برای افراد عادی که از چک پرداختی به چک پرداختی زندگی می کنند، سوال متداول این است:چرا اینقدر یک ماه به پایان پول باقی مانده است؟؟" برای یک حسابدار، کاملاً برعکس است - "چرا این همه پول برای تطبیق در پایان ماه وجود دارد؟"
بسیاری از کسبوکارها حسابهای خود را در پایان ماه بسته میکنند تا دادههای مالی خود را سازماندهی کنند. با توجه به حجم کار انجام شده، فرآیند پایان ماه هرگز یک فعالیت یک روز در ماه نیست و ممکن است طول بکشد. حتی یک هفته مرخصی هر ماه.
بنابراین، یک حسابدار نه تنها باید فعالیت های حسابداری روزانه و پایان سال را مدیریت کند، بلکه باید فرآیند پایان ماه را نیز انجام دهد. طبیعتاً حسابداران در طول سال بیش از حد کار می کنند و حسابداری به شغلی تبدیل شده است که هرگز آرام نمی گیرد.
در حالی که پایان ماه می تواند برای حسابداران مشاغل کوچک استرس زا باشد، اما برای کسانی که در شرکت های بزرگ با فعالیت مالی قابل توجهی فعالیت می کنند، می تواند طاقت فرسا باشد.
راههایی وجود دارد که میتوان با آنها مقابله کرد. داشتن یک چک لیست پایان ماه می تواند مدیریت سیستماتیک فرآیند را امکان پذیر کند. اتوماسیون همچنین می تواند از روند بسته شدن حسابداری جلوگیری کند و امکان بسته شدن ماهانه بهتر و سریعتر دفاتر را فراهم کند.
این مقاله فرآیند بسته شدن پایان ماه را به طور عمیق بررسی میکند و اینکه چگونه اتوماسیون میتواند به بهینهسازی فرآیند کمک کند.
تعطیلات آخر ماه چقدر است؟
فرآیند بسته شدن حسابداری پایان ماه در هر شرکتی فرآیند "بستن دفاتر" است. این شامل ادغام، بررسی و تطبیق کلیه اطلاعات مالی در پایان هر ماه است.
فرآیند بسته شدن حسابداری مهم است زیرا بینشی از سلامت مالی شرکت ارائه می دهد. این فرآیند همچنین برنامه ریزی مالی و عملیاتی را تسهیل می کند و مبنای تصمیم گیری استراتژیک تجاری را فراهم می کند.
فهرست مندرجات
مراحل پایان ماه فرآیند بسته شدن
فرآیند بسته شدن پایان ماه شامل ثبت، بررسی و گزارش تراکنش های مالی است که در دوره از آخرین بسته در ماه قبل اتفاق افتاده است. این یک نمای کلی سریع از سلامت مالی شرکت در طول دوره ارائه می دهد و به عنوان نقطه پایانی برای معاملات عمل می کند تا ماه بعد از نو شروع شود.
جزئیات و مراحل فرآیند پایان ماه تا حد زیادی به اندازه شرکت و مقدار تراکنش های مالی انجام شده در ماه بستگی دارد.
با این حال، تمام فرآیندهای بسته حسابداری از چهار فعالیت تشکیل شده است:
- ثبت جریان نقدی * - فرآیند ثبت شامل ورود درآمد، هزینه، بدهی، دارایی های ثابت و داده های مالیاتی به مخزن انتخابی است.
- تطبیق حسابهای درآمد و هزینه - فرآیند تطبیق صورتهای بانکی و داراییهای نقد خرد را با معاملات و پرداختهای بین مشاغل تطبیق میدهد.
- تجزیه و تحلیل ترازنامه - تجزیه و تحلیل از داده های مراحل ثبت و تطبیق برای تجزیه و تحلیل الگوها و ارائه پیش بینی ها استفاده می کند.
- گزارش/بایگانی - مرحله نهایی تمام گزارش ها و اظهارات را برای ذینفعان تولید می کند و تمام داده ها را بایگانی می کند.
فرآیند بسته شدن حساب ها گاهی اوقات به عنوان فرآیند "ثبت برای گزارش (R2R)" نامیده می شود.
* ورود داده های درآمد و هزینه به مخزن به خودی خود از چهار مرحله تشکیل می شود:
- تمام مانده های حساب درآمد را به خلاصه درآمد منتقل کنید.
- موجودی حساب هزینه را به خلاصه درآمد منتقل کنید
- با توجه به اینکه خلاصه درآمد یک حساب موقت است، مانده به سود انباشته منتقل می شود.
- توزیع های نقدی یا سود سهام پرداخت شده به مالکان به عنوان سود انباشته وارد می شود
فرآیند بسته شدن حسابداری پایان ماه در واقع پیچیده است زیرا شامل انواع مختلفی از اطلاعات و داده ها است که باید ادغام، تأیید و تطبیق شوند.
این می تواند طاقت فرسا شود مگر اینکه تیم حسابداری یک SOP خوب طراحی شده داشته باشد که بتوان آن را دنبال کرد. بسیاری از حسابداران کارآمد یک چک لیست جامع برای فرآیندهای بسته شدن حساب دارند.
چک لیست پایان ماه
چک لیست ها به عنوان یادآوری مراحل ضروری عمل می کنند، تأیید را فعال می کنند و نظم و انضباط را افزایش می دهند، که همگی منجر به عملیات یکپارچه و کارآمد می شوند.
چک لیست پایان ماه مختص شرکت است، اما ممکن است چیزی شبیه به این باشد:
ضبط وظایف
✅ برگه های زمانی ارسال شد ✅ تمامی قبوض حساب های پرداختنی در سامانه گنجانده شده است ✅کلیه فاکتورهای دریافتنی در سامانه درج شده است ✅کلیه گزارش هزینه ها درج شده و تایید شده است ✅ تمامی پرداخت ها ثبت می شود
بررسی وظایف
✅درآمدها را بررسی کنید و از گنجاندن آنها مطمئن شوید. ✅ تعویق ها، تعهدی ها و معکوس ها را بررسی کنید و از شمول آنها مطمئن شوید. ✅ بررسی کنید که همه ورودی ها وارد شده اند ✅ شامل یا حذف تراکنشهای معوق یا تاخیر، تراکنشهای ناموفق و تراکنشهای در انتظار تایید را بررسی کنید.
تطبیق
✅ تطبیق تمام حساب های بانکی با صورت حساب های بانکی. ✅ داده های AP را با دفتر کل فرعی و/یا دفتر کل تطبیق دهید. ✅ داده های AR را با دفتر کل فرعی و/یا دفتر کل تطبیق دهید. ✅ تطبیق دارایی ها و فعالیت های معوق. ✅ موجودی واقعی را با دفتر کل تطبیق دهید.
گزارش
✅ گزارش مسیر حسابرسی ✅ گزارش ذینفعان |
چنین چک لیستی تضمین می کند که پایان ماه یکنواخت و موثر باشد. فرآیند بسته شدن حسابداری پایان ماه موثر دارای مزایای زیر است:
- یک سیستم حسابداری قابل اعتماد و دقیق را ارائه می دهد
- تصویری از سلامت مالی شرکت ارائه می دهد
- حسابرسی مالی پایان سال را ساده می کند
- تشکیل پرونده مالیاتی را ساده می کند
- به تصمیم گیری و برنامه ریزی مالی برای آینده نزدیک و دور کمک می کند
چالشهای مرتبط با فرآیندهای پایان ماه دستی
پایان ماه می تواند سخت و وقت گیر باشد، به خصوص در شرکت های بزرگ با تراکنش های مالی ماهانه قابل توجه.
طبق نظرسنجی توسط تحقیق ونتانا، در سال 2014، 58٪ از شرکت ها گزارش دادند که هفت روز یا بیشتر برای بستن کتاب های خود زمان می برد. افزودن به استرس و سطوح کاری، ماهیت مهلتمحور فعالیت است. حساب ها باید حتما تا آخرین روز ماه بسته شوند.
کمیت کار، ماهیت خسته کننده و ضرب الاجل آن می تواند برای حسابداران و متخصصان مالی استرس زا باشد. نیاز به توجه و زمان با نیاز به انجام مسئولیت های منظم علاوه بر آشتی نزدیک بیشتر می شود.
یک نظرسنجی آنلاین که توسط برنامه تحلیل مصرف کننده دانشگاه جورجیا در مارس 2022 در میان متخصصان حسابداری و امور مالی انجام شد، بلافاصله پس از بسته شدن پایان ماه، نشان داد که مشغله های شدید حسابداری، زندگی شخصی حداقل 81 درصد از حسابداران را در طول این دوره مختل کرده است. حداقل یک ماه در سال گذشته
هر گونه فعالیت بسته حسابداری به دلیل احتمال اشتباهات غیر قابل قبول در زمینه حسابداری قابل تسریع نیست. نظرسنجی فوق همچنین نشان داد که 85٪ از شرکت کنندگان گزارش کردند که باید کتاب ها را در حداقل یک ماه در طول سال گذشته دوباره باز کنند تا خطاها را برطرف کنند.
بسیاری از چالش های فرآیند بسته شدن حسابداری ممکن است به یک یا چند مورد از دلایل زیر برگردد:
- اعضای تیم از وظایفی که باید انجام شوند، آگاه نیستند
- ناظران دید محدودی نسبت به وظایف و وضعیت آنها دارند
- منابع حسابداری نامرتب – فاکتورها و سایر اسناد حسابداری در قالب های مختلف و در مخازن مختلف هستند که تلفیق را پیچیده می کند. تکه تکه شدن، عملیات در چندین مکان جغرافیایی، و وابستگی متقابل زیاد داده های مالی، روند بسته شدن را پیچیده تر می کند.
- خطاها در تطبیق حساب ها زود تشخیص داده نمی شوند و گلوله برفی به اشتباهات پیچیده ای تبدیل می شوند که رفع آنها سخت تر و زمان بر است.
بهترین شیوه ها برای فرآیند پایان ماه
برای جلوگیری از خطا/لغزش و غلبه بر استرسی که معمولاً با فرآیند بسته شدن حسابداری همراه است، چند مرحله عقل سلیم وجود دارد.
- اولین گام برای یک فرآیند بسته شدن بدون درز، یک SOP خوب طراحی شده است که همه وظایف و مراحل را مطابق با کار شرکت در نظر می گیرد. برنامه ریزی دقیق و یک دیگ بخار برای فرآیند بسته شدن می تواند از گام های غیر ضروری و هماهنگی ضعیف بین ذینفعان جلوگیری کند.
- آموزش گسترده همه متخصصان درگیر در فرآیند بسته شدن می تواند شفافیت در نقش ها و مسئولیت ها را تضمین کند.
- برآورد واقع بینانه زمان مورد نیاز برای بسته شدن ماهانه نباید از مسئولیت های غیر تعطیلی حسابدار و حرفه ای مالی غافل شود. جلسات قبل از بسته برای بحث در مورد برنامه و جدول زمانی مفید هستند و به برنامه ریزی مجدد وظایف برای رسیدن به مهلت پایان ماه کمک می کنند. این به تعیین مهلت های خاص برای فعالیت های خاص مانند جمع آوری داده ها، تنظیم دفتر کل، تهیه گزارش و غیره کمک می کند.
- ادغام تمام منابع داده مورد نیاز برای عملیات بسته شدن. اینها ممکن است شامل صورتهای بانکی، صورتهای مالی و ترازنامه، داراییهای ثابت و موجودی، اسناد حسابهای دریافتنی و حسابهای پرداختنی، وجوه نقد خرد و دادههای دفتر کل باشد.
- یک چک لیست پایان ماه مانند آنچه در بالا نشان داده شده است می تواند به عملیات یکپارچه فرآیند حسابداری کمک کند.
اتوماسیون برای پایان ماه بسته شدن
نرم افزار حسابداری می تواند بسیاری از مشکلات عملیات پایان ماه را کاهش دهد. اتوماسیون می تواند به ادغام تمام داده های مرتبط تحت یک پلت فرم کمک کند و به طبقه بندی و سازماندهی داده ها در زمینه هایی کمک کند که به تطبیق و تولید گزارش کمک می کند.
مزایای اتوماسیون پایان ماه شامل موارد زیر است:
صرفه جویی در زمان
بسته شدن دستی ماهانه زمان بر است. به عنوان مثال، وظایف سطح پایین و خودکار گزارش شده است که 47٪ از زمان بخش AP و 75٪ از زمان کارکنان بخش منابع انسانی و حقوق و دستمزد را مصرف می کند. این به طور طبیعی منجر به تاخیر و استرس مرتبط می شود. اتوماسیون برخی یا همه وظایف فرآیند بسته شدن ماهانه می تواند به جلوگیری از تاخیرها و تنگناها کمک کند.
صرفه جویی در هزینه
بسته شدن حسابداری دستی به سرمایه انسانی قابل توجهی نیاز دارد. مک کینزی نشان داد که 45 درصد از فعالیت های پرداختی فعلی که معادل 2 تریلیون دلار در کل دستمزد سالانه هزینه دارند، به طور بالقوه می توانند خودکار شوند. علاوه بر این، عملکرد دستی وظایف اضافی و بالقوه خودکار، بهره وری شرکت را کاهش می دهد و بهره وری پایین می تواند سالانه حدود 1.8 میلیارد دلار برای کارفرمایان هزینه داشته باشد.
کاهش خطا
وظایف حسابداری دستی، زمانی که تحت فشار زمان و استرس انجام شود، ممکن است مستعد خطا باشد. یک انسان به احتمال زیاد در هر 10 مرحله در هنگام انجام کارهای اضافی 100 خطا مرتکب می شود.
افزایش تمرکز بر وظایف استراتژیک
یک مطالعه جهانی در مورد خودکارسازی فرآیندها نشان داد که یک کارگر به طور متوسط روزانه بیش از 3 ساعت را صرف کارهای روزمره و تکراری می کند، که باعث کاهش تمرکز بر وظایف با ارزش بالاتری می شود که شامل استراتژی انسانی و برنامه ریزی برای بهبود سازمان است. بهرهوری و رضایت کارکنان زمانی افزایش مییابد که برای جنبههای جالب و باارزش شغل خود وقت بگذارند و این باعث کاهش جابجایی کارکنان و افزایش ماندگاری کارکنان میشود.
پردازش مشارکتی
یک ابزار اتوماسیون برای بسته شدن پایان ماه یک پلتفرم یکپارچه ایجاد می کند که در آن همه سهامداران می توانند پشت سر هم کار کنند و چک لیست پایان ماه را که توسط شرکت توسعه داده شده است، تکمیل کنند. چنین ابزارهای نرمافزاری با داشبورد و اعلانهایی ارائه میشوند تا روند بسته شدن را در زمان واقعی پیگیری کنند، که این اطمینان را میدهد که همه افراد درگیر از وضعیت فرآیند آگاه هستند و مسائل را میتوان به موقع شناسایی و به آنها رسیدگی کرد.
آمادگی حسابرسی
شاید قانعکنندهترین مزیت برای بسته شدن خودکار پایان ماه، آمادگی حسابرسی باشد. فرآیندهای کسب و کار خودکار نه تنها امکان استانداردسازی عملیات را فراهم می کند، بلکه حفظ سوابق را در طول سال تضمین می کند و در نتیجه یک مسیر حسابرسی ایجاد می کند.
مقیاس پذیر
با گسترش پایگاه مشتری و سبد مالی یک شرکت، بسته شدن دستی حساب ماهانه می تواند بدون اتوماسیون سخت و غیرممکن شود.
جای تعجب نیست که شرکت های بیشتری از نوعی ابزار اتوماسیون در فرآیند بسته شدن حساب خود استفاده می کنند.
تحقیق ورونا نشان داد در نتیجه، 83 درصد از شرکتکنندگان اعلام کردند که شرکت آنها در عرض شش روز کاری ماهانه بسته میشود و تقریباً نیمی از شرکتها (60 درصد) ظرف چهار روز کاری به پایان میرسد. . آن را با 2015 روز یا بیشتر گزارش شده قبل، بدون استفاده از اتوماسیون مقایسه کنید.
نانو شبکه ها برای فرآیند بسته شدن پایان ماه
ابزارهای حسابداری واحدهای منفرد نیستند، بلکه مجموعه ای از گردش کار هستند که اهداف، فعالیت ها و بخش های مختلف را خدمت می کنند. ممکن است گردش های کاری خاص برای فرآیند حساب های پرداختنی، فرآیند حساب های دریافتنی، حقوق و دستمزد و غیره وجود داشته باشد. فرآیند بسته شدن خروجی یا محتوای همه این اجزا را برای تطبیق ترکیب می کند. در هسته خود، جمع آوری داده ها وظیفه اساسی هر فرآیند بسته شدن حساب است
ابزارهای موجود خود را با نانو شبکه ها ادغام کنید و جمع آوری داده ها، ذخیره سازی صادرات و حسابداری را خودکار کنید.
نانوشبکهها همچنین میتوانند به خودکارسازی فرآیند بسته شدن پایان ماه کمک کنند:
- وارد کردن و ادغام داده ها از چندین منبع - ایمیل، اسناد اسکن شده، فایل ها/تصاویر دیجیتال، ذخیره سازی ابری، ERP، API و غیره.
- جمع آوری و استخراج داده ها به صورت هوشمند از فاکتورها، رسیدها، صورتحساب ها و سایر اسناد مالی.
- دسته بندی و کدگذاری معاملات بر اساس قوانین تجاری.
- راهاندازی گردشهای کاری تأیید خودکار برای دریافت تأییدیههای داخلی و مدیریت استثناها.
- تطبیق کلیه معاملات
- ادغام یکپارچه با ERP ها یا نرم افزارهای حسابداری مانند Quickbooks، Sage، Xero، Netsuite و غیره.
تمام این ویژگی های نانوشبکه ها امکان بسته شدن سریع و دقیق کتاب ها و مدیریت کارآمد منابع را فراهم می کند.
بردن
شغل یک حسابدار هرگز یک نهاد واحد با آغاز و پایان نیست. در بهترین حالت، میتوان آن را به قطعات کوچکی از تطابقهای ماهانه تقسیم کرد تا فرآیند بستن حساب در پایان سال مالی سختتر نشود.
اتوماسیون فرآیند بسته شدن حساب های ماهانه می تواند بسیاری از فشارهای مرتبط با فعالیت را کاهش دهد و می تواند به هر شرکتی کمک کند نه تنها از وضعیت فعلی خود آگاه باشد بلکه برای آینده نیز آماده باشد.