Tänapäeva kiires ärikeskkonnas on debitoorsete arvete (AR) efektiivne haldamine ja võlgnevused (AP) on terve rahavoo säilitamiseks ülioluline. Arved on selle oluline osa. Arve koostamine ja arvete töötlemine on nende protsesside kriitilised sammud.

Oraakel NetSuite'i oma Tugev arvehaldussüsteem pakub võimsat lahendust arveldusprotsessi automatiseerimiseks ja sujuvamaks muutmiseks, suurendades tõhusust ja parandades teie kasumit.

See põhjalik juhend sukeldub nii AR kui ka AP jaoks mõeldud Oracle NetSuite'i võimalustesse, andes teile võimaluse oma finantstoimingute üle kontrolli haarata. Arutame ka NetSuite'i ja AI-toega automatiseerimist, et lihtsustada mõningaid käsitsi tehtavaid protsesse AR-is ja AP-s.

See NetSuite'i arvehalduse juhend hõlmab järgmisi aspekte.

• Debitoorsed arved – müügiarvete koostamine ja värskendamine, AR töövoogude kohandamine
• Tasumata arved – hankijate arvete loomine ja värskendamine, ostutellimuste sobitamine, AP töövoogude kohandamine

NetSuite'i arveldamine – saadaolevad arved (AR)

Klientidelt maksete kogumine võib paljudele ettevõtetele olla pidev võitlus. NetSuite'i AR-funktsioonid annavad teile tööriistad protsessi kiirendamiseks ja kogumismäära parandamiseks.

Arve koostamine

Looge arveid kiiresti ja lihtsalt, teisendades müügitellimused otse arveteks. See välistab vajaduse dubleerivate andmete sisestamise järele, tagades täpsuse ja säästes teie väärtuslikku aega.

Jaotises Tehingud-> Müük-> Klõpsake "Koosta arveid"

Klõpsake nuppu "Uus tehing"

• Ülaltoodud ekraanil saate valida vormi. Sisesta Klient ja arve kuupäev.
• Teil on võimalus valida mitu valuutat ja sobiv vahetuskurss.
• Artiklite jaotisesse saate lisada reaartiklid, mille eest arveldatakse. Järgmistel vahekaartidel saate lisada täiendavaid arveldusaadresse ja maksuandmeid.
• Pakkuge oma klientidele mugavat ja probleemivaba võimalust arvete saamiseks. NetSuite võimaldab teil saata arveid elektrooniliselt e-posti teel või pakkuda turvalist veebiportaali juurdepääsu ja iseteenindusvõimaluste jaoks.

Kohandatavad NetSuite'i arvemallid

Kujundage professionaalseid malle, mis kajastavad teie brändi identiteeti ja edastavad olulist teavet, nagu toote üksikasjad, hinnad, maksetingimused ja tähtpäevad.

Kohandamine->Vormid->Tehinguvormid saate valida erinevaid arvemalle.

Näete erinevaid malle, mis on saadaval siin. Filtreerige arve tüübi järgi. Saate luua uue malli ja valida tüübiks Arve.

Saate valida olemasoleva malli hulgast ja vajutada muutmiseks nuppu Kohanda

Prindimallis saate valida kohandatud HTML-malle, mis võimaldavad laiendatud muutmist ja kujundamist

Erinevaid arvemalle saate valida avaekraanilt Kohandamine->Vormid->Täpsemad PDF/HTML-mallid. Redaktori ekraan näeb välja lisatud ekraanipilt.

• NetSuite'i väljade kaasamiseks võite vajutada nuppu +.
• Väljad võivad sisaldada teie ettevõtte nime, arvet, reaüksusi jne.
• Arve koostamisel täidetakse mallis olevad väljad automaatselt vastavalt arvele.

See loob sujuva viisi mallide eelmääratlemiseks ja nende välimuse visualiseerimiseks. Samuti saate importida HTML-malle.

Teil on täiendavaid kohandamisvalikuid, et lisada pilte, jagada mitmeks veerguks, lisada leheküljenumbreid ja teha muud.

NetSuite'is on ka muid funktsioone, mis hõlbustavad saadaolevate arvete ja arvete esitamist.

• Mitu tarnevõimalust: Saate neid salvestada ja alla laadida PDF-failidena või saata arveid otse klientidele.
• Automaatsete maksete meeldetuletused: Ärge laske tasumata arvetel läbi libiseda. NetSuite võimaldab seadistada automaatseid maksemeeldetuletusi, mis teavitavad kliente hilinenud maksetest. Saate kohandada nende meeldetuletuste ajastust ja sagedust, et suunata kliente viivitamatute maksete poole.
• Makse nähtavus reaalajas: Saate reaalajas ülevaate oma AR-i vananemisest. NetSuite pakub üksikasjalikke aruandeid, mis kategoriseerivad teie nõuded nende maksetähtaegade alusel, võimaldades teil tuvastada tähtaja ületanud maksed ja seada sissenõudmised prioriteediks.

Täiendavad kohandused SuiteAppiga

. Elektroonilise arvelduse SuiteApp on loodud toetama järgmisi kohandusi:

• Kohandatud saatmismeetodid—Administraator peab looma tehingukirjes ja e-dokumendi paketi kirjes valimiseks saadaval olevad e-dokumentide saatmismeetodid. Saatmismeetodid tuleb skriptide asemel rakendada kohandatud pistikprogrammidena.
• Väljamineva e-dokumentide genereerimise ajastamine— Elektroonilise arvelduse SuiteApp võimaldab administraatoril juurutada skripti mitme e-dokumendi samaaegseks genereerimiseks, selle asemel, et iga tehingu jaoks e-dokumente käsitsi luua.
• Väljamineva e-dokumentide saatmise ajakava koostamine – Sarnaselt e-dokumentide hulgigenereerimise skriptiga on ka rakendusel Electronic Invoicing SuiteApp skript väljaminevate e-dokumentide automaatseks ajastatud saatmiseks. Skript saadab ainult väljaminevaid e-dokumente, mille olek on saatmiseks valmis.

Arvete töötlemine: võlgnevused (AP)

Paljude ettevõtete jaoks hõlmab võlgnevuste haldamine hunnikut paberimajandust ja tüütut andmete sisestamist. NetSuite võimaldab teil seadistada kõikehõlmavat hankija arvete haldussüsteemi, mis sisaldab ostutellimusega seotud ja eraldiseisvaid arveid, samuti kahe- ja kolmesuunalise sobitamise võimalusi.

Siit saate teada, kuidas saate NetSuite'is teha üht peamistest AP toimingutest (arve koostamine).

• Tehingud->Võlad->Arved saate lisada uue arve ja vaadata olemasolevaid.
• Käsitsi koostamisel vajab arve lisateavet reaüksuste, summa, maksude jms kohta.
• Kui arve on lisatud, saate selle üle vaadata ja kinnitada

2- ja 3-suunaline PO sobitamine

Hankija arve saab sobitada ka olemasoleva ostutellimusega, minnes jaotisesse Ostutellimus -> Ostutellimuste loend, kus saate hankida arve ja seejärel esitada ostutellimuse arve, sobitades sellega hankija arve.

Arve ja ostutellimuse vastavusse viimisel muutub ostutellimuse olek "Ootel arve" olekuks "Täielikult arveldatud". Saate teostada ka osalise ostutellimuse sobitamise, värskendades ostutellimusel ainult nõutavaid reaüksusi – see võib aga muutuda tüütuks protsessiks, mida tuleb iga hankija arve puhul käsitsi teha.

See NetSuite'i funktsioon on seotud ka maksetaotlustega – müüja arve saab kinnitada ka tasutud arvena. Kuid see on ka üsna käsitsi tehtav protsess, mis on samuti vigane. Siin tulebki esile vajadus automatiseerimise ja AI-põhiste protsesside järele.

Tõenäoliselt saavad automatiseerimisest kasu AP-ülesanded, mille puhul saate vähendada töötlemisaega või suurendada täpsust, säästes sellega raha. Võrreldes käsitsi töötlemisega, AP automaatika võib märkimisväärselt parandada järgmisi samme:

• Andmesisestus. Automatiseerimine arvete andmehõive ja muud algdokumendid on kiirem ja vähem vigadele kui andmete käsitsi sisestamine.
• Arvete sobitamine. Arveid saab automaatselt sobitada tõendavate dokumentidega, nagu ostutellimused ja vastuvõtudokumendid (kolmesuunaline sobitamine). See automaatne sobitamine on kiirem ja täpsem kui käsitsi sobitamine, eriti ettevõtete puhul, kes muidu peavad sobitama erinevatesse kohtadesse salvestatud dokumente.
• Arvete kodeerimine. Saate kehtestada reeglid, mis määravad automaatselt õige üldise iga arve pearaamatu kood, kõrvaldades käsitsi kodeerimisele omase aja ja ebakõlad.
• Heakskiidu marsruutimine. Elektrooniline marsruutimine kõikidele vajalikele kinnitajatele on kiirem kui dokumentide käsitsi saatmine igaühele neist ning see tagab ka parema jälgimise kogu töövoo jooksul.

Payment Automation SuiteApp võimaldab teil automatiseerida hankija makseid ning hallata tõhusalt oma sisseostu- ja vastavustöövooge. Maksete automatiseerimine on osa AP Automation tasuline moodul. Sellel SuiteAppil on oma piirangud ja see on koht, kus kolmandate osapoolte integratsioonid ja muud SuiteAppid tulevad eelmängu ja annavad täiendavaid eeliseid:

Sellel SuiteAppil on oma piirangud ja see on koht, kus kolmandate osapoolte integratsioonid ja muud SuiteAppid tulevad eelmängu ja annavad täiendavaid eeliseid:

• Integreerige ja hankige arveid, ostutellimusi jne rohkematest allikatest. Enam pole vaja pukseerida, meilida, Google Drive'i ühendada jne.
• Komplekssed kinnitusseaded koos meeldetuletustega kinnitamiseks ja jälgimiseks
• AI, et sobitada arveid, ostutellimust ja kõiki nende pakutavaid erinevaid kujundusi.
• Rohkem maksevõimalusi ja integratsioone Stripe'i, Wise'i, Revoluti ja ACH-ga.

Nanonetid: teie AP automatiseerimise tšempion

Nanonets on võimas AP automatiseerimislahendus, mis kasutab tehisintellekti (AI) võlu, et muuta arvete töötlemine sujuvamaks ning integreerub sujuvalt NetSuite'i ja muude integratsioonidega.

Rohkem kui 10,000 XNUMX kaubamärgi usaldatud Nanonetsil on oma klassi parim arvetuvastus ja tehisintellekti tarkvara AP täpseks tuvastamiseks ja töötlemiseks.

Siin on ülevaade sellest, kuidas Nanonets automatiseerib NetSuite AP töövoogu.

1. Automatiseeritud arvete kviitungid: Arvete importimine Nanonetsi mitmest allikast pärit on oma klassi parim täpsuse ja integratsioonide katvuse osas.
2. Automatiseeritud andmesisestus: Nanonets ekstraheerib teie arvetest struktureeritud andmed, olenemata arve vormingust ja sellest, kas arve on skannitud või digitaalne.
3. Automaatne kinnitamine: Kahepoolne sobitamine ja mujal. Sobitage arveteave avatud ostutellimuste, saatelehtede ja muude AP dokumentidega. Vältige täielikult NetSuite'i tüütut sobitamisprotsessi.
4. Mitmeastmeline kinnitamise marsruutimine: Saatke automaatseid teateid õigele inimesele organisatsioonis, et arved enne kinnitamist üle vaadata. Kasutajad ei pea arvete kinnitamiseks NetSuite'i litsentside eest maksma.
5. Automatiseeritud maksete ajastamine ja töötlemine: tasuge arveid mis tahes makseviisiga
6. Reaalajas sünkroonimine: Importige oma NetSuite'i kontoplaan ja looge reeglid oma hankijate dokumentide kodeerimiseks.

Nende kriitiliste ülesannete automatiseerimisega vähendab Nanonets märkimisväärselt käsitsi pingutust, minimeerib vigu ja kiirendab AP protsessi, võimaldades teie meeskonnal keskenduda strateegilisematele püüdlustele.

Natiivsete integratsioonide jõu vallandamine

Nanonettide integreerimine NetSuite'iga pakub igas suuruses ettevõtetele palju eeliseid. Siin on mõned kõige mõjuvamad eelised:

• Vähendatud pingutus: Nanonets automatiseerib arvete töötlemise, vabastades teie AP meeskonna.
• Täiustatud täpsus: Integreerimine vähendab vigu ja tagab andmete terviklikkuse.
• Kiirem töötlemine: Automatiseerige ülesanded kiiremaks kinnitamiseks ja makseteks.
• Suurenenud nähtavus: Saate reaalajas armatuurlaudade abil teavet saada.
• Täiustatud vastavus: Tagab sujuva ja auditeeritava AP protsessi.

Nanonettide integreerimine NetSuite'iga võib automatiseerida ja optimeerida arveldusarvete toiminguid. See kombinatsioon võib muuta AP protsessi sujuvamaks, vähendada kulusid ja anda meeskonnale võimaluse keskenduda strateegilisematele algatustele.

Esimese sammu astumine AP automatiseerimise poole

Nanonets automatiseerib võlgnevused, sõidutõhusust, täpsust ja jõulist finantsprotsessi. Kasutage tehisintellekti ja masinõpet finantsjuhtimise juhtimiseks. Likvideerige vead, automatiseerige ülesanded ja integreerige AP sujuvalt. Vaadake tasuta demo abil, kuidas Nanonets lahendusi kohandab. Astuge Nanonetsiga rahanduse tulevikku.

Ajakava demo

• SEO-põhise sisu ja PR-levi. Võimenduge juba täna.
• PlatoData.Network Vertikaalne generatiivne Ai. Jõustage ennast. Juurdepääs siia.
• PlatoAiStream. Web3 luure. Täiustatud teadmised. Juurdepääs siia.
• PlatoESG. Süsinik, CleanTech, Energia, Keskkond päikeseenergia, Jäätmekäitluse. Juurdepääs siia.
• PlatoTervis. Biotehnoloogia ja kliiniliste uuringute luureandmed. Juurdepääs siia.
• Allikas: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-in-netsuite/