Μια επιστολή dunning είναι μια ειδοποίηση που αποστέλλεται σε έναν πελάτη με τη μορφή επιστολής. Εξηγεί στον πελάτη ότι μια συγκεκριμένη πληρωμή έχει καθυστερήσει στην εταιρεία.
Οι επιστολές είναι βασικά εργαλεία που χρησιμοποιούνται από τις ομάδες είσπραξης για να διασφαλίσουν ότι οι εισπρακτέοι λογαριασμοί τηρούνται και η επιχείρηση λαμβάνει τα οφειλόμενα έσοδά της. Είναι συνήθως το πρώτο βήμα που ακολουθείται στη διαδικασία είσπραξης για την επικοινωνία με τους πελάτες για πληρωμές που καθυστερούν για μεγάλα χρονικά διαστήματα.
Υπάρχουν διάφοροι τύποι επιστολών που αποστέλλονται στους πελάτες ως υπενθυμίσεις. Αυτά τα γράμματα μπορεί επίσης να διαφέρουν σε βαθμό σοβαρότητας ανάλογα με την ανταπόκριση του πελάτη.
Οι επιχειρήσεις εξαρτώνται από τα έσοδα και πρέπει να κάνουν ό,τι είναι δυνατό για να εξασφαλίσουν ότι οι οφειλές τους εισπράττονται για να διατηρήσουν τη συνέχεια και την ανάπτυξη. Αυτό απαιτεί τη χρήση του dunning ως επιλογή όπου οι εισπρακτέοι λογαριασμοί εκκρεμούν πολύ.
Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων κατανοούν ότι οι καθυστερήσεις πληρωμών μπορεί να οφείλονται σε διάφορους παράγοντες, όπως η έλλειψη επιστολών υπενθύμισης, η ανεπαρκής ταμειακή ροή ή ακόμη και οι αποτυχίες συναλλαγών. Το Dunning καταφεύγει μόνο όταν η είσπραξη των εισπρακτέων λογαριασμών καθίσταται κρίσιμη για τη διασφάλιση της σωστής λειτουργίας της επιχείρησης.
Εκτός από το ότι χρησιμεύουν ως εργαλεία συλλογής, οι επιστολές μπορούν να βοηθήσουν στην έγκαιρη πρόληψη των ληξιπρόθεσμων λογαριασμών. Βοηθούν επίσης να κλείσουν ή να μειωθούν οι εκκρεμείς πωλήσεις μιας εταιρείας για να αυξηθούν οι ταμειακές ροές στην επιχείρηση.
Οι επιστολές είναι επίσης σημαντικές για να μεταφέρουν στον πελάτη ότι μια εταιρεία παίρνει την επιχείρησή της στα σοβαρά, αλλά είναι επίσης συμπονετική με τους πελάτες. Μόνο όταν λείπει η αποτελεσματικότητα των επιστολών, η επιχείρηση θα καταφύγει σε προσωπικές επισκέψεις ή στη χρήση πρακτορείων συλλογής.
Θέλετε να αυτοματοποιήσετε επαναλαμβανόμενες χειροκίνητες εργασίες; Ελέγξτε το λογισμικό επεξεργασίας εγγράφων που βασίζεται σε ροή εργασίας Nanonets. Εξαγωγή δεδομένων από τιμολόγια, ταυτότητες ή οποιοδήποτε έγγραφο στον αυτόματο πιλότο!
Τύποι γραμμάτων Dunning
Για να διατηρήσουν την υπεραξία και σε μια προσπάθεια να διατηρήσουν ομαλές σχέσεις, οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων ξεκινούν με μικρές υπενθυμίσεις με τη μορφή μιας απλής επιστολής για να υποδείξουν στους πελάτες ότι μπορεί να έχουν παραβλέψει μια πληρωμή.
Οι επιστολές μπορεί να διαφέρουν ως προς τη μορφή, το στυλ, τη γλώσσα κ.λπ. ανάλογα με το στάδιο της καθυστερημένης πληρωμής που πραγματοποιείται η αλληλεπίδραση και τη φύση της απάντησης από τον πελάτη.
Αυτές οι επιστολές ξεκινούν ως απλές ειδοποιήσεις υπενθύμισης με την υπόθεση ότι ο πελάτης μπορεί να έχει ξεχάσει να κάνει μια πληρωμή. Σε αυτό το στάδιο, η επιχείρηση δεν θέλει να χάσει την υπεραξία της.
Ένα εύστοχο γράμμα μπορεί να πάρει διάφορες μορφές. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν μια έντυπη επιστολή που μπορεί να σταλεί σε αντίστοιχους πελάτες μέσω κανονικής αλληλογραφίας, συστημένης αλληλογραφίας ή ταχυμεταφορέων, για να ενημερώσουν το επείγον για την πληρωμή. Η χρήση συστημένης αλληλογραφίας ή ταχυμεταφορών διασφαλίζει την επιβεβαίωση της παράδοσης καθώς οι πελάτες υπογράφουν αποδείξεις για να επιβεβαιώσουν την επιστολή.
Οι επιχειρήσεις καταφεύγουν επίσης στην αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φαξ ή SMS ως υπενθυμίσεις. Αλλά οι πιθανότητες να γίνει απαρατήρητο, να χαθεί ή να αγνοηθεί μπορεί μερικές φορές να το καταστήσει λιγότερο αποτελεσματικό από την κανονική μέθοδο με χαρτί.
Με την έναρξη της εποχής της ψηφιοποίησης, είναι πλέον ευκολότερο να καταφύγουμε στην αυτοματοποίηση για να χειριστούμε αυτήν την επαναλαμβανόμενη, βαρετή, αλλά εξαιρετικά κρίσιμη διαδικασία, που είναι απαραίτητη για τη διασφάλιση της είσπραξης των εισπρακτέων λογαριασμών.
Περιεχόμενα μιας επιστολής Dunning
Το dunning γράμμα είναι μια ενημερωτική επιστολή και ως εκ τούτου ακολουθεί ορισμένους κανόνες στον τρόπο με τον οποίο κοινοποιείται. Περιλαμβάνει τυπικές πληροφορίες σχετικά με το εκκρεμές ποσό, τον αριθμό και την ημερομηνία του απλήρωτου τιμολογίου και τις χρεώσεις καθυστερημένης πληρωμής ή τα ποσά των τόκων, ανάλογα με την περίπτωση.
Οι επιστολές είναι συνήθως δύσκολες, καθώς ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης πρέπει να διατηρήσει έναν ορισμένο βαθμό ευγένειας, να τις εκφράσει χρησιμοποιώντας τη σωστή γλώσσα και νόημα, να κάνει τον πελάτη να κατανοήσει τον λόγο για την αποστολή της επιστολής και, το πιο σημαντικό, να υποδείξει τον επείγοντα χαρακτήρα της οφειλόμενης πληρωμής.
Διαφορετικά μέσα, όπως επιστολές, email και φαξ μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αποστολή των επιστολών. Ο τόνος και η γλώσσα του γράμματος είναι σημαντικά, αλλά μπορεί να διαφέρουν ελαφρώς, καθώς ο χρόνος παρέρχεται και τα τέλη αυξάνονται. Ανεξάρτητα από το επιλεγμένο μέσο, η επιστολή dunning στοχεύει να τραβήξει την προσοχή των πελατών για να λάβουν τις απαιτούμενες πληρωμές.
Ανάλογα με τους νόμους μιας χώρας, θα υπάρχουν κανόνες σχετικά με το πόσο σκληρά ή απειλητικά μπορεί να είναι τα επιθετικά γράμματα. Κατά τη διαμόρφωση επιστολών για είσπραξη εισπρακτέων λογαριασμών, οι επιχειρήσεις ακολουθούν ορισμένους κανόνες όπως:
- Χρησιμοποιώντας τη σωστή γλώσσα: Είτε η επιστολή αποστέλλεται ταχυδρομικώς είτε μέσω email, θα πρέπει να διατηρείται ο σωστός τόνος και η σωστή γλώσσα. Θα πρέπει να αποφεύγεται η χρήση ασαφούς ή μπερδεμένης γλώσσας. Η επιστολή θα πρέπει να μεταφέρει το όνομα του αποστολέα, την ανάγκη επικοινωνίας, την ανησυχία και τους τρόπους επίλυσης του προβλήματος.
- Διατήρηση συνοπτικότητας: Οι επιστολές πρέπει να είναι σύντομες, να παρέχουν σχετικές λεπτομέρειες και να είναι ευανάγνωστες ή κατανοητές. Η χρήση κουκκίδων ή έντονων γραμματοσειρών μπορεί να κάνει το μήνυμα σαφές και απλό. Η σύνταξη σελίδων κειμένου μπορεί να είναι αποθαρρυντική για ανάγνωση και μπορεί ακόμη και να αποθαρρύνει τους πελάτες από την εκκαθάριση πληρωμών.
- Δείχνοντας ενσυναίσθηση στους πελάτες: Η χρήση καταγγελτικής γλώσσας ή η υπόδειξη ότι ο πελάτης προσπαθεί να εξαπατήσει μια επιχείρηση μη πληρώνοντας τις οφειλές του μπορεί να αλλάξει άσχημα, ειδικά εάν ένας πελάτης έχει χάσει εν αγνοία του μια πληρωμή. Οι επιστολές θα πρέπει να διατηρούν έναν ενσυναισθητικό αλλά επαγγελματικό τόνο που υποδηλώνει ότι η επιχείρηση σέβεται και κατανοεί τους πελάτες της. Αυτό μπορεί να ενθαρρύνει έναν πελάτη να ανταποκριθεί και να εκκαθαρίσει εκκρεμείς πληρωμές που θα ωφελήσουν την επιχείρηση.
Θέλετε να χρησιμοποιήσετε ρομποτική αυτοματοποίηση διεργασιών; Ρίξτε μια ματιά στο λογισμικό επεξεργασίας εγγράφων που βασίζεται σε ροή εργασίας Nanonets. Χωρίς κωδικό. Χωρίς πλατφόρμα ταλαιπωρίας.
Βήματα στη διαδικασία Dunning
Η διαδικασία dunning αποτελείται από διάφορα στάδια ανάλογα με το ποσό και την περίοδο για την οποία οι εισπρακτέοι λογαριασμοί είναι ληξιπρόθεσμοι. Για να παρακολουθείτε τις πληρωμές και να ενεργοποιήσετε τη συλλογή εσόδων, μπορούν να ακολουθηθούν τα ακόλουθα βήματα:
1. Προσδιορίστε ληξιπρόθεσμους λογαριασμούς
Η πρώτη εργασία στη διαδικασία του dunning είναι η δημιουργία μιας αναφοράς γήρανσης των εισπρακτέων λογαριασμών που μπορεί να εμφανίζει τα εκκρεμή τιμολόγια, τις οφειλές σε καθένα από αυτά και την περίοδο εκκρεμότητας.
Οι περισσότερες αναφορές γήρανσης φιλτράρουν τους ληξιπρόθεσμους λογαριασμούς που έχουν ληξιπρόθεσμα τιμολόγια για 30 ημέρες, 30-60 ημέρες, 60-90 ημέρες και πολύ περισσότερο από 120 ημέρες.
2. Δημιουργήστε μια λίστα ληξιπρόθεσμων λογαριασμών
Μόλις δημιουργηθεί η αναφορά γήρανσης, το επόμενο βήμα περιλαμβάνει την ιεράρχηση των καθυστερημένων λογαριασμών για παρακολούθηση. Ενώ ορισμένοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορεί να εξετάσουν το ενδεχόμενο να επικοινωνήσουν με πελάτες με τα υψηλότερα οφειλόμενα, άλλοι μπορεί να προτιμούν τις εισπράξεις από λογαριασμούς που έχουν τις περισσότερες καθυστερημένες πληρωμές.
Τα dunning γράμματα μπαίνουν στο παιχνίδι ανάλογα με τα ποσά και τις περιόδους που εκκρεμούν διαφόρων ληξιπρόθεσμων λογαριασμών.
3. Γράψτε τα γράμματα
Αφού εντοπιστούν οι λογαριασμοί, πραγματοποιείται η επίπονη διαδικασία αποστολής επιστολών σε διαφορετικές περιόδους εκκρεμότητας με διαφορετικές μορφές.
Για να διασφαλιστεί ότι ο πελάτης δεν θα χάσει την υπόδειξη, οι εταιρείες μπορούν επίσης να στείλουν ένα ακόμη αντίγραφο της επιστολής μέσω email. Η καθυστέρηση στις απαντήσεις πληρωμών μπορεί να απαιτήσει πολλαπλές επιστολές σε έναν πελάτη, καθεμία με διαφορετικές περιόδους εκκρεμότητας και τις καθυστερημένες χρεώσεις που ισχύουν.
4. Στείλτε τα γράμματα
Μόλις οι επιστολές είναι έτοιμες, αναθεωρηθούν και εγκριθούν από τον υπεύθυνο συλλογής, μπορούν να διατεθούν μέσω ταχυδρομείου ή ταχυμεταφορών. Οι πελάτες μπορούν επίσης να αποσταλούν μεμονωμένα email. Αν και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν περισσότερες πιθανότητες να αγνοηθούν, είναι ένα αποτελεσματικό μέσο ειδοποίησης, ειδικά για πελάτες που μπορεί να ταξιδεύουν ή δεν είναι διαθέσιμοι στις τοποθεσίες τους για να λάβουν το ταχυδρομείο ή τον ταχυμεταφορέα.
5. Επιλύστε ή προχωρήστε στα επόμενα βήματα
Τα dunning γράμματα λειτουργούν ως μέσο επικοινωνίας/υπενθύμισης και μπορεί να βοηθήσουν στην επίλυση του προβλήματος για πελάτες που δεν έκαναν πληρωμές επειδή το είχαν ξεχάσει.
Αλλά σε πολλές περιπτώσεις, τα γράμματα dunning δεν λειτουργούν, ακόμη και μετά από επανειλημμένες προσπάθειες. Σε τέτοιες περιπτώσεις πελατών που δεν ανταποκρίνονται, οι επιχειρήσεις κλιμακώνουν το ζήτημα. Μπορούν είτε να κάνουν προσωπικές επισκέψεις σε τοποθεσίες πελατών για να τους ενημερώσουν και να προσπαθήσουν να λάβουν τις πληρωμές είτε να τις παραδώσουν σε εξωτερικά γραφεία είσπραξης που μπορούν να ολοκληρώσουν τη δουλειά.
Πώς εξελίχθηκε το Dunning στη σύγχρονη εποχή
Για μεγάλο χρονικό διάστημα, οι στρατηγικές dunning χρησιμοποιούν επιστολές υπενθύμισης, προειδοποιητικές επιστολές ή ακόμα και απειλές για τη λήψη απαιτούμενων εισπρακτέων λογαριασμών. Όμως, η έλευση του Saas (Λογισμικό ως Υπηρεσία) έχει μεταμορφώσει τις διεργασίες του dunning σήμερα. Οι εταιρείες Saas αντιμετωπίζουν τεράστιες προκλήσεις με τιμολόγηση και πληρωμές με πολλούς λογαριασμούς. Η αποτυχία συναλλαγής σε ένα επαναλαμβανόμενο σύστημα χρέωσης λόγω ακούσιας ανατροπής είναι συχνή και συμβαίνει για λόγους που ποικίλλουν από ανεπαρκή κεφάλαια, προβλήματα καθαρής συνδεσιμότητας ή αποκλεισμένες/ληγμένες πιστωτικές κάρτες.
Σε πολλές περιπτώσεις, οι πελάτες θα είχαν παραλείψει να παρατηρήσουν τις αποτυχίες των συναλλαγών έως ότου το αντίγραφο κίνησης της τράπεζας ή της πιστωτικής τους κάρτας το φέρει στην αντίληψή τους. Αυτό είναι όπου το dunning μπορεί να βοηθήσει. Η διαδικασία dunning μπορεί να εντοπίσει αποτυχίες συναλλαγών και να στείλει ειδοποιήσεις για την επίλυσή τους. Οι τεχνολογικές εξελίξεις έχουν επιτρέψει στις επιχειρήσεις να χρησιμοποιούν συστήματα αυτοματισμού που βοηθούν στον αποτελεσματικό χειρισμό της διαδικασίας εκτόξευσης, ώστε να αποφευχθεί η απόσυρση και στη συνέχεια η απώλεια εσόδων.
Εάν εργάζεστε με τιμολόγια και αποδείξεις ή ανησυχείτε για την επαλήθευση ταυτότητας, ρίξτε μια ματιά στο Nanonets online OCR or Εξαγωγή κειμένου PDF για εξαγωγή κειμένου από έγγραφα PDF δωρεάν. Κάντε κλικ παρακάτω για να μάθετε περισσότερα Nanonets Enterprise Automation Solution.
Τι είναι το Automated Dunning;
Το Automated Dunning αναφέρεται στη χρήση λογισμικού αυτοματισμού που έχει σχεδιαστεί ειδικά για να αντιμετωπίζει τη διαδικασία είσπραξης των εισπρακτέων λογαριασμών και να διασφαλίζει ότι οι επιχειρήσεις δεν χάνουν έσοδα. Η χρήση μιας αυτοματοποιημένης λύσης dunning μπορεί να προσφέρει μια προστατευτική ασπίδα για τις εταιρείες έναντι ακούσιας ανατροπής λόγω αποτυχημένων συναλλαγών.
Οι σύγχρονες επιχειρήσεις βασίζονται στη χρήση αυτοματισμού dunning για να βοηθήσουν τους πελάτες να πραγματοποιούν έγκαιρες πληρωμές και να αποτρέψουν τις καθυστερήσεις στη διαδικασία. Με αυτόν τον τρόπο η επιχείρηση μπορεί να διαβεβαιώσει τους πελάτες της για τις συνεχείς υπηρεσίες και την υπεραξία.
Τα αυτοματοποιημένα συστήματα διαχείρισης ρουχισμού μπορούν να φροντίσουν για την παράδοση έγκαιρων ενημερώσεων για την ενημέρωση των πελατών σχετικά με τις επερχόμενες χρεώσεις. Μπορούν επίσης να στείλουν ενημερώσεις σχετικά με αποτυχημένες πληρωμές, οι οποίες επιτρέπουν στους πελάτες να προβούν σε άμεσες ενέργειες από την πλευρά τους.
Πώς λειτουργούν οι λύσεις Dunning;
Οι λύσεις Dunning στοχεύουν στην επίλυση ζητημάτων είσπραξης εισπρακτέων λογαριασμών λόγω χαμένων ή αποτυχημένων πληρωμών. Το λογισμικό διαχείρισης dunning επιτρέπει ενέργειες όπως:
- Αποστολή υπενθυμίσεων σε πελάτες σχετικά με εκκρεμείς πληρωμές από πιστωτικές κάρτες που απορρίφθηκαν
- Χρησιμοποιήστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ειδοποιήσετε τους πελάτες σχετικά με προβλήματα με τις συναλλαγές πληρωμών
- Ενεργοποιήστε τις έξυπνες επαναλήψεις για αποτυχημένα ποσά συναλλαγών
- Ζητήστε από τον πελάτη άδεια να συλλέξει ενημερωμένες πληροφορίες για πιστωτικές κάρτες από τους παρόχους
Οι λύσεις Dunning είναι ικανές να δημιουργούν γράμματα διαφορετικών μορφών σε συγκεκριμένα διαστήματα. Η δημιουργία προτύπων επιτρέπει την αυτόματη δημιουργία επιστολών που μοιάζουν όταν τα τέλη πληρωμής υπερβαίνουν ορισμένα χρονικά όρια. Τροποποιήσεις στα χρονοδιαγράμματα ή στο περιεχόμενο μπορούν να οριστούν από τα τμήματα εισπρακτέων λογαριασμών εάν κρίνουν χρήσιμο να επιτευχθούν εισπράξεις.
Πλεονεκτήματα του αυτοματοποιημένου Dunning
Μια επιχείρηση μπορεί να βιώσει σημαντικά οφέλη όταν αυτοματοποιήσει κρίσιμες διαδικασίες, όπως η διαχείριση του dunning. Μερικά από τα πλεονεκτήματα που προσφέρει το λογισμικό Dunning είναι:
Μειώστε την ακούσια ανατροπή με έγκαιρες υπενθυμίσεις
Η ακούσια ανατροπή είναι ακούσια από την πλευρά του πελάτη. Μπορεί να συμβεί λόγω επίβλεψης, πιστωτικών καρτών που έχουν λήξει, χαμένων καρτών ή ακόμα και ζητημάτων δικτύου που οδηγούν σε αποτυχημένες πληρωμές. Οι λύσεις Dunning μπορούν να είναι σωτήριες σε αυτές τις περιπτώσεις. Μια έγκαιρη ενημέρωση μέσω επιστολής ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί συχνά να αποτρέψει την ακούσια παρέκκλιση και οι λύσεις για το ξεσκαρτάρισμα κάνουν ακριβώς αυτό. Μπορούν να ρυθμιστούν ώστε να εκδίδουν υπενθυμίσεις στους πελάτες και να τους δίνουν τη δυνατότητα να προβαίνουν σε άμεσες ενέργειες για την έγκαιρη πραγματοποίηση πληρωμών.
Αποτρέψτε τις αποτυχημένες συναλλαγές με προηγούμενες ειδοποιήσεις
Οι λύσεις Dunning μπορούν εύκολα να αντιμετωπίσουν αποτυχημένες πληρωμές. Μπορούν να σχεδιαστούν για να στέλνουν ειδοποιήσεις σχετικά με τις ημερομηνίες λήξης της πιστωτικής κάρτας τις οποίες ο πελάτης μπορεί να χρησιμοποιήσει για να ενημερώσει ή να ανανεώσει τις κάρτες και να αποτρέψει την αποτυχία συναλλαγών. Αυτό το προληπτικό μέτρο μπορεί να εξοικονομήσει πολύ κόπο και χρόνο τόσο για τον πελάτη όσο και για την επιχείρηση. Ο πελάτης επωφελείται από αδιάλειπτες υπηρεσίες και οι επιχειρήσεις μπορούν να λάβουν τα οφειλόμενα έσοδα.
Βελτιώστε τη διατήρηση των πελατών με έξυπνες επαναλήψεις
Η δυνατότητα έξυπνων επαναλήψεων στις πληρωμές παρέχει στους πελάτες μια θετική εμπειρία. Οι αυτοματοποιημένες λύσεις dunning μπορούν να επιλύσουν ακυρωμένες ή αποτυχημένες συναλλαγές στις περισσότερες περιπτώσεις, επιτρέποντας έξυπνες επαναλήψεις. Οι επαναλήψεις μπορούν να μειώσουν το ποσοστό ανατροπής για τις επιχειρήσεις, να βελτιώσουν τη διατήρηση των πελατών και να εξασφαλίσουν την αφοσίωση από ευχαριστημένους πελάτες.
Βελτιώνει την εμπειρία του πελάτη
Οι λύσεις Dunning βοηθούν στον χειρισμό των επαναλαμβανόμενων εργασιών της παρακολούθησης των επερχόμενων πληρωμών πελατών και της αποστολής έγκαιρων υπενθυμίσεων για την αποφυγή χαμένων πληρωμών. Επίσης, τα πρότυπα που χρησιμοποιούν ευγενικούς και θετικούς αλλά σταθερούς τόνους και γλώσσα μπορούν να ρυθμιστούν για να διευκολύνουν την ανάκτηση πληρωμών. Μόλις καθοριστούν τα πάντα, το αυτοματοποιημένο σύστημα μπορεί να παρακολουθεί τιμολόγια σε εκκρεμότητα και να κυκλοφορεί υπενθυμίσεις για να ενημερώνει τους πελάτες για προγραμματισμένες πληρωμές.
Θέλετε να αυτοματοποιήσετε επαναλαμβανόμενες χειροκίνητες εργασίες; Εξοικονομήστε χρόνο, κόπο και χρήματα ενώ ενισχύετε την αποτελεσματικότητα!
Προκλήσεις στο Dunning
Η διαδικασία dunning δεν είναι εύκολη και ακόμη και η αυτοματοποίηση μπορεί να μην είναι σε θέση να τη διευκολύνει εντελώς. Παρά την αυτοματοποίηση, μερικές από τις προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις είναι:
Μη ανταπόκριση πελατών
Ένας τεράστιος παράγοντας που συμβάλλει στην καθυστέρηση πληρωμών είναι η έλλειψη ανταπόκρισης από πελάτες που χρωστούν. Η απώλεια μιας εργασίας, τα ανεπαρκή κεφάλαια στον λογαριασμό ή οι μη έγκαιρες πληρωμές από τους πελάτες τους, ενδέχεται να δυσκολέψουν τα άτομα να συμβαδίσουν με έναν κανονικό κύκλο πληρωμών. Σε τέτοιες περιπτώσεις, ακόμη και η χρήση αυτοματοποιημένων συστημάτων για τη διάθεση υπενθυμίσεων για πληρωμές μπορεί να είναι άχρηστη, καθώς ο πελάτης απλά δεν έχει τα χρήματα για να πραγματοποιήσει την πληρωμή. Ένας άλλος λόγος για τον οποίο αποτυγχάνουν οι επιστολές να προκαλέσουν απάντηση μπορεί να είναι ότι ο πελάτης είτε τις αγνοεί γνωρίζοντας ότι είναι απλώς αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις είτε προσβάλλεται από αυτές.
Έλλειψη συμπάθειας
Ένα σημαντικό μειονέκτημα του αυτοματισμού είναι ότι οι μηχανές δεν μπορούν να δείξουν ενσυναίσθηση στους πελάτες. Μπορούν να στείλουν μόνο μονότονα γράμματα ακολουθώντας καθορισμένα πρότυπα που σε καμία περίπτωση δεν εμφανίζουν τη συναισθηματική σύνδεση που είναι ζωτικής σημασίας για τη διατήρηση καλών σχέσεων. Αυτές οι λύσεις δεν είναι σε θέση να δείξουν ενσυναίσθηση ακόμη και όταν οι συναλλαγές πελατών αποτυγχάνουν για πραγματικούς λόγους. Η διατήρηση πελατών δεν μπορεί να επιτευχθεί μέσω λογισμικού dunning. Η χρήση του μπορεί να απομακρύνει οριστικά τον πελάτη και να μην έχει ως αποτέλεσμα την επιτυχή είσπραξη πληρωμών για μια επιχείρηση.
Αδυναμία επίλυσης προβλημάτων
Το να βασίζεσαι στον αυτοματισμό για την επίλυση προβλημάτων δεν λειτουργεί πάντα. Όταν οι ομάδες συλλογής αλληλεπιδρούν με τον πελάτη, ενδέχεται να είναι σε θέση να διαπραγματευτούν με τους πελάτες και να τους πείσουν να πραγματοποιήσουν τις πληρωμές τους. Ή μπορούν ακόμη και να κάνουν αλλαγές στις δομές ή τις μεθόδους πληρωμής για να τις καταστήσουν βολικές και πιο εύχρηστες για τον πελάτη. Ένα λογισμικό dunning δεν μπορεί να σκέφτεται στα πόδια του όπως οι άνθρωποι ή να βρει λύσεις που μπορούν να ωφελήσουν τον πελάτη και την επιχείρηση, γεγονός που τα καθιστά αναποτελεσματικά κατά καιρούς.
Πάρε μακριά
Το Dunning είναι μια διαδικασία είσπραξης που μπορεί να βοηθήσει πάρα πολύ με τους εισπρακτέους λογαριασμούς σε μια επιχείρηση. Ένα δύσκολο έργο αλλά αναγκαιότητα για πολλές εταιρείες SaaS, οι αυτοματοποιημένες λύσεις dunning έχουν αναδειχθεί ως αλλαγή παιχνιδιών με πολλούς τρόπους. Με την αυτοματοποίηση να κυριαρχεί, η αποτροπή ληξιπρόθεσμων λογαριασμών και αποτυχημένων πληρωμών διευκολύνει τη διαχείριση των δαπανών. Οι λύσεις Dunning, αναμφίβολα, χρησιμεύουν ως εξαιρετικό εργαλείο για τη διασφάλιση της συλλογής εσόδων και βοηθούν τις εταιρείες να διατηρήσουν καλές επιχειρηματικές σχέσεις με τους πελάτες τους για αυξημένη ανάπτυξη.
FAQ
Τι είναι οι ληξιπρόθεσμοι λογαριασμοί και πώς συνδέονται με τη διαδικασία dunning;
Οι ληξιπρόθεσμοι λογαριασμοί είναι πελάτες των οποίων οι πληρωμές έχουν καθυστερήσει. Συνήθως, οι πελάτες ή οι δανειολήπτες έχουν ένα παράθυρο 30 ημερών για να πραγματοποιήσουν πληρωμές. Εάν η πληρωμή δεν γίνει εντός 30 ημερών, τότε ένας λογαριασμός ταξινομείται ως ληξιπρόθεσμος λογαριασμός. Η ομάδα εισπρακτέων λογαριασμών συνήθως ταξινομεί αυτούς τους ληξιπρόθεσμους λογαριασμούς ως καθυστερήσεις πληρωμών με καθυστέρηση 30, 60, 90 ή 120 ημερών.
Συνήθως, το πρώτο βήμα στη διαδικασία dunning είναι η δημιουργία μιας λίστας παραβατικών λογαριασμών για παρακολούθηση. Οι επιστολές Dunning αναφέρονται επίσης ως «ειδοποιήσεις παραβατικών χρηστών» και αποστέλλονται από την ομάδα εισπρακτέων λογαριασμών στους πελάτες για την είσπραξη ληξιπρόθεσμων πληρωμών.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ μιας επιστολής και μιας δήλωσης;
Ένα τρελό γράμμα είναι πολύ διαφορετικό από τις μηνιαίες δηλώσεις. Το αντίγραφο κίνησης είναι ένα έγγραφο που συνήθως αποστέλλεται στο τέλος του μήνα σε όλους τους πελάτες που έχουν απλήρωτα τιμολόγια. Περιλαμβάνει μια περίληψη όλων των απλήρωτων τιμολογίων, ακόμη και αν δεν οφείλονται για άμεσες πληρωμές. Μια επιστολή αποστέλλεται μόνο για τις πληρωμές που μπορεί να έχουν χαθεί και είναι εκπρόθεσμες και μπορεί να διαφέρουν από ενημερωτικές επιστολές σε προειδοποιητικές επιστολές.
Ενώ τόσο ένα αντίγραφο κίνησης όσο και μια επιστολή λογαριασμών χρησιμεύουν ως εργαλεία είσπραξης, ένα αντίγραφο κίνησης είναι περισσότερο ένα αρχείο λογαριασμών για να ελέγξουν οι πελάτες με τα αρχεία τους και να παρακολουθούν τις μελλοντικές πληρωμές.
Τι σημαίνει απόρριψη πελατών;
Η απόρριψη πελατών είναι ένας όρος που αναφέρεται σε μια συνδρομητική εταιρεία που χάνει τον πελάτη της για διάφορους λόγους. Καθορίζεται από ένα ποσοστό ανατροπής που υποδεικνύει το ποσοστό των ατόμων που έχουν σταματήσει να χρησιμοποιούν ένα προϊόν ή μια υπηρεσία κατά τη διάρκεια μιας καθορισμένης περιόδου.
Υπάρχουν δύο τύποι ανατροπής - η εκούσια και η ακούσια ανατροπή. Εθελοντική ανατροπή είναι όταν οι πελάτες αποσύρουν εν γνώσει τους ή τερματίζουν τη συνδρομή τους σε μια επιχείρηση. Η ακούσια ανατροπή συμβαίνει χωρίς να το γνωρίζει ο πελάτης. Το Dunning είναι πιο χρήσιμο για την αποφυγή ακούσιας ανατροπής και μπορεί να είναι επιτυχής στην επίλυση τέτοιων ζητημάτων.
Νανοδίκτυα διαδικτυακό OCR & OCR API έχουν πολλά ενδιαφέροντα περιπτώσεις χρήσης tΤο καπέλο θα μπορούσε να βελτιστοποιήσει την απόδοση της επιχείρησής σας, να εξοικονομήσει κόστος και να αυξήσει την ανάπτυξη. Βρίσκω πώς μπορούν να εφαρμοστούν οι περιπτώσεις χρήσης Nanonets στο προϊόν σας.
