La contabilidad en cualquier empresa implica tratar con las facturas de los proveedores todos los meses. Una de las tareas más desafiantes en el proceso de contabilidad es la verificación de estas facturas de proveedores. Todas las facturas recibidas por una empresa por productos o servicios que se han comprado a un proveedor deben verificarse antes de iniciar el pago. Para ello, todos los detalles de la compra que se mencionan en la factura se comparan con otros documentos en el proceso de compra a pago para garantizar que los productos/servicios que se ordenaron se entregaron correctamente y al precio acordado. Este proceso de verificación se denomina coincidencia.

Normalmente se utilizan tres procesos de coincidencia para la coincidencia, a saber, coincidencia de 2, 3 y 4 vías. Veamos cuáles son estos tres y cómo son esenciales para un proceso de compra a pago sin problemas. Compararemos diferencias y también aprenderemos a automatizar estos procesos.

Proceso de compra a pago

Antes de comprender el proceso de conciliación, comprendamos y veamos algunos de los documentos esenciales asociados con el proceso de compra a pago:

Orden de compra (OC), un acuerdo legalmente vinculante emitido por el comprador al vendedor, informando del tipo de producto/servicio pedido y la cantidad y precios acordados.

Factura, un documento legalmente vinculante emitido por el vendedor al comprador junto con o después de la entrega del producto/servicio al cliente. Tiene todos los detalles del proveedor, el cliente, el producto/servicio que se entrega, el precio y el modo de pago.

Entrada de mercancías es una confirmación de la recepción del producto o servicio final por parte del vendedor.

Las grandes empresas también pueden tener Vales, que indican la integridad del proceso de aprobación: sirve como registro de documentos de respaldo como orden de compra, factura, recibo, etc. y contiene información sobre aprobaciones, números de casos y otra información relacionada con esa compra en particular.

Un flujo de documentos típico en el proceso de compra a pago puede entenderse mediante el siguiente ejemplo hipotético simplificado.

El departamento de TI de una empresa ABC, requiere 10 sillas ejecutivas giratorias para sus ejecutivos de TI.

• El departamento de TI puede (según la política de la empresa) emitir una solicitud de compra a través de la jerarquía gerencial correspondiente.
• Se envía una solicitud de compra al departamento de Compras (o equivalente) de la empresa para encontrar proveedores apropiados del producto/servicio.
• Una vez que se identifica un proveedor, se realiza el trabajo preliminar necesario para identificar el producto y el precio. Por ejemplo, XYZ, un proveedor de muebles de oficina puede proporcionar sillas ejecutivas giratorias a un precio de $250 por silla, para ser entregadas en cinco días.
• Una vez finalizado el proveedor XYZ, el departamento de compras de ABC genera la orden de compra citando el producto y el precio pactado.
• Una copia de la orden de compra se envía a XYZ, otra la retiene el departamento de Compras de ABC y otra al Departamento de Cuentas por Pagar.
• Cuando XYZ suministra las sillas, la factura del proveedor se proporciona junto con o después de la entrega a ABC.
• Se genera una entrada de mercancías que significa que la empresa ABC ha recibido la entrega del proveedor XYZ.

Es en este punto que el equipo de cuentas por pagar de ABC realiza el proceso de conciliación. Según el tamaño de la empresa compradora y las políticas de la empresa, el equipo de AP (Cuentas por pagar) hace una comparación bidireccional, tridireccional o cuádruple de los múltiples documentos para verificar si la descripción, cantidad, costo, y los términos coinciden en todos ellos. Una vez que el equipo de AP verifica el partido, se inicia el pago.

Esta coincidencia puede ser una coincidencia de 2, 3 o 4 vías. Entendamos estos uno y uno.

¿Qué es la coincidencia bidireccional?

La conciliación bidireccional, también conocida como conciliación de órdenes de compra, es un proceso para verificar que los detalles en el órdenes de compra y las facturas asociadas hacer coincidir para que la factura pueda ser pagada. En caso de discrepancias, el procesamiento de la factura se detiene hasta que las discrepancias se rectifiquen o aborden.  

La concordancia se suele hacer por la cantidad facturada y el precio de la factura. Se deben cumplir las siguientes condiciones:

• La cantidad de la factura es inferior o igual a la cantidad solicitada en la orden de compra.
• El precio de la factura es inferior o igual al precio cotizado en la orden de compra.

En el ejemplo anterior, suponga que ABC ha emitido una orden de compra de 10 sillas a un precio total descontado de $2000 ($200/silla) según lo acordado con XYZ. Después de revisar y aceptar la orden de compra y entregar las 10 sillas, XYZ envía una factura por el precio original de $2500 ($250/silla). Es posible que el creador de la factura en XYZ no haya tenido conocimiento del descuento ofrecido por la persona de marketing de XYZ al departamento de compras de ABC para la compra al por mayor. O podría ser una mala práctica comercial deliberada.

Si los detalles de la factura no se comparan y coinciden con los detalles de la orden de compra, el equipo de AP (cuentas por pagar) de ABC puede pagar los $500 adicionales que originalmente no se aplicaron.

Un proceso de coincidencia bidireccional puede ayudar a detectar este error antes de que se realice un pago. El proceso garantiza que solo se paguen las facturas por el importe y la cantidad correctos.

¿Qué es la coincidencia de 3 vías?

La coincidencia de tres vías es el proceso de comparar los detalles en el orden de compra, factura y entrada de mercancías para asegurarse de que todos los datos en todos estos documentos son correctos. Esto se realiza antes de que se inicie el pago.

Esencialmente, La coincidencia de 3 vías agrega una condición más al proceso de coincidencia de 2 vías. Es decir, estas condiciones deben cumplirse:

• La cantidad de la factura es inferior o igual a la cantidad solicitada en la orden de compra
• El precio de la factura es inferior o igual al precio cotizado en la orden de compra.
• La cantidad de la entrada de mercancías es inferior o igual a la cantidad de la factura.

Considere el caso anterior. Las sillas son entregadas a ABC por XYZ, junto con un informe de entrega de mercancías o una entrada de mercancías.

• La orden de compra de ABC es por 10 sillas a razón de $200/silla, hasta un total de $2000.
• La factura de XYZ también enumera 10 sillas a $200 cada una (total de $2000),
• Sin embargo, el recibo de mercancías muestra 8 sillas a $250 cada una. La cantidad es la misma: $2000, pero los detalles son diferentes y se entregan menos sillas de las ordenadas por el mismo precio.

La persona que recibió el producto y la entrada de mercancías puede no saber cuántas sillas se pidieron y por cuánto. Pueden firmar la entrada de mercancías. Un AP poco diligente puede pagar la factura de un envío entregado de forma insuficiente. Si el AP hace coincidir la factura y la orden de compra con el recibo de entrega, detectaría la discrepancia y solucionaría el problema antes del pago.

Un proceso de coincidencia de tres vías más completo también podría incluir los siguientes puntos de control opcionales:

• La exactitud e integridad de la orden de compra. ¿La orden de compra pierde información como el precio, la cantidad o los detalles de contacto del proveedor?
• ¿Es el número de artículos mencionado en la entrada de mercancías el mismo que el mencionado en la orden de compra?
• ¿Las condiciones de pago mencionadas en la factura son las mismas que se proporcionan en el recibo? Por ejemplo, ¿hay un crédito? ¿Un descuento? ¿Un aplazamiento?

¿Qué es la coincidencia de 4 vías?

El partido de 4 vías implica el emparejamiento de facturas, órdenes de compra, recibos de mercancías y boletas de inspección. Los comprobantes de inspección son documentos que registran que la entrega ha sido aceptada después de la inspección.

Esencialmente, 4La coincidencia de vías agrega una condición más al proceso de coincidencia de tres vías. Es decir, estas condiciones deben cumplirse:

• La cantidad de la factura es inferior o igual a la cantidad solicitada en la orden de compra
• El precio de la factura es inferior o igual al precio cotizado en la orden de compra.
• La cantidad de la entrada de mercancías es inferior o igual a la cantidad de la factura.
• La cantidad del comprobante de inspección es inferior o igual a la cantidad de la factura.

En una coincidencia triple, se supone que la cantidad de bienes mencionados en el recibo es la misma que la cantidad de artículos entregados. Por ejemplo, en el ejemplo específico anterior, el recibo menciona 8 sillas y se supone que solo se entregaron 8 sillas. Puede que ese no sea el caso. Es posible que se hayan entregado 10 sillas, pero el recibo puede mostrar solo 8 sillas. Sin inspeccionar los productos entregados, una coincidencia a tres bandas daría como resultado que ABC le pida a XYZ que entregue dos productos más y renegociar el precio, y así sucesivamente. XYZ, puede haber entregado 10 artículos y cometió un error solo en el recibo. Todo se convierte en una pesadilla en la relación cliente-proveedor.

Un AP diligente realizaría una comparación de cuatro vías y se aseguraría de que toda la calidad, la cantidad y el precio de los bienes/servicios entregados coincidan con los de la orden de compra, la factura y el recibo de entrega y solo entonces iniciaría el pago de la factura.

La importancia de la coincidencia de 2, 3 y 4 vías

No se puede exagerar la importancia de la verificación de facturas antes de que se pueda iniciar el pago. En su Informe 2020 a las Naciones, la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados analizó los costos y efectos del fraude ocupacional en 125 países. El informe mostró que las organizaciones pierden hasta el 5 % de sus ingresos por fraude cada año, lo que representa una pérdida global total de 4.5 billones de dólares. Gran parte de esta pérdida puede evitarse mediante una revisión cuidadosa y meticulosa de las facturas y del procedimiento de pago.

Una buena práctica comercial se beneficiaría de una combinación de cuatro vías y puede eliminar las pérdidas de pago y los problemas de relación. Los beneficios de las coincidencias de múltiples vías siguen el orden obvio: coincidencia de 4 vías > coincidencia de 3 vías > coincidencia de 2 vías.

Correspondencia manual de documentos

Cuando este proceso de comparación se lleva a cabo utilizando procesos manuales y en papel heredados, podría volverse laborioso, difícil de manejar y propenso a errores. Esto es particularmente cierto cuando los equipos involucrados en el flujo de compra a pago trabajan en silos.

Los procesos de adquisición a pago involucran tres (si no más) grupos de empleados:

• El equipo de compras crea una orden de compra única y la envía al proveedor.
• El equipo receptor recibe el producto/servicio junto con el recibo.
• El AP recibe la factura y realiza el proceso de pago.

La coincidencia manual de 2, 3 y 4 vías puede ocasionar los siguientes problemas:

• Mala coordinación y sincronización.: La progresión lógica de las tareas es Orden de compra > Recibo > Factura > Pagar. Cuando no hay coordinación entre los participantes del proceso, se puede entregar una factura tan pronto como se envían los bienes, pero aún no se han recibido. La factura se puede cotejar con la orden de compra (coincidencia bidireccional), pero eso no garantiza que el producto entregado sea el pedido. Se vuelve difícil para un ser humano (o un grupo de seres humanos) manejar estos documentos que llegan fuera de turno.
• Entrada de datos y errores de coincidencia: Cualquier proceso repetitivo manual es propenso a errores. Puede haber errores en términos de ingresar la identificación del documento (por ejemplo, número de orden de compra), cantidad de producto, precio del producto, fecha de entrega, etc. en cualquiera de los documentos involucrados en el proceso Procure-to-pay. El proceso de "observar y comparar" del cotejo manual, además de ser laborioso y extenuante, puede dar lugar a errores graves, como fechas y valores perdidos, cuya corrección ralentizaría las operaciones y expondría a la organización a riesgos de pérdida de productividad y pérdida de negocio. cuestiones de gestión/relación con el cliente.
• Problemas de archivo: el papeleo y el archivo se vuelven tediosos cuando el cotejo debe hacerse manualmente, y los tiempos de auditoría pueden ser una verdadera pesadilla para la organización.
• Pobre visibilidad:  Diferentes departamentos pueden tener diferentes sistemas de archivo, ya sea manual o digital, y la coincidencia puede convertirse en un problema cuando los diferentes documentos están en diferentes formatos y tienen un contenido diferente. Sin comunicación entre los sistemas y departamentos, hay poca o ninguna visibilidad para todas las partes interesadas. Esto puede generar falta de comunicación y frustraciones al completar un trato.

Automatización del proceso de emparejamiento

La automatización del proceso de coincidencia de 2, 3 o 4 vías proporciona a la empresa numerosos beneficios.

Un software que automatiza el proceso de coincidencia realiza estas tareas:

• Creación de documentos digitales: Los documentos físicos: órdenes de compra, facturas, recibos de mercancías y boletas de inspección deben leerse mediante el reconocimiento óptico de caracteres e ingresarse en una base de datos. El software garantiza que los datos estructurados se extraigan de estos documentos como campos planos, elementos de línea y tablas. Esto elimina los errores, el consumo de recursos y los lentos tiempos de respuesta asociados con la entrada manual de datos.
• Emparejamiento automatizado: Ahora que los documentos son digitales, una computadora puede compararlos automáticamente. Las condiciones especificadas en la coincidencia de 2, 3 y 4 vías son verificadas por el software sin necesidad de intervención humana.
• Flujo de trabajo de aprobación: Además, el software proporciona una forma para que el equipo de contabilidad establezca reglas personalizadas para lo que sucede cuando los documentos involucrados en una compra en particular no cumplen ciertas condiciones. Esto da como resultado un flujo de trabajo automatizado donde los documentos se mueven instantáneamente a las partes interesadas relevantes, eliminando cualquier pérdida de tiempo.
• DMS (Sistema de gestión de documentos): El software junto con la base de datos asociada actúa como un sistema de gestión de documentos, manteniendo un registro de cada compra. Esto hace que la recuperación de documentos asociados con compras anteriores sea conveniente e instantánea.

La automatización del proceso de comparación tripartita puede ahorrar tiempo y dinero a las empresas, detectar fraudes y permitir que el personal de AP se concentre en proyectos de mayor valor. Además, la automatización puede ayudar a una organización a capturar descuentos por pagos oportunos y evitar cargos por pagos atrasados ​​asociados con el incumplimiento de los plazos de pago.

Nanonets para automatización de partidos de 2, 3 o 4 vías

El primer paso en cualquier proceso de automatización es la entrada de datos de órdenes de compra, facturas, recibos y registros de entrega en una plataforma o base de datos común. Estos documentos generalmente vienen en diferentes formatos y formas, considerando que cada uno de estos documentos es emitido por un departamento diferente de la empresa y una empresa completamente diferente. Una encuesta de 2020 realizada por Levvel Research mostró que manual de entrada de datos y la ineficiencia continúan siendo los puntos débiles en el proceso de cuentas por pagar.

Los sistemas heredados de captura de datos basados ​​en OCR utilizan una combinación de hardware de captura de imágenes y software de conversión para convertir imágenes en texto digital. Si bien son marginalmente mejores que la entrada manual de datos, los OCR heredados simplemente digitalizan los datos sin categorizarlos, lo cual es esencial para las operaciones de coincidencia. Además, los sistemas de OCR independientes fallan con plantillas, tipos de archivos y diseños complejos, lo que requiere una intervención humana frecuente para establecer reglas de plantilla para diferentes tipos de documentos. Estos sistemas basados ​​en reglas no se escalan bien, ya que las empresas siguen agregando/cambiando proveedores y escribir nuevas reglas cada vez que es un proceso ineficiente.

Aquí es donde el software habilitado para IA como Nanonets vence a los sistemas heredados.

Nanorred Automatización AP software puede hacer que los procesos de conciliación de facturas sean sencillos, rápidos y precisos. Nanonets AI-OCR lee documentos semiestructurados invisibles que no siguen una plantilla estándar y valida los datos capturados del documento. El software puede capturar datos de una variedad de documentos que incluyen órdenes de compra, facturas, notas de entrega, registros de entrega y otros documentos similares que se manejan comúnmente en el proceso de compra a pago.

Nanonets permite importar datos desde la plataforma del usuario y exportar directamente los datos capturados a un flujo de trabajo de compra a pago, sin interrumpir el sistema. Nanonets tiene enlaces de lenguaje en Shell, Ruby, Golang, Java, C# y Python. El motor de IA aprende y mejora con el uso. Con una interfaz web intuitiva, elimina los engorrosos procesos manuales y automatiza las facturas, los recibos y las revisiones y aprobaciones de documentos. Además, actúa como un software de gestión de documentos y facilita la recuperación de documentos asociados con compras anteriores. Se sabe que nuestros clientes reducen el tiempo de procesamiento hasta en un 90 % y ahorran costos hasta en un 50 %.

Nanonets también cuenta con algoritmos de última generación incorporados y una sólida infraestructura para aprobaciones de varios pasos. El software de procesamiento de facturas de Nanonets se puede integrar con otros sistemas, como la base de datos Mysql, QuickBooks o Salesforce, y es independiente de la plataforma. Es preciso y escalable, ahorra tiempo y dinero a su equipo de cuentas por pagar y mejora la productividad.

Mire el video a continuación que muestra una demostración simplificada de Nanonets que realizan una coincidencia bidireccional automatizada. En esta demostración:

• Nanonets importa automáticamente las órdenes de compra y las facturas en formato PDF desde todos los correos electrónicos en una cuenta de Google.
• Luego, Nanonets realiza una coincidencia bidireccional junto con una validación adicional basada en reglas personalizadas.
• Finalmente, los datos se exportan al software de contabilidad en la nube NetSuite.

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• Platoblockchain. Inteligencia del Metaverso Web3. Conocimiento amplificado. Accede Aquí.
• Fuente: https://nanonets.com/blog/what-is-2-way-3-way-and-4-way-matching/