Finance teams are well aware of the tedious and error-prone nature of manual accounts payable processes. Sorting through stacks of paper invoices, reaching out to approvers individually, and mailing checks are extremely tedious and error-prone. This could also lead to late payments or in some cases potential تقلب فروشنده.

Today, you can automate these processes using accounts payable automation solutions and optimise accounts payable for your finance teams.

Our blog cuts through the complexity of AP processes, presenting a clear pathway to automation in 7 steps.

در مورد موارد زیر بحث خواهیم کرد:

• حساب های پرداختنی چیست؟
• What makes Accounts Payable so challenging?
• اتوماسیون حساب های پرداختنی چیست؟
• 7 Steps to automate your Accounts Payable
• Automate your Accounts Payable with Nanonets

حساب های پرداختنی چیست؟

In simple terms, it’s the money your business owes to suppliers, vendors, or creditors for goods or services received but not yet paid for. Think of it as your business’s tab: it’s a collection of everything you’ve purchased on credit and need to pay back within a specified period. These AP entries are recorded on your balance sheet under current liabilities, and include a variety of expenses, from inventory purchases to utility bills.

Now, why does accounts payable matter?

1. مدیریت جریان نقدی: Proper management of accounts payable ensures that a company can meet its obligations without compromising its cash position, crucial for operational continuity.
2. Vendor Relationships: Timely and accurate payment processes strengthen relationships with suppliers, leading to potential discounts, favorable payment terms, and a reliable supply chain.
3. Financial Reporting Accuracy: Accounts payable plays a critical role in ensuring the accuracy of financial statements, reflecting the company’s financial health and obligations.
4. بودجه بندی و پیش بینی: It aids in budget management by providing clear insights into upcoming expenses, facilitating more accurate financial planning and forecasting.
5. پیروی از مقررات: Adhering to the terms of accounts payable helps in complying with financial regulations and avoiding penalties associated with late payments or financial misreporting.

In essence, accounts payable forms the backbone of your finance operations. It involves staying on top of your obligations, fostering trust with your suppliers, and ultimately, keeping your business running smoothly.

What makes Accounts Payable so challenging?

این سوالی است که مدتهاست بهترین متخصصان مالی را درگیر کرده است. حساب های پرداختنی معمولاً به عنوان یک تابع هزینه در شرکت ها دیده می شود و دلیل آن ساده است - هیچ کس نمی خواهد وقت خود را صرف پرداخت صورت حساب ها و وارد کردن داده های مربوط به پرداخت قبوض کند!

با این حال، هنوز (بسیار) یک عملکرد تجاری ضروری است.

دلیل اینکه AP برای بهینه سازی چالش برانگیز است، واقعاً به دلیل ماهیت جانور است.

The key activities in an AP process (Data extraction, invoice coding, ERP sync) are essentially data transformation activities. Automating those would be straightforward.

با این حال، مهمتر از آن، کار AP همچنین شامل مداخله انسانی - برای بررسی، تایید و کنترل های مالی است.

این ترکیبی از تبدیل داده ها و ورودی های انسانی است که AP را به فرآیندی پیچیده و دشوار برای بهینه سازی تبدیل می کند.

این چالش ها دقیقا چیست؟

Here’s a more detailed look at each step of the AP process, and where the inherent challenges lie within each part of the workflow.

Invoice Collection: Inefficiencies in managing a mix of digital and paper invoices, leading to misplaced documents and delayed processing.

ورود اطلاعات: Manual data entry causes inaccuracies and delays in financial records and reporting.

امنیتی: Time-consuming process of cross-checking invoices against POs and delivery notes, often leading to delayed payments.

تصویب: فرآیند تصویب دست و پاگیر با چالش هایی در ارائه زمینه به تایید کنندگان، ردیابی وضعیت فاکتور و اطمینان از مجوزهای به موقع.

مبلغ پرداختی: مشکل در مدیریت چند شرایط پرداخت، زمان‌بندی‌ها و ارزها و در عین حال اطمینان از پرداخت‌های به موقع.

اصلاح: فرآیند کار فشرده تطبیق تراکنش های بانکی با ورودی های دفتر.

حل اختلاف: فرآیند حل و فصل زمان بر و پیچیده برای اختلافات که بر روابط فروشنده و کارایی عملیاتی تأثیر می گذارد.

Manual Accounts Payable is a Proven Obstacle to Organizational Growth

Employing a manual process for your business slows its growth by directly impacting the accuracy, efficiency and expenses associated with the AP process –

1. هزینه های عملیاتی غیر ضروری: هزینه های پردازش فاکتور دستی از 13 دلار به 50 دلار افزایش می یابد و حساب های پرداختنی را تا سه هفته طولانی می کند.
2. جریمه ها و تیرگی روابط با تامین کننده: تقریبا نیمی از تامین کنندگان با تاخیر در پرداخت، تیرگی روابط فروشنده و متحمل شدن جریمه یا هزینه تاخیر مواجه هستند.
3. هرج و مرج جریان نقدی: 74 درصد از مدیران ارشد مالی میان بازار و شرکت‌های اولیه تشخیص می‌دهند که دیجیتالی کردن فرآیندهای پرداخت AP باعث بهبود ترازنامه می‌شود.
4. تقلب و خطر انطباق: یک مطالعه توسط ACFE نشان داد که 14٪ از موارد کلاهبرداری از دپارتمان های حسابداری سرچشمه می گیرند و میانگین ضرر آن 200,000 دلار در هر نمونه است.
5. بهره وری از دست رفته: متوسط ​​زمان پردازش فاکتور در یک محیط دستی می تواند به 45 روز برسد. این نشان دهنده زمان از دست رفته و منابع انسانی ارزشمندی است که برای ابتکارات تأثیرگذارتر هزینه می شود.

اتوماسیون حساب های پرداختنی چیست؟

At its core, Accounts Payable Automation is the technology-driven process of converting the manual tasks involved in managing a company’s accounts payable into automated workflows. This encompasses everything from the initial receipt of an invoice to the final payment of the bill.

By leveraging cutting-edge technologies such as Artificial Intelligence (AI), Deep Learning (DL), and Robotic Process Automation (RPA), AP automation solutions are designed to minimize human intervention, reduce errors, and accelerate the processing time of transactions.

By automating the AP process, businesses can achieve:

• افزایش بهره وری و بهره وری: Automation significantly reduces the time required to process invoices. Tasks that once took days can now be completed in minutes, freeing up staff to focus on more strategic, value-added activities.
• صرفه جویی در هزینه: Automation reduces labor costs and helps avoid late payment fees while maximizing early payment discounts.
• دقت بهبود یافته: AP automation minimizes human errors such as duplicate payments and incorrect data entry, thereby enhancing the accuracy of financial records and reporting.
• دید و کنترل پیشرفته: Automated AP solutions provide real-time insights into financial data, allowing for better cash flow management and financial decision-making. Companies gain a clearer view of their liabilities and can more effectively manage their working capital.
• Compliance and Fraud Prevention: With built-in compliance checks and audit trails, AP automation tools help businesses adhere to regulatory requirements and reduce the risk of fraud.

آیا اتوماسیون AP با سایر سیستم های حسابداری کار می کند؟

AP automation systems can work with other accounting systems; many systems have various integration options, such as API or middleware, to provide seamless data transfer between the different systems. This way, AP automation software can retrieve data such as invoices and purchase orders from other accounting systems, process them and then update the information in the external accounting platform.

With the integration, businesses can take advantage of the AP automation software’s features and automation capabilities, while still using the accounting software that they are comfortable with. نرم افزار اتوماسیون AP نانوشبکهبه عنوان مثال، می توان با سایر سیستم های حسابداری مانند QuickBooks و Sage ادغام کرد.

7 Steps to automate your Accounts Payable

Automating your accounts payable means unlocking a new level of efficiency and precision in your financial operations. This journey comprises seven critical steps, each designed to streamline and enhance the accounts payable process from end to end.

بیایید هر مرحله را یکی یکی مرور کنیم و این را درک کنیم.

شما هم می توانید انتخاب کنید

and integrate with your ERP or accounting software to implement the below steps and start automating your accounts payable.

1. Centralize Your Invoice Collection
مراحل عمل:
1. Choose AP automation software that supports automated invoice import from sources where you receive invoices.
2. Configure the system to automatically import invoices from emails, google drives, vendor portals, etc., into a single repository.
Benefits: Invoices don’t get mismanaged and start getting processed as soon as they arrive.

2. Implement Automated Data Entry
مراحل عمل:
1. Choose AP software with AI-powered OCR for data extraction by testing which one is most accurate on your invoices.
2. Ensure it provides an integration with your ERP / accounting software.
3. Automate data input from invoices present in the central repository.
Benefits: Saves significant manual labor time and increases data entry accuracy.

3. Automate GL Coding:
مراحل عمل:
1. Select your OCR tools such that they utilize NLP and LLM for GL coding.
2. Set up the system to automatically code invoices after data extraction using OCR is complete.
3. Export the GL codes along with the extracted data into your ERP / accounting software.

Benefits: Reduces manual coding effort, enhances accuracy, and allows staff to focus on more critical tasks.

4. Set Up Automated Invoice Verification:
مراحل عمل:
1. Integrate a system that supports 3-way matching by using OCR to verify invoices against purchase orders and delivery notes.
2. Ensure that data extraction OCR works well for your purchase orders and delivery notes in addition to your invoices.
3. Automatically flag discrepancies.
4. Create a process to process flagged invoices.
Benefits: Saves time spent verifying invoices and reduces errors, and the team can now find time to effectively clear discrepencies.

5. Streamline Approval Workflows:
مراحل عمل:
1. Choose software where approval processes live where your organization does (e.g., email, Slack, Microsoft Teams).
2. Ensure the software allows you to create a streamlined approval workflow based on your needs.
Benefits: Speeds up approval times, reduces interruptions, and adapts to your operational flow.

6. Facilitate Seamless Payments:
مراحل عمل:
1. Ensure your AP automation / ERP solution includes effective direct payment processing capabilities, or employ an appropriate payment solution.
2. Configure the system to handle forex and mitigate chargebacks.
Benefits: Improves supplier relationships through reliable payments and handles currency conversions effortlessly.

7. Automate Reconciliation Processes:
مراحل عمل:
1. Choose software that offers automatic bank reconciliation and imports your bank statements.
2. Upload your statements, and the system matches transactions with ledger entries automatically.
Benefits: Dramatically reduces the time needed for closing books.

Automate your Accounts Payable with Nanonets

Even if you implement just a few of the above steps, the impact on your accounts payable process can be substantial.

Nanonets offers a dynamic AP automation suite that can be tailored to fit your business’s unique needs. Integration with existing ERP and accounting software is seamless, ensuring a smooth transition and minimal disruption to your operations. With our advanced AI and state-of-the-art workflow automation, Nanonets can automate the tedious and error-prone tasks associated with managing accounts payable, freeing up your finance team to focus on more strategic activities.

Getting Started with Nanonets

Automating AP automation with Nanonets is straightforward.

ثبت نام کنید app.nanonets.com.

حالا می توانید -

داستان های مشتری

From small enterprises to multinational corporations, these stories showcase the transformative impact of AP automation with Nanonets across industries.

SaltPay: ساده سازی مدیریت فروشنده با یکپارچه سازی SAP

صنعت: خدمات و نرم افزار پرداخت
محل: لندن، انگلستان

چالش: SaltPay با وظیفه دلهره آور مدیریت دستی هزاران صورتحساب روبرو بود که برای مدیریت شبکه فروشنده گسترده آنها هم غیرعملی و هم ناکارآمد بود.

راه حل: Nanonets با ابزار مبتنی بر هوش مصنوعی خود برای استخراج داده های فاکتور وارد عمل شد و به طور یکپارچه با SAP یکپارچه شد. این ادغام نه تنها دقت داده ها را افزایش داد، بلکه کارایی فرآیند را نیز به طور قابل توجهی بهبود بخشید.

نتایج: این پیاده سازی منجر به کاهش 99 درصدی تلاش دستی شد و SaltPay را قادر ساخت تا بیش از 100,000 فروشنده را به طور مؤثر مدیریت کند. این بهبود شدید همچنین منجر به افزایش قابل توجه بهره وری و قابلیت های اتوماسیون شده است.

تاپی: خودکار کردن صورتحساب نگهداری اموال

صنعت: نرم افزار نگهداری اموال
محل: ولینگتون ، نیوزیلند

چالش: با بیش از 100,000 فاکتور ماهانه، تاپی به یک راه حل مقیاس پذیر و کارآمد برای مدیریت فاکتور در نگهداری اموال نیاز داشت.

راه حل: با استفاده از ابزار هوش مصنوعی نانوشبکه، استخراج خودکار داده‌های صورت‌حساب Tapi، یکپارچه‌سازی سریع با سیستم‌های موجود را که می‌تواند توسط کارکنان غیر فنی نگهداری شود، تسهیل می‌کند.

نتایج: زمان پردازش از 6 ساعت به تنها 12 ثانیه در هر فاکتور کاهش یافت، در کنار 70 درصد صرفه جویی در هزینه در صورتحساب و دستیابی به 94 درصد دقت اتوماسیون.

Pro Partners Wealth: خودکارسازی ورود داده های حسابداری در Quickbooks

صنعت: مدیریت ثروت و حسابداری
محل: کلمبیا، میسوری

چالش: Pro Partners Wealth به دنبال بهبود دقت و کارایی ورود داده‌ها برای صورت‌حساب بود، زیرا ابزارهای اتوماسیون موجود کوتاهی می‌کردند.

راه حل: نانوشبکه‌ها راه‌حلی متناسب با قابلیت‌های استخراج و یکپارچه‌سازی دقیق داده‌ها با QuickBooks ارائه کردند که امکان صدور صورت‌حساب ساده و اعتبارسنجی خودکار داده‌ها را فراهم می‌کرد.

نتایج: دقت استخراج داده‌ها از 95% فراتر رفت، با 40% صرفه‌جویی در زمان در مقایسه با ابزارهای OCR سنتی و بیش از 80% نرخ پردازش مستقیم، که نیاز به مداخله دستی را به حداقل رساند.

Augeo: پیشرفته اتوماسیون حساب های پرداختنی در Salesforce

صنعت: خدمات حسابداری و مشاوره
محل: ایالات متحده

چالش: Augeo به یک راه حل کارآمد حساب های پرداختنی نیاز داشت که بتواند به طور یکپارچه با Salesforce ادغام شود تا هزاران صورتحساب ماهانه را بدون بار سنگین پردازش دستی مدیریت کند.

راه حل: نانوشبکه‌ها یک پلتفرم مبتنی بر هوش مصنوعی را برای پردازش خودکار صورت‌حساب ارائه می‌کنند و یکپارچگی آسان با Salesforce را برای مدیریت کارآمد داده‌ها تسهیل می‌کنند.

نتایج: این راه حل زمان پردازش فاکتور را از 4 ساعت به 30 دقیقه در روز کاهش داد، به کاهش 88 درصدی در زمان ورود اطلاعات دستی دست یافت و سالانه 36,000 فاکتور را با دقت و کارایی بالا پردازش کرد.

These customer stories illustrate the broad applicability and significant benefits of AP automation with Nanonets. By leveraging AI-powered tools and seamless integrations, companies are not only optimizing their accounts payable processes but also paving the way for broader operational excellence. The journey of these organizations underscores the potential of AP automation to revolutionize financial operations, driving efficiency, accuracy, and growth across industries.

بردن

اتوماسیون از حساب های قابل پرداخت عملیات فرآیند رسیدگی به فاکتورها، پرداخت‌ها و سایر تراکنش‌های مالی را ساده می‌کند، بنابراین کسب‌وکارها را قادر می‌سازد تا کارایی خود را بهبود بخشند، هزینه‌ها را کاهش دهند و دقت را افزایش دهند.

نرم‌افزار اتوماسیون AP مانند Nanonets بر روی هوش مصنوعی اجرا می‌شود و ایجاد گردش‌های کاری AP را امکان‌پذیر می‌کند که می‌تواند به طور خودکار فایل‌ها و اسناد را از منابع مختلف، مانند ایمیل، اسناد اسکن شده، فایل‌ها/تصاویر دیجیتال، ذخیره‌سازی ابری و سیستم‌های ERP جمع‌آوری کند.

جدای از ضبط هوشمند، ابزارهای اتوماسیون AP خوب همچنین می‌توانند هزینه‌ها را مطابقت داده و تطبیق دهند، تمام جریان‌های کاری هزینه‌ها، از ایجاد گزارش هزینه‌ها تا اخذ تأییدیه‌های مدیر را مدیریت کنند، و فرآیند بسته‌بندی ماهانه حسابداری را به‌طور یکپارچه با هر ERP، نرم‌افزار حسابداری یا ابزار تجاری مورد نظر ادغام کنند.

AP automation software such as Nanonets can significantly assist AP teams in:

• reducing costs by 80% for businesses
• increasing the speed of processing invoices by up to 10 times
• بهینه سازی روزهای AP
• eliminating inaccuracies caused by manual checks and verifications
• identifying and intelligently handling exceptions and routing them to the appropriate individual
• and identifying/eliminating fraud, theft, double payments, and other inefficiencies.

به دنبال خودکار کردن فرآیندهای AP دستی خود هستید؟ برای مشاهده اینکه چگونه Nanonets می‌تواند به تیم شما در اجرای انتها به انتها کمک کند، یک نسخه نمایشی زنده 30 دقیقه‌ای رزرو کنید اتوماسیون AP.

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
• PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
• PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/7-steps-to-automate-your-accounts-payable/