اگر یک سند وجود داشته باشد که به عنوان یک نقطه مرجع برای بخش های تدارکات، کنترل کیفیت، اداری و مالی یک شرکت عمل می کند، آن دستور خرید است - که اغلب به عنوان PO اشاره می شود.

چه کسب و کار شما بزرگ باشد و چه کوچک، سفارش خرید نقشی کلیدی در ردیابی موجودی شما ایفا می کند و از استانداردهای کیفیت محصول یا خدمات شما و کارایی برنامه ریزی مالی شما اطمینان می دهد.

سفارش خرید چیست؟

سفارش خرید یک سند تدارکاتی است که توسط یک شرکت همراه با جزئیات مواردی که باید به منظور مدیریت، تولید یا خدمات تهیه شود، ارائه می‌شود. یک PO حاوی اطلاعاتی در مورد نوع و مقدار محصولات/خدمات قابل خرید، مشخصات فنی، قیمت، تاریخ و آدرس تحویل، محدودیت زمانی برای لغو احتمالی، شرایط پرداخت، و سایر شرایط و ضوابط است.

در کسب و کارهای کوچک، یک PO توسط مالک یا مدیر عامل کسب و کار مطرح می شود. در سازمان های بزرگ یک خرید یا درخواست خرید معمولاً توسط مدیران یک بخش مطرح می شود و برای رئیس تدارکات یا مدیر مالی شرکت ارسال می شود که به نوبه خود یک سفارش خرید صادر می کند. PO شروع معامله بین خریدار و فروشنده است.

وضعیت حقوقی سفارشات خرید

یک PO به خودی خود فقط لیستی از چیزهایی است که باید انجام شود فراهم می کند. با این حال، هنگامی که یک فروشنده یا فروشنده آن را می پذیرد و آن را امضا می کند، یک سفارش خرید به یک قرارداد الزام آور تبدیل می شود. سپس فروشنده از نظر قانونی موظف است اقلام مورد نیاز خریدار را طبق دستورالعمل های سفارش خرید تحویل دهد. و خریدار موظف به تسویه پرداخت ها طبق برنامه زمان بندی ذکر شده می باشد. یک سفارش خرید تایید شده تا حدی قانونی است که می تواند به عنوان تضمینی توسط موسسات مالی برای تامین مالی تجارت شما مورد استفاده قرار گیرد.

---

به دنبال خودکار کردن فرآیندهای AP دستی خود هستید؟ برای مشاهده اینکه چگونه Nanonets می‌تواند به تیم شما در اجرای انتها به انتها کمک کند، یک نسخه نمایشی زنده 30 دقیقه‌ای رزرو کنید اتوماسیون AP.

نمایش نسخه ی نمایشی

---

فاکتور چیست؟

فاکتور درخواست پرداختی است که توسط فروشنده/فروشنده برای انجام یک PO مطرح می شود. این صورتحساب است و بر اساس یک سفارش خرید است و معمولاً شامل شماره PO به همراه یک شماره فاکتور و یک لیست قیمت جزئی است. فاکتور طبق شرایط پرداخت ذکر شده در سفارش خرید انجام می شود. اگر خریدار متعهد به پیش پرداخت باشد، فاکتور قبل از ارسال اقلام افزایش می یابد. در غیر این صورت فاکتور به همراه اقلام خریداری شده تحویل داده می شود. خریدار از نظر قانونی متعهد به پرداخت طبق شرایط سفارش خرید است. (پیش فاکتور چیست؟)

به عنوان مثال، بیل وایت، تامین منابع و تدارکات مدیر یک هتل پنج ستاره، از سرآشپز شیرینی پزی درخواست خرید یک دستگاه مخروط ساز وافل، جعبه نان و قالب های شکلات را دریافت می کند. بیل وایت یک سفارش خرید با مشخصات واضح تجهیزات مورد نیاز، تاریخ تحویل و قیمت مورد انتظار را تکمیل می کند و آن را برای یک شرکت تجهیزات آشپزخانه ارسال می کند.  

شرکت تجهیزات آشپزخانه PO را دریافت می کند و تأیید می کند که می توانند سفارش را انجام دهند. آنها سفارش را همراه با یک فاکتور برای بیل وایت ارسال می کنند. وقتی محموله می رسد، بیل وایت و مدیر حساب های هتل یک تطابق 3 طرفه برای تأیید یادداشت تحویل در برابر PO و فاکتور انجام می دهند. پس از تکمیل تأیید، مدیر حساب ها فاکتور را برای پرداخت پردازش می کند. پس از پرداخت، سفارش خرید بسته شده و فاکتور به عنوان پرداخت شده مهر و موم می شود.

سفارش خرید در مقابل فاکتور

حتی اگر از یک سفارش خرید برای تهیه فاکتور استفاده می شود، هر دو اسناد جداگانه ای هستند که توسط افراد مختلف در مراحل مختلف فرآیند خرید مورد استفاده قرار می گیرند. در اینجا چند تفاوت اساسی بین این دو وجود دارد.

یک سفارش خرید:

– قبل از خرید توسط خریدار ساخته می شود

- جزئیات محصولات/خدماتی که باید خریداری شوند را فهرست می کند

- دارای برنامه پرداخت پیشنهادی است.

یک فاکتور فروش:

- پس از فروش (خرید) توسط فروشنده مطرح می شود.

- محصولات/خدمات ارائه شده را با لیست قیمت مشخص تایید می کند

- برنامه پرداخت را با تاریخ مشخص می کند.

---

گردش کار بدون لمس AP را تنظیم کنید و فرآیند حساب های پرداختنی را ساده کنید در چند ثانیه اکنون یک نسخه نمایشی زنده 30 دقیقه ای رزرو کنید.

نمایش نسخه ی نمایشی

---

سفارشات خرید چگونه کار می کنند؟

سفارشات خرید همچنین نشانه ای از پیش بینی رشد کسب و کار شما هستند. تصمیم گیری در مورد اینکه چه چیزی و در چه مقداری خریداری شود بر اساس میزان تجارتی است که در آینده نزدیک پیش بینی می کنید. پس از شناسایی این نیازها، می توان سفارش خرید با مشخصات محصولات یا خدمات مورد نیاز انجام داد.

به طور همزمان، فروشندگان/فروشندگان را می توان شناسایی کرد تا شرایط مورد نیاز را تکمیل کنند و سفارشات خرید برای آنها ارسال شود. فروشنده بررسی می‌کند و تأیید می‌کند که آیا می‌تواند جدول زمانی را برآورده کند و نیاز شما را برآورده کند، و سفارش خرید را تأیید می‌کند، که پس از آن از نظر قانونی لازم‌الاجرا می‌شود.

بر این اساس، فروشنده موظف است اطمینان حاصل کند که محصولات یا خدمات طبق شرایط PO به شما تحویل داده می شود. فروشنده همچنین فاکتور را افزایش می دهد و پرداخت ها توسط شرکت شما طبق توافق در سفارش خرید انجام می شود.

برای افزایش کارایی، سفارشات خرید خود را پیگیری کنید

پیگیری سفارش خرید یا پیگیری PO فرآیند نظارت بر سفارش خرید شما از زمان تصور تا تحویل نهایی است. به طور سنتی، هنگامی که یک PO تایید شد، خریدار با تامین کننده یا شرکت حمل و نقل برای وضعیت محموله تماس می گرفت. فناوری سریع و کارآمد به طور کامل جایگزین حالت آهسته سنتی شده است. و اکنون می توان محموله ها را در هر مرحله ردیابی کرد.

فرم های الکترونیکی استاندارد سفارشات خرید، پردازش را سریع، کارآمد و مقرون به صرفه تر کرده است. راه‌حل‌های ردیابی هوشمند، مشاهده و گزارش کامل در زمان واقعی از کل فرآیند سفارش خرید شما را امکان‌پذیر می‌سازد:

• ارائه PO
• تایید چند مرحله ای
• اطلاعیه حمل و نقل قبلی
• تحویل
• فاکتور
• بسته شدن پرداخت

اهمیت سفارشات خرید برای کسب و کار شما

در مرحله راه اندازی ممکن است برای شما راحت تر باشد که یک کانال ارتباطی واضح با فروشندگان ایجاد کنید. با این حال، همانطور که تجارت رشد می کند، نیازها در سطوح مختلف و با تیم های مختلف افراد افزایش می یابد. بنابراین، توصیه می‌شود سیستمی برای ایجاد سفارش‌های خرید راه‌اندازی کنید تا اطمینان حاصل شود که جزئیات یک سفارش گم نمی‌شود، پرداخت‌ها برای همان سفارش از قلم نیفتاده یا تکراری نمی‌شوند، در زمان صرفه‌جویی کنید و یک مسیر حسابرسی ایجاد کنید. سفارش‌های خرید مستند به درستی تاریخچه شفافی از اقلامی که توسط شرکت شما خریداری شده‌اند، چه کسی و چه زمانی آنها را خریده‌اند، فروشندگان عادی چه کسانی هستند و چه مقدار سرمایه در یک زمان خاص در دسترس است، ارائه می‌دهد. این به نوبه خود مدیریت مالی بهتری را ممکن می کند.

---

این نسخه ی نمایشی زنده 30 دقیقه ای را رزرو کنید تا آخرین باری باشد که باید به صورت دستی داده ها را از فاکتورها یا رسیدها در نرم افزار ERP کلید بزنید.

نمایش نسخه ی نمایشی

---

مزایای خودکارسازی فرآیند سفارش خرید

اتوماسیون سفارش خرید ساده سازی کل است فرآیند سفارش خرید. بزرگترین مزیت اتوماسیون سفارش خرید صرفه جویی در زمان و تلاش است. در سازمان‌های بزرگ، پلت‌فرم اتوماسیون اعضای تیم را قادر می‌سازد تا به‌طور خودکار درخواست‌های خرید را برای ارزیابی و تأیید به سرپرست تیم ارسال کنند. پس از آن PO به طور خودکار ایجاد می شود، بنابراین نیاز به کاغذبازی، تکراری بودن ورود داده ها در مراحل مختلف تأیید و چالش های دیگر مانند:

---

- عدم کارایی و مسئولیت پذیری

- عدم کنترل فرآیند

- خطرات حریم خصوصی و امنیتی

در زمان فعالیت های کم ارزش صرفه جویی کنید. کارایی کلی را افزایش دهید

اندازه کسب و کار شما هر چه باشد، مزایای اتوماسیون سفارش خرید بسیار زیاد است. با پردازش و تأیید بلادرنگ، اتوماسیون تضمین می کند که قوانین و کنترل ها رعایت می شوند، در حالی که کارایی فرآیند تیم شما را افزایش می دهد و خطای انسانی را تا حد زیادی کاهش می دهد. علاوه بر این، یک مسیر حسابرسی کامل را فراهم می کند، بنابراین از دردسر جستجوی فایل های کاغذی گم شده جلوگیری می کند. با یک فرآیند ساده و صرفه جویی در هزینه و زمان، انعطاف پذیری، کنترل و دید به فرآیندها می رسد. علاوه بر این، یک پلت فرم خرید خودکار امکان یکپارچه را فراهم می کند مطابقت فاکتور در یک بخش خودکار AP