Raamatupidamine igas ettevõttes hõlmab igakuist tarnijaarvetega tegelemist. Üks keerulisemaid ülesandeid raamatupidamisprotsessis on nende tarnijaarvete kontrollimine. Kõik arved, mida ettevõte saab müüjalt ostetud toodete või teenuste eest, tuleb enne makse algatamist kontrollida. Selleks ühildatakse kõik arvel mainitud ostu üksikasjad ostu-maksmise protsessis muude dokumentidega, et tagada tellitud toote/teenuste korrektne ja kokkulepitud hinnaga kohaletoimetamine. Seda kinnitamisprotsessi nimetatakse sobitamiseks.

Sobitamiseks kasutatakse tavaliselt kolme sobitusprotsessi, nimelt kahe-, kolme- ja neljasuunalist sobitamist. Vaatame, mis need kolm on ja kuidas need on sujuva hanke-maksmiseks protsessi jaoks olulised. Võrdleme erinevusi ja õpime ka neid protsesse automatiseerima.

Procure-to-Pay protsess

Enne sobitamisprotsessi mõistmist mõistkem ja vaadakem mõningaid hanke-maksmise protsessiga seotud olulisi dokumente.

Ostutellimus (PO), juriidiliselt siduv leping, mille ostja väljastab müüjale, teavitades tellitud toote/teenuse tüübist ning kokkulepitud kogusest ja hindadest.

Arve, juriidiliselt siduv dokument, mille müüja väljastab ostjale koos toote/teenuse kliendile tarnimisega või pärast seda. Sellel on kõik andmed müüja, kliendi, tarnitava toote/teenuse, hinnakujunduse ja makseviisi kohta.

Kauba kättesaamine on kinnitus lõpptoote või teenuse kättesaamise kohta müüjalt.

Samuti võivad olla suured ettevõtted Kinkepiletid, mis näitavad heakskiitmisprotsessi täielikkust – see toimib tõendavate dokumentide (nt ostutellimus, arve, kviitung jne) raamatupidamisarvestusena ning sisaldab teavet kinnituste, juhtumite numbrite ja muu konkreetse ostuga seotud teabe kohta.

Tüüpilist dokumendivoogu hanke-maksmiseks protsessis saab mõista järgmise lihtsustatud hüpoteetilise näite abil.

Ettevõtte ABC IT-osakond vajab oma IT-juhtidele 10 pööratavat juhitooli.

• IT-osakond võib (olenevalt ettevõtte poliitikast) esitada ostutaotluse vastavas juhtimishierarhias.
• Ostutaotlus saadetakse ettevõtte ostu- (või samaväärsele) osakonnale, et leida tootele/teenusele sobivad müüjad.
• Kui müüja on tuvastatud, tehakse vajalik eeltöö toote ja hinna tuvastamiseks. Näiteks XYZ, kontorimööbli tarnija, võib pakkuda pööratavaid juhitoole hinnaga 250 dollarit tooli kohta, mis tarnitakse viie päeva jooksul.
• Kui tarnija XYZ on lõplikult vormistatud, koostab ABC ostuosakond ostutellimuse, viidates tootele ja kokkulepitud hinnale.
• Üks ostutellimuse eksemplar saadetakse XYZ-le, üks jääb ABC ostuosakonnale ja üks võlgnevuste osakonnale.
• Kui XYZ tarnib toolid, esitatakse müüja arve koos ABC-le tarnimisega või pärast seda.
• Genereeritakse kauba kviitung, mis näitab, et tarnija XYZ on ettevõtte ABC poolt kätte saanud.

Just sel hetkel viib sobitamisprotsessi läbi ABC arveldusvõlgade meeskond. Olenevalt ostva ettevõtte suurusest ja ettevõtte poliitikast teeb AP (makstavate kontode) meeskond mitme dokumendi kahe-, kolme- või neljapoolse vaste, et kontrollida, kas kirjeldus, kogus, maksumus, ja terminid ühtivad neis kõigis. Kui AP meeskond on matši kinnitanud, alustatakse makset.

See sobitamine võib olla kahe-, kolme- või neljasuunaline. Mõistame seda ühte ja ühte.

Mis on kahesuunaline sobitamine?

Kahesuunaline sobitamine, tuntud ka kui ostutellimuse sobitamine, on protsess, mille eesmärk on kontrollida, kas tellimuse üksikasjad ostutellimused ja nendega seotud arved sobitada, et arve saaks tasutud. Lahknevuste korral peatatakse arvete menetlemine kuni lahknevuste kõrvaldamiseni või kõrvaldamiseni.  

Tavaliselt tehakse vaste arveldatud koguse ja arve hinna järgi. Tuleb täita järgmised tingimused:

• Arve kogus on PO-s tellitud summast väiksem või sellega võrdne.
• Arve hind on PO-s märgitud hinnast väiksem või sellega võrdne.

Oletagem, et ülaltoodud näites on ABC väljastanud ostutellimuse 10 tooli jaoks soodushinnaga 2000 $ (200 $/tool), nagu on XYZ-ga kokku lepitud. Pärast ostutellimuse ülevaatamist ja vastuvõtmist ning 10 tooli tarnimist saadab XYZ arve alghinnaga 2500 $ (250 $/tool). XYZ-i arve koostaja ei pruugi olla teadlik allahindlusest, mille XYZ-i turundusmees ABC ostuosakonnale hulgiostu puhul pakub. Või võib see olla tahtlikult halb äritava.

Kui arve üksikasju ei võrrelda ega ühildata ostutellimuse üksikasjadega, võib AP (makstavate kontode) meeskond ABC-s maksta täiendavalt 500 dollarit, millest algselt loobuti.

Kahesuunaline sobitamisprotsess võib aidata selle vea enne makse sooritamist tabada. Protsess tagab, et tasutakse ainult õige summa ja koguse arveid.

Mis on 3-suunaline sobitamine?

Kolmesuunaline sobitamine on protsessi üksikasjade võrdlemine ostutellimus, arve ja kauba kviitung tagamaks, et kõik andmed kõigis neis dokumentides on õiged. Seda tehakse enne makse algatamist.

Sisuliselt Kolmesuunaline sobitamine lisab kahepoolsele sobitamise protsessile veel ühe tingimuse. Nimelt peavad olema täidetud järgmised tingimused:

• Arve kogus on PO-s tellitud summast väiksem või sellega võrdne
• Arve hind on PO-s märgitud hinnast väiksem või sellega võrdne.
• Kauba vastuvõtu kogus on väiksem või võrdne arve kogusega.

Mõelge ülaltoodud juhtumile. Toolid toimetab ABC-le XYZ koos kauba kohaletoimetamise akti või kauba kviitungiga.

• ABC ostuhind on 10 tooli jaoks hinnaga 200 $/tool, kokku 2000 $.
• XYZ-i arvel on ka 10 tooli, igaüks 200 dollarit (kokku 2000 dollarit),
• Kaubakviitung näitab aga 8 tooli hinnaga 250 dollarit. Summa on sama – 2000 dollarit, kuid detailid on erinevad ja sama hinnaga tuuakse kohale tellitust vähem toole.

Toote ja kaubatšeki saanud isik ei pruugi teada, mitu tooli telliti ja kui palju. Nad võivad kauba kättesaamisele alla kirjutada. Vähem kui hoolas AP võib alatarvitatava saadetise arve tasuda. Kui AP ühtib arve ja ostukviitungi tarnekviitungiga, tuvastavad nad lahknevuse ja lahendavad probleemi enne maksmist.

Põhjalikum kolmesuunalise sobitamise protsess võib hõlmata ka järgmisi valikulisi kontrollpunkte.

• PO õigsus ja täielikkus. Kas ostutellimusel puudub teave, nagu hind, kogus või hankija kontaktandmed?
• Kas kauba kättesaamisel märgitud kaupade arv on sama, mis PO-s märgitud?
• Kas arvel märgitud maksetingimused on samad, mis kviitungil? Näiteks kas krediiti on? Allahindlust? Edasilükkamine?

Mis on 4-suunaline sobitamine?

4-suunaline matš hõlmab sobitamist arved, ostutellimused, kaubatšekid ja ülevaatuslehed. Ülevaatuslehed on dokumendid, mis kinnitavad, et saadetis on pärast kontrollimist vastu võetud.

Põhimõtteliselt 4-viis sobitamine lisab 3-suunalisele sobitamise protsessile veel ühe tingimuse. Nimelt peavad olema täidetud järgmised tingimused:

• Arve kogus on PO-s tellitud summast väiksem või sellega võrdne
• Arve hind on PO-s märgitud hinnast väiksem või sellega võrdne.
• Kauba vastuvõtu kogus on väiksem või võrdne arve kogusega.
• Kontrolllehe kogus on väiksem või võrdne arve kogusega.

Kolmevõistluses eeldatakse, et kviitungil märgitud kauba kogus on sama, kui tarnitud kaupade arv. Näiteks ülaltoodud konkreetse näite puhul on kviitungil märgitud 8 tooli ja eeldatakse, et tarniti vaid 8 tooli. See ei pruugi nii olla. Tarnitud võib olla 10 tooli, kuid kviitungil võib olla ainult 8 tooli. Tarnitud tooteid kontrollimata tooks ABC kolmesuunalise vaste tulemuseks selle, et XYZ palub tarnida veel kaks toodet ja lepib hinna uuesti läbi jne. XYZ, võis tarnida 10 eset ja tegi vea ainult kviitungis. Kogu see asi muutub kliendi ja müüja suhte õudusunenäoks.

Hoolsas AP viib läbi neljasuunalise vaste ja veendub, et kogu tarnitud kaupade/teenuste kvaliteet, kogus ja hind ühtivad PO-s, arvel ja tarnekviitungil ning alles seejärel alustab arve tasumist.

Kahe-, kolme- ja neljasuunalise sobitamise tähtsus

Arve kontrollimise tähtsust enne makse alustamist ei saa ülehinnata. Selle 2020. aasta aruanne Rahvastele, analüüsis Certified Fraud Examiners Association ametialaste pettuste kulusid ja mõjusid 125 riigis. Aruanne näitas, et organisatsioonid kaotavad igal aastal pettuste tõttu kuni 5% tuludest, mis tähendab 4.5 triljoni dollari suurust ülemaailmset kahjumit. Suurt osa sellest kahjust saab ennetada arvete ja makseprotseduuride hoolika ja põhjaliku kontrolliga.

Heale äritavale tuleks kasuks neljapoolne vaste ning see võib kõrvaldada maksekaod ja suhteprobleemid. Mitmesuunaliste vastete eelised järgivad ilmselget järjekorda: 4-suunaline vaste > 3-suunaline vaste > kahepoolne vaste.

Dokumentide käsitsi sobitamine

Kui see sobitamisprotsess viiakse läbi vanapaberi ja käsitsi protsesside abil, võib see muutuda töömahukaks, kohmakaks ja vigade tekkeks. See kehtib eriti siis, kui hanke-maksmise vooga seotud meeskonnad töötavad silohoidlates.

Tasumiseks hankimise protsessid hõlmavad kolme (kui mitte enama) töötajate rühma:

• Hankemeeskond koostab ainulaadse ostutellimuse ja saadab selle tarnijale.
• Vastuvõttev meeskond saab toote/teenuse kätte koos kviitungiga.
• AP võtab arve vastu ja teostab makseprotsessi.

Käsitsi kahe-, kolme- ja neljasuunaline sobitamine võib põhjustada järgmisi probleeme.

• Halb koordinatsioon ja ajastus: ülesannete loogiline käik on PO > Laekumine > Arve > Tasu. Kui protsessis osalejate vahel puudub kooskõlastus, saab arve tarnida kohe, kui kaup on lähetatud, kuid pole veel kätte saanud. Arve saab sobitada PO-ga (kahesuunaline vaste), kuid see ei garanteeri, et tarnitud toode on see, mis telliti. Inimesel (või inimrühmal) muutub nende järjekorda saabuvate dokumentide haldamine keeruliseks.
• Andmesisestuse ja sobitamise vead: Kõik käsitsi korduvad protsessid võivad põhjustada vigu. Mis tahes hanke-tasumisele kaasatud dokumendis võib esineda vigu dokumendi ID (nt PO number), toote koguse, toote hinna, tarnekuupäeva jms sisestamisel. Manuaalse sobitamise protsess „vaata ja võrdle” võib peale selle, et see on töömahukas ja pingeline, kaasa tuua tõsiseid vigu, nagu vahelejäänud kuupäevad ja väärtused, mille parandamine aeglustaks tegevust ja seaks organisatsiooni tootlikkuse vähenemise ja äritegevusega seotud riskidele. juhtimise/kliendisuhete probleemid.
• Arhiiviprobleemid: paberimajandus ja dokumentide esitamine muutuvad tüütuks, kui vastavusse viimist tuleb teha käsitsi ja auditi ajad võivad olla organisatsiooni jaoks tõeline õudusunenägu.
• Halb nähtavus:  Erinevatel osakondadel võivad olla erinevad failisüsteemid, olgu need siis käsitsi või digitaalsed, ning sobitamine võib muutuda probleemiks, kui erinevad dokumendid on erinevas vormingus ja erineva sisuga. Ilma süsteemide ja osakondade vahelise suhtluseta on kõik sidusrühmad nähtavad vähe või üldse mitte. See võib põhjustada suhtlemishäireid ja pettumusi tehingu sõlmimisel.

Sobitamisprotsessi automatiseerimine

Kahe-, kolme- või neljasuunalise sobitamisprotsessi automatiseerimine pakub ettevõttele mitmeid eeliseid.

Sobitamisprotsessi automatiseeriv tarkvara täidab järgmisi ülesandeid:

• Digidokumentide loomine: Füüsilised dokumendid – PO-d, arved, kauba kviitungid ja ülevaatuslehed tuleb läbi lugeda optilise märgituvastuse abil ja sisestada andmebaasi. Tarkvara tagab, et nendest dokumentidest eraldatakse struktureeritud andmed lamedate väljade, ridade ja tabelitena. See välistab käsitsi andmete sisestamisega seotud vead, ressursitarbimise ja aeglased pöördeajad.
• Automatiseeritud sobitamine: Nüüd, kui dokumendid on digitaalsed, saab neid arvuti abil automaatselt võrrelda. Kahe-, kolme- ja neljasuunalise sobitamise tingimused kontrollib tarkvara ilma inimese sekkumiseta.
• Kinnitamise töövoog: Tarkvara annab lisaks võimaluse raamatupidamismeeskonnal määrata kohandatud reeglid selle kohta, mis juhtub siis, kui konkreetse ostuga seotud dokumendid teatud tingimustele ei vasta. Selle tulemuseks on automatiseeritud töövoog, kus dokumendid liiguvad kohe asjakohastele sidusrühmadele, välistades igasuguse ajakadu.
• DMS (dokumendihaldussüsteem): Tarkvara koos sellega seotud andmebaasiga toimib dokumendihaldussüsteemina, pidades arvestust iga ostu kohta. See muudab varasemate ostudega seotud dokumentide hankimise mugavaks ja kiireks.

Kolmepoolse sobitamise protsessi automatiseerimine võib säästa ettevõtete aega ja raha, tabada pettusi ja võimaldada AP töötajatel keskenduda suurema väärtusega projektidele. Lisaks võib automatiseerimine aidata organisatsioonil õigeaegsete maksete eest allahindlusi koguda ja vältida maksetähtaegade puudumisega seotud viivitusi.

Nanovõrgud kahe-, 2- või 3-suunalise matšide automatiseerimiseks

Iga automatiseerimisprotsessi esimene samm on PO-de, arvete, kviitungite ja tarnelogide andmete sisestamine ühisesse platvormi või andmebaasi. Need dokumendid on tavaliselt erinevas vormingus ja erinevas vormis, arvestades, et kõik need dokumendid on välja antud ettevõtte erinevas osakonnas ja täiesti erinevas ettevõttes. Levvel Researchi 2020. aasta uuring Näitas seda käsiraamat andmesisestus ja ebaefektiivsus on jätkuvalt valupunktid võlgnevuste protsess.

Pärand OCR-põhised andmehõivesüsteemid kasutavad piltide digitaaltekstiks teisendamiseks pildihõive riistvara ja teisendustarkvara kombinatsiooni. Kuigi pärand OCR-id on pisut paremad kui käsitsi andmete sisestamine, digiteerivad need andmed ilma neid kategoriseerimata, mis on sobitamistoimingute jaoks hädavajalik. Lisaks ebaõnnestuvad iseseisvad OCR-süsteemid keerukate mallide, failitüüpide ja paigutustega, mistõttu on eri tüüpi dokumentide jaoks mallireeglite määramiseks vaja sagedast inimese sekkumist. Need reeglipõhised süsteemid ei skaleeru hästi, kuna ettevõtted lisavad/välgavad hankijaid ning iga kord uute reeglite kirjutamine on ebatõhus protsess.

Siin alistab AI-toega tarkvara, nagu Nanonets, pärandsüsteemid.

Nanonetsid AP automatiseerimine tarkvara võib muuta arvete sobitamise protsessid probleemivabaks, kiireks ja täpseks. Nanonets AI-OCR loeb nähtamatuid, poolstruktureeritud dokumente, mis ei järgi standardset malli, ja kinnitab dokumendist kogutud andmed. Tarkvara suudab koguda andmeid mitmesugustest dokumentidest, sealhulgas ostutellimustest, arvetest, saatelehtedest, tarnelogidest ja muudest sellistest dokumentidest, mida tavaliselt käsitletakse ostu-maksmise protsessis.

Nanonets võimaldab importida andmeid kasutaja platvormilt ja eksportida jäädvustatud andmed otse hankimise eest tasumisele töövoogu ilma süsteemi häirimata. Nanonetsil on Shelli, Ruby, Golangi, Java, C# ja Pythoni keeleköited. AI-mootor õpib ja paraneb kasutamise käigus. Intuitiivse veebiliidese abil välistab see tülikad käsitsiprotsessid ning automatiseerib arveid, kviitungeid ning dokumentide ülevaatamist ja kinnitamist. Lisaks toimib see dokumendihaldustarkvarana ja muudab varasemate ostudega seotud dokumentide hankimise imelihtsaks. On teada, et meie kliendid vähendavad töötlemisaega kuni 90% ja säästavad kulusid kuni 50%.

Nanonetsil on ka sisseehitatud tipptasemel algoritmid ja tugev infrastruktuur mitmeastmeliseks kinnitamiseks. Nanonetsi arvete töötlemise tarkvara saab integreerida teiste süsteemidega, nagu Mysql andmebaas, QuickBooks või Salesforce, ja see on platvormi agnostiline. See on täpne ja skaleeritav, säästab teie võlgnevuste meeskonna aega ja raha ning suurendab tootlikkust.

Vaadake allolevat videot, mis näitab nanonettide lihtsustatud demo, mis teostavad automaatset kahesuunalist sobitamist. Selles demos:

• Nanonets impordib PDF-vormingus ostutellimused ja arved automaatselt kõigist Google'i konto meilidest.
• Seejärel teostab Nanonets kahesuunalise sobitamise koos kohandatud reeglitel põhineva valideerimisega.
• Lõpuks eksporditakse andmed NetSuite'i pilvearvestustarkvarasse.

[Varjatud sisu]

• Münditark. Euroopa parim Bitcoini ja krüptobörs.Kliki siia
• Platoblockchain. Web3 metaversiooni intelligentsus. Täiustatud teadmised. Juurdepääs siia.
• Allikas: https://nanonets.com/blog/what-is-2-way-3-way-and-4-way-matching/