اتوماسیون ثبت سفارش می تواند یک نجات دهنده برای مشاغل باشد.
این را تصور کنید: این فروش پایان فصل است و وب سایت شما مملو از سفارشات است. اما به جای هرج و مرج، آرامش وجود دارد زیرا سفارش‌ها به طور خودکار ثبت می‌شوند، جزئیات اعتبارسنجی می‌شوند و موجودی با حداقل مداخله دستی بررسی می‌شود.
این نوع بدون درز پردازش سفارش فروش گردش کار یک فانتزی نیست. از طریق پردازش خودکار سفارش می توان به آن دست یافت. در این مقاله به این خواهیم پرداخت که اتوماسیون ثبت سفارش چیست، چگونه کار می کند و چگونه آن را پیاده سازی کنیم. ما همچنین نمونه هایی از اتوماسیون سفارش را بررسی خواهیم کرد که می تواند روند مدیریت سفارش شما را سرعت بخشد.
اتوماسیون ثبت سفارش چیست؟
اتوماسیون ثبت سفارش، فناوری است که دریافت، ورود و پردازش سفارشات مشتری را خودکار می کند. بهینه سازی می کند چرخه سفارش به نقد، با شروع ثبت سفارش از کانال های فروش مختلف مانند ایمیل، پلتفرم های اجتماعی، فروشگاه های آنلاین، برنامه های تلفن همراه، Edi، جمع آوری کننده ها و وب سایت ها.
پس از تأیید اعتبار سفارش مشتری، خطاها شناسایی و تصحیح می شوند و جزئیات سفارش به سیستم CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) یا ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) صادر می شود. را سیستم پردازش سفارش به طور خودکار موجودی را به روز می کند، تولید می کند سفارشات فروش و فاکتورها، و محموله ها را آماده و پیگیری می کند.
2020 نظرسنجی مک کینزی دریافت که اتوماسیون هزینه ها را 10-15٪ کاهش می دهد و زمان پردازش سفارش را از 2-3 روز به 1-2 ساعت کاهش می دهد. سیستم‌های پردازش سفارش خودکار اکنون فرآیند سفارش را ساده می‌کنند، وظایف دستی را به حداقل می‌رسانند و کارایی را بهینه می‌کنند.
اتوماسیون ورود سفارش چگونه کار می کند؟
سیستم‌های پردازش سفارش خودکار، تشخیص کاراکتر نوری (OCR)، هوش مصنوعی (AI) و اتوماسیون گردش کار یکپارچه را ترکیب می‌کنند تا ورود و پردازش سفارش را کاملاً خودکار کنند و حجم کاری شما را به‌طور قابل‌توجهی آسان‌تر و ساده‌تر کنند.
برای درک یا پیاده سازی این اتوماسیون گردش کار، نیازی نیست که یک متخصص فنی باشید. بیایید پردازش سفارش فروش را تجزیه کنیم و تأثیر بالقوه اجرای یک سیستم پردازش را تجزیه و تحلیل کنیم:
1. گرفتن سفارش
هر بار که سفارش مشتری را دریافت می کنید، توسط سیستم پردازش سفارش خودکار ضبط می شود. این می تواند از کانال های مختلفی مانند ایمیل، EDI، فروشگاه آنلاین، اینستاگرام یا ورودی Typeform باشد. تنها چیزی که باید اطمینان حاصل کنید این است که سیستم به طور مناسب با کانال های ورودی سفارش شما یکپارچه شده است.
2. اعتبار سنجی سفارش
از شرایط از پیش تعریف شده برای تایید سفارشات مشتری استفاده کنید. به عنوان مثال، تمام سفارش‌های بالاتر از یک حد مشخص یا با پرداخت اعتباری برای بررسی دستی هدایت می‌شوند. این به جلوگیری از تاخیر در پردازش سفارش کمک می کند. سیستم اتوماسیون سفارش همچنین می‌تواند خطاها را علامت‌گذاری کند - از SKUهای نامناسب و مقادیر نادرست تا جزئیات اشتباه مشتری.
3. پردازش سفارش
پس از اعتبارسنجی و تصحیح خطا، سیستم سفارش را پردازش می کند، سفارش فروش ایجاد می کند، موجودی را به روز می کند، تولید می کند. فاکتورها، و در صورت نیاز حمل و نقل را آغاز می کند. کل فرآیند خودکار است و کارایی و دقت را تضمین می کند.
4. سفارش چیدن
انتخاب خودکار سفارش، با استفاده از رباتیک و هوش مصنوعی، انتخاب و ارسال محصول را تسریع و اصلاح می‌کند، کارایی را افزایش می‌دهد، سرعت تحویل را افزایش می‌دهد و خطاها را کاهش می‌دهد تا تجربیات بهتری برای مشتریان فراهم کند.
5. ردیابی حمل و نقل
برخی از سیستم های پردازش سفارش نیز ممکن است ردیابی حمل و نقل را انجام دهند و وضعیت سفارش را در زمان واقعی به روز کنند. شما می توانید بدون ردیابی دستی هر محموله، مشتریان خود را از وضعیت سفارش خود مطلع کنید.
6. صادرات داده ها
تمام داده های سفارش، مانند مقدار درخواستی، نام اقلام، جزئیات فاکتور و شماره های ITN، می تواند به طور خودکار در مدیریت سفارش یا سیستم های ERP شما ارسال و همگام شود تا از ثبت دقیق و به روز اطمینان حاصل شود.
اتوماسیون سفارش ممکن است شامل پلتفرم‌های متعددی باشد - نرم‌افزار اتوماسیون گردش کار، سیستم‌های ERP، CRM و سیستم‌های موجودی - برای مدیریت جامع فرآیند، یا می‌تواند یک ابزار مستقل تخصصی باشد که برای صنایع یا اندازه‌های تجاری خاص طراحی شده است. تنظیم دقیق بسته به نرم افزار انتخابی و نیازهای تجاری شما متفاوت خواهد بود.
مشکلات مربوط به ثبت سفارش دستی
دقت زنجیره تامین عملیات خرده فروشی ایالات متحده فقط است ٪۱۰۰ به طور متوسط. نرخ‌های دقت ضعیف مانند این اغلب به دلیل ورود دستی سفارش است. ممکن است برای استارت‌آپ‌هایی با سفارش‌های کم کار کند، اما با گسترش کسب‌وکار شما، ورود دستی می‌تواند مشکلات مهمی مانند خطاهای داده‌ها و ارتباطات ایجاد کند و به تجربه مشتری و موفقیت شما آسیب برساند.
بیایید چالش‌های اصلی وارد کردن سفارش دستی را مرور کنیم:
| چالش | تاثیر | عواقب منفی |
|---|---|---|
| وقفه های گردش کار | ورود دستی نیاز به مکث دائمی برای تأیید و تأیید سفارش دارد. | منجر به تأخیر و مهلت‌های از دست رفته می‌شود و مانع کارایی و توان عملیاتی کلی می‌شود. |
| فرسودگی کارکنان | تیم ها با حجم بالای سفارش غرق می شوند که منجر به خستگی می شود. | رفاه ضعیف کارکنان، افزایش نرخ خطا، و کاهش کیفیت خدمات مشتری و درآمد. |
| افزایش زمان پردازش | هر مرحله دستی، از دریافت تا حمل و نقل، کند و کار فشرده است. | تنگناها در دوره های اوج، تأخیر در تحقق و از دست دادن احتمالی کسب و کار. |
| تأخیر در تأیید و مسیریابی | علامت‌گذاری‌های دستی و نبود مسیریابی واضح باعث کاهش سرعت می‌شود. | ناکارآمدی در چرخه عمر سفارش، چرخه پرداخت طولانی، و عملیات زنجیره تامین تحت فشار. |
| خطاهای داده | ورود انسان مستعد اشتباهات از اشتباه تایپی ساده تا عدم تطابق داده های جدی است. | منجر به مشکلات صورتحساب، خطاهای حمل و نقل و مشتریان ناراضی به دلیل رسیدگی اشتباه به سفارش می‌شود. |
| چالش های ردیابی سفارش | ردیابی سفارشات به صورت دستی می تواند آشفته باشد و نیازمند پیمایش از طریق اسناد یا سیستم ها باشد. | نتایج در وضعیت نامشخص سفارش، افزایش درخواست مشتری و نارضایتی به دلیل تاخیر. |
رشد کسب و کار نیازمند فرآیندهای کارآمد است - ثبت سفارش دستی این نیست. این کار وقت گیر، مستعد خطا است و سطح دید و کنترلی که کسب و کارهای مدرن برای انجام موفقیت آمیز سفارش نیاز دارند را ارائه نمی دهد.
مزایای اتوماسیون سفارش
تیم مدیریت سفارش شما از شما برای تغییر به پردازش سفارش خودکار تشکر خواهد کرد. با توجه به اینکه 67.4 درصد از مدیران زنجیره تامین هنوز از صفحات گسترده اکسل به عنوان ابزار مدیریتی استفاده می کنند، به راحتی می توان فکر کرد که کافی است.
اما می تواند بهتر باشد. اتوماسیون سفارش مزایای متعددی را ارائه می دهد که بسیار بیشتر از راحتی و آشنایی سیستم های دستی است.
1. رضایت مشتری را بهبود می بخشد: پذیرندگان اولیه اتوماسیون، 10 تا 15 درصد افزایش در کارایی و تا 10 درصد افزایش در فروش را تجربه کردند، همراه با بهبود تعاملات و رضایت مشتری. اتوماسیون به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا سفارشات را سریع‌تر و دقیق‌تر انجام دهند که منجر به عملکرد بهتر فروش و موفقیت مشتری می‌شود.
2. میزان خطا را کاهش می دهد: 50 درصد از وظایف مدیریت سفارش بسیار خودکار هستند و خطر خطای انسانی را کاهش می دهند. این می تواند منجر به سفارشات صحیح و به موقع شود و منجر به خدمات بهتر به مشتریان و بازگشت کمتر شود.
3. مقیاس پذیری کسب و کار را افزایش می دهد: ثبت سفارش خودکار به کسب و کارها امکان می دهد تا سفارشات بیشتری را با کارکنان موجود انجام دهند و رشد را بدون افزایش هزینه ها تسهیل می کند. علاوه بر این، اتوماسیون انجام سفارش، تحویل به موقع و دقیق را تضمین می کند و رضایت مشتری و اعتماد به برند شما را افزایش می دهد.
4. کمک به مدیریت موجودی: 43 درصد از مشاغل کوچک موجودی را ردیابی نمی کنند. با ثبت سفارش خودکار، می‌توان به‌روزرسانی‌های بی‌درنگ موجودی را انجام داد و شانس گران‌فروشی یا کم‌فروشی اقلام را کاهش داد و مدیریت کلی موجودی را بهبود بخشید.
5. صرفه جویی در زمان و بهبود سرعت سفارش: اتوماسیون منجر به کاهش 10 تا 15 درصدی هزینه و کاهش زمان پردازش - از دو یا سه روز به یک یا دو ساعت شد. این بدان معناست که کسب‌وکارها می‌توانند چرخه سفارش به نقد خود را بهینه کنند و از زمان تحویل سریع‌تر و مشتریان راضی‌تر اطمینان حاصل کنند.
چه کسی از ثبت سفارش خودکار سود می برد؟
اتوماسیون ثبت سفارش می‌تواند نقش‌های مختلفی را در یک کسب‌وکار، صرف‌نظر از صنعت، سودمند کند. اگر کار شما شامل مدیریت سفارشات در هر ظرفیتی است، اتوماسیون ثبت سفارش می تواند کارایی و دقت شما را به میزان قابل توجهی بهبود بخشد.
در اینجا چند نمونه از نحوه بهره مندی نقش های شغلی مختلف از اتوماسیون ثبت سفارش آورده شده است:
| نقش | چگونه از آن سود می برند؟ |
|---|---|
| تیم فروش | – ثبت سفارش خودکار - پیگیری وضعیت سفارش - به روز رسانی جزئیات مشتری - پیگیری سفارشات انجام نشده |
| حسابداری (Accounting) | – خودکارسازی صورتحساب مربوط به سفارشات - به روز رسانی CRM با وضعیت پرداخت - پیگیری و تطبیق درآمد فروش |
| مدیریت موجودی | - به روز رسانی خودکار موجودی بر اساس سفارشات - ردیابی سطوح موجودی و هشدارهای ذخیره مجدد - مدیریت برگرداندن و بازپرداخت سفارش |
| خدمات مشتری | - نظارت بر وضعیت سفارش برای سوالات مشتری - ارتباط خودکار برای به روز رسانی سفارش - مدیریت بازخورد مشتریان در مورد سفارشات |
| مدیر تجارت الکترونیک | – خودکارسازی پردازش سفارش - پیگیری فروش - مدیریت نظرات مشتریان - رسیدگی به اتهامات ناموفق و بازگشت |
| تامین مدیر زنجیره ای | - ردیابی خودکار سفارش از تامین کننده به مشتری - مدیریت روابط و سفارشات تامین کننده - پیگیری زمان تحویل |
| مدیر تدارکات | – خودکارسازی سفارشات خرید بر اساس نیاز موجودی - ردیابی عملکرد تامین کننده - مدیریت روابط تامین کننده و اطمینان از تحویل به موقع کالا |
💡
اتوماسیون مدیریت سفارش، انتقال یکپارچه بین فروش، انجام خدمات و خدمات مشتری را تضمین می کند و یک گردش کار عملیاتی یکپارچه ایجاد می کند.
نمونه ها و ایده های اتوماسیون ورودی را سفارش دهید
شروع با اتوماسیون سفارش می تواند دلهره آور باشد. ممکن است چندین سوال در ذهن شما وجود داشته باشد، مانند اینکه آیا تجربه کدنویسی ضروری است، آیا می‌تواند جریان کار موجود را مختل کند، و اینکه آیا می‌تواند با سیستم‌های دیگری که قبلاً وجود دارد یکپارچه شود یا خیر.
بیایید این نگرانی ها را برطرف کنیم و به چند نمونه عملی از نحوه پیاده سازی خودکار ثبت سفارش نگاه کنیم:
| نقطه درد خاص | ابزار(های) مورد استفاده | چگونه مسئله را حل می کند | نتیجه نهایی |
|---|---|---|---|
| زمان تلف شده برای وارد کردن سفارشات به سیستم | استخراج داده های OCR و AI | داده ها را به صورت خودکار استخراج و وارد می کند | ورود سریع و دقیق سفارش و زمان آزاد شدن کارکنان |
| شمارش موجودی نادرست از به‌روزرسانی‌های دستی | سیستم مدیریت موجودی با اتوماسیون | داده های سفارش را برای تنظیم موجودی در زمان واقعی همگام می کند | سطوح دقیق موجودی، اختلاف سهام کمتر |
| تأخیر در تأیید اعتبار سفارش منجر به گلوگاه می شود | پروتکل های اعتبار سنجی خودکار در ERP | فوراً سفارشات را در برابر موجودی بررسی و تأیید می کند | اعتبارسنجی ساده سفارش، کاهش تنگناها |
| مسیریابی آهسته دستی سفارشات برای انجام | اتوماسیون گردش کار مبتنی بر قوانین | به طور خودکار سفارشات را به کانال های مناسب هدایت می کند | فرآیند تحقق کارآمد |
| مشتریان از وضعیت سفارش بی اطلاع هستند | سیستم های اطلاع رسانی خودکار پیامک/ایمیل | به طور فعال مشتریان را در مورد پیشرفت سفارش به روز می کند | رضایت مشتری بیشتر، تماس های خدماتی کمتر |
| پردازش دستی خسته کننده بازده | نرم افزار پردازش خودکار بازگشت | استانداردسازی و تسریع رسیدگی به بازده | حل سریع تر بازده، بهبود اعتماد مشتری |
| داده های متناقض در فروش و حسابداری | CRM/ERP یکپارچه با همگام سازی داده ها در زمان واقعی | داده های یکنواخت را در تمام زمینه های تجاری تضمین می کند | اطلاعات ثابت و قابل اعتماد برای تصمیم گیری |
| ایجاد نادرست دستی برچسب های حمل و نقل | نرم افزار حمل و نقل با اتوماسیون لیبل | برچسب های حمل و نقل را بر اساس داده های سفارش تأیید شده ایجاد می کند | ارسال بدون خطا، نرخ بازگشت کمتر |
| صورتحساب دستی مستعد خطا و اشتباه است | سیستم فاکتور و مالی خودکار | اطلاعات سفارشات را به صورت خودکار استخراج می کند و فاکتورهای دقیق ایجاد می کند | صورتحساب به موقع و دقیق، مدیریت بهتر جریان نقدی |
| نادیده گرفته شدن مشکلات سفارش به دلیل نقص در ردیابی | ردیابی سفارش و تهیه بلیط یکپارچه | مشکلات را شناسایی می کند و به طور خودکار بلیط های پشتیبانی ایجاد می کند | پاسخ سریع پشتیبانی، افزایش تجربه مشتری |
ایمیل، گوگل درایو، دراپ باکس، شیرپوینت - همه این پلتفرم‌ها می‌توانند منبعی برای سفارش‌های دریافتی در فایل‌های PDF، تصاویر یا سفارش‌های اسکن‌شده باشند. با نانو شبکه ها می توانید به طور خودکار استخراج کنید جزئیات مهم مانند شماره سفارش، نام مشتری، جزئیات محصول و مقادیر مستقیماً از این اسناد.
برای تنظیم این مورد نیازی به تجربه کدنویسی یا مدرک علوم کامپیوتر ندارید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که منبع را انتخاب کنید، مدل هوش مصنوعی را با چند نمونه سفارش آموزش دهید و اجازه دهید بقیه کارها را انجام دهد. سپس می توانید این داده ها را به CRM یا سیستم مدیریت سفارش خود صادر کنید و ردیابی و مدیریت سفارشات را آسان تر کنید.
2. اعتبارسنجی داده ها و مسیریابی تایید را به صورت خودکار انجام دهید
اطمینان از صحت سفارش بسیار مهم است، اما تأیید دستی داده ها می تواند کند و مستعد خطا باشد. پردازش اسناد هوشمند نانوشبکه‌ها می‌تواند به‌طور خودکار جزئیات سفارش را بر اساس موجودی و اطلاعات مشتری شما تأیید کند و ناهنجاری‌ها را برای بررسی بیشتر علامت‌گذاری کند.
همچنین می‌توانید قوانین از پیش تعریف‌شده‌ای را برای رسیدگی به سفارش‌هایی که حاوی اطلاعات نامعتبر یا ناقص هستند تنظیم کنید و به‌طور خودکار آنها را برای بررسی و تأیید به تیم یا شخص مناسب هدایت کنید.
پس از تأیید اعتبار، سفارش ها می توانند به طور خودکار برای تأیید به بخش ها یا پرسنل مربوطه هدایت شوند. در صورتی که بیش از یک تایید کننده وجود داشته باشد، سیستم می تواند چندین سطوح تاییدیه را بر اساس قوانین از پیش تعیین شده مدیریت کند و در صورت لزوم تشدید شود. این امر پیگیری‌های دستی را حذف می‌کند، تاخیرها را کاهش می‌دهد و فرآیند انجام سفارشات روان و کارآمد را تضمین می‌کند.
3. تسهیل جریان داده بدون درز بین سیستم های تجاری
داده‌های موجود در سیلوها، فرآیندها را کند می‌کند و دستیابی به یک دید کلی از عملیات را دشوارتر می‌کند. با نانوشبکه‌ها، می‌توانید جریان داده‌ها را بین سیستم‌های تجاری مختلف مانند CRM، ERP و سیستم‌های مدیریت سفارش به‌طور خودکار انجام دهید. این امر مشاهده و کنترل در زمان واقعی بر جزئیات سفارش، سطوح موجودی و اطلاعات مشتری را تضمین می کند و تصمیم گیری و کارایی عملیاتی را بهبود می بخشد.
به عنوان مثال، هنگامی که یک سفارش جدید می رسد، Nanonets می تواند به طور خودکار تمام جزئیات مربوط را استخراج کند، اطلاعات را تأیید کند، و سپس سفارش را از طریق API وارد سیستم مدیریت سفارشات ERP، CRM و سفارش شما کند. همچنین می‌تواند اسناد پشتیبان را به ثبت سفارش در سیستم ضمیمه کند و به همه طرف‌های درگیر، وضعیت و جزئیات سفارش را کاملاً مشاهده کند.
4. فرم ارسالی را به ورودی سفارش خودکار تبدیل کنید
چه از Webflow، وردپرس، Shopify یا هر پلتفرم دیگری استفاده می‌کنید، می‌توانید از Nanonets برای تبدیل هر فرم ارسالی به یک ثبت سفارش خودکار استفاده کنید. نانو شبکه ها با Zapier ادغام می شوند، ابزاری قدرتمند برای خودکارسازی وظایف بین برنامه های مختلف وب، که به شما امکان می دهد گردش های کاری ایجاد کنید که به طور خودکار داده ها را از فرم های ارسالی استخراج و پردازش می کند.
Zapier بیش از 6,000 ادغام را ارائه می دهد که به شما امکان می دهد گردش کار بین نانو شبکه ها و تقریباً هر پلتفرم دیگری را که استفاده می کنید خودکار کنید. به عنوان مثال، هنگامی که مشتری فرم سفارشی را در وب سایت شما ارسال می کند، Nanonets می تواند به طور خودکار جزئیات سفارش را استخراج کرده و آنها را به CRM یا سیستم مدیریت سفارش شما منتقل کند. این فرآیند ثبت سفارش را ساده می کند، دقت داده ها را تضمین می کند و ورود دستی داده ها را کاهش می دهد.
رسیدهای فروش، اعم از فیزیکی یا دیجیتالی، منبع داده دیگری هستند که نانونت ها می توانند به خودکارسازی آن کمک کنند. این می تواند به ویژه برای مشاغل دارای کانال های فروش آنلاین و آفلاین مفید باشد.
با استفاده از Nanonets OCR، می‌توانید به‌طور خودکار داده‌هایی مانند کد محصول، مقادیر، تاریخ‌ها و کل مبالغ را از رسیدهای فروش استخراج کنید. سپس این اطلاعات می تواند به طور خودکار در سیستم مدیریت سفارش یا حسابداری شما وارد شود و نیاز به وارد کردن دستی داده ها را از بین ببرد و خطر خطا را کاهش دهد.
علاوه بر این، می‌توانید گردش‌های کاری را تنظیم کنید که این رسیدهای فروش را با سفارش‌های مربوطه در سیستم‌های خود مطابقت دهد و اطمینان حاصل کنید که همه فروش‌ها به درستی محاسبه می‌شوند.
6. ردیابی سفارش و به روز رسانی خودکار
مطلع نگه داشتن مشتریان از وضعیت سفارش آنها، تجربه مشتری را بهبود می بخشد و درخواست های خدمات مشتری را کاهش می دهد. با Nanonets و Zapier، می‌توانید ردیابی سفارش و اعلان‌های به‌روزرسانی را خودکار کنید.
به عنوان مثال، هنگام ثبت سفارش، Nanonets می تواند جزئیات لازم را استخراج کرده و در سیستم مدیریت سفارش شما سفارش ایجاد کند. هنگامی که سفارش به عنوان ارسال یا تحویل در سیستم شما علامت گذاری شد، می توانید از Zapier برای راه اندازی یک ایمیل یا پیامک اعلان به مشتری با وضعیت به روز شده استفاده کنید. این تضمین می کند که مشتریان شما همیشه در مورد وضعیت سفارش خود در جریان هستند.
7. برنامه ریزی تحویل و ایجاد کار را ساده کنید
اگر تحویل بخشی از فرآیند انجام سفارش شما است، می توانید از یکپارچه سازی پلت فرم تجارت الکترونیک خود با ابزار مدیریت تحویل بهره مند شوید. به این ترتیب، می‌توانید ایجاد وظایف تحویل را بر اساس سفارش‌های جدید به‌طور خودکار انجام دهید و براساس مکان، بار تحویل و پرسنل تحویل در دسترس، آنها را به‌طور بهینه برنامه‌ریزی کنید.
بیایید یک مثال ثبت سفارش در یک راه اندازی خرده فروشی را در نظر بگیریم. هر زمان که سفارش جدیدی وارد می‌شود، با استفاده از Zapier، می‌توانید یک گردش کاری ایجاد کنید که Nanonets را تحریک می‌کند تا تمام جزئیات تحویل لازم را استخراج کند. سپس این جزئیات می توانند به طور خودکار به ابزار مدیریت تحویل شما منتقل شوند و یک کار جدید ایجاد کنند. سپس این ابزار می‌تواند مسیرهای تحویل را بر اساس بار سفارش فعلی و مکان‌های دیگر تحویل‌های معلق بهینه کند و کارایی تحویل شما را به طور قابل توجهی بهبود بخشد.
8. ایجاد فاکتور و مدیریت مطالبات را ساده کنید
مدیریت فاکتورها و حساب های دریافتنی یک بخش اساسی از فرآیند سفارش است، به خصوص اگر اعتباری را به مشتریان خود ارائه دهید. با اتوماسیون گردش کار، می توانید ایجاد فاکتورها را بر اساس جزئیات سفارش به صورت خودکار انجام دهید و همچنین وضعیت پرداخت ها را پیگیری کنید.
به عنوان مثال، هنگامی که پرداخت برای یک سفارش دریافت می شود، Nanonets می تواند جزئیات کلیدی مانند لیست محصول، قیمت و اطلاعات مشتری را استخراج کند. سپس، می توانید یک گردش کار Zapier برای ایجاد یک فاکتور در QuickBooks تنظیم کنید. این نه تنها باعث صرفه جویی در زمان می شود، بلکه دقت در سوابق مالی شما را نیز تضمین می کند. علاوه بر این، می‌توانید یادآوری‌های پرداخت به مشتریان را خودکار کنید و به شما کمک می‌کند جریان نقدی خود را به طور موثر مدیریت کنید.
9. افزایش دقت سفارش و کاهش بازگشت
خطا در پردازش سفارش می تواند منجر به ارسال نادرست و در نتیجه بازگشت مشتری شود. شما می توانید با استفاده از اتوماسیون گردش کار و ادغام نانو شبکه ها با سیستم مدیریت سفارش خود، خطاها را به میزان قابل توجهی کاهش دهید.
به عنوان مثال، نانو شبکه ها می توانند جزئیات سفارش را از فرم سفارش استخراج کرده و قبل از ایجاد سفارش فروش یا وارد کردن اطلاعات در سیستم شما، این اطلاعات را تأیید کنند. با این کار، هر گونه مغایرت یا خطا را می توان به موقع شناسایی و اصلاح کرد و از پردازش سفارشات نادرست جلوگیری کرد. این امر باعث کاهش احتمال بازگشت به دلیل خطا، صرفه جویی در زمان و منابع می شود.
10. بلیط های پشتیبانی جدید برای فرآیندهای سفارش ناموفق ایجاد کنید
در صورت شکست فرآیند سفارش، حل سریع برای اطمینان از رضایت مشتری بسیار مهم است. این امر مستلزم اطلاع رسانی فوری به تیم پشتیبانی است. با Zapier می توانید این فرآیند را خودکار کنید.
به عنوان مثال، هنگامی که یک سفارش به درستی پردازش نمی شود، Shopify یا Webflow را می توان برای افزایش یک ماشه تنظیم کرد. این می تواند یک گردش کار Zapier را فعال کند و به Nanonets دستور دهد تا جزئیات را از سفارش ناموفق استخراج کند. از این جزئیات می توان برای ایجاد خودکار یک بلیط جدید در پلت فرم خدمات مشتری خود، مانند Zendesk یا Intercom استفاده کرد. تیکت می تواند شامل اطلاعات مشتری، جزئیات سفارش و شرحی از مشکل باشد که تیم پشتیبانی را قادر می سازد تا مشکل را به سرعت شناسایی و حل کند.
راه های بسیار بیشتری وجود دارد که کسب و کارها می توانند از اتوماسیون ثبت سفارش برای بهبود کارایی، دقت و رضایت مشتری استفاده کنند. نکته کلیدی در اینجا اتصال پلتفرم های مناسب و راه اندازی گردش کار مناسب است. با ترکیب مناسب، تقریباً هر بخشی از فرآیند سفارش را می‌توان خودکار کرد و به تیم شما اجازه می‌دهد تا روی کارهای استراتژیک‌تری که باعث رشد کسب‌وکار می‌شود، تمرکز کند.
افکار نهایی
اتوماسیون ورود سفارش تحول آفرین است. ممکن است پیشگامانه به نظر نرسد، اما تأثیر آن بر پردازش سفارشات فروش و چرخه سفارش به نقدینگی قابل توجه است. امیدواریم این راهنما پتانسیل آن را روشن کرده باشد.
از کوچک شروع کنید، سپس مقیاس را افزایش دهید. امکانات واقعاً بی پایان هستند، به ویژه با سیستم های تجاری که می توانند به طور یکپارچه از طریق ابزارهایی مانند Nanonets و Zapier ادغام شوند.
شایان ذکر است که سفارشی سازی بسیار مهم است – بهترین راه حل برای کسب و کار شما به نیازها و عملیات خاص شما بستگی دارد. از آزمایش با جریان های کاری و ابزارهای مختلف ابایی نداشته باشید. همیشه آنهایی را که بیشترین سود را برای کسب و کار شما دارند در اولویت قرار دهید.
یک راه ساده تر برای رسیدگی به سفارشات تجاری خود با دقت و سرعت کشف کنید.
- محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
- PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
- PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
- PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
- منبع: https://nanonets.com/blog/order-entry-automation/
