مدیریت هزینهدر هسته خود، فرآیند روشمندی است که توسط آن یک کسب و کار هر هزینه مالی انجام شده در عملیات خود را ردیابی، تأیید و پردازش می کند.

این شامل وظایف حیاتی است

• ثبت هزینه ها
• حصول اطمینان از همسویی هزینه ها با سیاست های شرکت.
• حصول اطمینان از تایید هزینه ها توسط افراد مناسب.
• تجزیه و تحلیل مخارج برای نظارت مالی بهتر و برنامه ریزی استراتژیک.
• محافظت از کسب و کار در برابر خطاها، تقلب ها و کابوس های مربوط به رعایت قوانین.

در اصل، این هنر و علم است که مطمئن شوید هر پنی که توسط کسب و کار شما خرج می شود نه تنها حساب می شود، بلکه به حساب می آید.

دنیایی را تصور کنید که در آن اهرام بزرگ بدون هیچ ابزار اندازه گیری ساخته شده اند، شاهکاری از دقت و صرفا بر اساس حدس و گمان. غیر قابل قبول به نظر می رسد، درست است؟ با این حال، این همان روشی است که بسیاری از کسب‌وکارها هنوز به مدیریت هزینه‌ها می‌پردازند - جنبه‌ای حیاتی و در عین حال اغلب کمتر از ارزیابی عملیات‌شان. در محیط کسب‌وکار امروزی، مدیریت هزینه‌ها نقشی اساسی در شکل‌دهی چشم‌انداز مالی کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک ایفا می‌کند.

در این وبلاگ، ما عمیقاً به دنیای مدیریت هزینه ها می پردازیم و موضوعات زیر را بررسی می کنیم.

• نیاز به مدیریت هزینه
• تکامل و وضعیت فعلی مدیریت هزینه
• چگونه با مدیریت هزینه شروع کنیم؟
• چگونه یک سیاست هزینه ایجاد کنیم؟
• چگونه مدیریت هزینه را پیاده سازی کنیم؟
• مطالعات موردی پیرامون اجرای مدیریت هزینه
• مقایسه بهترین نرم افزار مدیریت هزینه
• فرهنگ سازمانی و مدیریت هزینه
• روندهای آتی در مدیریت هزینه
• منابع اضافی

نیاز به مدیریت هزینه

بیایید با آن روبرو شویم، در دنیای همیشه در حال تحول مالی، مدیریت هزینه‌ها فقط یک ایده خوب نیست، بلکه یک تاکتیک بقا است. یعنی بهش فکر کن با رشد پیچیده‌تر کسب‌وکارها و بی ثبات‌تر شدن بازارها، مردی که دستگیره‌ای روی کیف پولش دارد، کسی است که می‌تواند به دنبال آن باشد. این فقط در مورد نیشگون گرفتن سکه نیست. این در مورد حاکمیت مالی استراتژیک است.

اکنون، ممکن است فکر کنید، "ما این موضوع را با صفحات گسترده قابل اعتماد و ممیزی های فصلی پوشش داده ایم." اما بیایید خودمان را مسخره نکنیم. در مورد پویایی اکوسیستم مالی امروزی، روش‌های سنتی تقریباً به اندازه یک درب محافظ روی یک زیردریایی مؤثر هستند. ما به چیزی بیشتر نیاز داریم - چیزی که نه تنها هزینه ها را ردیابی کند، بلکه بینش و آینده نگری به ما بدهد.

بیایید یک مثال عملی بزنیم. یک شرکت فناوری متوسط ​​را تصور کنید، بگذارید آن را «InnovateX» بنامیم. آنها خوب کار می کنند، به سرعت رشد می کنند و محصول آنها موفقیت آمیز است. اما نکته مهم اینجاست: مدیریت مالی آنها در دهه گذشته گیر کرده است. آنها از فرآیندهای دستی استفاده می کنند و ردیابی هزینه آنها رک و پوست کنده است.

ورود یک راه حل جامع مدیریت هزینه را نشان دهید. با وجود یک سیستم قوی، InnovateX نه تنها می‌تواند هزینه‌های خود را کنترل کند، بلکه می‌تواند از این داده‌ها برای تصمیم‌گیری استراتژیک استفاده کند.

به عنوان مثال، آنها متوجه می شوند که برای خدمات فروشنده بیش از حد هزینه می کنند، که برخی از آنها همپوشانی دارند. یا، آنها متوجه می شوند که هزینه های سفر آنها از طریق سقف است زیرا آنها سیاستی برای رزرو گزینه های مقرون به صرفه سفر ندارند. با این بینش ها، InnovateX می تواند دوباره درباره قراردادهای فروشنده مذاکره کند، خدمات را ساده کند و یک سیاست سفر جدید را اجرا کند.

مطمئناً InnovateX شروع به صرفه جویی در پول می کند، اما همچنین کارآمدتر، چابک تر و موقعیت بهتری برای سرمایه گذاری در فرصت های رشد می شود. آنها از بازی دفاعی با مسائل مالی خود به بازی در حمله می روند.

بیایید ببینیم که چگونه InnovateX یا هر شرکت دیگری که بهترین شیوه‌ها و راه‌حل‌های مدیریت هزینه را اتخاذ می‌کند، می‌تواند به طور موثر به مسائل مدیریت هزینه سنتی رسیدگی کند:

1. داده های زمان واقعی پادشاه است: در دنیای تجاری پرشتاب، تصمیم گیری بر اساس داده های سه ماهه گذشته مانند رانندگی با استفاده از آینه عقب است. مدیریت هزینه‌های مدرن بینش‌هایی را در زمان واقعی ارائه می‌کند و به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا تصمیمات آگاهانه را در پرواز بگیرند. InnovateX یک سیستم مدیریت هزینه مبتنی بر فضای ابری را پیاده سازی کرد که گزارش های بلادرنگ را ارائه می کرد. این به تیم مالی آنها اجازه داد تا یک افزایش ناگهانی و غیرقابل توضیح در هزینه های بازاریابی را تشخیص دهند و به سرعت به این موضوع رسیدگی کنند و از بیش از حد بودجه جلوگیری کنند.
2. کنترل هزینه اختیاری نیست: مدیریت موثر هزینه به کسب و کارها کمک می کند تا هزینه های بیهوده را شناسایی و حذف کنند. با تجزیه و تحلیل داده های هزینه خود، InnovateX متوجه شد که آنها برای لوازم اداری از یک فروشنده قدیمی بیش از حد پرداخت می کنند. آنها در مورد نرخ های بهتر مذاکره کردند و گزینه های مقرون به صرفه تری را بررسی کردند که منجر به صرفه جویی سالانه قابل توجهی شد.
3. پیشگیری از تقلب - ایمن تر از متاسف شدن است: بدون یک سیستم مدیریت هزینه قوی، کسب و کار شما مانند خانه ای است که درهای آن باز است. این یک دعوت آشکار برای کلاهبرداران است. یک سیستم خوب می تواند بی نظمی ها را مشخص کند و از نشت مالی جلوگیری کند. InnovateX گردش کار تأیید هزینه خودکار و تشخیص ناهنجاری را معرفی کرد. این سیستم الگوی غیرمعمولی از خریدهای کوچک و مکرر توسط یک کارمند را نشان می‌دهد و یک مورد جزئی از تقلب در هزینه‌ها را آشکار می‌کند که به سرعت با آن برخورد شد.
4. انطباق با مقررات - با قانون اشتباه نکنید: مدیریت خودکار هزینه تضمین می کند که شما همیشه در سمت راست قانون هستید و از دام های قانونی پرهزینه اجتناب می کنید. با قوانینی که همیشه در حال تغییر هستند، مدیریت انطباق به صورت دستی مانند دستکاری دینامیت است. InnovateX سیستم هزینه ای را اتخاذ کرد که به طور خودکار با آخرین الزامات مالیاتی و نظارتی به روز می شود و از رعایت مقررات و جلوگیری از جریمه سنگین احتمالی به دلیل مقررات مالیاتی نادیده گرفته می شود.
5. بودجه بندی یک بازی حدس زدن نیست: مدیریت هزینه ها بودجه بندی را به یک بازی علمی تبدیل می کند تا یک بازی حدس زدن. با تجزیه و تحلیل الگوهای هزینه و روند، کسب و کارها می توانند پیش بینی دقیق تری داشته باشند و منابع را به طور موثرتری تخصیص دهند. با استفاده از داده‌های هزینه‌های تاریخی، InnovateX به‌طور دقیق هزینه‌های فناوری اطلاعات خود را برای سال آینده پیش‌بینی کرد و از کسری بودجه در اواسط سال که قبلاً آنها را آزار می‌داد جلوگیری کرد.
6. کار دستی زمان بر و مستعد خطا است: یک سیستم مدیریت هزینه کارآمد فرآیندها را ساده می‌کند، وظایف دستی را کاهش می‌دهد و تیم شما را بر روی کاری که بهترین انجام می‌دهند متمرکز می‌کند، نه بر پر کردن گزارش‌های هزینه‌ها. InnovateX از برنامه تلفن همراه مبتنی بر OCR ارائه شده توسط نرم افزار مدیریت هزینه خود برای گزارش هزینه استفاده کرد که داده ها را مستقیماً از رسیدها دریافت می کند و همان را در سیستم مدیریت هزینه ها پر می کند. این باعث کاهش زمان صرف شده توسط کارکنان برای گزارش هزینه ها، افزایش روحیه و کاهش خطاها شد.
7. تصمیم گیری استراتژیک: اطلاعات قدرت است. سیستم های مدیریت هزینه با ارائه بینش دقیق در مورد مکان و نحوه خرج کردن پول، کسب و کارها را قادر می سازد تا تصمیمات استراتژیک اتخاذ کنند که باعث رشد و کارایی می شود. رهبری InnovateX از داده‌های هزینه استفاده کرد تا تصمیم بگیرد بخشی از بودجه تبلیغاتی خود را از رسانه‌های سنتی به کانال‌های دیجیتالی تغییر دهد، که منجر به بازگشت سرمایه (ROI) بالاتری می‌شود که توسط تجزیه و تحلیل هزینه‌های فروش و بازاریابی نشان داده می‌شود.
8. دیده شدن منجر به مسئولیت پذیری می شود: وقتی کارکنان بدانند که هزینه ها در حال نظارت و تجزیه و تحلیل است، منجر به هزینه های مسئولانه تر می شود. این در مورد مدیریت خرد نیست؛ این در مورد ایجاد فرهنگ مسئولیت پذیری است. InnovateX خاطرنشان کرد که یک تغییر فرهنگی در کارمندان بیشتر به مخارج آنها توجه می کند که منجر به کاهش هزینه های غیر ضروری مانند ناهارهای تجاری بیش از حد می شود.
9. مقیاس پذیری - بدون دردهای رشد رشد کنید: یک سیستم مدیریت هزینه قوی می تواند با کسب و کار شما رشد کند و تضمین کند که مدیریت مالی به گلوگاه تبدیل نمی شود. همانطور که InnovateX دفتر جدیدی را در کشور دیگری افتتاح کرد، این سیستم قبلاً قادر به مدیریت هزینه های چند ارزی و رژیم های مالیاتی مختلف بود.
10. نکته آخر - همه چیز در مورد پول سبز است: در پایان روز، این در مورد نتیجه نهایی است. مدیریت موثر هزینه به طور مستقیم به سودآوری کمک می کند. رویکرد متمرکز InnovateX به مدیریت هزینه منجر به کاهش 15 درصدی هزینه‌های سفر شد که مستقیماً سودآوری آنها را افزایش داد.

بنابراین، اعمال مدیریت هزینه در کسب و کار شما منجر به مزایای ملموس، افزایش کارایی عملیاتی، انطباق و در نهایت کمک به سلامت مالی شرکت می شود.

تکامل و وضعیت فعلی

سفر مدیریت هزینه ها داستانی از تکامل است که بازتاب داستان گسترده تر توسعه کسب و کار است. از روزگار کتاب‌های دفتر کل و انبوهی از رسیدهای کاغذی تا دوران مدرن راه‌حل‌های نرم‌افزاری، مدیریت هزینه‌ها سفری متحول کننده را پشت سر گذاشته است. در دهه گذشته، ظهور هوش مصنوعی و رایانش ابری این حوزه را متحول کرده است. روزهای ورود دستی پر زحمت گذشته است. امروزه یک رسید می تواند در عرض چند ثانیه از یک جیب به یک دفتر کل دیجیتال برسد.

بازار مدیریت هزینه‌ها، بازاری پر از فعالیت، سرشار از نوآوری و رشد سریع‌تر از استارت‌آپ سیلیکون ولی استروئیدی است. بر اساس گزارش اخیر، پیش بینی می شود که بازار نرم افزار مدیریت هزینه های جهانی در پنج سال آینده رشد قابل توجهی داشته باشد، با افزایش تقاضا برای راه حل های مالی خودکار و یکپارچه هدایت می شود.

شرکت‌هایی مانند Nanonets، SAP Concur، Expensify و Coupa پیشرو هستند و چشم‌انداز را با راه‌حل‌های پیشرفته تغییر می‌دهند که مدیریت هزینه‌ها را مانند پیاده‌روی در پارک جلوه می‌دهد. مشارکت آنها از تجزیه و تحلیل مبتنی بر هوش مصنوعی گرفته تا ادغام یکپارچه با سیستم های حسابداری، تغییر شکل دادن به نحوه مدیریت هزینه های کسب و کارها را شامل می شود.

اما آنچه واقعاً شگفت‌انگیز است، پذیرش گسترده این راه‌حل‌ها است. از شرکت‌های بزرگ گرفته تا استارت‌آپ‌های پرجنب‌وجوش، کسب‌وکارها در سراسر صنایع در حال جهش باند مدیریت هزینه هستند. این یک روند محدود به بخش های مالی یا فناوری نیست. این یک جنبش فراصنعتی است. خرده فروشان، تولیدکنندگان، ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی - شما نام ببرید، همه آنها نیاز به راه حل های مدیریت هزینه کارآمد را تشخیص می دهند.

چالش ها در مدیریت هزینه ها

کسب‌وکارهایی که به دنبال پیاده‌سازی مدیریت هزینه‌ها در یک گردش کار دستی سنتی هستند، بلافاصله با انبوهی از چالش‌ها مواجه می‌شوند. بیایید به چالش‌هایی که معمولاً یک کسب‌وکار به دنبال اجرای مدیریت هزینه‌ها با آن‌ها مواجه می‌شود، نگاه کنیم.

• داده های دستی منجر به خطا می شود و زمان و منابع انسانی ارزشمند را هدر می دهد. کوهی از رسیدها، ساعت‌های صرف شده برای وارد کردن دستی داده‌ها، و خطای انسانی اجتناب‌ناپذیری که رخ می‌دهد - این دستور العملی برای فاجعه مالی است.

• سپس غول پیروی از سیاست وجود دارد. اطمینان از پایبندی به سیاست‌های شرکت و دستورات نظارتی مانند راه رفتن روی طناب است. یک لغزش، و شما در دنیایی از هرج و مرج انطباق هستید. اینجاست که بسیاری از کسب‌وکارها دچار مشکل می‌شوند و در تلاش هستند تا با قوانین و سیاست‌های داخلی در حال تغییر همگام شوند.

• و مسائل ادغام را فراموش نکنیم. در دنیایی که سیستم مدیریت هزینه شما باید با نرم افزار حسابداری، سیستم ERP و شاید حتی CRM شما صحبت کند، یکپارچگی کلیدی است. اما دستیابی به یکپارچگی یکپارچه اغلب گفتن آسان تر از انجام آن است. کسب‌وکارها اغلب با ایجاد هماهنگی سیستم‌هایشان دست و پنجه نرم می‌کنند که اغلب منجر به سیلوهای داده و ناکارآمدی عملیاتی می‌شود.

• تأییدیه‌های دستی ناکارآمد هستند و مستقیماً منجر به جریمه دیرکرد و ناکارآمدی عملیاتی می‌شوند. تصویب‌کنندگان اغلب از زمینه هزینه‌هایی که باید تأیید شوند، بی‌اطلاع هستند و گردش‌های کاری دست و پاگیر تأیید منجر به تأخیر می‌شود. مداخله انسانی در تاییدیه‌ها می‌تواند منجر به از دست رفتن مهلت‌ها، جریمه‌ها و افزایش بار اداری شود و اتوماسیون را به جایگزینی کارآمدتر برای ساده‌سازی گردش‌های کاری و اطمینان از تراکنش‌های به موقع تبدیل کند.

• اطمینان از پرداخت یکپارچه به فروشندگان، کارمندان و تامین کنندگان می تواند چالش برانگیز باشد. پرداخت های تاخیری یا نادرست می تواند منجر به تیرگی روابط، جریمه های مالی و لکه دار شدن شهرت تجاری شود. علاوه بر این، برای کسب‌وکارهایی که در سطح بین‌المللی فعالیت می‌کنند، مدیریت هزینه‌ها با ارزهای مختلف می‌تواند پیچیده باشد. رسیدگی به نرخ ارز، رعایت مقررات خارجی و تطبیق معاملات چند ارزی نیازمند ابزار و تخصص تخصصی است.

• معامله با چندین فروشنده برای نرم افزار مدیریت هزینه، پردازش پرداخت و سایر خدمات مرتبط می تواند پیچیده باشد. هماهنگی و مدیریت موثر این روابط می تواند به خودی خود یک چالش باشد.

• با رشد کسب و کارها، نیازهای مدیریت هزینه آنها ممکن است افزایش یابد. حصول اطمینان از اینکه راه حل مدیریت هزینه انتخابی می تواند برای افزایش حجم تراکنش، کارکنان اضافی و گسترش عملیات مقیاس پذیر باشد، برای موفقیت بلندمدت ضروری است.

• مدیریت و ذخیره رسیدهای دیجیتال، فاکتورها و سایر اسناد مربوط به هزینه می تواند بسیار دشوار باشد. حفظ یک مسیر حسابرسی کامل و به راحتی در دسترس برای انطباق و شفافیت ضروری است. این شامل ثبت کلیه تغییرات و تاییدیه های مربوط به هزینه ها و داشتن اسناد و مدارک مناسب برای ممیزی می باشد.

• ایجاد بینش معنادار از داده های هزینه برای تصمیم گیری آگاهانه ضروری است. تنظیم گزارش‌دهی قوی و قابلیت‌های تجزیه و تحلیل، درک داده‌ها، و ترجمه آن‌ها به اطلاعات کاربردی می‌تواند پیچیده باشد، به‌ویژه برای کسب‌وکارهایی که حجم زیادی از داده‌های هزینه دارند.

نوآوری های فناورانه در مدیریت هزینه

اتوماسیون و هوش مصنوعی به کمک ما آمده اند. بیایید بررسی کنیم که چگونه این پیشرفت‌های پیشرفته، مدیریت هزینه‌ها را متحول می‌کنند.

اتوماسیون: اسب کاری جدید مدیریت مالی

به عصر اتوماسیون خوش آمدید، جایی که گزارش‌های هزینه‌ها خود را ایجاد می‌کنند، ارسال‌ها یک نسیم است و تأییدیه‌ها نیازی به تلاش هرکولی ندارند. اتوماسیون در مدیریت هزینه ها مانند این است که یک جادوگر مالی در کنار خود داشته باشید، جادوگری که 24 ساعته بدون وقفه قهوه کار می کند. این کار یکنواخت ایجاد گزارش هزینه را به یک فرآیند ساده و بدون خطا تبدیل کرده است. اکنون، کارمندان از رسیدهای خود عکس می‌گیرند و داده‌ها به شکلی جادویی راه خود را در گزارش‌ها پیدا می‌کنند. تأییدیه‌هایی که روزها طول می‌کشید، اکنون در زمان واقعی اتفاق می‌افتند و جریان نقدی روان و کارمندان خوشحال را تضمین می‌کنند. این فقط صرفه جویی در زمان نیست؛ این در مورد بازتعریف کارایی است.

راه حل های موبایل و ابر: مدیریت هزینه ها در دستان شما

در نهایت، بیایید در مورد قهرمانان گمنام صحبت کنیم: راه حل های موبایل و ابر. در دنیایی که تجارت در همه جا اتفاق می افتد، چرا مدیریت هزینه باید به یک میز زنجیر شود؟ پلتفرم‌های مبتنی بر ابر به این معنی است که داده‌های مالی همیشه در دسترس شما، امن و به‌روز هستند. و با برنامه های تلفن همراه، می توان هزینه ها را در حین حرکت مدیریت کرد - از صندلی عقب تاکسی یا سالن خروج فرودگاه. این تحرک و انعطاف‌پذیری فقط راحتی نیست. آنها در دنیایی ضروری هستند که هرگز از حرکت باز نمی ایستند.

ادغام: برنامه های شما اکنون می توانند با یکدیگر صحبت کنند

ادغام ها ابزارهای ضروری هستند که مدیریت هزینه ها را حتی کارآمدتر می کنند. آنها برنامه های شما را به هم متصل می کنند و از همگام سازی بیدرنگ داده ها بین برنامه ها و پایگاه های داده شما اطمینان حاصل می کنند. فقط برای فهرست کردن چند مورد، اکنون می توانید -

• ایمیل‌ها و سایر برنامه‌های خود را به سیستم مدیریت هزینه‌های خود پیوند دهید تا صورتحساب‌ها، فاکتورها و رسیدها را بدون مشکل دریافت کنید. یک سیستم مبتنی بر OCR می‌تواند مستقیماً داده‌ها را از اسناد هزینه شما استخراج کند و داده‌ها را در قالب ساختاریافته دریافت کند.
• سیستم هزینه خود را با نرم افزارهای حسابداری مانند QuickBooks یا Xero پیوند دهید تا جریان داده و کاهش خطا یکپارچه شود.
• بازپرداخت را با ادغام با HR و نرم افزار حقوق و دستمزد برای یک فرآیند روان تر ساده کنید.
• برای تخصیص دقیق هزینه ها به پروژه های خاص، با ابزارهای پروژه مانند Trello ادغام شوید.

پرداخت های بدون درز: پرداخت های مستقیم که سریع تر، مقرون به صرفه و ایمن هستند

اکنون می توانید پرداخت ها را مستقیماً از طریق نرم افزار مدیریت هزینه های شما انجام دهید. این سیستم ها اکنون عملکردهای گسترده ای را برای انجام یکپارچه پرداخت ها ارائه می دهند -

• می‌توانید از بین پرداخت‌های ACH، کارت‌های اعتباری، سیم‌ها و پرداخت‌های کیف پول در سطح جهانی انتخاب کنید. از یک برنامه پرداخت خودکار استفاده کنید - یا با شرایط خود پرداخت کنید.
• برخی از پلتفرم‌ها مانند Nanonets پرداخت‌های جهانی و چند ارزی را بدون هیچ کارمزد اضافی ارائه می‌کنند.
• می‌توانید یکپارچه با حساب بانکی موجود خود یکپارچه شوید و در عرض چند دقیقه شروع به ارسال پرداخت کنید، و حتی حساب‌های فروشنده خود را درست در پلتفرم راه‌اندازی کنید – بنابراین تنها کاری که باید انجام دهید این است که روی «پرداخت» کلیک کنید.

تجزیه و تحلیل داده مبتنی بر هوش مصنوعی: مغز پشت عملیات

اینها فقط کلمات رایج نیستند؛ آنها ستون فقرات مدیریت هزینه های مدرن هستند. هوش مصنوعی در دریای داده‌های مالی فرو می‌رود، الگوهای مخارج را تجزیه و تحلیل می‌کند و بینش‌هایی را جستجو می‌کند که حتی با تجربه‌ترین حسابداران را هم به خود مشغول می‌کند. این الگوریتم‌ها ناهنجاری‌ها را شناسایی می‌کنند، تقلب‌های احتمالی را علامت‌گذاری می‌کنند و حتی پیش‌بینی روند هزینه‌های آینده را یاد می‌گیرند.

بهترین روش

بیایید در مورد چگونگی شروع به فکر کردن و اجرای مدیریت هزینه برای کسب و کار خود بحث کنیم.

ردیابی هزینه های استراتژیک

در قلب مدیریت موثر هزینه، اصل ردیابی دقیق است. هر پنی که خرج می‌شود، نه فقط به خاطر رعایت قوانین، بلکه برای به دست آوردن بینش‌های ارزشمند در مورد الگوهای هزینه باید در نظر گرفته شود. این سطح از جزئیات به بودجه بندی و پیش بینی و شناسایی زمینه هایی برای صرفه جویی در هزینه کمک می کند.

ابزارها و نرم افزارهای مدرن این جنبه از مدیریت هزینه را متحول کرده اند. پلتفرم‌هایی مانند نانو شبکه‌ها، فرآیندهای ساده‌ای را برای جمع‌آوری و دسته‌بندی هزینه‌ها ارائه می‌کنند که حفظ سوابق جامع را آسان‌تر از همیشه می‌کند.

ممیزی ها و بررسی های منظم

یکی دیگر از ارکان بهترین عملکرد در مدیریت هزینه، انجام منظم حسابرسی و بررسی است. اینجا جایی است که لاستیک مالی با جاده برخورد می کند. ممیزی فقط مربوط به انطباق نیست. آنها در مورد اطمینان از یکپارچگی گزارشگری مالی هستند.

بهترین روش در اینجا شامل تنظیم یک برنامه منظم برای ممیزی، استفاده از ترکیبی از منابع داخلی و خارجی برای اطمینان از عینیت است. هدف شناسایی هر گونه اختلاف، تقلب بالقوه یا ناکارآمدی است. این بررسی مستمر نه تنها از سوء مدیریت مالی محافظت می کند، بلکه فرهنگ پاسخگویی را نیز تقویت می کند.

استفاده از فناوری

ما در عصری هستیم که فناوری تقریباً در همه کارکردهای تجاری متحد است و مدیریت هزینه ها نیز از این قاعده مستثنی نیست. هوش مصنوعی، یادگیری ماشینی و اتوماسیون فقط کلمات رایج نیستند. آنها ابزارهایی هستند که می توانند کارایی فرآیندهای گزارش هزینه و تایید را به شدت ساده و افزایش دهند.

این فناوری‌ها می‌توانند کارهای پیش پاافتاده را خودکار کنند، ناهنجاری‌ها را مشخص کنند، و حتی الگوهای مخارج آینده را پیش‌بینی کنند و امکان برنامه‌ریزی مالی استراتژیک‌تری را فراهم کنند. استفاده از چنین ابزارهایی دیگر یک امر لوکس نیست، بلکه یک ضرورت برای کسب و کارهایی است که به دنبال حفظ رقابت و سلامت مالی هستند.

اطمینان از همسویی خط مشی ها

در نهایت، محور اصلی مدیریت موثر هزینه، اطمینان از همسویی تمام اقدامات با خط مشی شرکت است. داشتن یک خط مشی مدون کافی نیست؛ باید یک سند زنده باشد که در هر معامله هزینه منعکس شود.

در اینجا، فناوری نقش مهمی در اجرای انطباق دارد. با ابزارهای مناسب، نقض خط‌مشی‌ها را می‌توان در زمان واقعی علامت‌گذاری کرد، تأییدیه‌ها را ساده‌سازی کرد، و استثناها را می‌توان به طور مؤثرتری مدیریت کرد. این همسویی تضمین می کند که استراتژی مالی شرکت به طور مداوم در تمام سطوح اعمال می شود و منجر به مدیریت مالی منسجم و مؤثرتر می شود.

سیاست مدیریت هزینه

اکنون که درک کافی از چشم انداز مدیریت هزینه داریم، گام بعدی ایجاد یک سیاست هزینه است.

یک خط‌مشی هزینه‌ای که به‌خوبی طراحی شده است، به‌عنوان یک نمودار ناوبری عمل می‌کند، و کارکنان را در آب‌های اغلب مبهم مخارج تجاری راهنمایی می‌کند و در عین حال تضمین می‌کند که کشتی مالی شرکت در مسیر خود باقی می‌ماند.

بیایید ببینیم چگونه می توان یکی را ایجاد کرد.

نقش سیاست هزینه فراتر از قوانین صرف است. این در مورد تنظیم لحن برای نحوه مدیریت مالی یک شرکت است. یک سیاست خوب تعادل ظریفی بین انعطاف پذیری و کنترل ایجاد می کند. باید به اندازه کافی انعطاف پذیر باشد تا نیازهای متنوع یک محیط کسب و کار پویا را برآورده کند، در عین حال به اندازه کافی سختگیرانه باشد تا از شرکت در برابر هزینه های غیر ضروری و تقلب احتمالی محافظت کند.

عناصر کلیدی یک سیاست موثر

هر سیاست هزینه موثر باید دارای عناصر غیر قابل مذاکره خاصی باشد:

1. تعاریف روشن: «هزینه» چیست؟ این ممکن است ابتدایی به نظر برسد، اما ابهام منجر به سردرگمی می شود. به وضوح تعریف کنید که کارکنان می توانند و نمی توانند به عنوان هزینه های تجاری ادعا کنند.
2. محدودیت های هزینه ای: محدودیت های واضحی را تعیین کنید. این ممکن است بسته به نقش، بخش یا نوع هزینه متفاوت باشد. این در مورد ایجاد مرزهایی است که در آن کارکنان می توانند به طور مستقل عمل کنند.
3. مراحل تأیید: تعیین کنید که چه کسی هزینه ها و گردش کار را برای تصویب مجوز می دهد. این به حفظ یک سیستم کنترل و تعادل کمک می کند.
4. دریافت و مدارک مورد نیاز: مدارک مورد نیاز برای اثبات هزینه ها را مشخص کنید.

سفارشی سازی بر اساس نیازهای تجاری

یک اندازه در ایجاد سیاست هزینه مناسب نیست. یک استارتاپ با تعداد کمی کارمند ممکن است در مقایسه با یک شرکت چند ملیتی به سیاست ساده تری نیاز داشته باشد. به عنوان مثال، یک استارتاپ فناوری ممکن است بیشتر به اشتراک نرم افزار اختصاص دهد، در حالی که یک شرکت تولیدی ممکن است بر هزینه های سفر و سرگرمی مشتری تمرکز کند. تطبیق خط مشی خود با نیازهای خاص و فرهنگ کسب و کار شما برای اثربخشی و پذیرش آن بسیار مهم است.

شفافیت و دسترسی

سیاستی که در یک کابینت بایگانی قفل شده یا در دفترچه راهنمای کارمند دفن شده باشد، به همان اندازه که وجود ندارد. خط مشی هزینه های خود را به راحتی در دسترس قرار دهید - آن را در اینترانت خود منتشر کنید، آن را در مواد ورودی بگنجانید یا حتی آن را در نرم افزار مدیریت هزینه خود ادغام کنید.

به روز رسانی و تحول سیاست ها

تنها عامل ثابت در تجارت تغییر است. همانطور که شرکت شما رشد می کند، همانطور که فن آوری های جدید ظهور می کند، و با تکامل محیط کسب و کار، سیاست هزینه شما نیز باید تغییر کند. بررسی ها و به روز رسانی های منظم تضمین می کند که خط مشی شما مرتبط و موثر باقی می ماند. این می‌تواند به معنای انطباق با قوانین مالیاتی جدید، تطبیق دسته‌های هزینه‌های نوظهور مانند راه‌اندازی کار از راه دور، یا ادغام راه‌حل‌های فناوری جدید باشد.

ترویج فرهنگ انطباق

فرهنگ اکوسیستمی است که در آن سیاست‌ها یا رشد می‌کنند یا پژمرده می‌شوند. ایجاد فرهنگی که انطباق را ارج می نهد از بالا شروع می شود. وقتی مدیریت به عنوان مثال رهبری می کند، یک سابقه ایجاد می کند. بحث منظم در مورد اهمیت مدیریت هزینه در جلسات تیم، تجلیل از نمونه هایی از انطباق خوب و بحث آشکار در مورد چالش ها می تواند به ایجاد محیطی کمک کند که در آن رعایت ارزش قائل است.

نظارت و بازخورد

نظارت مستمر به معنای ایفای نقش «برادر بزرگ» نیست. این در مورد ارائه پشتیبانی مداوم و اطمینان از عملکرد سیستم همانطور که در نظر گرفته شده است. استفاده از فناوری برای نظارت می تواند این کار را کمتر دلهره آور کند. نرم‌افزار مدیریت هزینه‌ها با هشدارها و تحلیل‌های بی‌درنگ می‌تواند به شناسایی الگوهایی که ممکن است نشان‌دهنده عدم انطباق یا زمینه‌هایی باشد که ممکن است به آموزش اضافی نیاز باشد کمک کند.

حلقه های بازخورد به همان اندازه مهم هستند. تشویق کارکنان به ارائه بازخورد در مورد فرآیند مدیریت هزینه می تواند بینش هایی را در مورد بهبودهای بالقوه یا زمینه های سردرگمی آشکار کند.

رسیدگی به موارد عدم انطباق

هنگامی که عدم انطباق رخ می دهد، رسیدگی سازنده به آن بسیار مهم است. هدف اصلاح رفتار است نه تنبیه. درک علت اصلی کلیدی است - آیا این عدم درک، نقص در سیاست یا چیز دیگری است؟ متناسب کردن پاسخ به دلیل عدم انطباق می تواند این موقعیت ها را به فرصت های یادگیری تبدیل کند و در نهایت چارچوب انطباق را تقویت کند.

مثال سیاست هزینه

بیایید یک شرکت فرضی، "TechWave Solutions" را در نظر بگیریم، یک شرکت فناوری متوسط ​​و متخصص در خدمات مبتنی بر ابر، با حدود 300 کارمند. TechWave رشد سریعی را تجربه می‌کند و باید سیاست هزینه‌های خود را اصلاح کند تا با نیازهای در حال تحول خود هماهنگی داشته باشد. بیایید ببینیم که آنها چگونه می توانند سیاست هزینه خود را ایجاد و اعمال کنند.

1. تعاریف روشن:

• تعریف هزینه: هزینه های TechWave شامل هر هزینه ای است که برای اهداف تجاری انجام می شود. این شامل
  • سفر
  • سرگرمی مشتری
  • اشتراک نرم افزار
  • لوازم اداری
• اقلام غیر هزینه ای: هزینه‌های شخصی، جریمه‌های تخلفات رانندگی در سفرهای کاری، یا هرگونه هزینه‌ای که مستقیماً به عملیات تجاری مربوط نمی‌شود.

2. محدودیت های هزینه:

• مسافت حرکت: محدود به 200 دلار در روز برای اقامت، 50 دلار برای وعده های غذایی و 300 دلار برای بلیط هواپیما (کلاس اقتصادی).
• سرگرمی مشتری: حداکثر 100 دلار برای هر نفر در هر رویداد.
• اشتراک نرم افزار: تا 500 دلار در سال برای هر کارمند برای اشتراک های مرتبط با توسعه حرفه ای.
• لوازم اداری: بیش از 50 دلار در ماه برای هر کارمند نیست.

3. فرآیندهای تایید:

• مخارج تا 100 دلار: تأیید مستقیم مدیر.
• مخارج بین 100 تا 500 دلار: تأیید رئیس بخش.
• هزینه های بیش از 500 دلار: نیاز به تایید مدیر مالی.
• گردش کار تایید در نرم افزار مدیریت هزینه های شرکت برای ردیابی و ثبت سوابق ادغام شده است.

4. دریافت و مدارک مورد نیاز:

• کلیه هزینه ها باید همراه با رسید باشد.
• برای اشتراک آنلاین، رسید الکترونیکی یا کپی فاکتور مورد نیاز است.
• هزینه های سفر نیاز به یک برنامه سفر دقیق دارد.

5. سفارشی سازی برای نیازهای تجاری:

• با توجه به تمرکز TechWave بر فناوری، بودجه بیشتری برای نرم افزار و ابزارهای آنلاین اختصاص داده شده است.
• محدودیت‌های متوسط ​​نیاز به مشارکت مشتری و همچنین کنترل بودجه را نشان می‌دهد.

6. شفافیت و دسترسی:

• خط مشی هزینه در اینترانت شرکت منتشر می شود، در مواد داخلی گنجانده شده و در داشبورد نرم افزار مدیریت هزینه TechWave ادغام می شود.

7. به روز رسانی و تحول سیاست ها:

• بررسی های دوسالانه برای تنظیم محدودیت ها و دسته بندی ها بر اساس نرخ بازار و رشد شرکت.
• با تغییر به سمت کار از راه دور، بسیاری از کارمندان از مکان های مختلف شروع به کار کرده اند که منجر به افزایش درخواست های راه اندازی دفتر خانه شده است. بخش منابع انسانی از افزایش 30 درصدی کارکنان از راه دور خبر می دهد. کارمندان برای راه اندازی دفتر خانه، از جمله صندلی های ارگونومیک و برنامه های اینترنتی ارتقا یافته درخواست حمایت کرده اند، که قبلا پوشش داده نمی شد. این منجر به اضافه شدن یک دسته هزینه جدید می شود -
  • تخصیص تا 500 دلار به ازای هر کارمند برای راه اندازی دفتر خانه یک بار. این شامل مبلمان ارگونومیک و ارتقاء فناوری لازم است.
  • 30 دلار اضافی در ماه برای برنامه های اینترنت پیشرفته برای کارگران از راه دور.
  • خط مشی به روز شده از طریق یک جلسه همه جانبه، خبرنامه های ایمیلی، و در اینترانت و نرم افزار مدیریت هزینه به روز می شود.
  • تیم مالی تأثیر این تغییرات را بر بودجه کلی هزینه نظارت می کند و در بررسی دوسالانه بعدی گزارش می دهد.

8. ترویج فرهنگ انطباق:

• بحث های کمی در جلسات در مورد مدیریت هزینه ها و رعایت آنها.
• قدردانی و پاداش دادن به تبعیت از طریق خبرنامه ها و جلسات داخلی.

9. نظارت و بازخورد:

• TechWave Solutions از یک سیستم مدیریت هزینه اولیه استفاده می کرد. با این حال، با رشد شرکت، مدیر مالی، الکس مورگان، متوجه چندین مسئله شد:
  • ادعاهای تکراری: کارمندان به دلیل عدم ردیابی مناسب، گهگاه دو بار هزینه مشابه را ارسال کردند.
  • تقلب بالقوه: چند نمونه از هزینه‌های مشکوک پرچم‌گذاری شد، اما نمی‌توان فوراً تأیید کرد.
  • جریمه تاخیر در پرداخت: برخی از هزینه‌ها خیلی دیر گزارش شده‌اند که منجر به از دست رفتن تخفیف‌های پرداخت زودهنگام و متحمل شدن جریمه تاخیر در پرداخت می‌شود.
• برای رفع این مشکلات، TechWave Solutions یک ویژگی جدید را در نرم افزار مدیریت هزینه خود ادغام کرد که هشدارها و تجزیه و تحلیل های بلادرنگ را ارائه می کرد. در اینجا نحوه تغییر روند آنها آمده است:
  • پیشگیری از ادعاهای تکراری: اکنون نرم افزار به طور خودکار ورودی های تکراری را علامت گذاری می کند. به عنوان مثال، اگر کارمندی بخواهد صورتحساب هتلی را ارسال کند که با تاریخ و مبلغ ورودی قبلی مطابقت دارد، سیستم به آنها و تیم مالی هشدار می دهد.
  • تشخیص تقلب: الگوهای هزینه غیرمعمول هشدارها را راه اندازی می کنند. به عنوان مثال، اگر کارمندی که به ندرت سفر می کند، به طور ناگهانی هزینه های سفر را ارسال کند، سیستم آن را برای بررسی علامت گذاری می کند.
  • گزارش به موقع هزینه ها: این نرم افزار یادآوری برای مهلت ارسال هزینه ارسال می کند. این به کاهش قابل توجه جریمه های دیرکرد کمک کرد. به عنوان مثال، یک یادآوری دو روز قبل از پایان ماه ارسال می شود تا تمام هزینه ها را ارسال کند، و از پردازش و پرداخت به موقع اطمینان حاصل شود.
• نظرسنجی های فصلی برای کارکنان برای ارائه بازخورد در مورد فرآیند مدیریت هزینه.
  • کارمندان گزارش دادند که روند ارسال رسیدها دشوار بود. در پاسخ، TechWave سیستم مدیریت کارمندان خود را ارتقا داد تا امکان آپلود آسان عکس رسیدها از طریق یک برنامه تلفن همراه را فراهم کند و این روند را تا حد زیادی سرعت بخشیده و انطباق را بهبود بخشد.
  • تیم مالی ناکارآمدی ها و خطاها را در فرآیند ورود دستی داده ها برای خواندن رسیدها و تغذیه داده ها در نرم افزار هزینه گزارش کرد. یک ادغام OCR به نرم افزار مدیریت هزینه اضافه شد که منجر به کاهش 90٪ در کار دستی مربوطه به همراه دقت استخراج داده بیش از 99٪ شد.

10. رسیدگی به موارد عدم رعایت:

شش ماه پس از اجرای سیاست هزینه های جدید، TechWave Solutions الگوی عدم انطباق در مورد هزینه های سفر را مشاهده می کند. چندین کارمند از سقف تعیین شده 200 دلار در روز برای اقامت در طول سفرهای کاری فراتر رفته اند. تیم مالی این روند را به مدیریت گزارش می دهد.

• CFO بررسی سفرهای کاری اخیر را آغاز می کند. این تیم متوجه می‌شود که در چندین مورد، تنها هتل‌های موجود در مناطق تجاری بالاتر از حد تعیین‌شده شرکت قیمت‌گذاری شده‌اند که منجر به نقض سیاست‌ها می‌شود.
• مدیریت با کارکنانی که از حد مجاز فراتر رفته اند بحث می کند. کارمندان توضیح می دهند که شرکت در جلسات در مناطق تجاری مرکزی مستلزم ماندن در نزدیکی است، اما هزینه چنین اقامتی اغلب از حد شرکت فراتر می رود.
• تیم مدیریت با اذعان به چالش عملی، تصمیم به تعدیل خط مشی می گیرد. محدودیت اقامت جدید در شهرهایی با هزینه های زندگی بالاتر 300 دلار در روز تعیین شده است، در حالی که سقف 200 دلار برای سایر مکان ها حفظ می شود.
• این تغییر با تاکید بر اهمیت انتخاب گزینه های مقرون به صرفه در محدوده های جدید به همه کارکنان ابلاغ می شود. نکاتی در مورد رزرو زود هنگام، انتخاب هتل های مقرون به صرفه و درک محدودیت های جدید اقامتگاه ارائه شده است.
• نرم‌افزار مدیریت هزینه‌ها به‌روزرسانی شده است تا محدودیت‌های جدید را منعکس کند و کارکنان را برای توجیه زمانی که از این محدودیت‌ها در شهرهای خاص فراتر می‌رود، ترغیب کند.

بنابراین، سیاست هزینه‌های در حال تحول جدید TechWave Solutions، متناسب با نیازهای تجاری و فرهنگ خاص آن، چارچوبی ساختاریافته و واضح برای مدیریت هزینه‌ها فراهم می‌کند. این رویکرد نه تنها کنترل مالی را تضمین می کند، بلکه فرهنگ مسئولیت پذیری و شفافیت را در سازمان تقویت می کند. به‌روزرسانی‌های منظم و مکانیسم‌های بازخورد تضمین می‌کنند که این خط‌مشی مرتبط و مؤثر باقی می‌ماند و با محیط کسب‌وکار پویا سازگار است.

اجرای مدیریت هزینه

در دنیای مدیریت هزینه، ما از عصر حجر به عصر فضا نقل مکان کرده‌ایم - و برخی شرکت‌ها هنوز از ابزار سنگی استفاده می‌کنند.

بیایید نگاهی به نحوه پیاده سازی مدیریت هزینه در یک فرآیند دستی بیندازیم و آن را با یک سیستم مدیریت هزینه خودکار مانند نانونت ها مقایسه کنیم.

عصر حجر: مدیریت هزینه های دستی

1. وقوع هزینه: اینجا هستیم، در سنگر. کارمندان هزینه های خود را افزایش می دهند - سفر، وعده های غذایی. آنها مانند مصنوعات گرانبها به رسید می چسبند، که، اجازه دهید با آن روبرو شویم، اغلب به عنوان هیروگلیف های شسته شده از یک اکسپدیشن لباسشویی ختم می شوند.

2. دنباله کاغذ: کارمندان سفر دشوار هزینه های ثبت دستی را آغاز می کنند. به صفحات گسترده، رسیدهای مچاله شده و لکه های گاه به گاه قهوه فکر کنید. این یک فرآیند پرزحمت است، مملو از خطای انسانی و تقریباً به اندازه یک مسابقه یک پا کارآمد است.

3. ماراتن ماهانه: یک بار در ماه، مراسمی اتفاق می افتد - گردآوری این صفحات گسترده به چیزی شبیه گزارش هزینه. این شبیه به مونتاژ یک پازل است، اما نیمی از قطعات گم شده اند.

4. دستکش دروازه‌بان: سپس مدیران وارد عرصه گلادیاتورها می‌شوند و فقط به هوش خود مسلح می‌شوند تا با اژدهایان تبعیت از سیاست و منطقی مبارزه کنند. این فرآیند اغلب شامل رفت و برگشت بیشتر از یک مسابقه پینگ پنگ است.

5. پرتگاه حسابرسی: گاهی اوقات، تیم مالی برای بررسی این گزارش ها کلاه کارآگاهی خود را بر سر می گذارند. واقعاً این یک بازی شانسی است که در آن ناهنجاری‌ها به راحتی نادیده گرفته می‌شوند، مانند سوزن در انبار کاه.

6. بازی انتظار: پس از تایید، کارمندان وارد برزخ زمان انتظار بازپرداخت می شوند. این یک برزخ است که در آن زمان می ایستد و روحیه اغلب ضربه می زند.

7. سیاه چال داده: ورود داده ها - آفت وجود تیم مالی. وارد کردن دستی داده ها در سیستم های حسابداری به اندازه تماشای خشک شدن رنگ هیجان انگیز است.

8. بینش؟ بیشتر شبیه به Hindsight: گزارش‌های دوره‌ای تولید می‌شوند و بینش‌هایی را ارائه می‌دهند که اغلب به‌موقع روزنامه دیروز هستند.

عصر فضا: مدیریت خودکار هزینه

اتوماسیون و هوش مصنوعی این منظره غم انگیز را متحول کرده است و مدیریت هزینه ها را به یک نسیم تبدیل کرده است. بیایید نگاهی بیندازیم که چگونه یک نرم‌افزار مدیریت هزینه مدرن مانند Nanonets از این پیشرفت‌های تکنولوژیک برای ایجاد اتوماسیون هزینه‌ها یکپارچه، کارآمد و بدون خطا استفاده می‌کند.

1. وقوع هزینه: همان هزینه های قدیمی، اما جادو اینجاست. به لطف شگفتی‌های فناوری تلفن همراه و ادغام یکپارچه برای وارد کردن رسیدها از برنامه‌ها و پایگاه‌های داده، رسیدها سریع‌تر از گلوله‌های سریع ثبت می‌شوند.

2. ضبط خودکار جادویی: فناوری تشخیص کاراکتر نوری (OCR) وارد عمل می‌شود و داده‌های ساختاریافته را از رسیدها به داده‌های دیجیتالی سریع‌تر از آنچه می‌توان گفت «هزینه شده» استخراج می‌کند.

3. گزارش زمان واقعی: گزارش‌ها با کلیک یک دکمه ایجاد می‌شوند - مثل این است که دستیار شخصی خود را داشته باشید، منهای قهوه.

4. تایید آسان: بررسی‌های انطباق مبتنی بر سیستم ابتدا شروع می‌شوند و فقط موارد پرت را علامت‌گذاری می‌کنند. مدیران باید به جای اینکه در هر گزارشی بازی Whack-a-Mole را انجام دهند، روی مسائل واقعی تمرکز کنند. سپس می‌توانید انسان‌های درون حلقه را اضافه کنید تا اطمینان حاصل کنید که فاکتورها در زمان مناسب برای تأیید به شخص مناسب ارسال می‌شوند. علاوه بر این، می توانید خط مشی تأیید و بررسی های تأیید اعتبار سفارشی خود را اعمال کنید.

5. کروز کنترل انطباق: ممیزی مداوم و خودکار زندگی را آسان تر می کند. ناهنجاری‌ها مانند یک انگشت شست دردناک بیرون می‌آیند، و اجرای سیاست‌ها سخت‌تر از طبل است.

6. بازپرداخت سرعت نور: بازپرداخت ها با سرعت بالا انجام می شود و روحیه کارکنان را در استراتوسفر تقویت می کند.

7. سمفونی همگام سازی: یکپارچه‌سازی یکپارچه با نرم‌افزار حسابداری و سایر برنامه‌ها، ورود و تطبیق داده‌ها را به یک سمفونی موزون و نه یک صدای ناهنجار تبدیل می‌کند.

8. تجزیه و تحلیل در سرعت فکر: بینش‌های بی‌درنگ در دسترس شما هستند و یک توپ کریستالی را در الگوهای خرج کردن و صرفه‌جویی در فرصت‌ها ارائه می‌کنند.

در نتیجه، در حالی که جهش از پیاده سازی مدیریت هزینه های دستی به خودکار ممکن است مانند یک جهش بزرگ به نظر برسد، در واقعیت، این یک سری گام های کوچک و عملی به سمت کارایی، وضوح و در نهایت افزایش سود است.

در اینجا چند مورد مطالعه از مشاغلی که مدیریت هزینه و اتوماسیون را با موفقیت اجرا کرده اند آورده شده است -

1. SaltPay از نانو شبکه ها برای ادغام با SAP برای مدیریت فاکتورهای فروشنده استفاده می کند.
2. مدیریت پروژه In2 به شرکت تامین آب کمک می کند تا 700,000 دلار استرالیا با هوش مصنوعی Nanonets صرفه جویی کند..
3. چگونه Happy Jewellers، یک SMB، از NanoNets بهره برد.
4. هوش مصنوعی نانو شبکه به خدمات ACM کمک می‌کند تا استخراج از آن را خودکار کند مخارجاسناد و مدارک، صرفه جویی 90٪ در زمان تیم حساب های پرداختنی.
5. Tapi فاکتورهای تعمیر و نگهداری دارایی را با استفاده از نانو شبکه ها خودکار می کند.
6. پوما فرآیند مدیریت هزینه خود را با Zoho Expense خودکار می کند.
7. SWISS با Rydoo راندمان پردازش هزینه را 80٪ بهبود بخشید.
8. Suncommon هزینه های شرکت خود را مدیریت می کند و با استفاده از کارت Expensify در زمان شرکت صرفه جویی می کند.

15 نرم افزار برتر مدیریت هزینه

در این بخش، مزایا و معایب بهترین نرم افزارهای مدیریت هزینه در بازار را به تفصیل بررسی خواهیم کرد.

1. جریان توسط نانو شبکه ها

جریان یک نرم افزار مدیریت هزینه مبتنی بر هوش مصنوعی است که ضبط خودکار داده ها را برای پردازش هوشمند هزینه ها ارائه می دهد. با OCR پیشرفته و قابلیت‌های یادگیری ماشین، Flow می‌تواند اطلاعات مربوطه را از اسناد هزینه‌های مختلف مانند رسید و فاکتور استخراج کند. این یک رابط کاربر پسند، مدل‌های OCR قابل تنظیم، و گزینه‌های یکپارچه‌سازی یکپارچه را ارائه می‌کند که آن را به یک راه‌حل همه کاره برای مدیریت هزینه تبدیل می‌کند.

[محتوای جاسازی شده]

ویژگی های برتر:

• تمام داده های هزینه شما در یک مکان.
• گردش کار تأیید پیچیده، هشدارهای تکراری و کشف تقلب
• پرداخت و آشتی که مانند جادو عمل می کند. Flow اطلاعات تراکنش را از هر منبعی می خواند و به ERP شما ارسال می کند.
• یکپارچه سازی API برای ادغام یکپارچه با ابزارها و سیستم های دیگر.
• مقیاس پذیر، و قادر به مدیریت حجم زیادی از اسناد و داده ها، در نتیجه پذیرایی از مشاغل در هر اندازه است.
• الگوریتم های هوش مصنوعی دقت و آمادگی داده ها را برای بررسی تضمین می کنند
• ادغام یکپارچه اطلاعات تراکنش از منابع مختلف در ERP، تسهیل پرداخت های دقیق و به موقع.
• شناسایی و طبقه‌بندی خودکار هزینه، کاهش ورود دستی داده‌ها و تلاش‌های کدگذاری GL.
• فرآیندهای تأیید هزینه های ساده، محدودیت های هزینه و مکانیزم های تأیید خودکار
• تجزیه و تحلیل داده ها را صرف شناسایی فرصت های پس انداز و توصیه اقدامات صرفه جویی در هزینه کنید.
• ادغام با نت سوئیت، Quickbooks Online، Xero و Sage Intacct،
• ادغام با Slack، به کارمندان اجازه می دهد تا هشدارها را دریافت کنند، درخواست ها را مدیریت کنند و تأییدیه ها را مستقیماً در رابط Slack دریافت کنند.

مزایا:

• هوش مصنوعی صفر شات که می تواند از روز اول داده ها را از اسناد بگیرد.
• سیاست قیمت گذاری شفاف
• چندین گزینه پشتیبانی مستقیم، از جمله چت، پورتال پشتیبانی و ایمیل.
• پیشنهاد آزمایشی سخاوتمندانه برای کاربران برای آزمایش پلت فرم.
• مدیر حساب اختصاصی در دسترس برای طرح برتر.
• خدمات حاشیه نویسی را برای کمک به برچسب گذاری داده ها ارائه می دهد.
• شامل قالب های از پیش ساخته شده برای پیاده سازی آسان تر.

منفی:

• انتخاب محدود طبقات برای طرح ها.
• هنوز کارت مجازی ارائه نشده است.

منابع:

2. برکس

برکس یک نرم‌افزار جامع مدیریت هزینه است که کنترل انواع مخارج، از کارت‌های شرکتی، بازپرداخت و سفر گرفته تا پرداخت قبض و حساب‌های تجاری را آسان می‌کند - همه در یک سیستم یکپارچه. 

گردش کار قابل تنظیم آن می تواند انواع پیچیده و متنوعی از مخارج را انجام دهد و کارمندان را با کمترین میزان اصطکاک مطابقت دهد.

ویژگی های برتر:

• برای انطباق و مسئولیت پذیری طراحی شده است
• به طور گسترده توسط استارت آپ ها و کسب و کارهای کوچک استفاده می شود
• ردیابی ساده هزینه، بینش در زمان واقعی، و ادغام با سیستم های حسابداری

مزایا:

• بدون بررسی اعتبار شخصی برای شروع
• رابط کاربری با قابلیت کشیدن و رها کردن آسان
• فرآیند نصب و راه اندازی سریع
• اعلان‌های ایمیلی بی‌درنگ که به شما کمک می‌کند از گزارش‌ها مطلع شوید
• عملکرد یکپارچه برنامه تلفن همراه

منفی:

• گزینه های سفارشی سازی و دسته بندی محدود
• عملکرد گزارش هزینه می تواند بهبود یابد
• ناسازگاری با گزینه های اصلی کارت
• ممکن است برای سازمان های بزرگتر با نیازهای پیچیده مدیریت هزینه مناسب نباشد

منبع:

3 گسترش

Expensify یک نرم افزار مدیریت هزینه کاربر پسند است که ردیابی و گزارش هزینه ها را ساده می کند. این یک برنامه واحد برای ویژگی‌های مختلف مانند اسکن رسید، طبقه‌بندی خودکار هزینه‌ها، اجرای خط‌مشی، گردش کار تأیید و ادغام یکپارچه با سیستم‌های حسابداری محبوب است. 

ویژگی های برتر:

• برنامه واحد برای کارت های شرکتی، اسکن رسید و ردیابی هزینه ها
• کارت CPA Expensify که برای حسابداران طراحی شده است

مزایا:

• رابط کاربر پسند که ثبت هزینه‌ها را آسان‌تر و سریع‌تر می‌کند
• دسته بندی خودکار هزینه ها
• بازپرداخت به صورت سپرده مستقیم به حساب بانکی ارسال می شود
• برنامه موبایل برای مدیریت هزینه های در حال حرکت

منفی:

• قیمت گذاری برای سازمان های بزرگتر می تواند گران باشد
• برخی از کاربران رابط کاربری را به هم ریخته و محصول را برای موارد استفاده سازمانی مناسب نمی دانند
• خدمات مشتری ضعیف است

منبع:

4. SAP Concur

SAP Concur یک راه حل جامع مدیریت هزینه است که فرآیند هزینه را خودکار می کند تا کسب و کارها بتوانند به طور کارآمد اجرا کنند. این مدیریت سفر، هزینه و صورتحساب را ادغام می کند و قابلیت های گزارش دهی قوی، اجرای سیاست و گردش کار تایید را ارائه می دهد. 

همچنین گزینه های ادغام گسترده ای دارد و به ویژه توسط مشاغل سازمانی استفاده می شود.

ویژگی های برتر:

• داده های مالی را از طریق منابع به هم متصل می کند و به شما امکان می دهد مخارج را کنترل کنید
• فرآیندهای تجاری، سفر و AP را خودکار کنید
• برند پیشرو برای مدیریت سفر، هزینه و فاکتور

مزایا:

• راه حل جامع مدیریت هزینه
• ادغام با مدیریت سفر و فاکتور، با گزینه های مناسب برای انتخاب
• قابلیت گزارش دهی قوی
• اجرای یکپارچه سیاست و گردش کار تصویب
• گزینه های ادغام گسترده
• به راحتی می توان بلیط ها را تهیه کرد و بدون نیاز به پشتیبانی دستی مشتری، به وضوح فوری رسید

منفی:

• رابط غیر شهودی و برخی از کاربران کار کردن با آن را سخت و طاقت فرسا می دانند
• ضمیمه کردن فایل ها مشکل است
• قیمت بالاتر در مقایسه با راه حل های دیگر
• راه اندازی و پیکربندی پیچیده

منبع:

5. سطح شیب دار

Ramp با استفاده از پلتفرم مدیریت کارت و هزینه شرکتی خود، هزینه‌ها را هوشمندتر می‌کند، که بینش هزینه‌ها، تطبیق خودکار رسید، مذاکره فروشنده و بهینه‌سازی هزینه را ارائه می‌دهد. 

Ramp به طور یکپارچه با سیستم های حسابداری ادغام می شود و آن را به یک انتخاب مناسب برای مشاغل تبدیل می کند.

ویژگی های برتر:

• پاداش ها و مشوق ها در قالب بازپرداخت نقدی
• کارت های با کاربری آسان، محدودیت های هزینه، جریان های تایید، پرداخت های فروشنده
• پس انداز متوسط ​​3.5٪
• ویژگی AI for Finance که به شما کمک می کند پس انداز و بینش را کشف کنید

مزایا:

• رابط بصری و کاربر پسند
• پلت فرم مدیریت کارت و هزینه شرکتی که به صورت جهانی در تراکنش‌های بین‌المللی، پرداخت قبوض برون مرزی و بازپرداخت چند ارزی کار می‌کند.
• بینش هزینه در زمان واقعی و تطبیق خودکار رسید
• ویژگی های مذاکره فروشنده و بهینه سازی هزینه
• شرکت هایی که از Ramp استفاده می کنند کتاب های خود را 8 برابر سریعتر می بندند

منفی:

• در دسترس بودن محدود در مناطق خاص، که بر محدودیت‌های زمانی و محرک‌های خودکار تأثیر می‌گذارد
• برخی از کاربران مشکل در ادغام با سیستم های موجود را گزارش کردند
• بدون پشتیبانی مشتری، با حل بلیط فقط از طریق ایمیل
• با علامت‌گذاری برخی پرداخت‌ها به‌عنوان تکرارشونده، نمی‌توان اعلان‌های متعدد را متوقف کرد

منبع:

6. پایگاه هوایی

Airbase یک پلت فرم مدیریت هزینه مدرن با رتبه برتر برای مشاغل با 100-5,000 کارمند است. مدیریت هزینه، پرداخت صورتحساب، کارت های شرکتی، بودجه بندی، گردش کار تایید و کارت های مجازی را با هم ترکیب می کند، بنابراین دید و کنترل جامع هزینه ها را برای مشاغل فراهم می کند.

ویژگی های برتر:

• اتوماسیون حساب های پرداختنی و تدارکات هدایت شده را ارائه می دهد
• پلت فرم خرید جهانی کاملا یکپارچه

مزایا:

• پلتفرم مدیریت هزینه یکپارچه با گزارش لحظه ای
• رابط کاربری بصری و آسان برای استفاده
• کارت های مجازی برای ردیابی آسان هزینه ها
• پشتیبانی عالی مشتری
• گردش کار گسترده، تأیید و اتوماسیون حسابداری

منفی:

• کندی در پرداخت پرداخت های فروشنده
• از همه انواع کارت های اعتباری پشتیبانی نمی کند
• عملکردهای محدود در برنامه تلفن همراه برای iPhone و iPad

منبع:

7. پلئو

Pleo یک راه حل هوشمند مدیریت هزینه است که هزینه های شرکت را ساده می کند. این کارت‌های مجازی و فیزیکی را به همراه ردیابی هزینه‌ها در زمان واقعی و گزارش‌دهی خودکار برای کارمندان فراهم می‌کند. Pleo با سیستم های حسابداری ادغام می شود و آن را به یک انتخاب مناسب برای مشاغل تبدیل می کند.

ویژگی های برتر:

• راه حل خرج تجاری شماره 1 اروپا، مورد اعتماد بیش از 25,000 کسب و کار در منطقه
• راه حل یکپارچه مدیریت هزینه
• ردیابی هزینه‌ها در زمان واقعی، همراه با تجزیه و تحلیل و محدودیت‌های خرید قابل تنظیم

مزایا:

• کارت هوشمند شرکت، مجازی و فیزیکی، برای کارمندان
• ردیابی هزینه و بازپرداخت در زمان واقعی
• گزارش دهی خودکار
• UI تمیز و کاربرپسند
• با دیجیتالی کردن رسیدها و خودکارسازی مدیریت هزینه ها، بیش از 138 ساعت صرفه جویی می کند
• 1٪ بازگشت نقدی در هر تراکنش کارت Pleo

منفی:

• دسته ها و گزینه های بسیار زیادی برای انواع هزینه ها
• برخی از کاربران رابط کاربری را گیج‌کننده می‌دانستند، به‌ویژه زمانی که به عنوان مدیر کار می‌کنند

منبع:

8. Zoho Expense

Zoho Expense یک نرم افزار مدیریت هزینه بصری است که گزارش هزینه ها را خودکار می کند و فرآیندهای بازپرداخت را ساده می کند. ویژگی هایی مانند اسکن رسید، اجرای خط مشی، و ادغام با سیستم های حسابداری محبوب را ارائه می دهد. Zoho Expense یک تجربه کاربر پسند برای کارمندان و مدیران فراهم می کند.

ویژگی های برتر:

• مورد اعتماد مشاغل در بیش از 150 کشور
• سفرهای شرکتی و گزارش هزینه های خودکار را ساده می کند
• موتور تشخیص تقلب مبتنی بر هوش مصنوعی

مزایا:

• نرم افزار مدیریت هزینه بصری با اجرای سیاست و گردش کار بازپرداخت قابل تنظیم
• اسکن خودکار رسیدها و طبقه بندی هزینه ها
• قیمت های رقابتی
• موتور تشخیص تقلب مبتنی بر هوش مصنوعی به حسابرسی و مدیریت مالیات کمک می کند
• همراه با Zoho One، می تواند صورتحساب، مسکن داده های مشتری، فروش و بازاریابی، مدیریت هزینه و همکاری با هم تیمی ها را یکپارچه کند.
• پشتیبانی 24/5 مشتری و کمک 2 ساعته ورود رایگان

منفی:

• گزارش هزینه می تواند فشرده تر به نظر برسد
• فرآیند سوار شدن طولانی مدت
• پشتیبانی کند مشتری با زمان طولانی
• منحنی یادگیری شیب دار در استفاده از UI
• برخی از کاربران متوجه می شوند که ویژگی ها با یکدیگر صحبت نمی کنند و رابط کاربری کاربر پسند نیست

منبع:

9. Divvy

Divvy یک پلتفرم مدیریت هزینه یکپارچه با تجربه یکپارچه برای درخواست، هزینه و پیگیری امور مالی کسب و کار شما است. همچنین محدودیت های هزینه های قابل تنظیم و گزارش هزینه های خودکار را ارائه می دهد. هدف Divvy ساده کردن مدیریت هزینه برای مشاغل در هر اندازه است.

ویژگی های برتر:

• کارت های اعتباری مجازی و فیزیکی برای کارمندان، با خطوط اعتباری از 500 تا 15 میلیون دلار
• نرم افزار رایگان مدیریت هزینه های خودکار

مزایا:

• کارت اعتباری کسب و کار فردی برای کارمندان به همراه محدودیت هزینه های سفارشی
• همراه با ابزار مدیریت هزینه به صورت رایگان
• سهولت مدیریت هزینه و ردیابی بودجه
• دسته بندی صورتحساب ها و خرج کردن اقلام، عکس گرفتن، حتی با تلفن آسان است
• میانگین پس انداز ماهیانه 10,630 دلار گزارش شده است
• تسویه سریعتر کتاب ها با 12 ساعت صرفه جویی در زمان متوسط ​​ماهانه
• اعتبار سریع و انعطاف پذیر برای مشاغل در هر اندازه

منفی:

• نگرانی های امنیتی از نظر تقلب و جلوگیری از تقلب
• جایگزین کردن کارت ها مشکل است
• برخی از کاربران خدمات ضعیف مشتریان را گزارش کردند
• مشکل همگام سازی/ادغام با QuickBooks

منبع:

10. فایله

Fyle یک راه حل هوشمند مدیریت هزینه است که ردیابی هزینه، گزارش دهی و اجرای خط مشی را خودکار می کند. این ویژگی هایی مانند ضبط رسید، طبقه بندی هزینه های بلادرنگ و ادغام با سیستم های حسابداری را ارائه می دهد. Fyle یک تجربه یکپارچه برای کارمندان و مدیران فراهم می کند.

ویژگی های برتر:

• در زمان واقعی از کارت های اعتباری موجود تغذیه می شود
• با پرداخت های ACH به موقع به کارمندان بازپرداخت می کند

مزایا:

• تطبیق کارت اعتباری در زمان واقعی برای کارت هایی مانند Visa، Mastercard، AmEx و غیره.
• Fyle فوراً برای تراکنش‌های جدید پیامکی ارسال می‌کند و کارمندان فقط باید با تصویری از رسید پاسخ دهند تا به صورت خودکار تطبیق شود.
• ادغام یکپارچه با Slack، Gmail، Outlook و سایر برنامه‌ها تا بتوان هزینه‌ها را در حین حرکت مدیریت کرد
• تصاویر رسیدها را با تراکنش کارت اعتباری مربوطه مطابقت می دهد
• Fyle با تمام کارت های اعتباری ادغام می شود
• پشتیبانی 24×7 مشتری از طریق چت و ایمیل
• مدیر حساب نامگذاری شده که همیشه برای کمک در آنجاست

منفی:

• رابط موبایل به اندازه رابط کاربری آنلاین یکپارچه نیست
• ویژگی‌های اسکن خودکار گاهی اوقات به درستی کار نمی‌کنند
• در صورت جابجایی از سیستم دیگری به منحنی یادگیری نیاز دارد
• فیدهای بلادرنگ فقط برای VISA و Mastercard هستند

منبع:

11. Spendesk

Spendesk یک نرم افزار مدیریت هزینه است که بر ساده سازی و خودکارسازی فرآیندهای مدیریت هزینه تمرکز دارد. ویژگی‌هایی مانند ردیابی هزینه، کارت‌های مجازی، مدیریت فاکتور و گردش کار تأیید را برای کمک به کسب‌وکارها در ساده‌سازی هزینه‌های خود فراهم می‌کند.

ویژگی های برتر:

• کارت های مجازی، اشتراک و کاربران نامحدود
• راه اندازی رایگان و هزینه های پنهان صفر
• پلت فرم ۷ در ۱ برای مدیریت کارت های شرکت، فاکتورها، هزینه ها، بودجه ها، تاییدیه ها، اتوماسیون حسابداری و گزارش گیری
• ابزارهای مدیریت هزینه های مقیاس پذیر

مزایا:

• گردش کار مالی و پردازش را یکپارچه تر می کند
• گزارش های تحلیلی دقیقی را برای محاسبات درآمد در پایان ماه ارائه می دهد
• کارت های مجازی برای هزینه های ایمن و کنترل شده
• گردش کار تایید قابل تنظیم
• ادغام با سیستم های حسابداری محبوب، از جمله UPI و Netbanking، برای تراکنش های فوری
• 95٪ از رسیدها به طور خودکار جمع آوری می شود و ظرف 2 روز تطبیق داده می شود
• 4 برابر سریعتر پردازش کتابها 4 برابر در هر ماه

منفی:

• گردش کار سیاست ناسازگار
• کارت در همه مکان ها یا وب سایت ها پذیرفته نمی شود
• مقادیر نادرست با قابلیت اسکن خودکار پر شده است

منبع:

12. پرداخت مش

Mesh Payments یک نرم افزار مدیریت هزینه است که بستری جامع برای پیگیری، مدیریت و کنترل هزینه های کسب و کارها ارائه می دهد. این توسط 1,000 تیم مالی استفاده می شود و ویژگی هایی مانند ردیابی هزینه ها، دریافت رسید، تایید هزینه های خودکار و ادغام با سیستم های حسابداری را ارائه می دهد.

ویژگی های برتر:

• طراحی شده برای کنترل و دیده شدن شرکت های جهانی بر هزینه ها
• گردش کار و حسابداری خودکار را همراه با مدیریت پرداخت و کنترل بودجه ارائه می دهد
• راه حل های مناسب برای انواع مختلف هزینه های شرکت

مزایا:

• رابط کاربری راحت و کاربر پسند
• اجرای محدودیت های پرداخت روزانه
• به سرعت اطلاعات را از گزارش ها استخراج کنید
• ضمیمه سریع رسیدها آسان است
• پشتیبانی مشتری پاسخگو

منفی:

• گزینه های یکپارچه سازی محدود با ERP های موجود
• فقط کارت مجازی برای هزینه ها ارائه می دهد و کارت همه جا پذیرفته نمی شود
• برنامه تلفن همراه به اندازه وب سایت قابل استفاده نیست

منبع:

13. شاد باشید

Happay یک راه حل یکپارچه یکپارچه برای مدیریت سفر، هزینه و پرداخت شرکتی است. این بزرگترین سفر، هزینه و پرداخت هند با بیش از 7000 مشتری در بیش از 20 کشور است. هدف پلتفرم ساده‌سازی فرآیندهای گزارش هزینه و بازپرداخت برای مشاغل است. ویژگی هایی مانند ردیابی هزینه ها، دریافت رسید، تایید هزینه ها و ادغام با سیستم های حسابداری را ارائه می دهد.

ویژگی های برتر:

• ابزار خود رزرو (SBT) برای کمک به مسافران برای رزرو پروازها، هتل‌ها و تاکسی‌ها
• خطوط اعتباری وثیقه صفر با پاداش
• کارت های پیش پرداخت برای موارد استفاده مختلف، از هزینه های شرکتی گرفته تا هزینه های نقدی خرد

مزایا:

• گزارش و بازپرداخت هزینه ها آسان است
• رابط کاربری راحت و کاربر پسند
• کل گردش کار هزینه‌ها را خودکار می‌کند، از گرفتن رسید گرفته تا تأیید و بازپرداخت هزینه‌ها
• چرخه بازپرداخت سریع تر و پس انداز نقدی بالاتر از طریق افزایش بهره وری

منفی:

• دامنه بهبود نحوه برچسب گذاری گزارش های ادعایی به هزینه های فردی
• کارمزد کارت برای برداشت ATM
• فرآیند بازپرداخت زمان بر اگر پرداخت در طول تراکنش آنلاین انجام نشد
• گزینه های سفارشی سازی محدود و ادغام با سایر سیستم عامل ها
• رابط کاربری باید بهبود یابد

منبع:

14. موج دار شدن

Rippling یک پلتفرم مدیریت منابع انسانی و کارکنان یکپارچه است که شامل عملکرد مدیریت هزینه است. ویژگی هایی مانند ردیابی هزینه ها، تایید هزینه های خودکار و ادغام با سیستم های حقوق و دستمزد را فراهم می کند.

ویژگی های برتر:

• منابع انسانی، فناوری اطلاعات و امور مالی را از طریق یک پلتفرم ساده کنید
• تجزیه و تحلیل، اتوماسیون گردش کار، خط‌مشی‌ها و مجوزها را مدیریت کنید
• سیستم واحد برای مشاغل کوچک از 2 کارمند تا 2000

مزایا:

• مکانی برای کسب و کارها برای اداره منابع انسانی، فناوری اطلاعات، امور مالی
• پشتیبانی چت پاسخگو و خدمات مشتری
• پیاده سازی آسان با یک رابط کاربر پسند
• به شما امکان می دهد کارمندان را با درخواست های زمان مرخصی، اطلاعات منابع انسانی، ساعت ورود و غیره مدیریت کنید.
• سوار شدن سریع کارکنان و پیمانکاران در 90 ثانیه
• فرآیندهای انطباق جهانی را خودکار کنید

منفی:

• عدم وجود سیستم امتیازدهی، برنامه ریزی و بررسی کارکنان
• یک راه حل متمرکز مدیریت هزینه نیست
• برخی از کاربران مشکل در راه اندازی را گزارش می کنند

منبع:

15. هزینه رودخانه کروم را خرج کنید

Emburse Chrome River Expense یک نرم افزار مدیریت هزینه است که برای شرکت های متوسط ​​تا بزرگ طراحی شده است. ویژگی هایی مانند ردیابی هزینه، دریافت رسید، اجرای خط مشی و ادغام با سیستم های حسابداری را ارائه می دهد.

ویژگی های برتر:

طراحی شده برای شرکت های پیچیده، آموزش عالی و خدمات حرفه ای
مدیریت هزینه های متمرکز جهانی و راه حل های اتوماسیون حساب های پرداختنی

مزایا:

به راحتی برای رفع نیازهای تجاری قابل تنظیم است
گردش کار انطباق به شناسایی اسناد نادرست یا جعلی قبل از ارسال کمک می کند
کاملا الکترونیکی از ابتدا تا انتها
گردش کار تایید می تواند از طریق ایمیل اتفاق بیفتد
برخی از کاربران گزارش می دهند که استفاده از آن آسان تر و مقرون به صرفه تر از Concur است
صرفه جویی قابل توجه پول نقد و زمان

منفی:

تجزیه و تحلیل کند و شهودی نیست
گزارش های از پیش تعریف شده ناهموار هستند. گزارش های دقیق تر نیاز به هزینه اضافی دارد
برخی از کاربران مشکل در راه اندازی را گزارش می کنند

منبع:

https://www.g2.com/products/emburse-chrome-river-expense/reviews#reviews

فرهنگ سازمانی و مدیریت هزینه

اغلب گفته می شود که فرهنگ برای صبحانه استراتژی می خورد. در حوزه مدیریت هزینه، این نمی تواند درست باشد. فرهنگ یک شرکت عمیقاً بر نحوه رسیدگی، تأیید و بررسی هزینه ها تأثیر می گذارد. این فقط در مورد سیاست های موجود نیست. این در مورد این است که چگونه این سیاست ها در اقدامات و نگرش های روزمره هر یک از اعضای تیم ریشه دارند.

• گرفتن گوگل، مثلا. فرهنگ نوآوری و آزادی آنها تأثیر مستقیمی بر نحوه مدیریت هزینه ها دارد - با تأکید بر اعتماد و مسئولیت پذیری.
• Salesforce به دلیل فرهنگ پر جنب و جوش خود شناخته شده است. آنها ارزش های خود را به طور یکپارچه در مدیریت هزینه های خود ادغام کرده اند. Salesforce با فرهنگی که بر شفافیت و مسئولیت پذیری تاکید دارد، محیطی را ایجاد کرده است که در آن مدیریت هزینه به عنوان یک مانع بوروکراتیک تلقی نمی شود، بلکه به عنوان بازتابی از ارزش های جمعی آنها دیده می شود.
• مورد نمونه دیگر این است نت فلیکس. فرهنگ آزادی و مسئولیت آنها به کارمندان این امکان را می دهد که در مورد هزینه تصمیم گیری کنند که انگار پول خودشان است. آنها بودجه سختی ندارند اما به فرهنگ خود انضباط و احتیاط متکی هستند که در عملیات مالی چابک آنها نتیجه داده است.

تغییر فرهنگی برای مدیریت بهتر

یک تغییر فرهنگی به سمت مدیریت بهتر هزینه ها از بالا شروع می شود. زمانی که رهبران اهمیت مدیریت هزینه کارآمد و اخلاقی را الگوبرداری می کنند، برای کل سازمان لحنی ایجاد می کند. این به معنای مدیریت خرد هر هزینه نیست. در عوض، این در مورد پرورش فرهنگی است که در آن هزینه ها از طریق دریچه ارزش آفرینی و اخلاق تجاری مشاهده می شود. رهبران باید بپرسند: آیا ما به گونه‌ای هزینه می‌کنیم که با ارزش‌ها و اهداف اصلی‌مان همسو باشد؟

بنابراین، چگونه این فرهنگ را تقویت می کنید؟

• با تبدیل کردن مدیریت هزینه به بخشی از گفتگوی منظم خود شروع کنید. در جلسات بحث کنید، زمانی که اعضای تیم تصمیمات هوشمندانه ای در مورد هزینه ها می گیرند برجسته کنید و آشکارا در مورد منطق پشت سیاست های هزینه صحبت کنید.
• شفافیت کلیدی است. اطمینان حاصل کنید که خط‌مشی مدیریت هزینه‌ها در دسترس است، در اسناد حضوری موجود است و به نرم‌افزار مدیریت هزینه شما پیوست شده است.
• گروهی را تشویق کنید تا نمونه‌هایی را به دست آورند. هنگامی که مدیران هزینه های خود را دقیق بررسی می کنند و انتخاب های مقرون به صرفه ای انجام می دهند، پیامی واضح ارسال می کند.
• مدیریت خوب هزینه ها را جشن بگیرید. تیم ها و افرادی که مصداق هزینه های مسئولانه هستند را بشناسید و به آنها پاداش دهید. این می تواند به سادگی یک فریاد در یک جلسه تیمی یا به اندازه یک جایزه سالانه مهم باشد.
• برای کارکنانی که به طور مداوم به سیاست های هزینه پایبند هستند یا ایده های خلاقانه ای برای صرفه جویی در هزینه ارائه می دهند، مشوق هایی را در نظر بگیرید.
• به ویژه تالارهای گفتمان باز می تواند معدن طلایی از بینش باشد. آن‌ها می‌توانند بستری باشند که در آن کارکنان درباره چالش‌هایی که با سیاست‌های فعلی با آن روبرو هستند بحث می‌کنند و بهبودهایی را پیشنهاد می‌کنند. این نه تنها به اصلاح فرآیند مدیریت هزینه کمک می کند، بلکه فرهنگ باز بودن و اعتماد را نیز تقویت می کند.
• گزارش های مالی باز ابزار قدرتمند دیگری است. وقتی شرکت‌ها گزارش‌های دقیق را با تیم‌های خود به اشتراک می‌گذارند، نه تنها شفافیت را تقویت می‌کند، بلکه بحث‌ها و تصمیم‌گیری‌های آگاهانه در مورد هزینه‌ها را نیز تشویق می‌کند. پلتفرم های مبتنی بر ابر، ارائه داشبوردها و گزارش های مشترک، به ویژه موثر هستند. آنها جریان یکپارچه اطلاعات را امکان پذیر می کنند و دسترسی اعضای تیم و درک داده های هزینه ها را بدون توجه به تخصص مالی آنها آسان می کنند.
• ایجاد محیطی که در آن مسئولیت پذیری هنجار باشد با تعیین انتظارات روشن شروع می شود. این در مورد ایجاد فرهنگی است که در آن هر دلار خرج شده یک دلار است که باید توجیه شود - نه به معنای تنبیهی، بلکه به گونه ای که با اهداف و ارزش های شرکت همسو باشد. این فرهنگ پاسخگویی همچنین شامل بررسی و حسابرسی منظم هزینه‌ها می‌شود. اینها نباید به عنوان شکار جادوگران تلقی شوند، بلکه باید به عنوان فرصت هایی برای اطمینان از تبعیت از سیاست ها و شناسایی مناطق برای بهبود در نظر گرفته شوند.

روند آینده، رویداد آینده، روندی که در آینده پیش خواهد رفت

همانطور که در آستانه سال 2024 هستیم، بیایید برای لحظه ای نقش یک آینده پژوه را بازی کنیم. با نگاهی به گذشته، پیش‌بینی‌هایی را در دنیای مالی و فناوری دیده‌ایم که به شیوه‌هایی که هرگز تصورش را نمی‌کردیم به واقعیت تبدیل شده‌اند، در حالی که پیش‌بینی‌های پیش‌بینی‌هایی انجام شده است و هرگز روشنایی روز را ندیده‌اند. بنابراین، همانطور که به آینده مدیریت هزینه نگاه می کنیم، ده سال آینده چه چیزی را در سر می پروراند؟

هوش مصنوعی و اتوماسیون: ستون فقرات باهوش مدیریت هزینه

یک پیش‌بینی که یک شرط مطمئن است: هوش مصنوعی و یادگیری ماشین تنها بخشی از چشم‌انداز مدیریت هزینه‌ها نیستند، بلکه ستون فقرات آن خواهند بود. ما به هوش مصنوعی نگاه می‌کنیم که نه تنها هوشمند است، بلکه در طبقه‌بندی هزینه‌ها، ساده‌سازی گردش‌های کاری تأیید و اطمینان از انطباق با خط‌مشی، نابغه‌ای مرزی است. سیستمی را تصور کنید که از هر تراکنش یاد می گیرد، هوشمندتر، کارآمدتر و دقیق تر می شود. این فقط در مورد خودکار کردن فرآیندها نیست. این در مورد افزایش آنها به سطحی از دقت است که ما فقط آرزویش را داشتیم.

بلاک چین: دفتر کل اعتماد و شفافیت

بلاک چین و مدیریت هزینه - این مسابقه ای است که در انتظار وقوع است. شفافیت و امنیتی که بلاک چین به ارمغان می آورد، قرار است انقلابی در نحوه مدیریت تراکنش های هزینه ای ایجاد کند. ما در مورد دنیایی صحبت می کنیم که در آن هر تراکنش در دفتری ثبت می شود که عملاً ضد دستکاری است و سطح بی سابقه ای از اعتماد و مسئولیت پذیری را به فرآیند ارائه می دهد. پتانسیل کاهش تقلب و افزایش انطباق بسیار زیاد است.

شخصی سازی: نرمال جدید

آینده شخصی است - به ویژه در مدیریت هزینه. سیستم ها برای ارائه تجربیات متناسب با عادات و ترجیحات هزینه های فردی تکامل خواهند یافت. ما در حال حرکت فراتر از رویکرد یک اندازه مناسب برای همه هستیم و وارد دورانی می شویم که سیستم مدیریت هزینه شما شما را می شناسد - واقعاً شما را می شناسد - و با نیازها و الگوهای منحصر به فرد شما سازگار می شود. این نوعی نوآوری کاربر محور است که یک کار روزمره را به یک تجربه لذت بخش تبدیل می کند.

بازتعریف شیوه های مالی

این پیشرفت‌ها در هوش مصنوعی، بلاک چین و شخصی‌سازی فقط نحوه مدیریت هزینه‌ها را تغییر نمی‌دهند. آنها قصد دارند شیوه های مالی گسترده تری را در سازمان ها تغییر دهند. ما به دنبال یک اکوسیستم مالی یکپارچه تر، هوشمندتر و مرتبط تر هستیم. پیامدها بسیار گسترده است - از برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل مالی بهتر تا تصمیم گیری استراتژیک تر.

در مجموع، دهه آینده در مدیریت هزینه‌ها فقط مربوط به ابزارها و فناوری‌های جدید نیست. این در مورد یک تغییر اساسی در نحوه برخورد، درک و مدیریت مالی خود است. این یک دنیای جدید و شجاع است، و نزدیکتر از آن چیزی است که فکر می کنید.

نتیجه

همانطور که ما این کاوش جامع مدیریت هزینه ها را به پایان می رسانیم، واضح است که چشم انداز ردیابی و تجزیه و تحلیل مالی دستخوش تحولی پویا است. سفر از کتاب‌های دفتر کل به راه‌حل‌های نرم‌افزار مبتنی بر هوش مصنوعی مانند نانونت‌ها، نه تنها پیشرفت فناوری، بلکه یک تغییر اساسی در نحوه رویکرد کسب‌وکارها به مسئولیت‌های مالی را نشان می‌دهد.

[محتوای جاسازی شده]

در محیط بی ثبات کسب و کار امروزی، مدیریت هزینه ها دیگر یک کار پشتیبان نیست، بلکه یک ضرورت استراتژیک است. شرکت هایی مانند InnovateX و سایرین که در مطالعات موردی ما ذکر شده اند، نمونه ای از تحولی هستند که یک سیستم مدیریت هزینه قوی می تواند ایجاد کند.

کسب‌وکارهایی که این تغییرات را می‌شناسند و با آن‌ها سازگار می‌شوند، خود را برای عبور از پیچیدگی‌های چشم‌انداز مالی مدرن مجهز می‌بینند و کاری را که زمانی یک کار پیش پا افتاده بود به یک جزء حیاتی از استراتژی کلی کسب‌وکارشان تبدیل می‌کنند.

برای تغییر مدیریت هزینه های خود آماده اید؟

آیا علاقه مندید که ببینید نانو شبکه ها چگونه می توانند مدیریت هزینه های شرکت شما را متحول کنند؟ ما از شما دعوت می کنیم تا قدرت و کارایی راه حل پیشرفته ما را به طور مستقیم تجربه کنید.

🌟 امروز یک نسخه نمایشی شخصی با Nanonets برنامه ریزی کنید! 🌟

کشف کنید که چگونه نرم‌افزار مدیریت هزینه‌های مبتنی بر هوش مصنوعی ما می‌تواند فرآیندهای شما را ساده‌سازی کند، تجزیه و تحلیل داده‌های بلادرنگ را بهبود بخشد و به‌طور یکپارچه با سیستم‌های موجود شما یکپارچه شود. این فرصت را از دست ندهید تا گامی قابل توجه به سمت حاکمیت مالی استراتژیک و کارایی عملیاتی بردارید.

برای برنامه ریزی نسخه ی نمایشی خود با Nanonets اینجا را کلیک کنید

آینده مدیریت هزینه را در آغوش بگیرید - هوشمند، بدون درز، و از نظر استراتژیک توانمند. اجازه دهید Nanonets شریک شما در جهت یابی در چشم انداز مالی فردا باشد. 🚀

منابع اضافی

در اینجا برخی از منابع اضافی وجود دارد که خواندن بیشتر و ابزارهایی را برای عمیق تر کردن درک شما از چشم انداز مدیریت هزینه ارائه می دهد:

• مدیریت هزینه رشد بازار | گزارش تحقیق [2029]: این گزارش داده ها و بینش هایی را در مورد روند مدیریت هزینه ارائه می دهد. گزارش بینش کسب و کار فورچون.
• مدیریت هزینه 101: راهنمای شما برای گزارش هزینه: این راهنما یک منبع عالی برای کسانی است که به دنبال کاوش عمیق تر در موضوعات مدیریت مالی، به ویژه مربوط به گزارش هزینه است. مرکز یادگیری G2.
• انطباق با مدیریت جهانی سفر و هزینه: این منبع اطلاعات مرتبطی را در مورد دستورالعمل‌های نظارتی ارائه می‌کند که می‌تواند روی شیوه‌های مدیریت هزینه‌ها، به‌ویژه برای مشاغلی که در چندین کشور فعالیت می‌کنند، تأثیر بگذارد. راهنمای سازگاری Mobilexpense.

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
• PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
• PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/expense-management/