در محیط پرشتاب امروزی، بخش‌های منابع انسانی (HR) با چالش مدیریت بسیاری از وظایف و در عین حال اطمینان از دقت، کارایی و انطباق مواجه هستند. با این حال، ظهور اتوماسیون فرآیندهای منابع انسانی انقلابی در نحوه عملکرد متخصصان منابع انسانی ایجاد کرده است. با بهره گیری از قدرت فناوری و نرم افزار هوشمند، اتوماسیون فرآیند HR گردش کار را ساده می کند، خطاها را کاهش می دهد، دقت داده ها را افزایش می دهد و در نهایت تجربه کلی کارکنان را بهبود می بخشد.

در این وبلاگ، جنبه‌های مختلف اتوماسیون فرآیند HR را بررسی خواهیم کرد، مزایای آن، فناوری‌ها، استخراج داده‌ها، بهینه‌سازی فرآیند، انطباق، امنیت و پیاده‌سازی را بررسی خواهیم کرد. بیایید بررسی کنیم که چگونه اتوماسیون فرآیند منابع انسانی می تواند بخش های منابع انسانی را متحول کند و پتانسیل کامل آنها را باز کند.

اتوماسیون منابع انسانی چیست؟

اتوماسیون منابع انسانی، همچنین به عنوان اتوماسیون فرآیند HR شناخته می شود، به استفاده از فناوری و نرم افزار برای ساده سازی و خودکارسازی وظایف و گردش های کاری مختلف HR اشاره دارد. این شامل استفاده از نرم‌افزارهای هوشمند و فناوری‌های پیشرفته برای خودکارسازی فرآیندهای تکراری و وقت‌گیر منابع انسانی است که در نتیجه مداخله دستی را کاهش می‌دهد، کارایی را بهبود می‌بخشد و عملکرد عملیاتی کلی منابع انسانی را افزایش می‌دهد.

اتوماسیون منابع انسانی طیف گسترده ای از فعالیت ها را در حوزه منابع انسانی در بر می گیرد، از جمله استخدام و شبانه روزی، مدیریت داده های کارکنان، مدیریت مزایا، مدیریت عملکرد، آموزش و توسعه، ردیابی زمان و حضور و غیاب، پردازش حقوق و دستمزد، مدیریت انطباق، و فرآیندهای خارج کردن هواپیما. با خودکار کردن این فرآیندها، متخصصان منابع انسانی می توانند بر ابتکارات استراتژیک تر و وظایف با ارزشی که به تخصص انسانی نیاز دارند، مانند جذب استعداد، مشارکت کارکنان و توسعه سازمانی تمرکز کنند.

مزایای اتوماسیون منابع انسانی

صرفه جویی در زمان و هزینه

اتوماسیون منابع انسانی وظایف دستی و تکراری را حذف می کند و زمان و تلاش لازم برای فرآیندهای اداری را کاهش می دهد. این به متخصصان منابع انسانی اجازه می دهد تا بر ابتکارات استراتژیک و وظایف ارزش افزوده تمرکز کنند و در نهایت بهره وری و کارایی را افزایش دهند. علاوه بر این، اتوماسیون با به حداقل رساندن نیاز به کار گسترده دستی و ساده‌سازی فرآیندها، هزینه‌های عملیاتی را کاهش می‌دهد.

افزایش کارایی و دقت

اتوماسیون خطر خطای انسانی مرتبط با ورود و پردازش دستی داده ها را از بین می برد. با خودکارسازی وظایف منابع انسانی مانند ورود داده ها، مدیریت اسناد و پردازش حقوق و دستمزد، سازمان ها می توانند به سطوح بالاتری از دقت و سازگاری دست یابند. این منجر به بهبود یکپارچگی داده ها می شود و احتمال مسائل مربوط به انطباق یا اختلاف در سوابق کارمندان را کاهش می دهد.

افزایش تجربه کارکنان

اتوماسیون منابع انسانی کارمندان را با قابلیت های سلف سرویس توانمند می کند. از طریق پورتال های سلف سرویس کارکنان، افراد می توانند به اطلاعات شخصی خود دسترسی پیدا کرده و به روز کنند، درخواست مرخصی دهند، فیش حقوقی را مشاهده کنند و در برنامه های مزایا ثبت نام کنند. این قابلیت سلف‌سرویس راحتی، پاسخگویی و شفافیت را بهبود می‌بخشد و کارمندان را قادر می‌سازد تا نیازهای مرتبط با منابع انسانی خود را در اختیار بگیرند.

استخدام کارآمد و عضویت

اتوماسیون فرآیندهای استخدام و پذیرش را ساده و تسریع می کند. سیستم‌های ردیابی متقاضی، آگهی‌های شغلی، غربالگری رزومه، و ارتباطات نامزدها را خودکار می‌کند و تیم‌های منابع انسانی را قادر می‌سازد تا حجم زیادی از برنامه‌ها را به طور مؤثر مدیریت کنند. به‌علاوه، گردش‌های کاری داخلی خودکار، استخدام‌های جدید را از طریق کاغذبازی‌های لازم، مواد آموزشی و جهت‌گیری راهنمایی می‌کند و از تجربه یکنواخت و یکنواختی برای ورود به هواپیما اطمینان می‌دهد.

تصمیم گیری مبتنی بر داده

اتوماسیون منابع انسانی به سازمان ها دسترسی به داده ها و تجزیه و تحلیل بلادرنگ را می دهد. با متمرکز کردن اطلاعات منابع انسانی و خودکارسازی جمع‌آوری، گزارش و تجزیه و تحلیل داده‌ها، سازمان‌ها می‌توانند بینش‌های ارزشمندی در مورد روندهای نیروی کار، معیارهای عملکرد و مشارکت کارکنان به دست آورند. این بینش‌های مبتنی بر داده، تصمیم‌گیری آگاهانه را امکان‌پذیر می‌سازد، و به متخصصان منابع انسانی اجازه می‌دهد تا به طور فعال به چالش‌ها رسیدگی کرده و استراتژی‌های منابع انسانی را بهینه کنند.

مدیریت انطباق

اتوماسیون منابع انسانی به سازمان ها کمک می کند تا از انطباق با قوانین کار، مقررات صنعت و الزامات حفظ حریم خصوصی داده ها اطمینان حاصل کنند. سیستم‌های اتوماسیون می‌توانند وظایف مربوط به انطباق، مانند مدیریت سوابق کارمندان، ردیابی گواهی‌ها و مجوزها، و تولید گزارش‌های مورد نیاز قانونی را ردیابی و اجرا کنند. این امر خطر عدم انطباق را کاهش می دهد، از مجازات جلوگیری می کند و یک محیط منابع انسانی ایمن و قابل حسابرسی را فراهم می کند.

بهینه سازی گردش کار و همکاری

اتوماسیون منابع انسانی، گردش کار منابع انسانی را ساده می کند و همکاری بین اعضای تیم منابع انسانی را ارتقا می دهد. گردش کار خودکار فرآیندهای سازگار را تضمین می کند و تنگناها را از بین می برد و به متخصصان منابع انسانی اجازه می دهد کارآمدتر و مؤثرتر کار کنند. ویژگی‌های همکاری، مانند مخازن اسناد مشترک و سیستم‌های مدیریت وظیفه، ارتباط و هماهنگی یکپارچه را در بخش منابع انسانی تسهیل می‌کنند.

‌نانوت OCR و OCR API آنلاین بسیاری از جالب است موارد استفاده tکلاه می تواند عملکرد کسب و کار شما را بهینه کند، در هزینه ها صرفه جویی کند و رشد را تقویت کند. پیدا کردن چگونه موارد استفاده نانوشبکه ها می تواند برای محصول شما اعمال شود.

مقیاس پذیری و انعطاف پذیری

سیستم‌های اتوماسیون می‌توانند به راحتی با رشد یا تغییر سازمان مقیاس شوند. خواه توسعه نیروی کار، اجرای سیاست‌های جدید منابع انسانی، یا ادغام با سایر سیستم‌های تجاری، اتوماسیون منابع انسانی انعطاف‌پذیری را برای انطباق و تطبیق با نیازهای در حال تحول ارائه می‌دهد. این مقیاس پذیری تضمین می کند که فرآیندهای منابع انسانی می توانند به طور موثر از رشد سازمانی و تغییرات در الزامات منابع انسانی پشتیبانی کنند.

فناوری‌هایی که اتوماسیون فرآیند HR را هدایت می‌کنند

تجزیه و استخراج اسناد

تجزیه اسناد نقش مهمی در اتوماسیون فرآیند HR ایفا می کند. نرم افزار هوشمند، با الگوریتم های یادگیری ماشین و پردازش زبان طبیعی (NLP)، به طور دقیق داده های مرتبط را از اسناد مختلف منابع انسانی مانند رزومه، برنامه ها و قراردادها استخراج می کند. این کار ورود دستی داده ها را حذف می کند، پردازش اسناد را تسریع می کند و دقت داده ها را تضمین می کند.

یکپارچه سازی داده ها و گردش کار سفارشی

نرم‌افزار اتوماسیون فرآیند HR به‌طور یکپارچه با سیستم‌ها یا پایگاه‌های داده منابع انسانی موجود ادغام می‌شود و همگام‌سازی داده‌ها را در زمان واقعی ممکن می‌سازد. این ادغام اطلاعات منابع انسانی را متمرکز و یکپارچه می کند و منبعی از حقیقت را برای متخصصان منابع انسانی فراهم می کند. گردش‌های کاری سفارشی را می‌توان برای همسویی با شیوه‌های منابع انسانی خاص سازمان، بهینه‌سازی فرآیندهایی مانند ورود کارکنان، مدیریت عملکرد، مدیریت مرخصی و ردیابی انطباق ایجاد کرد.

هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشینی (ML)

فناوری‌های هوش مصنوعی و ML سیستم‌های اتوماسیون هوشمند را قادر می‌سازند تا وظایف پیچیده را انجام دهند. ربات‌های گفتگوی مبتنی بر هوش مصنوعی پشتیبانی شخصی‌سازی شده از منابع انسانی را ارائه می‌کنند و به سوالات کارکنان کمک می‌کنند، در حالی که الگوریتم‌های ML مقادیر زیادی از داده‌های منابع انسانی را برای شناسایی الگوها، پیش‌بینی نتایج و بهینه‌سازی استراتژی‌های منابع انسانی تجزیه و تحلیل می‌کنند. این فناوری‌ها تصمیم‌گیری، مدیریت استعداد و مشارکت کارکنان را افزایش می‌دهند.

رایانش ابری و نرم افزار به عنوان سرویس (SaaS)

راه حل های اتوماسیون منابع انسانی مبتنی بر ابر از قدرت محاسبات ابری و مدل های SaaS استفاده می کنند. این فناوری ها مقیاس پذیری، دسترسی و مقرون به صرفه بودن را ارائه می دهند. پلتفرم‌های ابری متخصصان منابع انسانی را قادر می‌سازد تا به سیستم‌ها و داده‌های منابع انسانی از هر کجا دسترسی داشته باشند، کار از راه دور و عملکرد سلف‌سرویس را برای کارمندان تسهیل می‌کند.

رابط برنامه نویسی برنامه (API)

API ها یکپارچه سازی یکپارچه بین سیستم ها و ابزارهای مختلف منابع انسانی را امکان پذیر می کنند. با اتصال نرم‌افزار اتوماسیون منابع انسانی با سیستم‌های منابع انسانی موجود، مانند HRIS، سیستم‌های حقوق و دستمزد، یا پلت‌فرم‌های مدیریت استعداد، APIها همگام‌سازی بلادرنگ داده‌ها را تسهیل می‌کنند و نیاز به ورود یا تکرار داده‌های دستی را از بین می‌برند.

---

گردش کار تجزیه رزومه خود را خودکار کنید. سفارشی بسازید تجزیه کننده رزومه با نانو شبکه ها

7 فرآیند منابع انسانی که نیاز به اتوماسیون دارند

اتوماسیون نقش مهمی در ساده‌سازی فرآیندهای منابع انسانی، کاهش تلاش دستی و بهبود کارایی عملیاتی دارد. به بیان ساده، اتوماسیون منابع انسانی این است آینده کار. در اینجا هفت فرآیند منابع انسانی وجود دارد که از اتوماسیون بسیار سود می برند:

1. استخدام و پیگیری متقاضی: استخدام و ردیابی متقاضی شامل کارهای زمانبر مختلفی مانند ارسال فرصت های شغلی، بررسی رزومه، زمان بندی مصاحبه و برقراری ارتباط با نامزدها است. اتوماسیون این فرآیندها را با استفاده از سیستم‌های ردیابی متقاضی (ATS) که به طور خودکار رزومه‌ها را تجزیه می‌کند، کاندیداها را بر اساس معیارهای از پیش تعریف‌شده غربال می‌کند، زمان‌بندی مصاحبه‌ها و ارسال اعلان‌های خودکار را برای متقاضیان ساده‌سازی می‌کند. این باعث صرفه جویی در وقت ارزشمند متخصصان منابع انسانی می شود و فرآیند استخدام روان و کارآمد را تضمین می کند.
2. مدارک ورود و کارمندی: فرآیند ورود نیاز به مدارک گسترده ای از جمله جمع آوری اطلاعات کارکنان، مدیریت قراردادها و توزیع کتابچه ها و خط مشی های کارکنان دارد. اتوماسیون این فرآیند را با ارائه فرم های الکترونیکی و پورتال های سلف سرویس که در آن کارکنان می توانند اسناد و اطلاعات لازم را ارائه دهند، ساده می کند. گردش‌های کاری خودکار می‌تواند استخدام‌های جدید را از طریق فرآیند پذیرش راهنمایی کند و اطمینان حاصل کند که تمام اسناد مورد نیاز به‌موقع تکمیل و امضا شده‌اند.
3. مدیریت زمان و حضور و غیاب: مدیریت خودکار زمان و حضور و غیاب نیاز به ردیابی دستی زمان را از بین می برد، خطاها را کاهش می دهد و ثبت دقیق سوابق را تضمین می کند. سیستم‌های ساعت زمان و برنامه‌های تلفن همراه کارمندان را قادر می‌سازد تا ساعات کاری خود را ثبت کنند و به صورت الکترونیکی درخواست مرخصی کنند. سیستم‌های خودکار کل ساعات کار را محاسبه می‌کنند، اضافه کاری را پیگیری می‌کنند و با سیستم‌های حقوق و دستمزد برای پردازش یکپارچه حقوق و دستمزد یکپارچه می‌شوند.
4. مدیریت و ارزیابی عملکرد: مدیریت عملکرد شامل تعیین اهداف، انجام بررسی عملکرد و ارائه بازخورد به کارکنان است. اتوماسیون این فرآیند را با ارائه ابزارهای مدیریت عملکرد دیجیتال ساده می کند. این ابزارها ایجاد و ردیابی اهداف عملکرد را تسهیل می‌کنند، چرخه‌های بررسی را خودکار می‌کنند و گزارش‌های ارزیابی عملکرد را تولید می‌کنند. اتوماسیون ثبات، شفافیت و ارزیابی عینی عملکرد کارکنان را تضمین می کند.
5. مدیریت مزایا: مدیریت مزایای کارکنان، مانند بیمه درمانی، برنامه های بازنشستگی، و سیاست های مرخصی، می تواند پیچیده و زمان بر باشد. سیستم‌های اتوماسیون منابع انسانی مدیریت مزایا را با ارائه پورتال‌های سلف‌سرویس که در آن کارکنان می‌توانند ثبت‌نام کرده و مزایای خود را مدیریت کنند، ساده‌تر می‌کنند. این سیستم‌ها محاسبات مزایا را خودکار می‌کنند، مانده مرخصی‌ها را پیگیری می‌کنند و گزارش‌هایی را تولید می‌کنند، بار اداری را کاهش می‌دهند و از مدیریت دقیق مزایا اطمینان می‌دهند.
6. آموزش و توسعه: اتوماسیون فرآیندهای آموزشی و توسعه را با ارائه سیستم های مدیریت یادگیری (LMS) که امکان ایجاد، تحویل و ردیابی برنامه های آموزشی را فراهم می کند، افزایش می دهد. پلتفرم های LMS ثبت نام دوره را خودکار می کند، پیشرفت کارمندان را ردیابی می کند و گزارش های آموزشی تولید می کند. اتوماسیون تضمین می کند که کارکنان به مواد آموزشی مرتبط دسترسی دارند، مدیریت آموزشی را ساده می کند و مهارت ها و شایستگی های کارکنان را بهبود می بخشد.
7. فرآیندهای خروج و خروج از هواپیما: هنگامی که کارکنان سازمان را ترک می کنند، وظایف مختلفی مانند جمع آوری اموال شرکت، خاتمه دسترسی به سیستم و انجام مصاحبه های خروج باید انجام شود. اتوماسیون با ارائه چک لیست‌ها و گردش‌های کاری استاندارد، فرآیند offboarding را ساده می‌کند. این تضمین می کند که تمام وظایف ضروری به موقع تکمیل می شوند، انتقال دانش را تسهیل می کند، و مصاحبه های خروج کارآمد را برای جمع آوری بازخورد امکان پذیر می کند.

نانو شبکه ها و اتوماسیون منابع انسانی

نرم افزار Nanonets OCR با خودکارسازی استخراج و پردازش داده ها از اسناد مختلف منابع انسانی می تواند ابزار ارزشمندی برای فرآیندهای منابع انسانی باشد. فناوری OCR (تشخیص کاراکتر نوری) نرم‌افزار را قادر می‌سازد تا متن را از اسناد اسکن شده یا دیجیتالی به یک قالب قابل خواندن توسط ماشین تشخیص دهد و تبدیل کند. در اینجا نحوه پشتیبانی نرم افزار OCR Nanonets از فرآیندهای HR آورده شده است:

• تجزیه رزومه: نرم افزار Nanonets OCR می تواند تجزیه رزومه ها برای استخراج اطلاعات کلیدی مانند جزئیات تماس، تجربه کاری، تحصیلات، مهارت ها و گواهینامه ها. این فرآیند بررسی و استخراج داده‌های مربوطه از رزومه‌ها را خودکار می‌کند، و کار متخصصان منابع انسانی را برای شناسایی نامزدهای واجد شرایط و مطابقت آنها با شرایط شغلی آسان‌تر می‌کند.
• پردازش فرم درخواست: بخش‌های منابع انسانی اغلب فرم‌های درخواست متعددی را برای فرصت‌های شغلی، کارآموزی یا برنامه‌های آموزشی دریافت می‌کنند. نرم افزار Nanonets OCR می تواند استخراج داده ها از این فرم ها را به طور خودکار انجام دهد، مانند جزئیات شخصی، سابقه استخدام و مدارک تحصیلی. این کار ورود دستی داده ها را حذف می کند، خطاها را کاهش می دهد و پردازش برنامه ها را تسریع می کند.
• قایق کارمند: در طول فرآیند ورود، کارکنان جدید ملزم به پر کردن فرم‌های متعدد از جمله فرم‌های مالیاتی، فرم‌های بیمه و قراردادهای محرمانه هستند. نرم افزار Nanonets OCR می تواند اطلاعات مربوطه را از این فرم ها استخراج کند و سیستم منابع انسانی یا پایگاه داده کارکنان را پر کند و در زمان صرفه جویی کرده و خطاهای ورود داده ها را کاهش دهد.
• مدیریت سوابق کارکنان: بخش های منابع انسانی باید سوابق کارمندان را به طور منظم مدیریت و به روز کنند. نرم افزار Nanonets OCR می تواند به دیجیتالی کردن و سازماندهی سوابق کارکنان و استخراج داده ها از اسنادی مانند کارت شناسایی، قراردادهای کاری و بررسی عملکرد کمک کند. این امر ثبت دقیق سوابق را تضمین می کند و دسترسی آسان به اطلاعات کارکنان را در صورت نیاز تسهیل می کند.
• اسناد انطباق: رعایت مقررات و سیاست های مختلف برای بخش های منابع انسانی ضروری است. نرم افزار Nanonets OCR می تواند به خودکارسازی پردازش اسناد مربوط به انطباق، مانند فرم های I-9، فرم های بررسی پس زمینه و گواهینامه ها کمک کند. این می تواند داده های مربوطه را استخراج کند و به اطمینان از تکمیل دقیق و به موقع تمام اسناد مورد نیاز کمک کند.

با استفاده از نرم افزار Nanonets OCR در فرآیندهای منابع انسانی، سازمان ها می توانند تلاش دستی را کاهش دهند، دقت داده ها را بهبود بخشند، پردازش اسناد را تسریع کنند و کارایی کلی را افزایش دهند. این به متخصصان منابع انسانی اجازه می دهد تا بیشتر بر روی ابتکارات استراتژیک، توسعه کارکنان و ارائه یک تجربه مثبت کارمند تمرکز کنند.

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• EVM Finance. رابط یکپارچه برای امور مالی غیرمتمرکز دسترسی به اینجا.
• گروه رسانه ای کوانتومی. IR/PR تقویت شده دسترسی به اینجا.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/hr-automation/