بسته شدن پایان ماه یک استاندارد حسابداری به طور گسترده پذیرفته شده است که هدف آن حفظ مجموعه ای دقیق از سوابق مالی و کشف اشتباهات/تقلب است. این شامل ضبط، بررسی و تطبیق سوابق در پایان هر ماه است.
تطبیق پایان ماه مهمترین بخش فرآیند بسته شدن پایان ماه است. این یک گام مهم برای اطمینان از تهیه مجموعه ای دقیق از صورت های گزارش مالی، برنامه ریزی و رعایت مالیات است.
بسته شدن می‌تواند بسیار استرس‌زا باشد، زیرا زمان کلی چرخش کمتر از 1 هفته است، در حالی که شما فقط 2 تا 3 روز فرصت دارید تا همه حساب‌های خود را تطبیق دهید. این را می توان با تهیه یک چک لیست، به کارگیری بهترین شیوه ها و خودکارسازی وظایف با استفاده از نرم افزار تطبیق ساده کرد. برای کسب اطلاعات بیشتر بخوانید:
تطبیق حساب پایان ماه
تطبیق فرآیند تطبیق دفتر کل شرکت با پرداخت‌ها و سپرده‌های ثبت شده در اسنادی مانند صورتحساب بانکی، صورتحساب کارت اعتباری یا فاکتورها است. هر تراکنش در دفتر کل بررسی و با تراکنش مربوطه در صورتحساب واقعی بانک مطابقت داده می‌شود.
اگر موجودی در هر دو صورت منطبق باشد و تمام معاملات حساب شده باشد، می‌توانیم صورتحساب را تطبیق‌شده در نظر بگیریم. پس از تطبیق، یک حساب "بسته" برای ماه علامت گذاری می شود، که نشان می دهد دیگر نیازی به ایجاد هیچ تغییری در سوابق قبل از تاریخ پایان نداریم. با این حال، ترازها معمولاً مطابقت ندارند. آنها باید به دلیل اشتباهات حسابداری، اشتباهات بانکی و بازپرداخت تنظیم شوند. در اینجا نحوه تطبیق ماهانه آورده شده است.
چگونه تطبیق حساب ماهانه را انجام دهیم؟
مراحل اصلی تطبیق ماهانه عبارتند از:
- ابزار آشتی: اولین قدم این است که تصمیم بگیرید که چگونه روند آشتی خود را انجام دهید. تطبیق را می توان از طریق اکسل، ERP هایی مانند QuickBooks یا نرم افزارهای آشتی انجام داد. در حالی که اکسل یک گزینه رایگان و آسان است، اما اگر با حجم بالایی از تراکنش ها سر و کار داشته باشید، می تواند بسیار سخت باشد. در بخش بعدی می توانید در مورد نحوه انتخاب گزینه مناسب برای خود بیشتر بخوانید!
- جمع آوری داده ها: شما باید اسناد مالی خود را مانند دفتر کل، ترازنامه، صورتحساب بانکی، صورتحساب، رسید و غیره جمع آوری کنید. این بستگی به نوع کاری دارد که شرکت شما با آن سروکار دارد.
- تطابق: برای تطبیق تراکنش دستی، تراکنش ها را بر اساس حساب، نوع تراکنش (ابتدا سپرده ها، سپس پرداخت ها) و تاریخ مرتب کنید. اکنون نوع مربوطه را در صورتحساب بانکی خود بیابید و آنها را به‌عنوان تطبیق‌شده یا «یافت نشد» علامت‌گذاری کنید.
- تهیه بیانیه آشتی: آماده کن یک صورت‌های تسویه بانکیt که معاملات معوق را به حساب می آورد. شما باید بانک و دفتر خود را به دلایل زیر تنظیم کنید:
- اشتباهات حسابداری: سوابق از دست رفته تراکنش ها و عدم تطابق اعداد باید در دفتر کل تنظیم شود. یک مثال متداول این است که هزینه های بانکی مانند کارمزد یا سود به دست آمده در سوابق از قلم افتاده است.
- اشتباهات بانکی: چک ها یا نقل و انتقالات ACH در تاریخ هایی متفاوت از تاریخ پردازش ثبت می شوند. این می تواند منجر به عدم تطابق تاریخ شود. همچنین ممکن است اشتباهاتی در صورتحساب بانکی وجود داشته باشد که باید اصلاح شود.
- بازپرداخت: تراکنش های بانکی را می توان بازپرداخت کرد، یا سپرده های شما را می توان به دلیل اختلاف در نظر گرفت. این باید در دفتر کل شما درج شود.
پس از اتمام آشتی، می توانید سوابق و اظهارنامه خود را برای بررسی ارسال کنید.
تطبیق پایان ماه چقدر طول می کشد؟
زمان صرف شده به تیم، فرآیند، حجم، ابزار، نوع سند و پیچیدگی بستگی دارد. زمان بسته شدن متوسط ماهانه مطابق با 6.4 روز است CFO.com نظر سنجی. توجه: این شامل بررسی و ایجاد گزارش در قالب مورد نیاز است. می توان انتظار داشت که در 2-3 روز یک بیانیه آشتی داشته باشید.
دلیل اصلی تاخیر این است که بیشتر فرآیند هنوز به صورت دستی انجام می شود که باعث اتلاف وقت بیش از حد کارمند می شود.
این را می توان به راحتی با استفاده از اتوماسیون هوش مصنوعی کاهش داد تا در زمان و هزینه تیم شما صرفه جویی شود. بیایید ببینیم چگونه می توانید این فرآیند را ساده کنید:
چگونه تطبیق پایان ماه را ساده کنیم؟
اگر هنوز در حال پردازش دستی هستید، در اینجا چند نکته وجود دارد که می تواند روند را برای شما ساده کند:
- علامت گذاری پرداخت ها و سپرده ها: به طور منظم تمام تراکنش های ورودی و خروجی را با جزئیاتی مانند شناسه تراکنش، تاریخ، مبلغ و طرف ثبت کنید. منتظر ماندن تا پایان ماه برای انجام ورود داده ها می تواند زمان زیادی را برای شما هزینه کند. ابزارهایی مانند نانوت به طور خودکار داده های مرتبط را از ایمیل یا ERP خود استخراج کرده و آنها را دسته بندی کنید.
- آشتی مکرر: تطبیق‌های ماهانه بخشی از یک فرآیند قدیمی است که در آن مشاغل باید تا پایان ماه منتظر بمانند تا صورتحساب بانکی خود را از طریق پست دریافت کنند. با بیانیه های آنلاین، می توانید فرآیند آشتی را روزانه یا هفتگی انجام دهید. نانوت به آشتی فوری اجازه دهید تا شما را از سردرد روزانه نجات دهد.
- فرمول ها و قالب های اکسل: اگر ترجیح می دهید از اکسل استفاده کنید، استفاده از فرمول ها به شما کمک می کند تا به سرعت بیانیه خود را تطبیق دهید. می توانید این را بررسی کنید الگوی تطبیق بانکی رایگان.
تطبیق خودکار ماهانه:
اگر حجم معاملات بالایی دارید یا با یک تیم کوچک کار می کنید، تطبیق دستی در اکسل امکان پذیر نیست. فشار بیشتری می‌افزاید و منجر به از دست دادن جزئیات یا ضرب‌الاجل‌های مهم می‌شود. نرم‌افزار اتوماسیون مانند نانونت‌ها می‌تواند به ایجاد تحول در آشتی شما کمک کند. در اینجا این است که چگونه:
شناسایی خودکار کلاهبرداری، آشتی بانکی، یا فرآیندهای حسابداری با یک گردش کار سفارشی آماده برای استفاده.
- برنامه همه کاره: داده ها را از برنامه های موجود خود مانند QuickBooks، Xero، Gmail یا وب سایت بانک خود به طور خودکار همگام کنید. این امکان ادغام تمام صورت های مالی و فرآیندهای شما را در یک سقف فراهم می کند. منجر به افزایش شفافیت برای شما و تیمتان می شود.
- صرفه جویی در وقت: با نانوشبکه ها، تطبیق را می توان به صورت هفتگی، روزانه یا حتی آنی انجام داد. این به صرفه جویی در وقت تیم شما از کارهای دستی کمک می کند و به تیم مالی شما امکان می دهد گزارش ها و بینش های بهتری تولید کنند.
- صرفه جویی در هزینه: تراکنش‌های خود را از طریق Gen-AI مطابقت دهید و منطق کسب‌وکار خود را با استفاده از گردش‌های کاری بدون کد اجرا کنید تا هرگونه بی‌نظمی را علامت بزنید. این به شناسایی سریع هر گونه خطا/تقلب کمک می کند و به محافظت از شرکت شما کمک می کند.
- ساده سازی انطباق: تیم‌ها اغلب می‌توانند در تهیه گزارش‌های مالی تعدیل‌شده با GAAP به موقع برای گزارش با چالش مواجه شوند. می توانید قوانینی را برای انجام تنظیمات درون برنامه از طریق بلوک های گردش کار تنظیم کنید.`
اگر می‌خواهید فرآیند تطبیق پایان ماه خود را خودکار کنید، یک تماس آزمایشی با کارشناسان ما تنظیم کنید تا گردش‌های کاری خود را با استفاده از Nanonets خودکار کنید.
- محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
- PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
- PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
- PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
- منبع: https://nanonets.com/blog/month-end-reconciliation/
