هوش داده افلاطون
جستجوی عمودی و هوش مصنوعی

چرا نرم افزار مدیریت اسناد برای مشاغل ضروری است؟

تاریخ:

روزگاری که از میان کمدهای بایگانی می گذرد و انبوهی از کاغذها را پشت سر می گذارد، مدت هاست گذشته است. امروزه کسب‌وکارها از فضای ذخیره‌سازی الکتریکی استفاده می‌کنند که در آن می‌توانند به تمام فایل‌ها، اسناد و سوابق خود از طریق دستگاه‌هایی مانند رایانه‌های شخصی، تلفن‌های هوشمند و تبلت‌ها دسترسی داشته باشند. این امر بازیابی و مدیریت اطلاعات مهم را آسانتر و سریعتر می کند. در واقع، الف مطالعه توسط Deloitte نشان می دهد که 85 درصد از کسب و کارها در ماه های آینده به ابتکارات دیجیتالی خود سرعت می بخشند.

با این حال، مدیریت دستی و بازیابی اسناد هنوز هم می تواند زمان بر و خسته کننده باشد. همچنین خطرات خطاهای انسانی را که منجر به آسیب دیدن یا از دست رفتن فایل ها می شود، از بین نمی برد. از این رو، مهم است که در یک سیستم مدیریت اسناد برای تجارت خود سرمایه گذاری کنید.

نرم افزار مدیریت اسناد یا DMS نوعی نرم افزار است که تمام اسنادی را که کسب و کار شما هر روز استفاده می کند ذخیره، مدیریت و بازیابی می کند. تمام فایل های الکترونیکی و حتی اسناد کاغذی شما را در طول چرخه عمرشان، از زمان ایجاد تا اجرای آنها، مدیریت می کند. مهمتر از همه، این فرآیند را خودکار می کند تا بتوانید زمان کمتری را برای سازماندهی و بازیابی همه فایل های خود صرف کنید و زمان بیشتری را برای کارهای مهم دیگر داشته باشید.

نحوه عملکرد سیستم مدیریت اسناد بستگی به نرم افزاری دارد که روی آن سرمایه گذاری می کنید. اما به طور کلی، با دیجیتالی کردن همه فایل های شما و ذخیره آنها در یک پایگاه داده واحد برای بازیابی و دسترسی آسان به کسب و کار شما کمک می کند. برخی دارای ویژگی‌های اسکن و ضبط تصویر برای تبدیل اسناد مبتنی بر کاغذ به فایل‌های دیجیتال هستند. برخی دیگر حتی از هوش مصنوعی و فناوری یادگیری ماشینی برای گرفتن فوری داده ها از اسناد استفاده می کنند. همچنین می‌توانید از نرم‌افزار مدیریت اسناد برای تأیید صحت اسناد، ایجاد گردش کار تأیید در سازمان خود و خودکارسازی پشتیبان‌گیری و بازیابی اطلاعات استفاده کنید.

نرم افزارهای مدیریت اسناد دارای ویژگی های بسیار بیشتری هستند. و به دلیل مزایای آن است که تقاضای جهانی برای نرم افزار مدیریت اسناد است در سال 5.55 به 2022 میلیارد دلار رسید و پیش بینی می شود تا سال 16.42 به 2029 میلیارد دلار برسد.


چرا به نرم افزار مدیریت اسناد نیاز دارید؟

مدیریت اسناد را بهبود می بخشد

اگر می خواهید مدیریت اسناد خود را ساده کنید، دیجیتالی کردن اسناد شما کافی نیست. بدون نرم افزار مدیریت اسناد، همچنان در سازماندهی، ردیابی و بازیابی دستی فایل ها در پایگاه داده خود گیر خواهید داشت. این هنوز می تواند زمان گرانبهایی را که می توانستید برای انجام سایر مسئولیت های مهم استفاده کنید، ببرد. ناگفته نماند، هنوز هم خطاهای انسانی احتمالی را در هنگام رسیدگی به اسناد از بین نمی برد.

نرم افزار مدیریت اسناد چیزی بیش از یک پایگاه داده با شکوه برای اسناد شماست. ابزارها و ویژگی های متعدد آن، مدیریت و مدیریت تمام فایل ها و سوابق خود را تنها با چند کلیک آسان تر می کند. همچنین می توانید از آن برای ردیابی و بازیابی فایل ها با یک کلمه یا عبارت در سند استفاده کنید. و با ادغام آن با سایر برنامه ها، می توانید به راحتی داده های استخراج شده را از سند وارد و صادر کنید و در نتیجه از ورود دستی داده ها در فرآیند جلوگیری کنید.

توجه به این نکته ضروری است که DMS با سیستم مدیریت محتوا متفاوت است. یک سیستم مدیریت محتوا یا CMS برای تولید و انتشار محتوای شما به صورت آنلاین استفاده می شود. لزوماً فایل ها و اسناد شما را مدیریت نمی کند. بنابراین داشتن هر دو DMS و CMS می تواند برای کسب و کار شما مفید باشد. مقداری نمونه هایی از نرم افزار CMS می تواند یکپارچه با DMS ادغام شود، بنابراین مطمئن شوید که آنها را بررسی کنید.

دسترسی را افزایش می دهد

با افزایش کار از راه دور و محل های کار ترکیبی، کارمندان شما باید بتوانند در هر زمان و هر مکان به تمام فایل های مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند. در حالی که دیجیتالی کردن اسناد، اشتراک‌گذاری و ارسال فایل‌ها را از یک دستگاه به دستگاه دیگر آسان‌تر می‌کند، همچنان به نرم‌افزار مدیریت اسناد برای ساده‌سازی جستجو و بازیابی اسناد نیاز دارید. جستجو، ردیابی و بازیابی فایل را با استفاده از کلمات کلیدی و سایر ویژگی ها به طور خودکار انجام می دهد. تنها با چند کلیک، می توانید هر سندی را که می خواهید بدون نیاز به رفتن به دفتر بیرون بکشید.

نرم افزار مدیریت اسناد تمام اسناد شما را در یک پلتفرم متمرکز می کند که می توانید با استفاده از هر دستگاهی مانند رایانه، تلفن هوشمند یا تبلت به آن دسترسی داشته باشید. علاوه بر این، به شما امکان می دهد بدون از دست دادن تغییرات مهم در یک سند یا خود پایگاه داده، از یک دستگاه به دستگاه دیگر جابجا شوید. این امر جستجو و بازیابی را راحت تر می کند فایل های PDF و انواع دیگر اسناد زمانی که در حال حرکت هستید. بسته به راه حل پیاده سازی شده، می توان به این فایل ها به صورت آنلاین یا آفلاین دسترسی داشت.

همکاری را ترویج می کند

با در دسترس‌تر کردن اسناد، سیستم‌های مدیریت اسناد می‌توانند همکاری در سازمان و با مشتریان شما را افزایش دهند. از آنجایی که DMS تمام فایل‌های شما را در یک پلتفرم متمرکز می‌کند، تیم‌هایی از بخش‌های دیگر می‌توانند برای اصلاح برخی اسناد، کامپایل سوابق و سازماندهی پایگاه‌های داده با یکدیگر همکاری کنند. همچنین تضمین می کند که شرکت شما یک منبع حقیقت واحد دارد. این بدان معناست که همه بدون توجه به اینکه چه زمانی و از کجا به دست آورده اند، روی یک مجموعه از اطلاعات و داده ها کار می کنند.

برخی از ویژگی‌های سیستم مدیریت اسناد همچنین شامل خودکار کردن گردش کار تأیید برای زمان چرخش اسناد سریع‌تر است. این بدان معناست که شما لازم نیست نگران ارسال سند به ذینفعان لازم برای دریافت امضا یا تایید آنها باشید. خود سند به طور خودکار سند را در حین انجام مراحل ارسال می کند. حتی می تواند برای جلوگیری از تاخیر، دریافت کننده را از تایید قریب الوقوع سند مطلع کند.

امنیت داده ها را افزایش می دهد

سرمایه گذاری در سیستم مدیریت اسناد نیز یکی از راه های محافظت از داده های کسب و کار شما است. انواع مختلف سیستم های مدیریت اسناد ویژگی های امنیتی قوی را برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به اسناد شما ارائه می دهند. این شامل ویژگی هایی مانند کنترل های مجوز، رمزگذاری داده ها، ابزارهای ردیابی و نظارت و غیره است.

اهمیت مدیریت اسناد در امنیت داده ها را نباید نادیده گرفت. عدم مدیریت صحیح فایل های شما می تواند منجر به از دست رفتن داده ها و نقض آنها شود. و به نوبه خود، این می تواند بر امنیت کلی کسب و کار، مشتریان و شرکای شما تأثیر بگذارد.

برخی از DMS ها دارای ویژگی پشتیبان گیری و بازیابی خودکار اسناد هستند که تضمین می کند هرگز داده های ارزشمند شرکت خود را از دست نمی دهید. این به شما امکان می دهد فایل های خراب، حذف شده یا گم شده را تنها با چند کلیک بازیابی کنید.

هزینه ها را کاهش دهید

در نگاه اول، یک سیستم بایگانی فیزیکی ارزان تر از سرمایه گذاری در یک سیستم مدیریت اسناد به نظر می رسد. اما هزینه‌های ناشی از سوء مدیریت احتمالی، آسیب‌دیدگی اسناد یا از دست دادن به طور کلی بسیار بیشتر خواهد بود. ناگفته نماند، این شما را مجبور می کند که زمان گرانبهایی را صرف ایجاد مجدد یا بازیابی آن فایل گم شده یا آسیب دیده کنید. به این ترتیب، DMS یک سرمایه گذاری عالی برای کسب و کار شما محسوب می شود فرآیند شما را بهینه می کند با حداقل هزینه

DMS همچنین می تواند به شما در کاهش هزینه های لوازم اداری مانند کاغذ، جوهر و هزینه پست کمک کند. به همین ترتیب، لازم نیست نگران فضای ذخیره سازی باشید زیرا همه فایل های شما می توانند به صورت الکترونیکی ذخیره شوند. از این رو، برای اسناد خود نیازی به کابینت های بایگانی فولادی گران قیمت یا انبار یا انبار خارج از محل ندارید.


اگر با فاکتورها و رسیدها کار می کنید یا نگران تأیید هویت هستید، Nanonets را بررسی کنید OCR آنلاین or استخراج کننده متن PDF برای استخراج متن از اسناد PDF رایگان. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد زیر کلیک کنید راه حل اتوماسیون سازمانی نانوشبکه ها.


انتخاب نرم افزار مناسب

با افزایش تحول دیجیتال، زمان آن فرا رسیده است که روی یک سیستم مدیریت اسناد برای کسب و کار خود سرمایه گذاری کنید. DMS چیزی بیش از دیجیتالی کردن فایل های شما انجام می دهد. همچنین ابزارها و عملکردهایی را برای ساده کردن مدیریت اسناد در سازمان شما ارائه می دهد. اگر می‌خواهید مرتبط و رقابتی در بازار باقی بمانید، مزایای بی‌شمار آن، آن را به ابزاری ضروری برای شرکت شما تبدیل می‌کند.

با این وجود، انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت اسناد برای کسب و کار شما نیاز به درک عمیقی از آنچه شرکت شما نیاز دارد و نوع DMS برای آن مناسب است. بنابراین مطمئن شوید که گزینه های خود را بررسی کرده و آنها را خودتان امتحان کنید.


نانوت OCR و OCR API آنلاین بسیاری از جالب است موارد استفاده tکلاه می تواند عملکرد کسب و کار شما را بهینه کند، در هزینه ها صرفه جویی کند و رشد را تقویت کند. پیدا کردن چگونه موارد استفاده نانوشبکه ها می تواند برای محصول شما اعمال شود.


نقطه_img

جدیدترین اطلاعات

نقطه_img