Xero on kirjanpitoohjelmisto, joka sopii pienille ja keskisuurille yrityksille, jotka etsivät vankkaa pilvipohjaista kirjanpitoratkaisua. Alusta yksinkertaistaa taloushallintoa tarjoamalla reaaliaikaisen näkyvyyden taloudellisesta asemasta ja suorituskyvystä. Edistyneistä ominaisuuksistaan ​​huolimatta ostoreskontra- ja laskujenkäsittelyn manuaalinen hallinta Xerossa on yhä haastavampaa.

Haasteita on lukuisia:

• huolellisen hidas manuaalinen tietojen syöttäminen
• jatkuvasti olemassa oleva inhimillisen erehdyksen riski
• tehokkuuden puute hyväksymisprosessissa

Yritykset etsivät jatkuvasti tapoja tehostaa näitä kriittisiä toimintoja. Nykyään AP-automaatioteknologialla voidaan automatisoida aikoinaan työläs prosessi. Yhdistettynä markkinoilla olevien Xeron kirjanpitoohjelmistojen kanssa AP Automation -ohjelmiston integroinnista tulee välttämättömyys tehokkuuteen ja tarkkuuteen pyrkiville yrityksille. Nanonets-integraatio Xeron kanssa on harppaus eteenpäin rahoitustapahtumien hallinnassa ja asettaa uuden standardin toiminnan tehokkuudelle digitaaliaikana. Katsotaanpa, miten tämä toimii ja kuinka voit määrittää sen tiimeillesi.

Laskujen käsittelyn kehitys

Laskujen käsittelyn matka perinteisiltä, ​​manuaalisilta juurilta digitaaliselle rajalle on tarina teknologian kehityksestä.

Ennen 1980-lukua: manuaaliset ostovelat

Ostovelkaprosessit olivat täysin manuaalisia, ja niihin sisältyivät fyysiset laskut, paperisekit ja kirjanpitokirjat.

1980-1990: digitaaliset kirjanpitotiedot

Varhaiset ohjelmistoratkaisut tarjosivat digitaalisen pääkirjan perusominaisuudet, mikä virtaviivaisti prosessin joitakin osia.

2000-luku: Sähköinen laskutus avattu

Internet mullisti ostovelat ottamalla käyttöön sähköisen laskutuksen, verkkotapahtumat ja sähköpostiviestinnän. Tällä aikakaudella paperipohjaiset prosessit vähenivät merkittävästi.

2010-luku: Helppokäyttöiset pilviratkaisut

Pilvipohjaiset ratkaisut mahdollistivat skaalautuvamman, joustavamman ja helpommin saatavilla olevan taloushallinnon, kun taas mobiiliteknologia mahdollisti laskujen hallinnan ja hyväksynnän tien päällä.

2010-luvun loppu - nykyhetki: automatisoidut ostoreskontraratkaisut

Uusin evoluutio sisältää automaation ja tekoälyn käytön koko prosessin automatisoimiseksi, mukaan lukien -

• Kirjanpito ja AP Intelligence: Tekoälypohjaisten kirjanpitojärjestelmien tulo on käynnistänyt uuden tehokkuuden aikakauden. Nämä järjestelmät pystyvät suorittamaan toistuvia tehtäviä, kuten tietojen syöttämistä, laskujen täsmäämistä ja tapahtumien käsittelyä, ja ne toimivat nopeudella ja tarkkuudella, joka ylittää ihmisen kyvyt.
• Yhdistetty työnkulku sovellusten välillä: Nykypäivän digitaalisessa ympäristössä saumaton viestintä sovellusten välillä on ratkaisevan tärkeää. Sähköpostit, AP-työkalut, kirjanpitoohjelmistot, ERP:t ja muut tietokannat toimivat nyt yhdessä ja automatisoivat tiedonkeruun ja synkronoinnin eri alustoilla.
• Älykäs tiedonkeruu: Hyödyntämällä tekoälytekniikoita, kuten luonnollisen kielen käsittelyä ja optista merkintunnistusta (OCR), nykyiset järjestelmät automatisoivat tietojen poimimisen ja tulkinnan eri laskumuodoista. Tämä sisältää jäsentämättömien ja skannattujen tietojen käsittelyn ennennäkemättömän tehokkaasti, mikä tekee ostovelkaprosessista sujuvamman ja tarkemman kuin koskaan ennen.

OCR-tekniikka laskujen skannaukseen

OCR (Optical Character Recognition) yksinkertaistaa yritysten tapaa käsitellä asiakirjoja. Käyttötapauksessamme OCR skannaa laskut ja muut paperiasiakirjat ja muuttaa ne digitaaliseksi tekstiksi. Digitaalinen teksti tulkitaan tekoälyllä ja laskun tiedot poimitaan –

• Kentät (laskupäivä, laskun numero, summa, myyjän tiedot, ostajan tiedot jne.)
• Rivikohdat (myytyjen tavaroiden ja palveluiden kuvaukset ja kustannukset).
• GL-koodit (automaattisesti tekoäly määrittää aiempien tietojen perusteella).
• Muut kontekstiin perustuvat ulottuvuudet (kulujen luokittelu jne.)

Mikä vaikutus OCR- ja laskunskannausohjelmistolla on?

Eri raportoidut tilastot korostavat automaatioohjelmistojen vaikutusta. Nämä luvut edustavat kertomusta siitä menestyksestä, jota sinä ja tiimisi voitte odottaa.

Dramaattiset kustannusten alennukset käsittelyssä

Aloitetaan osastosi taloudellisesta tilasta. AP Automationin on osoitettu leikkaavan käsittelykustannuksia huikeat 70 prosenttia. Tämä ei ole vain pennien säästämistä; kyse on budjetin uudelleenkohdistamisesta kasvuun, koulutukseen ja ehkä jopa siihen toimiston espressokeittimeen, jota kaikki ovat katselleet. Ajattele tätä sijoituksena sekä tiimisi tehokkuuteen että hyvinvointiin.

Aika on valttia

Nyt, kuvittele vähentäväsi laskun käsittelyaikaa 384 %. Tämä dramaattinen lasku tarkoittaa, että tiimisi voi käsitellä enemmän laskuja nopeammin kuin koskaan ennen, mikä vapauttaa aikaa keskittyä strategisiin aloitteisiin, joilla on todella merkitystä. AP Automationissa "Minulla ei ole aikaa siihen" tulee "Mitä seuraavaksi asialistalla?"

Virheiden vähentäminen mielenrauhan vuoksi

Tiedämme, että virheet voivat olla muutakin kuin ärsyttäviä – ne voivat olla kalliita. Laskujen käsittelyvirheiden väheneminen 37 %, AP Automation tuo mielenrauhaa toimintaasi. Vähemmän virheitä tarkoittaa vähemmän korjausjaksoissa käytettyjä tunteja ja enemmän luottamusta tietojesi eheyteen. Tämä myös vähentää kitkaa toimittajien ja sidosryhmien kanssa, mikä helpottaa suhteita ja toimintaa.

Myyjäsuhteiden kehittäminen

Parisuhteista puheen ollen, Puhutaanpa 76 prosentista organisaatioista, jotka raportoivat toimittajatyytyväisyyden lisääntymisestä. Tämä on avainasemassa. Onnelliset myyjät tarkoittavat luotettavaa toimitusketjua ja mahdollisuuksia neuvotteluihin ja alennuksiin. Myyjäsi huomaavat ja arvostavat maksujesi täsmällisyyttä ja tarkkuutta AP Automationin ansiosta.

Kassavirran optimointi ennakkomaksualennuksilla

3 % säästö ennakkomaksualennuksilla antaa organisaatiollesi taloudellista kasvojenkohotusta, parantaa kassavirtaasi ja tarjoaa sinulle enemmän vipuvaikutusta ja joustavuutta rahoitustoimintoihisi.

Vaatimustenmukaisuus ilman komplikaatioita

Lopuksi AP Automationin kruununjalokivi: 100 % stressitön yhteensopivuus. Aikana, jolloin sääntelyvaatimukset kasvavat jatkuvasti, täydellisen noudattamisen saavuttaminen ilman stressiä on ihmeellistä.

Nanonetit tekstintunnistusta ja laskujen skannausta varten Xerossa

Xeroa kirjanpitotarpeisiinsa käyttäville yrityksille manuaalinen laskujen käsittely ei ole vain kärsivällisyyden koetin, vaan myös merkittävää resurssien kulumista. Xeron tekstintunnistus- ja laskunskannausohjelmisto muuttaa tämän tärkeän mutta hankalan prosessin virtaviivaiseksi ja tehokkaaksi työnkuluksi.

Katsotaanpa, kuinka kirjanpitotiimit voivat käyttää OCR-pohjaista AP-automaatioohjelmistoa, kuten Nanonetsia, ja integroida sen Xeroon virtaviivaistaakseen kirjanpitotyönkulkuaan.

Manuaalinen AP-työnkulku Xerossa

Käydään läpi tyypillinen manuaalinen AP-prosessi Xeroa käyttävälle yritykselle:

Laskun kuitti: Laskut saapuvat eri muodoissa, mukaan lukien paperi- ja digitaaliset laskut. Henkilökunnan on kerättävä ja järjestettävä nämä asiakirjat manuaalisesti.

Manuaalinen lajittelu ja GL-koodaus: Jokainen lasku lajitellaan sitten kriteerien, kuten toimittajan, summan tai eräpäivän, perusteella, mikä vaatii paljon aikaa ja vaivaa. Jokainen lasku on sitten koodattava asianmukaisille pääkirjatileille.

Tiedon syöttö: Jokaisen laskun tärkeät tiedot, kuten toimittajan tiedot, summat ja päivämäärät, syötetään manuaalisesti Xeroon.

Laskun vahvistus: Yrityksen käytännöistä riippuen laskut voivat olla kaksisuuntaisia ​​(lasku ja tilaus), kolmisuuntaisia ​​(lasku, ostotilaus ja vastaanottoraportti) tai nelisuuntaisia ​​(lasku, tilaus, vastaanottoraportti ja tarkastusraportti) tarkistaa liiketoimet.

Hyväksyminen: Kun laskut on vahvistettu, ne reititetään hyväksyttäviksi, ja niihin liittyy usein useita osastoja tai viranomaistasoja.

Payment Processing: Hyväksytyt laskut ajoitetaan maksettavaksi ehtojen ja kassavirtanäkökohtien perusteella.

sovinto: Lopuksi maksut täsmäytetään Xerossa, mikä varmistaa, että kaikki tapahtumat näkyvät oikein taloustiedoissa.

Automatisoitu AP-työnkulku nanonetillä

Kuvitellaan nyt tätä työnkulkua uudelleen Xeroon integroidulla Nanonetilla:

Laskun kuitti: Kuvaa tämä – jokainen yrityksesi vastaanottama lasku lähteestä riippumatta laskeutuu siististi yhteen digitaaliseen paikkaan. Laskut tuodaan automaattisesti sähköpostien, asemien ja tietokantojen sotkusta heti, kun ne saapuvat, mikä säästää aikaa ja vähentää virheitä.

Nanonets lukee automaattisesti sähköpostilla lähetetyt laskut sähköpostin rungosta ja liitteistä.

Kaikki käsinkirjoitetut ja tulostetut laskut voidaan helposti skannata älypuhelimella tai ladata suoraan alustalle.

Digitaaliset kuitit voidaan joko luoda ja tulostaa suoraan Nanonets-alustalla tai tuoda Nanonetsiin sähköpostistasi, sovelluksistasi ja tietokannoistasi.

Tämä prosessi varmistaa, että jokainen data, riippumatta sen alkuperästä, löytää paikkansa keskitetyssä digitaalisessa arkistossa valmiina jatkotoimiin.

Automaattinen tiedonsyöttö: Nanonets AI lukee laskut yli 99 prosentin tarkkuudella ja lyhentää tunnit vain hetkeksi. Tämä muutos tarkoittaa, että tiimisi voi luopua työstä ja sukeltaa työhön, jolla on todella merkitystä. Tiedot puretaan ja syötetään suoraan Xeroon ilman manuaalista tietojen syöttämistä.

Automaattinen lajittelu ja PK-koodaus: Nanonets käyttää OCR:ää tunnistamaan ja luokittelemaan laskut automaattisesti toimittajan, päivämäärän, summan ja muiden asiaankuuluvien kriteerien mukaan. GL-koodin antaminen voidaan automatisoida -

• Koulutus menneistä tiedoista: Tämä edellyttää historiallisten talousasiakirjojen ja tapahtumien lataamista, jotka on merkitty historiallisesti oikeilla GL-koodeilla. Malli oppii näistä esimerkeistä ennustamaan tarkasti GL-koodit uusille tapahtumille.

• Out of the Box Gen AI: Käyttämällä Nanonets GenAI:ta ohjelmistomme voi tulkita talousasiakirjojen tekstiä tavalla, joka jäljittelee ihmisen ymmärrystä. Näin se voi poimia asiaankuuluvaa tietoa, kontekstia ja semantiikkaa monimutkaisen päättelyn soveltamiseksi GL-koodien määrittämiseksi tarkasti, jopa tapauksissa, joissa tapahtuman tiedot ovat epäselviä tai niukkoja.

Älykäs laskun vahvistus: Tekoälyä hyödyntäen Nanonets suorittaa automaattisesti kaksi-, kolmi- tai nelisuuntaisen täsmäytyksen lukemalla ja vertaamalla poimittuja laskutietoja Xerossa olevien ostotilausten, vastaanottavien raporttien ja tarkastusraporttien kanssa.

Validation: Järjestelmä merkitsee mahdolliset eroavaisuudet ihmisen tarkastettavaksi, mutta muutoin yrityksen kriteerejä vastaavat laskut ohjataan automaattisesti hyväksyttäviksi tai hyväksytään suoraan ennalta asetettujen sääntöjen perusteella.

Hyväksyminen: Nanonettien hyväksynnät eivät ole enää pullonkaula. Heistä tulee joustavia ja ne elävät siellä, missä organisaatiosi toimii – olipa kyseessä sähköposti, Slackki tai Teams. Tämä poistaa häiritsevien puheluiden ja aivan liian tutun muistutusten tarpeen.

Payment Processing: Hyväksytyt laskut asetetaan automaattisesti maksujonoon ehtojensa mukaisesti, mikä optimoi kassavirran hallinnan.

sovinto: Voit tuoda tiliotteitasi, ja Nanonets täsmäyttää maksut automaattisesti Xerossa varmistaen, että tilinpäätökset ovat ajan tasalla ja tarkkoja ja että kirjasi sulkeutuvat 90 % nopeammin.

Keskustelimme Xeron tekstintunnistus- ja laskunskannausohjelmiston käytön konkreettisista eduista aiemmin. Mutta kaiken lisäksi siirtyminen manuaalisesta automatisoituun AP-prosessiin ei tarkoita vain muutosta tehtävien suorittamisessa, vaan perustavanlaatuista muutosta talousosaston roolissa. Nanonetsin kaltaisten työkalujen avulla rahoitustiimit siirtyvät back-office-toiminnoista strategisiin avustajiin hyödyntäen reaaliaikaista dataa ja analytiikkaa liiketoimintapäätösten tekemiseen. Tämä on rahoituksen tulevaisuus, ja se on nyt saatavilla Xeron käyttäjille Nanonetsin automaation ansiosta.

Vaiheet nanonettien integroimiseksi Xerolle

Voit integroida Nanonetsin Xeroon ja alkaa käyttää alustaa laskujen käsittelyn ja tukiaseman työnkulkujen automatisointiin. Hän aloittaa -

• Valitse Laskut esikoulutettu malli.

• Kun olet luonut mallin, siirry vasemman siirtymisruudun Työnkulku-osioon.

• Siirry tuonti-välilehteen ja määritä tuontiasetukset -
  • 1. Sähköposti:
    • Siirry tuonti-välilehteen ja napsauta "Vastaanota tiedostot sähköpostitse".
    • Laajennetusta näkymästä löydät Nanonetsin luoman automaattisesti luodun sähköpostiosoitteen.

• Kaikki tähän osoitteeseen lähetetyt sähköpostit syötetään luomasi Nanonets-malliin, ja siitä poimitaan strukturoituja tietoja. Voit määrittää sähköpostin uudelleenohjauksen välittämään saapuvat sähköpostit automaattisesti mistä tahansa sähköpostiosoitteesta Nanonets-sähköpostiosoitteeseen sähköpostin vastaanottamisen ja tietojen poimimisen automatisoimiseksi.
• Opi määrittämään sähköpostin edelleenlähetys mistä tahansa sähköpostista
• 2. Automaattinen tuonti sovelluksista ja tietokannoista
  • Määritä tuontisi "Selaa kaikkia tuontivaihtoehtoja" -modaalista.

• 3. Suora lataus
  • Voit myös ottaa suoraan kuvia ja lähettää laskuja Nanonets-alustalla tai mobiilisovelluksella.
• Testitietojen poiminta: Lataa lasku ja Nanonets toimii tuodun asiakirjan kanssa ja poimii kentät, rivikohdat ja taulukot.

• Vahvistussääntöjen ja hyväksymisvaiheiden määrittäminen: Voit suorittaa tietojen jälkikäsittelyn, määrittää ehdollisia sääntöjä, määrittää manuaalisia hyväksyjiä ja määrittää automaattisen hyväksynnän vahvistussääntöjen perusteella. Nämä säännöt voivat perustua myös vuorovaikutukseen ulkoisessa ohjelmistossa/tietokannassa olevien tietojen kanssa integraatioiden kautta.

• Lisää Xero-integraatio, todenna Xero-tilisi ja määritä vienti Xero-kirjanpitoohjelmistoon.

Tämä viimeistelee perusasetukset. Voit parantaa Nanonets-työnkulkua entisestään ja aktivoida ominaisuuksia, kuten GL-koodauksen ja 2/3/4-sovituksen.

---

Kuten olemme tutkineet, Nanonetsin integrointi Xeron kirjanpitoohjelmistoon on muutoksentekijä yrityksille, jotka ovat juuttuneet manuaalisen laskujen käsittelyn tehottomuuteen. Evoluutio manuaalisista ostovelkaprosesseista automatisoituihin ei ole vain askel eteenpäin; se on harppaus tulevaisuuteen, jossa rahoitustoimintaa virtaviivaistetaan, virheprosentit putoavat ja strategiseen päätöksentekoon saadaan reaaliaikainen data-analytiikka. Siirtymällä manuaalisesta työstä strategiseen näkemykseen oikeilla automaatiotyökaluilla varustetut rahoitustiimit voivat ohjata yrityksiään kohti parempaa kannattavuutta, ketteryyttä ja kilpailuetua digitaaliaikana.

• SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
• PlatoData.Network Vertical Generatiivinen Ai. Vahvista itseäsi. Pääsy tästä.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
• PlatoESG. hiili, CleanTech, energia, ympäristö, Aurinko, Jätehuolto. Pääsy tästä.
• PlatonHealth. Biotekniikan ja kliinisten kokeiden älykkyys. Pääsy tästä.
• Lähde: https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-xero/