Xero یک نرم افزار حسابداری SaaS مبتنی بر ابر برای مشتریان کسب و کارهای کوچک است که در بسیاری از کشورها واقع شده اند. شرکت Xero که در سال 2006 تاسیس شد، مستقر در نیوزلند است. نرم افزار Xero حساب های پرداختنی را به عنوان یک سیستم سنتی که نیاز به ورود دستی داده ها دارد، مدیریت می کند. برای اتوماسیون حساب های پرداختنی Xero، مشتریان Xero نرم افزار اتوماسیون AP شخص ثالث را ادغام می کنند.
نحوه مدیریت AP در Xero
حساب های پرداختنی (AP) را در Xero مدیریت کنید با انجام این فرآیندهای لازم:
- فاکتور فروشنده یا قبض دیگری را از طریق ایمیل به سیستم حسابداری Xero یا با اسکن دریافت کنید
- فاکتور را تایید کنید
- پرداخت را برنامه ریزی کنید
- Xero فاکتور/صورتحساب را به حساب های پرداختنی اضافه می کند
- پرداخت انجام شده است
- فاکتور/قبض به عنوان پرداخت شده علامت گذاری شده است
اما توجه داشته باشید که این مراحل قابل انجام در Xero بسیاری از کارهای دستی را پوشش نمی دهند. به عنوان مثال، کارمندان بخش حساب های پرداختنی باید به صورت بصری آن را تعیین کنند فاکتورها از طریق فرآیندهای تأیید دستی و دریافت تأییدیه ها صحیح هستند.
این فرآیندهای تأیید صحت شامل تطبیق سه طرفه (یا تطبیق دو طرفه) فاکتور با سفارش خرید (PO) و گزارش دریافت، در صورت وجود، برای دریافت کالا می باشد.
کارکنان AP باید تعیین کنند که کدام مدیر بودجه تعیین شده باید فاکتور را مطابق با خط مشی هزینه شرکت تأیید کند. سپس حساب‌های پرداختنی، اسناد منطبق (اغلب کاغذی) را به تأییدکننده مناسب هدایت می‌کند و زمانی که تأییدیه‌ها به موقع نباشد، با تأییدکنندگان پیگیری می‌کنند.
حساب های پرداختنی فاکتورها را به صورت دسته ای پرداخت می کند. شاید حساب‌های پرداختنی هنوز از چک‌های کاغذی قدیمی استفاده می‌کنند. هنگام استفاده از چک کاغذ، این مراحل دستی مورد نیاز است:
- درخواست مدیر مالی یا کنترل کننده برای تأیید اجرای چک
- گرفتن امضای چک مجاز
- چاپ چک روی کاغذ
- جداسازی و بایگانی یک نسخه چک با رونوشت های سند فاکتور منطبق
- پر کردن و ارسال پاکت نامه با چک و توصیه های حواله ضمیمه
- پاسخگویی به تماس‌های دریافت‌کننده یا ایمیل‌هایی که وضعیت پرداخت فعلی را درخواست می‌کنند
گردش کار حساب های پرداختنی Xero
توضیحات زیر مربوط به گردش کار حساب های پرداختنی Xero برای انجام فرآیندهای حساب های پرداختنی در نرم افزار اصلی حساب های پرداختنی Xero است.
صورتحساب ها/فاکتورهای تامین کننده را ضبط و وارد کنید
کاربران برنامه‌های Xero's Business Edition، که شامل طرح‌های قیمت‌گذاری اولیه، در حال رشد و تاسیس SaaS هستند، Hubdoc داخلی ویژگی ای که صورتحساب ها و رسیدها را در Xero ثبت می کند. Hubdoc یک شریک Xero برای ضبط داده های OCR است که داده ها را از اسناد استخراج می کند و تراکنش هایی را در Xero ایجاد می کند. آدرس ایمیل Xero bills در هر برگه وضعیت در صفحه نمای کلی خریدها نشان داده می شود.
برای دریافت صورت‌حساب‌ها و صورت‌حساب‌های تامین‌کننده در Xero با استفاده از ویژگی Hubdoc، صورتحساب باید یک پیوست ایمیل باشد نه اینکه در خود ایمیل جاسازی شود. برای این فرآیند ضبط ایمیل، صورت‌حساب‌های دریافتی از هر تامین‌کننده را به آدرس ایمیل Xero bills خود ارسال می‌کنید.
اکثر فرمت های سند و تصویر زمانی کار می کنند که صورت حساب های پست الکترونیکی به آدرس ایمیل منحصر به فرد سازمان Xero خود برای ایجاد یک پیش نویس صورتحساب با یک صورتحساب ایمیل پیوست شده. شما می توانید حداکثر 10 صورتحساب را در یک ایمیل ایمیل کنید که در Xero صورتحساب های جداگانه ایجاد می کند. حداکثر اندازه ایمیل 25 مگابایت است.
صورتحساب ایمیل شده به ارز اصلی شرکت شما خواهد بود نه ارز خارجی. فقط با اشتراکی که شامل چند ارز است، می‌توانید به صورت دستی ارز موجود در پیش‌نویس صورتحساب یا فاکتور را به ارز خارجی در Xero تغییر دهید.
فقط در صورتی که Xero بتواند صورتحساب ایمیل شده را با موفقیت بخواند، برخی از فیلدها، از جمله اینها، به طور خودکار پر می شوند و با نماد رعد و برق در Xero مشخص می شوند:
- تماس با ما
- تاریخ
- جمع
- موعد مقرر
- ارجاع
توجه داشته باشید که این فرآیند ثبت فاکتور ممکن است کامل یا دقیق نباشد و همچنان نیازمند انجام مراحل دستی (در فهرست Xero برای ارسال صورت‌حساب‌های ایمیل) در منوی Business/Bills to Pay و برای تبدیل ارز مورد نیاز است.
اگر از ویژگی Hubdoc Xero برای جمع‌آوری داده‌های صورتحساب ایمیلی استفاده نمی‌کنید، باید داده‌ها را به صورت دستی وارد کنید فاکتورها را اضافه کنید و صورتحساب ها را به سیستم نرم افزار حسابداری Xero وارد می کند. در منوی Business/Bills to Pay، New Bill را انتخاب کنید و جزئیات فیلدها را وارد کنید. قبض را ذخیره کنید و قبل از پرداخت صورتحساب برای تایید ارسال کنید.
شما به صورت دستی این صورت حساب های پرداختنی را به حساب هزینه یا دارایی صحیح، مانند موجودی، کدگذاری می کنید.
قبض ها را پرداخت کنید و پرداخت ها را ثبت کنید
به پرداخت صورت حساب، با وارد کردن تاریخ پرداخت و اعمال علامت چک برای فاکتورهای در حال پرداخت، صورتحساب ها را در سیستم (به صورت دسته ای) برنامه ریزی کنید. وقتی صورتحساب پرداخت می‌شود، Xero تراکنش را به‌عنوان کاهش در حساب‌های پرداختنی به‌عنوان بدهکار و اعتبار حسابداری دوبار ورود به پول نقد (و هرگونه تخفیف پرداخت زودهنگام گرفته شده) ثبت می‌کند.
افزودن تامین کنندگان جدید
در نرم افزار حسابداری Xero، Xero تامین کنندگان جدیدی را به عنوان مخاطبین راه اندازی می کند و نحوه استفاده شما از این مخاطبین را تعیین می کند - چه به عنوان تامین کننده یا مشتری، یا هر دو. اگر صورتحساب را بارگذاری کنید، مخاطب به عنوان تامین کننده استفاده می شود. بنابراین، شما نیازی به انتقال مخاطبین به تامین کنندگان ندارید. وقتی از Hubdoc در Xero استفاده می کنید، Hubdoc به طور خودکار انجام می شود تامین کننده را در Xero راه اندازی کنید سیستم نرم افزار حسابداری برای شما در هنگام دریافت فاکتور. در غیر این صورت، وارد کردن دستی داده ها برای راه اندازی تامین کنندگان در Xero مورد نیاز است.
هزینه ها و بازپرداخت ها را مدیریت کنید
با Xero، می‌توانید فاکتورها، هزینه‌ها و بازپرداخت‌ها را از نرم‌افزار آنلاین مبتنی بر ابر یا با دستگاه تلفن همراهی که از برنامه Xero استفاده می‌کند، مشاهده و مدیریت کنید. دید شما در مدیریت هزینه ها به اندازه یکپارچه سازی نرم افزار اتوماسیون AP جامع نخواهد بود.
خودکار کردن گردش کار Xero AP با نانونت ها
شما می توانید تمام گردش کار Xero AP را برای دریافت فاکتور و پردازش فاکتور، از جمله پرداخت ها، با Nanonets Flow، اتوماسیون AP آن و نرم افزار پردازش فاکتور برای حساب های پرداختنی استفاده از نانو شبکه ها بهترین شیوه های حساب های پرداختنی در نرم افزار اتوماسیون AP خود.
نانوشبکه‌ها به شما کمک می‌کنند تا به آن برسید نصب فروشنده به راحتی و مدیریت اسناد عالی مرتبط با حساب های پرداختنی. تامین کنندگان یک روش پرداخت را انتخاب می کنند.
نرم‌افزار اتوماسیون Nanonets Flow AP به شما امکان می‌دهد ایمیل‌ها را با استفاده از OCR هوشمند (تشخیص کاراکتر نوری) تقویت‌شده با هوش مصنوعی، ایمیل‌ها یا اسکن فاکتورها را به نانو شبکه‌ها اسکن کنید تا داده‌های صورتحساب را به‌صورت الکترونیکی توسط آیتم‌های خط با هدر ضبط کنید. اما Nanonets یک متخصص OCR است و دقت بسیار بالاتری در ضبط داده‌های فاکتور نسبت به Xero با HubDocs دارد که می‌تواند به طور قابل اعتماد برای هر فاکتور ارائه کند. نانو شبکه ها ورود داده های هوش مصنوعی کلید باز کردن دقت و کارایی است.
نانوشبکه‌ها بدون دخالت انسان یا فرآیندهای دستی که توسط هوش مصنوعی (AI) و زیر مجموعه آن، یادگیری ماشین (ML) پشتیبانی می‌شود، به کسب‌وکار شما پردازش فاکتور به‌موقع و بدون لمس می‌دهد. نرم افزار خودکار پردازش فاکتور شامل مراحلی برای تأیید فاکتورها، مطابقت فاکتور، تایید فاکتورهای پرداخت و پرداخت قبوض و فاکتورهای تایید شده به صورت دسته ای.
می‌توانید تخفیف‌های پرداخت زودهنگام فروشنده را درخواست کنید زمانی که در تعداد کوتاهی از روزهای مشخص شده در شرایط پرداخت فاکتور خود پرداخت کنید، مانند پرداخت ظرف مدت 10 روز برای 2/10، خالص 30 برای دریافت 10٪ تخفیف از مانده فاکتور به جای پرداخت کامل مبلغ فاکتور در 30 روز. وقتی تخفیف‌های پرداخت زودهنگام را دریافت می‌کنید بدهی های تجاری برای اقلام موجودی، صرفه جویی در هزینه چشمگیر است.
با Nanonets، پس از گرفتن داده‌های فاکتور، Nanonets فاکتورها و کدگذاری حساب را تأیید می‌کند و آن داده‌ها را با سیستم حسابداری شما همگام‌سازی می‌کند. نانوشبکه ها فاکتورها را با اسناد پشتیبان تطبیق می دهند، از جمله سفارشات خرید (POs) و رسیدهای کالا در صورت لزوم.
کسب‌وکار شما می‌تواند تأییدکنندگان صورتحساب تنظیم کند و محدودیت‌هایی را خرج کند که مطابق با خط‌مشی شرکت شما باشد یا به هوش مصنوعی اجازه مدیریت بدهد. گردش کار تایید فاکتور اگر ترجیح می دهید به طور خودکار برای شما در شبکه های نانو. تأییدکنندگان این انتخاب را دارند که فاکتورها را برای پرداخت رد یا تأیید کنند.
با استفاده از دسته‌های کارآمد و بزرگ با نانوشبکه‌ها، پرداخت‌های الکترونیکی جهانی را با ارزهای انتخابی برنامه‌ریزی و انجام دهید. سپس نانوشبکه‌ها سوابق داخلی یا تراکنش‌ها یا پرداخت‌ها را با حساب‌های بانکی، صورت‌حساب‌های کارت اعتباری یا سایر منابع تطبیق داده و مطابقت خواهند داد. تطبیق حساب.
Nanonets به تیم کسب‌وکار شما دیدگاه‌های هوشمندانه‌ای می‌دهد که هزینه‌های کسب‌وکار را قابل مشاهده است و به شما کنترل بیشتری برای مدیریت هزینه‌های تجاری می‌دهد.
نتیجه
گردش کار حساب های پرداختنی Xero بسیار وقت گیر است. هنگامی که کسب و کار شما شروع به ساده‌سازی گردش‌های کاری با Xero + AP Automation می‌کند، کارکنان حساب‌های پرداختنی نیازی به انجام این مراحل مکرر وارد کردن داده‌های دستی برای هر تامین‌کننده، فاکتور یا گزارش هزینه کارمندی که نیاز به بازپرداخت دارند، ندارند.
دریابید که چگونه جریان توسط نانو شبکه ها می تواند گردش کار اتوماسیون حساب های پرداختنی Xero را افزایش دهد و دقت و کنترل های مالی بیشتری را ارائه دهد.
- محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
- PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
- PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
- PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
- منبع: https://nanonets.com/blog/xero-accounts-payable/
