هوش داده افلاطون
جستجوی عمودی و هوش مصنوعی

تطبیق 2 طرفه، 3 طرفه و 4 طرفه

تاریخ:

حسابداری در هر شرکتی مستلزم پرداختن به فاکتورهای تامین کننده هر ماه است. یکی از چالش برانگیزترین وظایف در فرآیند حسابداری، تایید این فاکتورهای تامین کننده است. تمام فاکتورهای دریافت شده توسط یک شرکت برای محصولات یا خدماتی که از یک فروشنده خریداری شده اند، باید قبل از شروع پرداخت، از نظر صحت بررسی شوند. برای این کار، تمام جزئیات خرید همانطور که در فاکتور ذکر شده است با سایر اسناد در فرآیند خرید تا پرداخت تطبیق داده می شود تا اطمینان حاصل شود که محصول/خدمات سفارش داده شده به درستی و با قیمت توافق شده تحویل داده شده است. این فرآیند تأیید تطبیق نامیده می شود.

معمولاً از سه فرآیند تطبیق برای تطبیق استفاده می شود که عبارتند از تطابق 2 طرفه، 3 طرفه و 4 طرفه. بیایید ببینیم که این سه چیست و چگونه برای یک فرآیند یکپارچه خرید تا پرداخت ضروری هستند. ما تفاوت ها را با هم مقایسه خواهیم کرد و همچنین یاد خواهیم گرفت که چگونه این فرآیندها را خودکار کنیم.

فرآیند تهیه تا پرداخت

قبل از درک فرآیند تطبیق، اجازه دهید برخی از اسناد ضروری مرتبط با فرآیند خرید به پرداخت را درک کرده و به آنها نگاه کنیم:

سفارش خرید (PO)، یک توافق نامه الزام آور قانونی که توسط خریدار برای فروشنده صادر می شود و نوع محصول/خدمت سفارش داده شده و مقدار و قیمت های مورد توافق را اعلام می کند.

فاکتور، یک سند الزام آور قانونی است که توسط فروشنده به همراه یا پس از تحویل کالا/خدمت به مشتری برای خریدار صادر می شود. تمام جزئیات فروشنده، مشتری، محصول/خدمت در حال تحویل، قیمت و نحوه پرداخت را دارد.

رسید کالاها تاییدیه دریافت محصول یا خدمات نهایی از فروشنده است.

شرکت های بزرگ نیز ممکن است داشته باشند کوپن، که نشان دهنده کامل بودن فرآیند تأیید است - به عنوان دفترچه برای اسناد پشتیبانی مانند PO، فاکتور، رسید و غیره عمل می کند و حاوی اطلاعات تأییدیه ها، شماره پرونده و سایر اطلاعات مربوط به آن خرید خاص است.

یک جریان سند معمولی در فرآیند خرید تا پرداخت ممکن است با مثال فرضی ساده شده زیر درک شود.

بخش فناوری اطلاعات یک شرکت ABC به 10 صندلی اجرایی چرخان برای مدیران فناوری اطلاعات خود نیاز دارد.

  • بخش فناوری اطلاعات ممکن است (بسته به خط مشی شرکت) درخواست خرید را در سلسله مراتب مدیریتی مناسب صادر کند.
  • درخواست خرید به بخش خرید (یا مشابه) در شرکت ارسال می شود تا فروشندگان مناسب محصول/خدمت را پیدا کند.
  • پس از شناسایی یک فروشنده، زمینه سازی لازم برای شناسایی محصول و قیمت انجام می شود. به عنوان مثال، XYZ، یک تامین کننده مبلمان اداری می تواند صندلی های مدیریتی چرخان را با قیمت 250 دلار برای هر صندلی ارائه دهد که ظرف XNUMX روز تحویل داده می شود.
  • هنگامی که تامین کننده XYZ نهایی شد، PO توسط بخش خرید ABC با ذکر محصول و قیمت توافق شده ایجاد می شود.
  • یک نسخه از PO به XYZ ارسال می شود، یک نسخه توسط بخش خرید ABC، یکی به بخش حساب های پرداختنی نگهداری می شود.
  • هنگامی که XYZ صندلی ها را تامین می کند، فاکتور فروشنده همراه یا پس از تحویل به ABC ارائه می شود.
  • یک رسید کالا تولید می شود که نشان می دهد تحویل از تامین کننده XYZ توسط شرکت ABC دریافت شده است.

در این مرحله است که فرآیند تطبیق توسط تیم حساب های پرداختنی در ABC انجام می شود. بسته به اندازه شرکت خریدار و خط‌مشی‌های شرکت، تیم AP (حساب‌های پرداختنی) یک تطبیق دو طرفه، سه طرفه یا چهار طرفه از اسناد چندگانه را انجام می‌دهد تا بررسی کند که آیا توضیحات، مقدار، هزینه، و اصطلاحات در همه آنها مطابقت دارند. هنگامی که مسابقه توسط تیم AP تأیید شد، پرداخت شروع می شود.

این تطابق می تواند یک مسابقه دو طرفه، سه طرفه یا چهار طرفه باشد. بگذارید این یکی و یکی را بفهمیم.

تطبیق دو طرفه چیست؟

تطبیق دو طرفه، که به عنوان تطبیق سفارش خرید نیز شناخته می شود، فرآیندی است برای تأیید اینکه جزئیات موجود در آن سفارشات خرید و فاکتورهای مرتبط مطابقت دهید تا فاکتور پرداخت شود. در صورت وجود مغایرت، پردازش فاکتور تا رفع یا رفع مغایرت متوقف می شود.  

مطابقت معمولاً برای مقدار صورتحساب و قیمت فاکتور انجام می شود. شرایط زیر باید رعایت شود:

  • مقدار فاکتور کمتر یا برابر با مبلغ سفارش شده در PO است.
  • قیمت فاکتور کمتر یا برابر با قیمت ذکر شده در PO است.

در مثال بالا، فرض کنید ABC دستور خرید 10 صندلی را با قیمت کلی 2000 دلاری (200 دلار برای هر صندلی) طبق توافق با XYZ صادر کرده است. پس از بررسی و پذیرش سفارش خرید و تحویل 10 صندلی، XYZ یک فاکتور به قیمت اصلی 2500 دلار (250 دلار برای هر صندلی) ارسال می کند. ایجاد کننده فاکتور در XYZ ممکن است از تخفیف ارائه شده توسط شخص بازاریابی XYZ به بخش خرید در ABC برای خرید عمده اطلاع نداشته باشد. یا می تواند یک رویه تجاری بد عمدی باشد.

اگر جزئیات فاکتور با جزئیات PO مقایسه و مطابقت داده نشود، تیم AP (حساب های پرداختنی) در ABC ممکن است 500 دلار اضافی را که در ابتدا لغو شده بود بپردازد.

یک فرآیند تطبیق دو طرفه می تواند به تشخیص این اشتباه قبل از پرداخت کمک کند. این فرآیند تضمین می کند که فقط فاکتورها برای مقدار و مقدار صحیح پرداخت می شوند.

تطبیق سه طرفه چیست؟

تطابق سه‌طرفه فرآیند مقایسه جزئیات است سفارش خرید، فاکتور و رسید کالا تا اطمینان حاصل شود که همه داده ها در تمام این اسناد صحیح هستند. این قبل از شروع پرداخت انجام می شود.

اساسا، تطبیق سه طرفه یک شرط دیگر را به فرآیند تطبیق دو طرفه اضافه می کند. یعنی این شرایط باید رعایت شود:

  • مقدار فاکتور کمتر یا برابر با مبلغ سفارش شده در PO است
  • قیمت فاکتور کمتر یا برابر با قیمت ذکر شده در PO است.
  • مقدار رسید کالا کمتر یا برابر مقدار فاکتور است.

مورد فوق را در نظر بگیرید. صندلی ها به همراه گزارش تحویل کالا یا رسید کالا توسط XYZ به ABC تحویل داده می شود.

  • PO از ABC برای 10 صندلی با نرخ 200 دلار برای هر صندلی، تا مجموع 2000 دلار است.
  • فاکتور XYZ همچنین 10 صندلی را به قیمت هر کدام 200 دلار (مجموع 2000 دلار) ذکر کرده است.
  • رسید کالا اما 8 صندلی را به قیمت هر کدام 250 دلار نشان می دهد. مبلغ یکسان است - 2000 دلار، اما جزئیات متفاوت است و صندلی های کمتری نسبت به سفارش داده شده با همان قیمت تحویل داده می شود.

شخصی که محصول و رسید کالا را دریافت کرده است ممکن است نداند چند صندلی و به چه قیمتی سفارش داده است. آنها ممکن است رسید کالا را امضا کنند. یک AP کمتر از سخت کوش ممکن است فاکتور را برای یک محموله تحویل داده شده بپردازد. اگر AP فاکتور و PO را با رسید تحویل تطبیق دهد، آنها مغایرت را تشخیص می دهند و قبل از پرداخت مشکل را مرتب می کنند.

یک فرآیند تطبیق سه‌طرفه کامل‌تر نیز می‌تواند شامل نقاط بازرسی اختیاری زیر باشد:

  • صحت و کامل بودن PO. آیا PO اطلاعاتی مانند قیمت، مقدار یا جزئیات تماس فروشنده را از دست می دهد؟
  • آیا تعداد موارد ذکر شده در قبض کالا با موارد ذکر شده در PO یکی است؟
  • آیا شرایط پرداخت ذکر شده در فاکتور با آنچه در رسید ذکر شده یکی است؟ مثلا اعتباری هست؟ تخفیف؟ تعویق؟

تطبیق 4 طرفه چیست؟

تطابق 4 راه شامل تطبیق فاکتورها، سفارش خرید، رسید کالا و برگه های بازرسی. برگه های بازرسی اسنادی هستند که نشان می دهد تحویل پس از بازرسی پذیرفته شده است.

در اصل، 4تطبیق -way یک شرط دیگر را به فرآیند تطبیق سه طرفه اضافه می کند. یعنی این شرایط باید رعایت شود:

  • مقدار فاکتور کمتر یا برابر با مبلغ سفارش شده در PO است
  • قیمت فاکتور کمتر یا برابر با قیمت ذکر شده در PO است.
  • مقدار رسید کالا کمتر یا برابر مقدار فاکتور است.
  • مقدار برگه بازرسی کمتر یا برابر با مقدار فاکتور است.

در مسابقه سه طرفه فرض بر این است که مقدار کالای ذکر شده در رسید با تعداد اقلام تحویل شده یکسان است. به عنوان مثال در مثال خاص بالا در رسید 8 صندلی ذکر شده است و فرض بر این است که فقط 8 صندلی تحویل داده شده است. ممکن است اینطور نباشد. ممکن است 10 صندلی تحویل داده شده باشد، اما ممکن است رسید فقط 8 صندلی را نشان دهد. بدون بازرسی محصولات تحویل شده، یک تطابق سه طرفه منجر به این می شود که ABC از XYZ می خواهد دو محصول دیگر را تحویل دهد، و قیمت را مجدداً مذاکره می کند و غیره. XYZ، ممکن است 10 مورد را تحویل داده باشد و تنها در رسید اشتباه کرده باشد. همه چیز به یک کابوس ارتباط مشتری و فروشنده تبدیل می شود.

یک AP سخت کوش یک تطابق چهار طرفه را انجام می دهد و مطمئن می شود که تمام کیفیت، کمیت و قیمت کالا/خدمات تحویل شده با آنچه در PO، فاکتور و رسید تحویل است مطابقت دارد و تنها پس از آن شروع به پرداخت فاکتور می کند.

اهمیت تطبیق دو طرفه، سه طرفه و چهار طرفه

اهمیت تأیید فاکتور قبل از شروع پرداخت قابل اغراق نیست. در آن گزارش سال 2020 به مللانجمن بازرسان خبره تقلب هزینه ها و اثرات تقلب شغلی را در 125 کشور تجزیه و تحلیل کرد. این گزارش نشان می‌دهد که سازمان‌ها سالانه ۵ درصد از درآمد خود را به دلیل تقلب از دست می‌دهند، که نشان‌دهنده زیان جهانی ۴.۵ تریلیون دلاری است. با بررسی دقیق و دقیق فاکتورها و روش پرداخت می توان از بسیاری از این ضرر جلوگیری کرد.

یک روش تجاری خوب از تطابق چهار طرفه سود می برد و می تواند ضررهای پرداخت و مسائل مربوط به رابطه را از بین ببرد. مزایای مسابقات چند طرفه از ترتیب مشخصی پیروی می کند، تطابق 4 طرفه > مسابقه 3 طرفه > مسابقه دو طرفه.

تطبیق دستی اسناد

هنگامی که این فرآیند تطبیق با استفاده از کاغذهای قدیمی و فرآیندهای دستی انجام می شود، ممکن است کار فشرده، سخت و مستعد خطا شود. این امر به ویژه زمانی صادق است که تیم های درگیر در جریان خرید به پرداخت در سیلوها کار می کنند.

فرآیندهای خرید تا پرداخت شامل سه گروه (اگر نه بیشتر) از کارکنان است:

  • تیم تدارکات یک سفارش خرید منحصر به فرد ایجاد می کند و آن را برای تامین کننده ارسال می کند.
  • تیم دریافت کننده محصول/خدمت را همراه با رسید دریافت می کند.
  • AP فاکتور را دریافت کرده و فرآیند پرداخت را انجام می دهد.

تطبیق دستی 2 طرفه، 3 طرفه و 4 طرفه می تواند منجر به مشکلات زیر شود:

  • هماهنگی و زمان بندی ضعیف: پیشرفت منطقی کارها به صورت PO > رسید > فاکتور > پرداخت است. هنگامی که بین شرکت کنندگان در فرآیند هماهنگی وجود نداشته باشد، می توان به محض ارسال فاکتور، اما هنوز دریافت نشده، فاکتور را تحویل داد. فاکتور را می توان با PO (تطابق دو طرفه) مطابقت داد، اما این تضمین نمی کند که محصول تحویل شده همان چیزی است که سفارش داده شده است. مدیریت این اسنادی که خارج از نوبت می رسد برای یک انسان (یا گروهی از انسان ها) دشوار می شود.
  • خطاهای ورود و تطبیق داده ها: هر فرآیند تکراری دستی مستعد خطا است. ممکن است از نظر وارد کردن شناسه سند (مثلاً شماره PO)، مقدار محصول، قیمت محصول، تاریخ تحویل و غیره در هر یک از مدارک مربوط به فرآیند خرید تا پرداخت، اشتباهاتی وجود داشته باشد. فرآیند «نگاه و مقایسه» تطبیق دستی، علاوه بر کار فشرده و سخت، می‌تواند منجر به خطاهای جدی مانند تاریخ‌ها و مقادیر از دست رفته شود که اصلاح آن‌ها باعث کندی عملیات می‌شود و سازمان را در معرض خطرات کاهش بهره‌وری و کسب‌وکار قرار می‌دهد. مسائل مدیریت / ارتباط با مشتری
  • مشکلات آرشیوی: هنگامی که مطابقت باید به صورت دستی انجام شود، کاغذبازی و تشکیل پرونده خسته کننده می شود و زمان های حسابرسی می تواند یک کابوس واقعی برای سازمان باشد.
  • دید ضعیف:  بخش‌های مختلف می‌توانند سیستم‌های بایگانی متفاوتی داشته باشند، چه دستی و چه دیجیتال، و تطبیق می‌تواند زمانی که اسناد مختلف در قالب‌های مختلف و دارای محتوای متفاوت باشد، مشکل ساز شود. بدون ارتباط بین سیستم‌ها و بخش‌ها، دید کمی برای همه ذینفعان وجود دارد. این می تواند منجر به عدم ارتباط و ناامیدی در تکمیل یک معامله شود.

خودکارسازی فرآیند تطبیق

اتوماسیون فرآیند تطبیق دو طرفه، سه طرفه یا چهار طرفه مزایای متعددی را برای شرکت فراهم می کند.

نرم افزاری که فرآیند تطبیق را خودکار می کند این وظایف را انجام می دهد:

  • ایجاد اسناد دیجیتال: اسناد فیزیکی - PO ها، فاکتورها، رسیدهای کالا و برگه های بازرسی باید با استفاده از تشخیص کاراکتر نوری خوانده شوند و در پایگاه داده وارد شوند. نرم افزار تضمین می کند که داده های ساختاریافته از این اسناد به عنوان فیلدهای مسطح، آیتم های خطی و جداول استخراج می شوند. این خطاها، مصرف منابع و زمان‌های دور کند مرتبط با ورود دستی داده‌ها را حذف می‌کند.
  • تطبیق خودکار: اکنون که اسناد دیجیتال هستند، می توان آنها را به طور خودکار توسط رایانه مقایسه کرد. شرایط مشخص شده در تطابق 2 طرفه، 3 و 4 طرفه توسط نرم افزار بدون نیاز به دخالت انسانی تایید می شود.
  • گردش کار تایید: این نرم‌افزار به‌علاوه راهی را برای تیم حسابداری فراهم می‌کند تا قوانین سفارشی را برای آنچه اتفاق می‌افتد زمانی که شرایط خاصی توسط اسناد مربوط به یک خرید خاص برآورده نمی‌شود، تنظیم کند. این منجر به یک گردش کار خودکار می شود که در آن اسناد فوراً به ذینفعان مربوطه منتقل می شوند و هرگونه اتلاف زمانی را از بین می برند.
  • DMS (سیستم مدیریت اسناد): این نرم افزار به همراه پایگاه داده مرتبط با یک سیستم مدیریت اسناد عمل می کند و هر خریدی را ثبت می کند. این امر بازیابی اسناد مرتبط با خریدهای گذشته را راحت و فوری می کند.

خودکار کردن فرآیند تطبیق سه‌طرفه می‌تواند در زمان و هزینه شرکت‌ها صرفه‌جویی کند، کلاهبرداری را کشف کند و کارکنان AP را قادر سازد تا روی پروژه‌های با ارزش بالاتر تمرکز کنند. علاوه بر این، اتوماسیون می‌تواند به سازمان کمک کند تا تخفیف‌هایی را برای پرداخت‌های به‌موقع دریافت کند و از هزینه‌های تأخیر مرتبط با از دست دادن مهلت‌های پرداخت جلوگیری کند.

نانو شبکه برای اتوماسیون مطابقت دو طرفه، سه طرفه یا چهار طرفه

اولین مرحله در هر فرآیند اتوماسیون، وارد کردن داده‌ها از PO، فاکتورها، رسیدها و گزارش‌های تحویل به یک پلتفرم یا پایگاه داده مشترک است. با توجه به اینکه هر یک از این اسناد توسط بخش متفاوتی از شرکت و کلاً یک شرکت متفاوت صادر می شود، معمولاً این اسناد در قالب ها و اشکال مختلف ارائه می شوند. نظرسنجی 2020 توسط Levvel Research نشان داد که کتابچه راهنمای ثبت داده ها و ناکارآمدی همچنان از نقاط دردناک است فرآیند حساب های پرداختنی.

سیستم های ثبت داده مبتنی بر OCR قدیمی از ترکیبی از سخت افزار ضبط تصویر و نرم افزار تبدیل برای تبدیل تصاویر به متن دیجیتال استفاده می کنند. اگرچه OCR های قدیمی نسبت به ورود دستی داده ها بسیار بهتر هستند، اما صرفاً داده ها را بدون دسته بندی دیجیتالی می کنند، که برای عملیات تطبیق ضروری است. علاوه بر این، سیستم‌های OCR مستقل با قالب‌ها، انواع فایل‌ها و طرح‌بندی‌های پیچیده شکست می‌خورند، که نیاز به مداخله مکرر انسان برای تنظیم قوانین الگو برای انواع مختلف سند دارد. این سیستم‌های مبتنی بر قاعده به خوبی مقیاس نمی‌شوند، زیرا کسب‌وکارها مدام فروشنده‌ها را اضافه می‌کنند/تحریک می‌کنند و نوشتن قوانین جدید هر بار فرآیندی ناکارآمد است.

اینجاست که نرم افزارهای مجهز به هوش مصنوعی مانند Nanonets سیستم های قدیمی را شکست می دهند.

نانو شبکه ها اتوماسیون AP نرمافزار می تواند فرآیندهای تطبیق فاکتور را بدون دردسر، سریع و دقیق کند. Nanonets AI-OCR اسناد نیمه‌ساختار یافته‌ای را که از یک الگوی استاندارد پیروی نمی‌کنند می‌خواند و داده‌های گرفته‌شده از سند را تأیید می‌کند. این نرم‌افزار می‌تواند داده‌ها را از اسناد مختلف از جمله سفارش‌های خرید، فاکتورها، یادداشت‌های تحویل، گزارش‌های تحویل و سایر اسنادی که معمولاً در فرآیند خرید به پرداخت انجام می‌شوند، جمع‌آوری کند.

نانوشبکه‌ها امکان وارد کردن داده‌ها از پلتفرم کاربر و صادر کردن مستقیم داده‌های گرفته‌شده به یک گردش کار خرید به پرداخت را بدون ایجاد اختلال در سیستم می‌کنند. Nanonets دارای پیوندهای زبانی در Shell، Ruby، Golang، Java، C# و Python است. موتور هوش مصنوعی با استفاده یاد می گیرد و بهبود می یابد. با یک رابط وب بصری، فرآیندهای دست و پا گیر دستی را حذف می کند و صورتحساب ها، رسیدها و بررسی ها و تاییدیه ها را به صورت خودکار انجام می دهد. علاوه بر این، به عنوان یک نرم افزار مدیریت اسناد عمل می کند و بازیابی اسناد مرتبط با خریدهای گذشته را آسان می کند. مشتریان ما شناخته شده اند که زمان پردازش را تا 90٪ کاهش می دهند و در هزینه ها تا 50٪ صرفه جویی می کنند.

نانو شبکه‌ها همچنین دارای الگوریتم‌های پیشرفته و زیرساخت قوی برای تأییدیه‌های چند مرحله‌ای هستند. نرم‌افزار پردازش فاکتور نانوشبکه‌ها را می‌توان با سیستم‌های دیگر مانند پایگاه داده Mysql، QuickBooks یا Salesforce ادغام کرد و پلتفرم آگنوستیک است. دقیق و مقیاس پذیر است، در زمان و هزینه تیم حساب های پرداختنی شما صرفه جویی می کند و بهره وری را افزایش می دهد.

به ویدیوی زیر نگاهی بیندازید که نمایشی ساده از نانوشبکه‌ها را نشان می‌دهد که تطبیق دو طرفه خودکار را انجام می‌دهند. در این دمو:

  • PO و فاکتورها در قالب PDF به طور خودکار توسط Nanonets از همه ایمیل‌های موجود در یک حساب Google وارد می‌شوند.
  • سپس نانوشبکه ها تطبیق دو طرفه را همراه با اعتبار سنجی اضافه بر اساس قوانین سفارشی انجام می دهند.
  • در نهایت، داده ها به نرم افزار حسابداری ابری NetSuite صادر می شود.
[محتوای جاسازی شده]
نقطه_img

جدیدترین اطلاعات

نقطه_img