de puces
• Facturation en ligne standard
• Saisie manuelle de la carte de crédit
• Paiements récurrents et frais de carte de crédit

QuickBooks Payments automatise également le processus de rapprochement des paiements, en faisant automatiquement correspondre les paiements des clients aux factures existantes et en réduisant considérablement la gestion manuelle. Il offre également une plus grande flexibilité pour permettre aux clients de « payer maintenant » en ligne via la facturation numérique (illustré ci-dessus) ou les paiements directs par carte, augmentant ainsi votre capacité à conserver les liquidités.

Réception de paiements via QuickBooks Payments

Pour recevoir des paiements via QuickBooks Payments, vous devez d'abord postuler et vous inscrire au service :

1. À partir de la fenêtre d'inscription principale, vous remplirez certaines informations commerciales de base (désormais toutes les entreprises sont éligibles aux paiements QuickBooks), les informations sur le propriétaire et le compte sur lequel vous préférez que les fonds soient déposés.
2. À ce stade, vous aurez la possibilité d'utiliser QuickBooks Checking ou de choisir un compte externe préexistant. Utilisations de QuickBooks Intégration l'API pour confirmer la propriété du compte bancaire, c'est donc relativement rapide.

Une fois inscrit, vous confirmerez que QuickBooks Payments est lié au bon produit principal : ce sera celui par lequel vous vous êtes inscrit. Si vous utilisez plusieurs produits, assurez-vous de naviguer à partir de celui que vous souhaitez lier aux paiements QuickBooks (par exemple, ne vous inscrivez pas auprès de QuickBooks pour travailleurs indépendants si vous utilisez le produit mais souhaitez lier les paiements à une entreprise QuickBooks en ligne).

Vous êtes maintenant prêt à recevoir des paiements ! Les clients peuvent payer par carte de crédit, par virement ACH et bien plus encore en utilisant le système de facturation numérique détaillé ci-dessus et en glissant directement la carte de crédit ou en saisissant manuellement la carte.

Dans l'onglet Dépôts sous Ventes, vous pouvez voir tous les dépôts de Quickbooks Payments.

À partir de là, QuickBooks Payments brille : il automatise la correspondance sur votre plan comptable pour gagner du temps, surtout si vous traitez des dizaines de transactions quotidiennement (ou plus !). 

Utiliser des nanonets pour gérer les paiements dans QuickBooks

Pour combler le fossé entre QuickBooks Online et QuickBooks Payment – ​​ou pour ceux qui recherchent un peu plus de personnalisation – Nanonets propose un intégration tierce à automatiser le traitement des comptes créditeurs ainsi que rapprochement bancaire en utilisant une IA avancée. Dans le même temps, Nanonets s'intègre avec Wise, Stripe et d'autres processeurs de paiement sans « passer » aux paiements QuickBooks si vous préférez ne pas le faire. 

Les nanonets aident également les utilisateurs à lisser les aspérités lors de la réception manuelle des paiements en utilisant des fonctionnalités avancées. reconnaissance optique de caractères (OCR) pour traiter les documents de paiement manuels, tandis que les processus basés sur l'IA automatisent le rapprochement et d'autres exigences comptables découlant des paiements manuels.

Conclusion

La méthode que vous utilisez pour accepter les paiements dans QuickBooks – standard, QuickBooks Payments ou manuel – dépend des besoins spécifiques de votre entreprise. Alors que les petites entreprises et les opérations individuelles ont tendance à s'en sortir avec la facturation directe via QuickBooks en ligne, les utilisateurs avancés ou les grandes entreprises ont tendance à profiter de la facturation directe via QuickBooks en ligne. l'automatisation fourni avec QuickBooks Payments pour économiser du temps et de l'énergie tout en minimisant les erreurs.

Peu importe ce que vous choisissez ou la combinaison des nombreuses options disponibles que vous créez, la capacité de QuickBooks à maintenir votre écosystème de paiement imbriqué dans votre gestion financière et financière plus large. sphère comptable est inégalé et vous permet de garder l'esprit concentré sur ce qui compte : gagner de l'argent et développer votre entreprise.

Et bien sûr, Nanonets agit comme un outil complet intégration tierce pour combler le fossé entre QuickBooks Online et QuickBooks Payments pour ceux qui ont besoin d'un peu plus de puissance dans le traitement des paiements, mais qui ne sont peut-être pas prêts (ou en mesure de se permettre) QuickBooks Payments.

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• La source: https://nanonets.com/blog/receive-payments-with-quickbooks/