دسته بندی هزینه های تجاری یک طبقه بندی سیستماتیک از هزینه های متحمل شده در طول عملیات یک کسب و کار است که برای سازماندهی و ردیابی جریان های مالی برای اهدافی مانند تهیه مالیات، بودجه بندی و تجزیه و تحلیل مالی طراحی شده است. این طبقه‌بندی به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا با ارائه بینش‌هایی در مورد الگوهای مخارج و شناسایی کسر مالیات‌های بالقوه، امور مالی خود را به طور مؤثرتری مدیریت کنند.

کارآفرینان باهوش و رهبران کسب‌وکار می‌دانند که شیطان در جزئیات است – به‌ویژه وقتی صحبت از شفافیت مالی به میان می‌آید. این شفافیت مالی با رویکردی دقیق برای طبقه‌بندی هزینه‌های تجاری آغاز می‌شود. با انجام این کار، کسب‌وکارها نه تنها راه را برای سلامت مالی قوی هموار می‌کنند، بلکه مطمئن می‌شوند که موقعیت استراتژیکی برای سرمایه‌گذاری از فرصت‌ها و عبور از چالش‌ها دارند.

چرا هزینه های کسب و کار را دسته بندی کنیم؟

فرآیند طبقه‌بندی هزینه‌های کسب‌وکار شامل تهیه فهرستی جامع از دسته‌بندی هزینه‌ها، و سپس اطمینان از این است که هر معامله‌ای که شرکت شما انجام می‌دهد به طور منظم در محل واقعی خود اختصاص داده می‌شود. شاید بپرسید چرا این همه مهم است؟

1. تهیه و کسر مالیات:
   دسته‌بندی دقیق هزینه‌های تجاری به ساده‌سازی فرآیند آماده‌سازی مالیات کمک می‌کند و اطمینان می‌دهد که هیچ هزینه کسر نادیده گرفته نمی‌شود. این سازمان دقیق می تواند درآمد مشمول مالیات را به میزان قابل توجهی کاهش دهد و منجر به پس انداز قابل توجهی شود. این فرآیند تشخیص اینکه کدام هزینه ها و به چه میزان قابل کسر هستند را ساده می کند و زمان مالیات را کمتر دلهره آور و کارآمدتر می کند.
2. تجزیه و تحلیل و بودجه بندی:
   یک طبقه‌بندی ساختاریافته از هزینه‌ها بینش ارزشمندی در مورد الگوهای هزینه‌ها ارائه می‌کند و به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا مناطقی را شناسایی کنند که می‌توانند هزینه‌ها را کاهش دهند و منابع را به طور مؤثرتری تخصیص دهند. این دیدگاه جامع به مخارج، کارآفرینان را قادر می‌سازد تا بودجه‌های واقعی و استراتژیک تهیه کنند و ثبات مالی را افزایش داده و رشد را تقویت کنند.
3. مدیریت جریان نقدی روزانه:
   درک اینکه وجوه روزانه کجا و چگونه خرج می شود برای حفظ جریان نقدی سالم بسیار مهم است. طبقه‌بندی هزینه‌ها به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا تعهدات مالی خود را پیگیری کرده و عملیات را در صورت نیاز برای اطمینان از نقدینگی تنظیم کنند. مدیریت موثر جریان نقدی راه نجات هر کسب و کاری است که از بحران نقدینگی جلوگیری می کند و جریان عملیاتی روان را ممکن می سازد.

45 دسته بندی هزینه های کسب و کار برای کسب و کارها و استارت آپ ها

ایجاد فهرستی جامع از دسته‌های هزینه‌های کسب‌وکار می‌تواند به کسب‌وکارها و استارت‌آپ‌ها کمک کند تا امور مالی خود را بهتر پیگیری کنند، بودجه خود را به طور مؤثرتری دنبال کنند و از کسر مالیات برای کاهش درآمد مشمول مالیات خود استفاده کنند. در زیر لیستی از 45 دسته هزینه کسب و کار که معمولاً توسط مشاغل در ایالات متحده با آن مواجه می شوند آورده شده است. این طبقه بندی برای بهینه سازی موقعیت های مالیاتی ساختار یافته است.

1. تبلیغات و بازاریابی: شامل تبلیغات آنلاین، مواد چاپی و کمپین های بازاریابی است. این هزینه ها به طور کلی به طور کامل کسر می شوند.
2. حقوق و دستمزد: غرامت به کارکنان شامل حقوق، دستمزد، پاداش یا پورسانت. به طور کامل کسر می شود.
3. کار قراردادی: پرداخت به پیمانکاران مستقل. به طور کامل کسر می شود، اما کسب و کارها در صورت پرداخت بیش از 1099 دلار در سال باید فرم 600-NEC را صادر کنند.
4. اجاره املاک تجاری: پرداخت اجاره برای فضای اداری، ویترین فروشگاه و سایر املاک تجاری. به طور کامل کسر می شود.
5. ابزارگــان: خدمات برق، آب، گاز، اینترنت و تلفن برای عملیات تجاری. به طور کامل کسر می شود.
6. لوازم اداری و هزینه ها: هزینه اقلام اداری مانند خودکار، کاغذ و جوهر چاپگر. به طور کامل کسر می شود.
7. تعمیرات و نگهداری: هزینه های نگهداری اموال و تجهیزات تجاری، بدون احتساب پیشرفت های عمده. به طور کامل کسر می شود.
8. استهلاک: کسر از دست دادن ارزش دارایی ها (مانند وسایل نقلیه، ساختمان ها، تجهیزات) در طول زمان. بر اساس دستورالعمل IRS محاسبه شده است.
9. هزینه های حرفه ای: هزینه خدمات حقوقی، حسابداری و سایر خدمات حرفه ای. به طور کامل کسر می شود.
10. بیمه: حق بیمه های تجاری مانند مسئولیت، قصور و بیمه اموال. به طور کامل کسر می شود.
11. مالیات ها و مجوزها: برخی مالیات های ایالتی، محلی و فدرال؛ مجوزها و هزینه های نظارتی به طور کلی کسر می شود.
12. علاقه: بهره وام های تجاری، خطوط اعتباری، و رهن املاک تجاری. به طور کامل کسر می شود.
13. مخارج سفر: هزینه های سفر کاری، از جمله اسکان، حمل و نقل و وعده های غذایی (مشروط به محدودیت). کسر در دستورالعمل IRS.
14. غذا و سرگرمی: 50٪ کسر برای وعده های غذایی تجاری. هزینه های سرگرمی دیگر از طریق قانون کاهش مالیات و مشاغل (TCJA) قابل کسر نیست.
15. آموزش و پرورش و آموزش: هزینه های کارگاه ها، سمینارها و مواد آموزشی برای شما یا کارمندانتان. به طور کامل کسر می شود.
16. نرم افزار و اشتراک: نرم افزارهای مرتبط با کسب و کار، خدمات آنلاین و اشتراک انتشارات. به طور کامل کسر می شود.
17. حق عضویت: هزینه های انجمن های حرفه ای و سازمان های تجاری. کسر، به استثنای کلوپ هایی که برای کسب و کار، تفریح، تفریح، یا سایر اهداف اجتماعی سازماندهی شده اند.
18. هزینه های دفتر خانه: برای کسانی که از بخشی از خانه خود به طور منظم و منحصراً برای تجارت استفاده می کنند. کسر بر اساس درصد استفاده از خانه برای کسب و کار.
19. هزینه های خودرو: استفاده تجاری از وسیله نقلیه، یا با کسر هزینه های واقعی یا با استفاده از نرخ مسافت پیموده شده استاندارد. کسر در دستورالعمل IRS.
20. مخابرات: هزینه های تلفن همراه و خدمات اینترنتی مرتبط با مشاغل. به طور کامل کسر می شود.
21. هزینه پست و ارسال: هزینه های پست، خدمات پیک و حمل و نقل برای عملیات تجاری. به طور کامل کسر می شود.
22. هزینه های بانکی: هزینه های مربوط به حساب های بانکی تجاری و کارت های اعتباری. به طور کامل کسر می شود.
23. مزایای کارکنان: بیمه درمانی، کمک های طرح بازنشستگی و سایر هزینه های مزایای کارکنان. به طور کلی کسر می شود.
24. هزینه های قانونی و نظارتی: هزینه های ثبت اختراع، علائم تجاری، و انطباق با مقررات. به طور کامل کسر می شود.
25. تحقیق و توسعه: هزینه های مرتبط با توسعه محصولات یا خدمات جدید. بالقوه واجد شرایط برای اعتبارات مالیاتی تحقیق و توسعه.
26. بدهی های بد: مبالغ بدهی به شما که قادر به وصول آنها نیستید. تحت شرایط خاصی کسر می شود.
27. کمک های خیریه: کمک های مالی به موسسات خیریه واجد شرایط. قابل کسر در محدوده بر اساس ساختار کسب و کار.
28. هزینه های متحرک: هزینه های جابجایی تجهیزات تجاری، موجودی، و لوازم. اگر مربوط به تغییر در محل کسب و کار باشد، کسر می شود.
29. سود مالیات های دیر پرداخت شده: سود پرداختی بابت تأخیر مالیات. قابل کسر.
30. موجودی برای فروش مجدد: هزینه کالا یا مواد اولیه از جمله حمل و نقل. قابل کسر در زمان فروش موجودی.
31. مالیات بر املاک و مستغلات: مالیات بر اموال تجاری. به طور کامل کسر می شود.
32. مالیات بر املاک شخصی: مالیات بر اموال مورد استفاده در تجارت، مانند وسایل نقلیه و تجهیزات. به طور کامل کسر می شود.
33. تلفات و خسارات سرقت: خسارات ناشی از سرقت، خرابکاری، آتش سوزی، طوفان یا حوادث مشابه. قابل کسر در سال وقوع زیان.
34. حق بیمه سلامت: برای افراد خوداشتغال که به طور بالقوه از درآمد آنها کسر می شود.
35. برنامه های بازنشستگی: کمک به برنامه های بازنشستگی کارکنان. کسر در محدوده.
36. هدایا: هدایای تجاری تا سقف 25 دلار برای هر نفر در سال کسر می شود.
37. درآمدهای خارجی: هزینه های مربوط به کسب درآمد در کشور خارجی. مشروط به کسر و استثناء خاص.
38. هزینه های زیست محیطی: هزینه های کنترل آلودگی، اصلاح محیط زیست. برخی از هزینه ها ممکن است واجد شرایط اعتبار یا کسر خاص باشند.
39. بهبود بهره وری انرژی: هزینه های برخی بهبودهای کارآمد انرژی در خواص تجاری. ممکن است واجد شرایط کسر یا اعتبار باشد.
40. فرصت کاری اعتبار مالیاتی: استخدام افراد از گروه های خاصی که با موانع قابل توجهی برای اشتغال مواجه هستند. اعتبار بر اساس درصدی از دستمزد پرداختی.
41. اعتبار دسترسی غیر فعال: دسترسی بیشتر به کسب و کار خود برای افراد دارای معلولیت. اعتبار برای مشاغل کوچک در دسترس است.
42. هزینه های شروع: هزینه های شروع یا خرید یک کسب و کار. شما می توانید انتخاب کنید که تا 5,000 دلار در سال اول کسر کنید و مابقی را مستهلک کنید.
43. هزینه های سازمانی: هزینه های ایجاد قانونی یک شرکت یا مشارکت. قوانین کسر مشابه به عنوان هزینه های راه اندازی.
44. هزینه های پردازش کارت اعتباری: هزینه های پرداخت شده برای پذیرش پرداخت های کارت اعتباری. به طور کامل کسر می شود.
45. تجهیزات ایمنی: هزینه تجهیزات ایمنی مورد نیاز برای عملیات تجاری. به طور کامل کسر می شود.

چگونه هزینه های کسب و کار خود را دسته بندی کنیم؟

بیایید به تفاوت های ظریف در طبقه بندی هزینه های تجاری بپردازیم.

1. دسته بندی ایجاد کنید

اولین قدم برای تسلط بر چشم انداز مالی کسب و کارتان، ایجاد دسته بندی های واضح و جامع برای هزینه هایتان است.

در اینجا دسته بندی های اساسی که هر کسب و کار کوچک باید در نظر بگیرد آورده شده است:

• هزینه های عملیاتی
• هزینه های پرسنل
• فناوری و نرم افزار
• بازاریابی و تبلیغات
• سفر و سرگرمی
• هزینه های حرفه ای
• بیمه
• مالیات ها و مجوزها
• تحقیق و توسعه (تحقیق و توسعه)

2. زیر مجموعه ها

حفاری در زیرمجموعه‌ها امکان ردیابی و تجزیه و تحلیل دقیق‌تر هزینه‌ها را فراهم می‌کند، بینش عمیق‌تری در مورد جایی که پول شما می‌رود و شناسایی مناطق بالقوه برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها ارائه می‌دهد. به عنوان نمونه تمرین، اجازه دهید دسته بندی های ذکر شده در بالا را اصلاح کنیم:

• هزینه های عملیاتی
  • خدمات شهری (برق، آب، اینترنت)
  • اجاره یا رهن
  • تعمیر و نگهداری و تعمیرات
  • لوازم و تجهیزات اداری
• هزینه های پرسنل
  • حقوق و دستمزد
  • مزایا (بیمه سلامت، برنامه های بازنشستگی)
  • مالیات بر درآمد
• فناوری و نرم افزار
  • اشتراک های نرم افزاری
  • خرید سخت افزار
  • خدمات پشتیبانی فناوری اطلاعات
• بازاریابی و تبلیغات
  • بازاریابی دیجیتال
  • چاپ تبلیغات
  • مواد تبلیغاتی
• سفر و سرگرمی
  • حمل و نقل (پرواز، اجاره ماشین)
  • اسکان دادن
  • غذا و سرگرمی
• هزینه های حرفه ای
  • خدمات حقوقی
  • خدمات حسابداری
  • هزینه های مشاوره
• بیمه
  • بیمه مسئولیت
  • بیمه املاک
  • غرامت کارگران
• مالیات ها و مجوزها
  • مالیات بر درآمد
  • مالیات فروش
  • مجوزها و مجوزها
• تحقیق و توسعه (تحقیق و توسعه)
  • توسعه محصول
  • تحقیقات بازار
  • هزینه ثبت اختراع و علائم تجاری

3. هزینه ها را پیگیری کنید

سنگ بنای مدیریت مالی مستحکم، ردیابی دقیق هر پنی است که در داخل و خارج از کسب و کار شما جاری می شود. در دنیای دیجیتال امروزی، استفاده از فناوری برای خودکارسازی این فرآیند فقط یک راحتی نیست. این یک ضرورت برای رقابتی ماندن و آگاه بودن است. در اینجا نحوه انجام موثر آن آمده است:

• از نرم افزار حسابداری استفاده کنید: یک راه حل نرم افزار حسابداری قابل اعتماد که متناسب با نیازهای کسب و کار شما باشد را پیاده سازی کنید. پلتفرم‌هایی مانند Nanonets، QuickBooks، Xero یا FreshBooks می‌توانند ردیابی هزینه‌ها، صورت‌حساب و حقوق و دستمزد را به‌طور خودکار انجام دهند و به طور قابل توجهی احتمال خطای انسانی و صرفه‌جویی در زمان را کاهش دهند.
• رسیدهای دیجیتال و فاکتورها: با ذخیره اسکن یا عکس رسیدها و فاکتورها، ثبت سوابق دیجیتالی را تشویق کنید. این عمل نه تنها از محیط پشتیبانی می کند، بلکه فرآیندهای بازیابی و حسابرسی را نیز ساده می کند.
• حساب های بانکی و کارت های اعتباری را یکپارچه کنید: بسیاری از راه‌حل‌های نرم‌افزار حسابداری امکان پیوند مستقیم حساب‌های بانکی و کارت‌های اعتباری کسب‌وکار شما را ارائه می‌دهند که امکان ردیابی در زمان واقعی هزینه‌ها و تطبیق بی‌وقفه را فراهم می‌کند.
• فوراً معاملات را دسته بندی کنید: طبقه بندی هر هزینه ای را که اتفاق می افتد عادت کنید. به تعویق انداختن این کار می تواند منجر به عدم دقت و هزینه های نادیده گرفته شود.

4. بررسی منظم

ماهیت پویای تجارت مستلزم بررسی منظم فعالیت های مالی شما است. این عمل به شناسایی روندها، مدیریت جریان نقدی و تصمیم گیری آگاهانه کمک می کند:

• بررسی های ماهانه: هر ماه زمانی را به بررسی هزینه های طبقه بندی شده خود اختصاص دهید. به دنبال روندها، مانند افزایش غیرمنتظره در دسته‌های خاص باشید و هرگونه ناهنجاری را بررسی کنید.
• تعیین معیار: نسبت هزینه های خود را با استانداردهای صنعت یا مشاغل مشابه مقایسه کنید. این معیار می تواند زمینه های کارایی یا نگرانی را برجسته کند و راهبردهای مالی آینده را هدایت کند.

5. پیامدهای مالیاتی را در نظر بگیرید

درک و برنامه ریزی برای پیامدهای مالیاتی هزینه های تجاری بسیار مهم است. همه هزینه ها تحت قوانین مالیاتی به طور یکسان در نظر گرفته نمی شوند و طبقه بندی مناسب می تواند منجر به صرفه جویی مالیاتی قابل توجهی شود:

• از قوانین مالیاتی مطلع باشید: مقررات مالیاتی اغلب تغییر می کند، و مطلع ماندن می تواند به شما کمک کند کسرها و اعتبارات را به حداکثر برسانید. برای اطمینان از رعایت و بهینه سازی مزایای مالیاتی، مشاوره با یک متخصص مالیاتی را در نظر بگیرید.
• بین مخارج تجاری و شخصی تمایز قائل شوید: امور مالی کسب و کار و شخصی را از هم جدا نگه دارید تا آماده سازی مالیاتی را ساده کنید و ادعاهای مربوط به هزینه های تجاری را پشتیبانی کنید.
• همه چیز را مستند کنید: ثبت دقیق کلیه هزینه ها از جمله رسید و صورتحساب. اسناد و مدارک برای اثبات کسورات بسیار مهم است و در صورت حسابرسی می تواند ارزشمند باشد.
• برنامه ریزی برای کسورات: در درک اینکه کدام هزینه ها به طور کامل کسر می شوند، تا حدی کسر می شوند یا اصلا قابل کسر نیستند فعال باشید. این دانش می تواند بر تصمیمات هزینه و استراتژی های مالیاتی در طول سال تأثیر بگذارد.

نرم افزار مدیریت هزینه برای دسته بندی هزینه ها

در دنیای کسب و کار رقابتی، اتوماسیون کلیدی برای کارایی و پیشروی است. طبقه‌بندی هزینه‌ها، مهم و در عین حال خسته‌کننده، بدون زحمت انجام می‌شود نرم افزار مدیریت هزینه پسندیدن نانوت.

15 بهترین راه حل نرم افزار مدیریت هزینه در سال 2024

دنیای نرم‌افزار مدیریت هزینه‌ها را در سال 2024 کاوش کنید. بهترین راه‌حل‌ها را کشف کنید و نحوه انتخاب مناسب برای کسب‌وکارتان را بیاموزید.

اجازه دهید نگاهی بیاندازیم به اینکه چگونه یک نرم افزار مدیریت هزینه مانند Nanonets دسته بندی و مدیریت هزینه ها را خودکار می کند.

ضبط هزینه

یک کارمند با استفاده از یک برنامه تلفن همراه یک رسید دریافت می کند یا یک سند هزینه را در هر قالبی آپلود می کند. فناوری OCR این برنامه جزئیات کلیدی مانند تاریخ، مبلغ و تاجر را از رسید استخراج می کند.

دسته بندی خودکار

این سیستم به طور خودکار هزینه ها را به دسته های از پیش تعریف شده شرکت دسته بندی می کند و نیاز به مرتب سازی دستی را کاهش می دهد و کارایی سازمانی را بهبود می بخشد.

کد نویسی GL

پس از طبقه‌بندی، کد صحیح دفتر کل (GL) به هزینه اختصاص داده می‌شود که کار دستی و خطاهای احتمالی کدگذاری را به حداقل می‌رساند.

گزارش هزینه دیجیتال

هزینه ها به طور خودکار به یک گزارش دیجیتال اضافه می شود و ورود دستی را حذف می کند. کارمندان می توانند در صورت لزوم جزئیات را بررسی و تنظیم کنند.

گردش کار تایید

مدیران اعلان‌هایی را در فضای کاری دیجیتال خود (مثلاً Slack، تیم‌ها، ایمیل) برای بررسی دریافت می‌کنند و می‌توانند با یک کلیک هزینه‌ها را تأیید یا رد کنند و این روند را سریع‌تر می‌کند.

اتوماسیون بازپرداخت

هزینه های تایید شده برای بازپرداخت به صورت خودکار پردازش می شوند و با سیستم های حقوق و دستمزد ادغام می شوند تا پرداخت ها را بدون دخالت دستی صادر کنند.

همگام سازی ERP

این پلتفرم به طور یکپارچه داده های هزینه را به نرم افزار ERP شرکت صادر می کند و ورود دستی داده ها را حذف می کند و دقت داده ها را افزایش می دهد.

آشتی مستمر

این سیستم تطبیق در زمان واقعی را ارائه می دهد، هزینه ها را به طور خودکار با تراکنش های بانکی مطابقت می دهد و مغایرت ها را برجسته می کند تا از صحت و انطباق مالی اطمینان حاصل شود.

نتیجه

همانطور که بحث شد، طبقه بندی هزینه ها به تهیه مالیات کمک می کند، تجزیه و تحلیل برای بودجه بندی را افزایش می دهد و برای مدیریت موثر جریان نقدی حیاتی است.

فهرست ارائه شده از دسته‌های هزینه کسب‌وکار، چارچوب مرجعی را برای کسب‌وکارها ارائه می‌کند تا موقعیت‌های مالیاتی خود را بهینه کنند و بینش عمیق‌تری در مورد عملیات مالی خود به دست آورند.

علاوه بر این، ادغام فناوری، به‌ویژه از طریق نرم‌افزار مدیریت هزینه‌ها مانند Nanonets، نحوه رویکرد کسب‌وکارها به طبقه‌بندی هزینه‌ها را متحول کرده است. چنین پلتفرم‌هایی فرآیند را خودکار می‌کنند و دقت، کارایی و انطباق را تضمین می‌کنند که برای کسب‌وکارها در دنیای پرشتاب امروزی ضروری است. این اتوماسیون نه تنها در زمان صرفه جویی می کند، بلکه بینش های مالی در زمان واقعی را نیز ارائه می دهد که برای تصمیم گیری آگاهانه کسب و کار بسیار مهم هستند.

ما به کسب و کارها توصیه می کنیم -

• اتخاذ یک رویکرد ساختاریافته برای طبقه بندی هزینه ها،
• استفاده از فناوری برای ساده کردن فرآیندها،
• با قوانین مالیاتی همراه باشید،
• مشاوره با متخصصان استراتژی را بیشتر تقویت می کند،
• و به طور منظم برای شناسایی فرصت های رشد و پس انداز بررسی کنید.

با انجام این کار، کسب و کارها می توانند اطمینان حاصل کنند که نه تنها از نظر مالی سالم هستند، بلکه برای موفقیت در بازار رقابتی نیز آماده هستند.

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
• PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
• PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/45-business-expense-categories-for-businesses-and-startups/