صندوق ورودی ایمیل کسب و کار شما بسیار بیشتر از ایمیل‌ها و پیوست‌های خوانده نشده است – این یک گنجینه داده است. داده هایی که باید به صورت دستی استخراج و به یک نرم افزار تجاری خاص ارسال شوند.
کسب‌وکارها هر روز تعداد زیادی ایمیل با فاکتورها، رسیدها، قیمت‌ها، سرنخ‌ها، اطلاعات تماس، تأیید سفارش، به‌روزرسانی‌های تحویل و موارد دیگر دریافت می‌کنند.
سپس به دنبال مشغله‌های روزانه جستجوی ایمیل‌ها برای انتخاب ایمیل‌های مهم است. و استخراج دستی داده‌های خاص برای افزودن به Google Sheets، CRM، ERP، نرم‌افزار حسابداری یا سایر برنامه‌های تجاری.
تصور کنید این کار را به صورت دستی برای صدها یا هزاران ایمیل انجام دهید - و گلوگاه های ناشی از آن! این فرآیند نمی تواند مقیاس پذیر باشد - به خصوص برای مشاغل بزرگ. این دلیلی است که بسیاری از مشاغل به راه حل های تجزیه ایمیل روی می آورند.
💡
تجزیه کننده های ایمیل می توانند تا حد زیادی به خودکارسازی یا بهینه سازی جریان کار داده های ایمیل کمک کنند.
تجزیه‌کننده ایمیل نرم‌افزاری است که می‌تواند ایمیل‌های دریافتی و پیوست‌ها را طبقه‌بندی کند، داده‌های خاصی را از آنها استخراج کرده و به سایر برنامه‌های تجاری صادر کند.
در این مقاله به بررسی برخی از بهترین نرم افزارهای تجزیه ایمیل و نحوه بهینه سازی گردش کار ورود اطلاعات ایمیل شما می پردازیم.
بهترین نرم افزار تجزیه ایمیل در سال 2022
- نانوت - گردش کار تجزیه ایمیل پیشرفته را خودکار کنید
- تجزیه کننده ایمیل Zapier - برای یکپارچه سازی داده های ایمیل از طریق Zapier
- پارسیو - برای تجزیه ایمیل مبتنی بر الگو
- Mail Parser - برای تجزیه ایمیل مبتنی بر قانون
- EmailParser - برای تجزیه ایمیل مبتنی بر قانون مستقل در ویندوز
- پارسور - برای تجزیه ایمیل مبتنی بر الگو
- Sigparser – برای استخراج امضا از ایمیل ها
چرا ایمیل ها را تجزیه می کنیم؟
استخراج داده های ایمیل یک مشکل کاملا چالش برانگیز برای حل است. داده های ایمیل بدون ساختار هستند - آنها هیچ طرحی ندارند. ایمیل ها در قالب های متعدد ارائه می شوند و هیچ نمایندگی استانداردی وجود ندارد.
طبقه‌بندی ایمیل‌ها، شناسایی داده‌های ایمیل و استخراج فقط اطلاعات مربوطه نیاز به ترکیبی از اتوماسیون، قوانین و جمع‌آوری اطلاعات شناختی دارد. این کاری است که تجزیه کننده های ایمیل انجام می دهند.
چرا باید تجزیه ایمیل را برای کسب و کار خود در نظر بگیرید؟ در اینجا برخی از مزایای استفاده از تجزیه و تحلیل ایمیل آورده شده است:
- تجزیه ایمیل با یک نرم افزار سریعتر و دقیق تر از جایگزین دستی است.
- تجزیه کننده های ایمیل را می توان برای استخراج داده های حیاتی از ایمیل های دریافتی - بدون هیچ گونه مداخله دستی - خودکار کرد.
- داده ها را می توان از هدر ایمیل، بدنه، امضا و پیوست ها (PDF، تصویر یا فایل های دیگر) استخراج کرد - همه اینها بدون نیاز به باز کردن ایمیل!
- داده‌های ایمیل دریافتی را می‌توان طبقه‌بندی کرد و به برنامه‌های تجاری مناسب (CRM، ERP و غیره) ارسال کرد - کپی چسباندن دستی را فراموش کنید.
💡
آیا می دانستید که می توانید حسابداری را با تجزیه ایمیل به طور خودکار انجام دهید؟ برای مثال، یک تجزیه‌کننده ایمیل می‌تواند تمام داده‌های فاکتور مربوطه (تاریخ، مبالغ، جزئیات فروشنده و غیره) را از ایمیل‌ها/پیوست‌ها و ورودی‌های به‌روزرسانی در Quickbooks، Sage، Netsuite یا هر نرم‌افزار حسابداری دیگر بیرون بکشد.
چگونه تجزیه کننده ایمیل ایده آل را انتخاب کنیم؟
در این پست ما فقط به هفت نرم افزار برتر تجزیه و تحلیل ایمیل در بازار نگاه می کنیم.
ممکن است حتی بیشتر وجود داشته باشد. اما کدام یک برای شما بهترین است؟
در اینجا نکاتی وجود دارد که باید هنگام انتخاب ایده آل ترین نرم افزار تجزیه ایمیل برای کسب و کار خود در نظر داشته باشید:
مورد استفاده
تجزیه کننده ایمیل مورد نیاز شما بیشتر به نوع داده ای بستگی دارد که می خواهید از ایمیل های دریافتی خود تجزیه کنید.
آیا شما نیاز دارید که داده ها را فقط از بدنه های ایمیل یا ابرداده ها مانند سرصفحه ها و مهرهای زمانی تجزیه کنید؟ آیا شما همچنین نیاز به استخراج داده ها از فایل های پیوست، PDF یا تصاویر دارید؟
الگو در مقابل تجزیه ایمیل مبتنی بر قانون در مقابل تجزیه ایمیل شناختی
اگر به دنبال تجزیه کننده ایمیل هستید، بیشتر نیاز دارید که فقط برخی از داده ها یا فیلدهای خاص را از ایمیل های خود استخراج کنید؟
آیا ایمیل‌هایی را در قالب یکسان دریافت می‌کنید، با داده‌هایی که در همه ایمیل‌ها دقیقاً در یک موقعیت قرار دارند؟ آیا می خواهید قوانینی را برای تعریف/مشخص کردن داده ها در هر ایمیل تنظیم کنید؟ یا آیا به یک تجزیه کننده ایمیل نیاز دارید که به طور خودکار تمام داده های مربوطه را انتخاب کند؟
ادغام داده ها
داده‌های ایمیل عمدتاً تجزیه می‌شوند تا بتوان آنها را به یک برنامه تجاری خاص برای پردازش پایین‌دستی ارسال کرد.
آیا تجزیه کننده ایمیل شما می تواند به طور یکپارچه با Google Sheets، CRM، ERP، نرم افزار حسابداری، پایگاه داده یا حتی Slack یکپارچه شود؟ باید بررسی کنید که آیا تجزیه‌کننده ایمیل می‌تواند فرآیندهای فعلی شما را بدون تغییر در گردش‌های کاری موجود بهبود بخشد.
تبدیل داده ها
آیا می توان داده های تجزیه شده از ایمیل های شما را پردازش، تبدیل یا به فرمت های دیگر تغییر داد؟ برنامه‌های تجاری ممکن است فقط داده‌هایی را وارد کنند که در قالب‌ها یا ساختارهای فایل خاص وارد شده‌اند.
بهترین نرم افزار تجزیه ایمیل در سال 2022
بیایید به برخی از بهترین نرم افزارهای تجزیه ایمیل در آنجا نگاه کنیم:
نانوت
Nanonets یک تجزیه کننده خودکار مبتنی بر هوش مصنوعی است که می تواند اطلاعات را از ایمیل ها، ابرداده ها، پیوست ها و موارد دیگر استخراج کند.
برخلاف سایر تجزیه کننده های این لیست، نه مبتنی بر قانون است و نه مبتنی بر الگو. پس از آموزش روی چند ایمیل نمونه، از قابلیت‌های هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی برای تجزیه ایمیل‌ها با داده‌ها و فرمت‌های مختلف استفاده می‌کند. هوش مصنوعی با تنوع بیشتر بهتر می شود!
مزایا:
- تجزیه و تحلیل ایمیل پیشرفته wokflows
- دقت تجزیه بالا
- به راحتی مقیاس پذیر
- قابلیت های پس پردازش و تبدیل داده ها
- می تواند به طور خودکار داده ها را از هر نوع سند پیوستی تجزیه کند
- می تواند داده ها را از هر منبعی تجزیه کند: ایمیل ها، وب سایت ها، اسناد و غیره.
منفی:
- نمی تواند صدای بلند ناگهانی را تحمل کند
- UI ضبط جدول می تواند بهتر باشد
تجزیه کننده ایمیل Zapier
تجزیه‌کننده ایمیل Zapier یک تجزیه‌کننده اولیه عالی برای شروع است – به خصوص اگر قبلاً از Zaps در گردش کار خود استفاده می‌کنید.
این یک تجزیه کننده ایمیل مبتنی بر قالب رایگان است که به طور خودکار متن ایمیل های دریافتی را ضبط می کند. می توانید با استفاده از یک رابط نقطه و کلیک برای برجسته کردن داده های ایمیل مورد علاقه، یک الگو ایجاد کنید.
مزایا:
- آسان برای پیکربندی و استفاده
- صندوق پستی نامحدود
- می تواند تقریباً با هر برنامه ای از طریق Zapier ادغام شود
منفی:
- فقط می تواند ایمیل های ساده را تجزیه کند
- نمی تواند ایمیل هایی با قالب های ناشناخته یا متفاوت را مدیریت کند
- نمی توان متادیتا یا داده های جدولی را از ایمیل ها تجزیه کرد
- نمی تواند پیوست ها یا موارد تکراری را تجزیه کند
- فاقد ویژگی های تجزیه پیشرفته است
پارسیو
پارسیو یک تجزیه‌کننده ایمیل مبتنی بر قالب است که از کاربران می‌خواهد با استفاده از یک ویژگی برجسته ساده، قالب‌ها یا زمینه‌های مورد علاقه خود را تعریف کنند. با طیف گسترده ای از برنامه ها ادغام می شود.
مزایا:
- می تواند داده ها را از فراداده و فایل های پیوست شده (مبتنی بر الگو) تجزیه کند
- تجزیه داده های جدولی (مبتنی بر الگو)
- صندوق پستی نامحدود
منفی:
- نمی تواند ایمیل ها، پیوست ها یا ابرداده ها را با الگوهای ناشناخته یا متفاوت مدیریت کند
Mail Parser
Mailparser یک ابزار محبوب و قدرتمند تجزیه و تحلیل ایمیل مبتنی بر قوانین است. در حالی که نسبت به همتایان مبتنی بر قالب خود همه کاره تر است، تنظیم قوانین تجزیه ایمیل می تواند پیچیده باشد - به خصوص برای طرح بندی ایمیل های پیچیده.
مزایا:
- می تواند طرح بندی های ایمیل پیچیده را مدیریت کند
- می تواند داده ها را از فراداده و فایل های پیوست شده تجزیه کند (مبتنی بر قانون)
- تجزیه داده های جدولی (مبتنی بر قانون)
منفی:
- استخراج داده ها از پیوست ها با محدودیت های خاص
- دارای تاریخ UI/UX
- می تواند برای کاربرانی که برای اولین بار استفاده می کنند طاقت فرسا باشد
- راه اندازی برای ساختارهای ایمیل پیچیده سخت است
EmailParser
EmailParser یک نرم افزار تجزیه و تحلیل ایمیل مبتنی بر قانون است که بر روی گرفتن متن از ستون خط، عبارات منظم و قوانین اسکریپت کار می کند.
این برنامه به عنوان یک برنامه ویندوز و همچنین یک برنامه وب کار می کند و اجازه می دهد تا اطلاعات ایمیل را با فایل های محلی یا ابزارهای داخلی ادغام کنید.
مزایا:
- قابلیت اتصال به سرورهای ایمیل (IMAP/POP3)
- از فایل های محلی پشتیبانی می کند
- می تواند طیف گسترده ای از پیوست های فایل را تجزیه کند
منفی:
- برنامه وب به اندازه برنامه ویندوز پیشرفته نیست
- می تواند برای کاربرانی که برای اولین بار استفاده می کنند طاقت فرسا باشد
- راه اندازی برای ساختارهای ایمیل پیچیده سخت است
پارسور
Parseur یک تجزیه کننده ایمیل مبتنی بر قالب عالی است که استفاده از آن کاملاً شهودی است. همچنین قابلیت های پیشرفته پس از پردازش و یک افزونه کروم را ارائه می دهد که به عنوان یک اسکراپر وب عمل می کند.
مزایا:
- آسان برای استفاده با رابط کاربری زیبا
- می تواند طیف گسترده ای از فرمت های فایل پیوست را خراش دهد
- کتابخانه ای از الگوها برای رسیدگی به انواع ایمیل های رایج
- از تجزیه از یک آرایه گسترده فرمت های فایل پردازش کلمه پشتیبانی می کند
منفی:
- گران تر از جایگزین های دیگر
SigParser
SigParser یک تجزیه کننده ایمیل است که به طور انحصاری بر ذکر اطلاعات تماس در ایمیل ها و امضاهای ایمیل تمرکز دارد.
حتی می‌تواند تمام ایمیل‌های فعلی شما را بررسی کند و فهرستی از جزئیات تماس را یکپارچه کند – که سپس می‌تواند به CRM شما ارسال شود.
مزایا:
- در تجزیه امضای ایمیل تخصص دارد
منفی:
- تجزیه کننده ایمیل کامل نیست
- نمی توان پیوست ها را تجزیه کرد
نگاهی به دور
در حالی که تجزیه کننده های ایمیل زیادی در بازار موجود است، انتخاب یک شرکت به نیازهای خاص آن بستگی دارد.
تجزیه کننده ایمیل مناسب می تواند به صرفه جویی در زمان زیادی در استخراج اطلاعات حیاتی از ایمیل ها کمک کند و در نهایت می تواند به اتوماسیون کامل تمام فعالیت های یک شرکت کمک کند.
