با توجه به گزارش 2020 در مورد مطالعه تقلب و سوء استفاده شغلی توسط انجمن بازرسان خبره تقلب (ACFE)، مقدار پولی که هر ساله به دلیل کلاهبرداری شغلی از دست می‌رود نشان دهنده تخلیه سرسام‌آور اقتصاد جهانی است و مستقیماً بر توانایی‌های سازمان‌ها برای ایجاد شغل، تولید کالاها و خدمات و ارائه خدمات عمومی تأثیر می‌گذارد. . طبق این مطالعه، رایج‌ترین طرح‌های کلاهبرداری شغلی این صنعت شامل طرح‌های صورتحساب است. طرح صورتحساب یک طرح پرداخت متقلبانه است که در آن شخصی با ارسال فاکتور برای کالاها یا خدمات ساختگی، فاکتورهای متورم یا فاکتورهایی برای خریدهای شخصی، کارفرمای خود را وادار می کند تا پرداخت را صادر کند.
با کلاهبرداری هایی مانند این، بهتر است که ایمن باشید تا متاسف باشید. در این وبلاگ، بررسی خواهیم کرد که ممیزی صورتحساب شامل چه مواردی است و چرا آنها برای یکپارچگی مالی مشاغل بسیار مهم هستند.
حسابرسی حساب های پرداختنی چیست؟
حسابرسی حساب های پرداختنی فرآیندی است که طی آن سوابق مالی بخش حساب های پرداختنی توسط حسابرس بررسی می شود. در این فرآیند، حسابرسان دقت، کامل بودن، انطباق با اصول پذیرفته شده حسابداری (GAAP) و اعتبار معاملات را بررسی می کنند.
آیا همه مشاغل نیاز به حسابرسی دارند؟
قانون Sarbanes-Oxley در سال 2002 برای شرکت های سهامی عام ضروری است که تمام سوابق خود را برای حسابرسی مستقل ارائه دهند. حسابرس پس از بررسی رویه ها و سوابق، نظر خود را در مورد صورت های مالی اعلام می کند. حسابرس خارجی رویه‌های حسابداری و کنترل‌های داخلی شرکت را آزمایش می‌کند و نظر خود را در مورد نحوه عملکرد آنها به اشتراک می‌گذارد. این بدان معناست که شرکت های سهامی عام نمی توانند از حسابرسی حساب های خود اجتناب کنند.
اگرچه کسب و کارهای کوچک ممکن است طبق قانون ملزم به حسابرسی نباشند، این به نفع آنهاست که حداقل فاکتورهای آنها به درستی حسابرسی شود.
حسابرسی فاکتور چیست؟
حسابرسی فاکتورها شامل بررسی دقیق اسناد مالی برای تأیید صحت، پایبندی به سیاست های شرکت و مطابقت با استانداردها و مقررات صنعت است. این حسابرسی ها نقش اساسی در حفظ شفافیت مالی و جلوگیری از مغایرت ها دارند.
از طریق حسابرسی فاکتور، کسب و کارها می توانند به طور موثر خطر تقلب و سرقت را هم توسط مشتریان و هم توسط کارکنان به حداقل برسانند.
چه کسی حسابرسی فاکتور را انجام می دهد؟
حسابرسی صورتحساب و حسابرسی پرداختنی را می توان به صورت داخلی توسط کارکنان یا از طریق حسابرسان خارجی شخص ثالث انجام داد.
حسابرسان داخلی
حسابرسان داخلی دارای مزایای خاصی هستند، مانند درک نیازهای خاص مؤسسه در مقایسه با حسابرسان خارجی. خدمات آنها هزینه کمتری دارد. با این حال، حسابرسان داخلی ممکن است در ارزیابی خود عینی نباشند و تمایل به پیش داوری داشته باشند.
حسابرسان خارجی
حسابرسان خارجی در ارزیابی خود عینی و مستقل هستند و دانش گسترده تری در مورد عملکرد سیستم های مالی کسب و کار دارند. آنها همچنین به دانش بهتر و کاربردی از قوانین و مقررات مجهز هستند. بنابراین، حسابرسان خارجی نسبت به حسابرسان داخلی در نتیجه کلی حسابرسی برتری دارند.
لازم به ذکر است که حسابرسی حساب های پرداختنی طبق قانون باید فقط توسط حسابرسان خارجی انجام شود. کسب و کار می تواند علاوه بر حسابرسی توسط حسابرس خارجی، یک حسابرسی داخلی نیز انجام دهد.
چک لیست حسابرسی فاکتور
- رسید و مدارک: فاکتورها از فروشندگان و تامین کنندگان دریافت می شود. تمام اسناد مربوطه از جمله سفارشات خرید، قراردادها و رسیدها جمع آوری شده و با فاکتورها مرتبط می شود.
- ورود و تایید داده ها: جزئیات فاکتور مانند مبالغ، تاریخ و شرح اقلام در سیستم حسابداری وارد می شود. تأیید داده های وارد شده در برابر اسناد پشتیبان برای اطمینان از صحت انجام می شود.
- کدگذاری و طبقه بندی: فاکتورها بر اساس ماهیت هزینه یا خدمات کدگذاری می شوند. طبقه بندی تخصیص مناسب به مراکز یا حساب های هزینه صحیح را تضمین می کند.
- بررسی انطباق: فاکتورها بر اساس سیاست‌های شرکت، سفارش‌های خرید و قراردادهای قراردادی بررسی می‌شوند تا از انطباق اطمینان حاصل شود. هرگونه مغایرت یا انحراف برای بررسی بیشتر علامت گذاری می شود.
- ارزیابی دقت: صحت ریاضی محاسبات فاکتور تأیید می شود. مقادیر، قیمت‌های واحد، و هرگونه مالیات یا تخفیف قابل‌اجرا بررسی می‌شوند.
- ارزیابی کنترل داخلی: رویه های کنترل داخلی شرکت مربوط به پردازش فاکتور ارزیابی می شود. این شامل بررسی فرآیندهای مجوز، تفکیک وظایف، و گردش کار تایید است.
- تجزیه و تحلیل بهینه سازی: کارشناسان ممکن است فاکتورها را برای شناسایی صرفه جویی در هزینه یا فرصت های بهبود کارایی تجزیه و تحلیل کنند. این می تواند شامل مذاکره با فروشندگان برای شرایط یا تخفیف های بهتر باشد.
- ارتباط با ذینفعان: در صورت مشاهده مغایرت، ارتباط با ذینفعان مربوطه، مانند فروشندگان یا بخش های داخلی، برای شفاف سازی آغاز می شود. اختلافات ممکن است از طریق مذاکره یا با به روز رسانی سوابق حسابداری حل شود.
- مستندات مسیر حسابرسی: یک دنباله حسابرسی جامع نگهداری می شود که هر مرحله از فرآیند حسابرسی را مستند می کند. این مستندات شواهدی از حسابرسی است و برای اهداف انطباق و گزارشگری بسیار مهم است.
- گزارش و تجزیه و تحلیل: گزارش خلاصه یافته های حسابرسی و هرگونه اقدام اصلاحی انجام شده را برجسته می کند. روندها یا مسائل تکرار شونده ممکن است برای افزایش کارایی پردازش فاکتور در آینده تجزیه و تحلیل شوند.
حیاتی ترین بخش حسابرسی فاکتور
بررسی صحت فاکتور یک جنبه اساسی در فرآیند حسابرسی فاکتور است و سه روش اصلی برای تأیید دستی وجود دارد:
- تطبیق دو طرفه
در این روش جزئیات فاکتور با قبض حمل مقایسه می شود. هدف تأیید این است که اقلام خط در فاکتور دقیقاً نشان دهنده آنچه تحویل داده شده است. این تضمین می کند که کالاها یا خدمات ذکر شده در فاکتور با دریافت واقعی اقلام مطابقت دارند.
- تطبیق سه طرفه
این رویکرد شامل مقایسه جزئیات فاکتور نه تنها با رسید حمل و نقل بلکه با سفارش خرید است. فرآیند تطبیق سه طرفه تأیید می کند که کالا یا خدمات هم سفارش داده شده و هم دریافت شده است. این تضمین می‌کند که بین داده‌های صورتحساب، سفارش خرید و رسید حمل و نقل هم‌ترازی می‌شود و فرآیند تأیید جامع‌تری را ارائه می‌دهد.
- بررسی بدون سفارش خرید
در مواردی که سفارش خرید صادر نشده است، بخش حساب های پرداختنی همچنان می تواند فاکتور را تأیید کند. این ممکن است شامل تأیید مستقیم با بخش خرید، فرستنده یا ارجاع به سایر اسناد معامله مانند قبض حمل و نقل باشد. این روش جایگزینی برای تطبیق دو طرفه سنتی است که سفارش خرید رسمی بخشی از معامله نبود.
اگر در طی فرآیند تأیید، مغایرت‌هایی شناسایی شد، رویه استاندارد این است که فاکتور را رد کرده و آن را برای تصحیح به تأمین‌کننده بازگردانید. این تضمین می کند که اطلاعات دقیق و معتبر در سوابق مالی نگهداری می شود. در مواردی که شواهدی مبنی بر تقلب یا فعالیت مشکوک وجود دارد، فاکتور پرچم‌گذاری شده معمولاً برای بررسی بیشتر برای تعیین ماهیت و میزان موضوع کنار گذاشته می‌شود.
هنگامی که تیم حساب های پرداختنی (AP) با موفقیت فاکتور را تأیید کرد و صحت و انطباق آن با اسناد مربوطه را تأیید کرد، می توانند آن را برای تأیید ارسال کرده و پردازش پرداخت را آغاز کنند. این مرحله نشان‌دهنده مرحله نهایی ممیزی فاکتور است و اطمینان حاصل می‌کند که فقط فاکتورهای قانونی و دقیق برای پرداخت تأیید شده‌اند و به یکپارچگی مالی و انطباق در سازمان کمک می‌کند.
چگونه اتوماسیون AP حسابرسی فاکتور را بهبود می بخشد؟
اتوماسیون حساب های پرداختنی (AP) نقشی اساسی در افزایش کارایی و دقت فرآیند حسابرسی فاکتور ایفا می کند. یکی از مزیت‌های مهم تسریع پردازش فاکتور از طریق ویژگی‌هایی مانند تشخیص کاراکتر نوری (OCR) است که نیاز به ورود دستی داده‌ها را از بین می‌برد. این سرعت نه تنها روند کلی را تسریع می کند، بلکه امکان ممیزی های مکرر و به موقع را نیز فراهم می کند.
علاوه بر این، اتوماسیون AP خطر ورود دستی داده ها و خطاهای پردازش را کاهش می دهد. استخراج و اعتبارسنجی خودکار داده ها تضمین می کند که اطلاعات مربوطه به طور دقیق جمع آوری شده است و احتمال مغایرت در طول حسابرسی را به حداقل می رساند. این دقت در حفظ یکپارچگی سوابق مالی بسیار مهم است.
قابلیت تطبیق اتوماسیون AP یکی دیگر از مزایای قابل توجه است. این سیستم به‌طور یکپارچه فاکتورها را با اسناد پشتیبانی مانند سفارش‌های خرید و رسید حمل و نقل مطابقت می‌دهد و اطمینان حاصل می‌کند که همه جزئیات مطابقت دارند. این قابلیت تطبیق جامع دقت را افزایش می‌دهد و احتمال نادیده گرفتن مغایرت‌ها را در طول فرآیند حسابرسی به حداقل می‌رساند.
مشاهده و شفافیت در زمان واقعی از طریق اتوماسیون AP تسهیل می شود. ذینفعان می توانند وضعیت صورتحساب ها، تأییدیه ها و پرداخت ها را ردیابی کنند و بینشی در مورد گردش کار ارائه دهند. این شفافیت برای شناسایی تنگناها، رسیدگی سریع به مسائل و حصول اطمینان از انطباق با دستورالعمل های تعیین شده ضروری است.
علاوه بر این، اتوماسیون AP تجزیه و تحلیل استراتژیک ارائه می دهد که بینش هایی را در مورد الگوهای هزینه و عملکرد فروشنده ارائه می دهد. این تحلیل‌ها به سازمان‌ها قدرت می‌دهد تا در طول فرآیند حسابرسی تصمیمات آگاهانه بگیرند و زمینه‌هایی را برای بهینه‌سازی هزینه و بهبود کارایی شناسایی کنند.
علاوه بر این، اتوماسیون AP انطباق با سیاست‌های شرکت و الزامات نظارتی را اعمال می‌کند. گردش کار خودکار را می توان به گونه ای پیکربندی کرد که از قوانین از پیش تعریف شده و سلسله مراتب تأیید پیروی کند و خطر عدم انطباق را کاهش دهد. این تضمین می کند که فاکتورها به طور مداوم و مطابق با دستورالعمل های تعیین شده حسابرسی می شوند.
حفظ یک مسیر حسابرسی جامع یکی از ویژگی های کلیدی اتوماسیون AP است. این تاریخچه دقیق اقدامات انجام شده، تأییدیه‌ها و هر گونه تغییری یک مسیر مستندسازی قوی را فراهم می‌کند و ممیزی‌های داخلی و خارجی را تسهیل می‌کند. سیستم خودکار تضمین می کند که تمام فعالیت های مربوط به پردازش فاکتور برای پاسخگویی و شفافیت ثبت می شود.
با راه حل اتوماسیون AP Nanonets تجارت خود را متحول کنید
در دنیای پرشتاب مالی، نیاز به فرآیندهای حساب‌های پرداختنی ساده و بدون خطا بیش از هر زمان دیگری حیاتی است. Nanonets یک راه حل پیشرفته اتوماسیون AP را برای شما به ارمغان می آورد که برای تغییر تجربه حسابرسی فاکتور شما و افزایش کارایی در سراسر سازمان شما طراحی شده است.
- باز کردن کارایی با فناوری OCR: نانوشبکه ها از فناوری پیشرفته تشخیص کاراکتر نوری (OCR) برای از بین بردن مشکلات ورود دستی داده ها استفاده می کنند. سیستم ما به طور یکپارچه اطلاعات مهم را از فاکتورها استخراج و تأیید می کند، سرعت پردازش را تسریع می کند و خطر خطاهای انسانی را کاهش می دهد. ممیزی سریع‌تر و دقیق‌تر را با نانوشبکه‌ها تجربه کنید.
- قابلیت تطبیق جامع: راه‌حل اتوماسیون AP ما دارای قابلیت‌های تطبیق جامع است و اطمینان حاصل می‌کند که جزئیات فاکتور با اسناد پشتیبانی مانند سفارش‌های خرید و رسید حمل و نقل مطابقت دارند. این فرآیند تطبیق دقیق دقت را افزایش می دهد و جایی برای مغایرت در طول ممیزی شما باقی نمی گذارد.
- مشاهده و شفافیت در زمان واقعی: نانوشبکه ها در جریان کار پردازش صورتحساب شما در زمان واقعی مشاهده می کنند. به راحتی وضعیت فاکتورها، تأییدیه‌ها و پرداخت‌ها را ردیابی کنید، و به تیم خود برای تصمیم‌گیری آگاهانه قدرت دهید. با تنگناها خداحافظی کنید و به عصر جدیدی از شفافیت در فرآیندهای مالی خود خوش آمدید.
- تجزیه و تحلیل استراتژیک برای تصمیم گیری آگاهانه: ما اهمیت تصمیم گیری استراتژیک در امور مالی را درک می کنیم. Nanonets تجزیه و تحلیل قدرتمندی را ارائه می دهد که بینشی در مورد الگوهای هزینه و عملکرد فروشنده ارائه می دهد. فرصت های بهینه سازی هزینه را شناسایی کنید و کارایی را در طول فرآیند حسابرسی خود با تجزیه و تحلیل هوشمند ما افزایش دهید.
- اجرای انطباق با گردش کار خودکار: اتوماسیون AP Nanonets پایبندی دقیق به سیاست‌های شرکت و الزامات نظارتی را تضمین می‌کند. گردش کار خودکار ما از قوانین از پیش تعریف شده و سلسله مراتب تأیید پیروی می کند و خطر عدم انطباق را کاهش می دهد. خیالتان راحت باشد و بدانید که فاکتورهای شما به طور مداوم مطابق با دستورالعمل های تعیین شده حسابرسی می شوند.
- مسیر جامع حسابرسی برای پاسخگویی: با Nanonets، شما یک مسیر حسابرسی جامع از تمام فعالیت های مربوط به پردازش فاکتور دارید. این تاریخچه دقیق اقدامات، تأییدیه‌ها و اصلاحات، یک مسیر مستند قوی برای ممیزی‌های داخلی و خارجی فراهم می‌کند. از مسئولیت پذیری و شفافیت در هر مرحله از عملیات مالی خود اطمینان حاصل کنید.
- محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
- PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
- PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
- PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
- منبع: https://nanonets.com/blog/invoice-audit/
