گاهی اوقات، فرآیندهای کسب و کار اساسی می تواند بسیار وقت گیرتر از آن چیزی باشد که رهبران کسب و کار می دانند. به عنوان مثال، صورتحساب چیزی است که تک تک تیم های حسابداری باید یاد بگیرد که چگونه مدیریت کند.

در اصل، صورت‌حساب ساده به نظر می‌رسد: یک فروشنده کالا یا خدمات را ارائه می‌کند، اقلام ارائه‌شده را جزئیات می‌دهد، و یک صورتحساب برای مشتری ارسال می‌کند (AKA یک فاکتور). پس مشتری فاکتور فاکتور را دریافت می کند، صحت آن را تأیید می کند و پرداخت را به فروشنده ارسال می کند. 

ساده است، درست است؟ شاید اینطور به نظر برسد، اما در واقعیت، 66٪ از کسب و کار می گویند که آنها بیش از پنج روز در هر ماه پردازش فاکتورها تنها با 20 تا 25 روز کاری در ماه، تأثیر پنج روز کامل که با ارسال، دریافت و پردازش پرداخت‌های صورت‌حساب مصرف می‌شود، کمک بزرگی برای تیم حساب‌های دریافتنی سازمان و تیم حساب‌های پرداختنی آن است.

امروزه، یکی از بهترین راه‌ها برای رسیدگی به ناکارآمدی‌های فرآیند و افزایش کارایی سازمانی، سرمایه‌گذاری در راه‌حل‌های SaaS دیجیتال است که فرآیندهای مذکور را ساده‌سازی می‌کند. Xero، یکی از ابزارهای برتر حسابداری SaaS برای مشاغل کوچک و متوسط، به رفع ناکارآمدی های مربوط به صورتحساب و سایر چالش ها در چرخه حسابداری.

به‌طور مجزا، نرم‌افزار فاکتور Xero یک راه‌حل قوی است، اما زمانی که با نرم‌افزار دیگر جفت شود اتوماسیون AP ابزار، اثربخشی آن به طور تصاعدی افزایش می یابد. بیایید نگاهی به راه‌حل‌های فاکتور Xero به کسب‌وکارها بیندازیم، سپس به کارهایی که Xero می‌تواند در صورت جفت شدن با سایر ارائه‌های SaaS انجام دهد نگاهی بیندازیم.

نرم افزار Xero فاکتور برای حساب های دریافتنی

با چالش‌های جریان نقدی و پیگیری پرداخت‌های معوقه صورت‌حساب آشنا هستند حساب های دریافتنی تیم مسئول جمع آوری تمام پولی است که یک کسب و کار به دست می آورد. چه یک سازمان B2B یا B2C باشد، تیم AR در حصول اطمینان از اینکه پول نقد با نرخی که از هزینه‌های تجاری و طرح‌های رشد پشتیبانی می‌کند به کسب‌وکار وارد می‌شود، بسیار مهم است.

نحوه انجام AR در Xero

تیم‌های AR می‌توانند به‌جای ایجاد صورت‌حساب دستی برای هر مشتری، ارسال ایمیل‌های جداگانه برای آگاه کردن کاربران از پرداخت‌های آتی، و ایجاد گزارش‌های جریان نقدی دستی، Xero را در اکوسیستم AR ادغام کنند تا به تعدادی از ویژگی‌های مفید و قابلیت‌های صورت‌حساب خودکار دسترسی داشته باشند.

با Xero، ایجاد فاکتور و هر کار بعدی بسیار آسان تر است. از شما خواسته می شود که بین «صورتحساب کلاسیک» و «صورتحساب جدید» در Xero یکی را انتخاب کنید. اگر هدف شما کارایی است، برای کاهش حجم کار و افزایش دستی داده ها، «صورتحساب جدید» را انتخاب کنید. در اینجا نحوه ایجاد فاکتور هنگام استفاده از Xero "صورتحساب جدید" به نظر می رسد:

1. اطمینان حاصل کنید که ابتدا اطلاعات تماس مشتری به Xero اضافه شده است. با صورتحساب جدید، می توانید برخی از فیلدها را با این جزئیات به صورت خودکار پر کنید. 
2. رفتن به "صورتحساب" ماژول در برنامه Xero. 
3. شروع به تایپ نام مشتری در "به" فیلد، و جزئیات مشتری باید در فاکتور پر شود.
4. تمام فیلدهای الزامی مانند "مورد"، "تعداد" و "قیمت."
5. موارد خط را بکشید و رها کنید تا آنها را به ترتیب خاصی جابجا کنید.
6. وقتی فاکتور پر شد، انتخاب کنید "ذخیره و افزودن دیگری" or "ارسال برای تایید."

نرم افزار فاکتور Xero نه تنها به کارشناسان AR اجازه می دهد تا یادآور پرداخت خودکار ارسال کنند و فاکتورهای سفارشی سازی شده را به راحتی ایجاد کنند، بلکه مجموعه کاملی از ویژگی های هدفمند AR را ارائه می دهد، مانند:

پیگیری وضعیت فاکتور

توزیع فاکتورها در اولین بار به اندازه کافی سخت است. Xero نه تنها فرآیند ایجاد فاکتور اولیه را تنها با چند کلیک تغییر می دهد، بلکه ردیابی و تجزیه و تحلیل فاکتور را در زمان واقعی ارائه می دهد. آیا مشتری با پرداخت های معوقه یا مشکلات پرداخت ادامه دارد؟ Xero می تواند به تیم AR اطلاع دهد قبل از اینکه شرکت شما پول نقدی را که به سختی به دست آورده است از دست بدهد.

پردازش پرداخت آنلاین

مشتریان در حال ارسال چک هستند - آنها می خواهند آنلاین پرداخت کنند! پردازش پرداخت آنلاین با افزونه های شخص ثالث مناسب که از طریق Xero در دسترس هستند، در دسترس است. مشتریان از آسان بودن آن لذت خواهند برد، و تیم واقعیت افزوده از این که تا حد زیادی یک فرآیند بدون لمس از جانب آنها باشد، دوست خواهند داشت.

قالب های فاکتور Xero

فاکتورهای رسمی با سبک یکنواخت، لوگوی تعبیه شده و میزان خطای کم می توانند به کسب و کارها کمک کنند تا برندی قابل اعتماد و اعتماد ایجاد کنند و با الگوهای فاکتور Xero، فاکتورهای دست نخورده اجتناب ناپذیر است.

برای ایجاد یک الگوی فاکتور Xero، موارد زیر را دنبال کنید:

1. روی نام فروشنده کلیک کنید، سپس کلیک کنید، "تنظیمات."
2. رفتن به "تنظیمات فاکتور."
3. انتخاب کنید "موضوع برندسازی جدید."
4. یک برچسب برای ارجاع به این الگوی صورت‌حساب خاص Xero در آینده وارد کنید. چیزی مثل "الگوی صورتحساب ماهانه مشتری XYZ" کار خواهد کرد.
5. طراحی فاکتور را سفارشی کنید و هر گونه تنظیمات مورد نیاز را انجام دهید. 
6. کلیک کنید "صرفه جویی."
7. برای مشاهده الگوهای صورتحساب ذخیره شده، نام قالبی را که می خواهید مشاهده یا استفاده کنید، پیدا کرده و کلیک کنید "پیش نمایش."

فاکتورهای Xero Proforma 

اکثر کسب و کارها پس از ارائه کالا یا خدمات، فاکتورها را ارسال می کنند، اما اگر سازمان شما به پیش فاکتورهایی متکی است که قبل از ارائه پیشنهادات شما به کاربران نهایی استفاده می شود، Xero شما را کنار نگذاشته است. پیش فاکتورهای Xero مشابه قالب فاکتور Xero هستند، اما ساختار آنها کمی متفاوت است تا متناسب با نیازهای تجاری شما باشد.

Xero برای پردازش فاکتور در حساب های پرداختنی

در طرف دیگر فرآیند صورتحساب، حساب های قابل پرداخت تیم به طور خستگی ناپذیر برای پردازش فاکتورهای دریافتی کار می کند، بررسی می کند که کالاها و خدمات مطابق با آنچه در فاکتور است دریافت شده است، فرآیند تایید پرداخت، و پرداخت ها را به فروشندگان منتظر ارسال کنید.

نحوه انجام AP در Xero

درست مانند همتایان AR خود، اعضای تیم AP می‌توانند به نرم‌افزار صورت‌حساب Xero تکیه کنند تا زندگی خود را از طرق مختلف آسان‌تر کنند. شاید برجسته ترین عملکرد Xero در فضای AP، واردات و پردازش یک فاکتور باشد.

گام به گام، در اینجا ممکن است به نظر برسد:

1. پس از ارسال فاکتور توسط فروشنده، می‌توانید فایل PDF فاکتور را در Xero آپلود کنید. 
2. برای تأیید فاکتورها یا شروع فرآیند تأیید، به آدرس مراجعه کنید "کسب و کار" منو و انتخاب کنید "فاکتورها."
3. با مقایسه توضیحات، مقدار و قیمت کالا با کالا یا خدمات دریافتی، تأیید فاکتور دستی را انجام دهید. 
4. پس از آماده شدن برای تأیید، تأیید کننده می تواند کلیک کند "تأیید و ایمیل" برای ارسال فاکتور برای پرداخت. 

همچنین می‌توانید صورتحساب‌ها را به یک آدرس ایمیل خاص ارسال کنید تا برخی از جزئیات تکمیل‌شده را اسکن کنید

سایر ویژگی های Xero که تیم های AP دوست دارند عبارتند از: 

مدیریت ساده قبض

پیگیری بدهی های کوتاه مدت معوق می تواند چالش برانگیز باشد. با طیف گسترده ای از فاکتورها در زمان های مختلف در طول ماه ها، تیم های AP کارهای اداری خود را برای آنها قطع می کنند. با نرم‌افزار فاکتور Xero، ردیابی سررسیدهای آینده و صورت‌حساب‌های معوقه به‌طور خودکار انجام می‌شود. 

قابلیت پرداخت دسته ای

با فعال کردن پرداخت‌های دسته‌ای در نرم‌افزار فاکتور Xero، تیم‌های AP می‌توانند از ورود دستی داده‌ها بسیار کمتر و کاهش زمان پردازش هنگام پرداخت لذت ببرند.

گردش کار تایید

با قابلیت‌های گردش کار تأیید قابل تنظیم در Xero، تیم‌های AP می‌توانند پرداخت‌های فاکتور را از طریق کانال‌های تأیید مناسب همه در خود پلتفرم ارسال کنند. دیگر خبری از زنجیره های ایمیل طولانی و تاخیر در پرداخت ها به دلیل شلوغی صندوق ورودی نیست. 

آشتی بانکی

Xero تطبیق پرداخت‌های انجام‌شده با صورت‌حساب‌ها را خودکار می‌کند و فرآیند تطبیق تراکنش‌ها با فاکتورهای مربوطه را ساده می‌کند. این ویژگی سوابق مالی دقیق را تضمین می کند و خطر خطا را کاهش می دهد.

شکاف های قابل توجه در فرآیند Xero AP

واضح است که Xero برای تیم‌های حسابداری در کسب‌وکارهای در حال رشد در طیف وسیعی از صنایع، پیشرفت بزرگی ایجاد می‌کند. این پلتفرم قابل اعتماد، به خوبی آزمایش شده و همیشه در حال تکامل است، اما راه های بسیار دیگری برای بهبود فرآیندهای AP و AR با ابزارهای اتوماسیون محور وجود دارد. به زبان ساده – چیزهای زیادی وجود دارد که Xero وجود دارد نمی تواند انجام دهد، هم. برخی از بزرگترین محدودیت های تیم های AP با استفاده از نرم افزار فاکتور Xero عبارتند از:

محدودیت های ضبط فاکتور

Xero برای اسکن و ذخیره اسناد تجاری مانند فاکتورها عالی است، اما در استخراج نقاط داده کلیدی از تصاویر اسکن شده بسیار محدود است. این باعث می‌شود که تیم‌های AP هر بار که یک فاکتور جدید دریافت می‌شود، با وظایف ورود دستی داده‌ها مواجه شوند. صحبت در مورد زمان مکث!

محدودیت های پیچیدگی کسب و کار

نرم‌افزار فاکتور Xero سفارشی‌سازی‌های زیادی را برای فاکتورها و صورت‌حساب‌ها ارائه نمی‌کند، که ساده‌سازی فرآیندهای AP را دشوار می‌کند.

محدودیت های گردش کار تایید

اگر به دنبال راه‌اندازی گردش کار فوق‌العاده پیچیده یا یک گردش کار تطبیقی ​​بسته به مبلغ فاکتور هستید، برای تحقق این واقعیت به یک ابزار اتوماسیون تکمیلی نیاز دارید.

محدودیت های گزارش دهی

در زمانی که رهبران کسب‌وکار انتظار دارند در هنگام تصمیم‌گیری بینش‌های بی‌درنگ داشته باشند، Xero نمی‌تواند سطح جزئیات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده را که می‌توانید به آن اعتماد کنید، ارائه دهد.

نانو شبکه برای اتوماسیون AP

 بیایید واضح بگوییم: Xero ارزش زیادی به چرخه حسابداری به عنوان یک کل می‌افزاید. راه حل دیجیتال SaaS به ورود کسب و کارها به عصر دیجیتال کمک می کند، اما با یکپارچه سازی مناسب و ابزارهای تکمیلی، Xero می تواند کارهای بیشتری انجام دهد. با نانوت، یک ارائه SaaS اتوماسیون AP، تمام شکاف های AP که در بالا نشان داده شد را می توان به سرعت برطرف کرد.

استفاده از نانو شبکه برای خودکارسازی AP در Xero

پس از ادغام Nanonets با نرم افزار فاکتور Xero، از تقویت آن لذت خواهید برد اتوماسیون AP به طور کلی به عملکرد می دهد. برای مثال: 

فناوری OCR و پردازش خودکار فاکتور

با استفاده از تشخیص کاراکتر نوری (OCR)، نانو شبکه ها می توانند داده های کلیدی را از فاکتورهای دریافتی بخوانند و استخراج کنند و ورود دستی داده ها را کاهش دهند. نگران نباشید؛ سوابق صورت‌حساب در Xero نیز ثبت می‌شود و از تطابق کامل داده‌ها بین دو پلتفرم بدون هیچ گونه دخالت انسانی اطمینان حاصل می‌کند. اکنون، پردازش فاکتورها - شامل دو طرفه و تطبیق سه طرفه - می تواند به طور خودکار انجام شود. 

اتوماسیون پرداخت

با ادغام Nanonets Stripe، Wise و ACH، اتوماسیون پرداخت فقط یک رویا نیست. این یک واقعیت است تیم‌های AP می‌توانند از ادغام Nanonets و Xero استفاده کنند فرآیند پرداخت را خودکار کنید. قوانین سفارشی شده را نیز می توان در طول فرآیند اعمال کرد. یک گردش کار تأیید شخصی ایجاد کنید، محدودیت‌های پرداخت را تعیین کنید و امنیت را با قوانین دیگر افزایش دهید.

مدیریت فروش

انتخاب فروشندگان به اندازه کافی سخت است؛ به روز نگه داشتن تمام اطلاعات آنها در Xero می تواند یک کار بی پایان باشد. با نانوشبکه ها، اطلاعات فروشنده را می توان به طور خودکار بر اساس داده های فاکتور فعلی به روز کرد و مدیریت فروشنده را تا حد امکان ساده کرد.

گزارش نسل بعدی

از ابتدا، داشبوردها و ویژگی های گزارش خودکار بخشی از پیشنهادات نانونت ها بوده اند. تنها با چند تمرین کلیک و رها کردن، تیم AP شما - و سایر تیم‌های حسابداری - می‌توانند گزارش‌هایی داشته باشند که همه پایه‌ها را پوشش می‌دهند.

چگونه نانو نت ها و زیرو با هم کار می کنند

راه اندازی یکپارچه سازی بین Nanonets و Xero معمولاً فقط چند دقیقه طول می کشد. در زیر تصویری از نانوشبکه‌ها وجود دارد که فاکتورها را از منابع متعددی مانند DropBox و GMail دریافت کرده و آنها را پردازش می‌کنند.

این فقط به صورت‌حساب‌ها محدود نمی‌شود، بلکه PO و سایر اسناد را نیز شامل می‌شود. پس از تأیید در یک گردش کاری که می توانید آن را تنظیم کنید، داده ها برای همگام سازی در Xero آماده هستند.

نانوشبکه ها می توانند فاکتورها را پردازش کنند، اطلاعات کلیدی را استخراج کنند، آن اطلاعات را به Xero تحویل دهند و فرآیندها را خودکار کنند. این ادغام برای سال‌ها در دسترس بوده است، و آن را تبدیل به چیزی می‌کند که شما و سازمانتان می‌توانید از NOW بهره ببرید. منتظر نمانید تا مزایای Nanonets و Xero را تجربه کنید. در حال حاضر آغاز شده است.

مزایای جفت شدن نانو شبکه ها با Xero

Nanonets و Xero، جدا از هم قدرتمند و غیرقابل توقف، آماده اند تا نحوه کار حرفه ای های حسابداری را تغییر دهند. دیگر کافی نیست که یک ERP قوی یا راه حل حسابداری با استفاده آسان داشته باشید. اتوماسیون برای همه مشاغل ضروری است، و با نانو نت ها، سفر اتوماسیون بسیار قابل مدیریت می شود. 

با سرمایه گذاری زمان و منابع برای راه اندازی این ابزارها، شاهد تحقق بازگشت سرمایه به روش های مختلف خواهید بود.

• بهره وری - اولا، بهره وری سر به فلک می کشد. اتوماسیون کاری بیش از کارآمدتر کردن وظایف انجام می دهد، همچنین به تیم های AP و AR شما امکان می دهد تلاش های خود را بر جنبه های ارزش افزوده بیشتر کسب و کار متمرکز کنند. 
• سود مالی - افزایش بهره وری منجر به بهبود نتایج مالی برای مشاغل می شود.
• رضایت تیمی - Nanonets و Xero باعث می‌شوند افرادی که کار را انجام می‌دهند کمتر استرس داشته باشند و به طور کلی در کارشان شادتر باشند. وقتی یک کارمند خوشحال داشته باشید، تمام دنیا باز می شود. 

در صورت استفاده با هم، می‌توانید از تمام مهارت‌های حسابداری Xero با قدرت اتوماسیون نانونت‌ها لذت ببرید. همانطور که بهره وری شروع به افزایش می کند، اشتباهات دستی شروع به کاهش می کنند و مشتریان و کارمندان شما خوشحال و خوشحال تر می شوند، شما بسیار خوشحال خواهید شد که این کار را انجام داده اید.

رهبران تجاری که واقعاً به دنبال تغییر اوضاع هستند، نباید بیشتر به دنبال آن باشند. این ابزارها نحوه اداره کسب و کار شما را از ابتدا تا انتها تغییر خواهند داد. برای شروع امروز، Nanonets را با Xero پیوند دهید و دست به کار شوید!

نمایش نسخه ی نمایشی

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
• PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
• PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-on-xero/