Πριν από χρόνια, οι προμηθευτές και οι αγοραστές παρατάχθηκαν σε οίκους δημοπρασιών για να οδηγήσουν και να ανταλλάξουν, διαπραγματεύονταν προσωπικά για να βρουν το καλύτερο προϊόν στην καλύτερη τιμή (και για τα δύο μέρη). Είναι αυτονόητο ότι το Διαδίκτυο σκότωσε τον οίκο δημοπρασιών για καθημερινή παρότρυνση B2B, αλλά το μοντέλο παρέμεινε. Αν και οι διαπραγματεύσεις ήταν ψηφιοποιημένες και εξ αποστάσεως, οι περισσότεροι πωλητές και προμηθευτές υποβλήθηκαν σε μια χειρωνακτική, ανθρωποκεντρική διαδικασία. Τα τελευταία δέκα χρόνια, οι προμήθειες ήταν βασικά ένα αναλογικό σύστημα που διαχειρίζεται ψηφιακά.

Αλλά η τεχνητή νοημοσύνη (AI), η μηχανική μάθηση (ML) και ο αυτοματισμός αλλάζουν αυτό το πλαίσιο με τρόπο τόσο δραματικό όσο η μετάβαση από το μπλοκ δημοπρασιών σε έναν φορητό υπολογιστή. Λέγεται και τείνουν or τρυφερός, και αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο οι εταιρείες διαχειρίζονται κύκλου προμηθειών με τρόπο που είναι λιγότερο χρονοβόρος, αγχωτικός και τελικά πιο ασφαλής από πολλές απόψεις για όλα τα μέρη.

Ο ηλεκτρονικός διαγωνισμός έχει φέρει επανάσταση στον τρόπο με τον οποίο χειρίζονται οι επιχειρήσεις διαδικασίες προμήθειας προς πληρωμή. Είναι μια ψηφιοποιημένη, βελτιωμένη και αποτελεσματική διαδικασία που εξαλείφει την ανάγκη για χρονοβόρα και επιρρεπή σε σφάλματα γραφειοκρατία.

Πώς ακριβώς λειτουργεί όμως ο ηλεκτρονικός διαγωνισμός και ποια οφέλη προσφέρει; Αυτό θα διερευνήσουμε σε αυτόν τον εύκολο στην κατανόηση οδηγό. Ας εμβαθύνουμε στους ηλεκτρονικούς διαγωνισμούς και τα οφέλη τους και ας συζητήσουμε πώς να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής προσφορών.

Τι είναι ο ηλεκτρονικός διαγωνισμός;

Ο ηλεκτρονικός διαγωνισμός είναι μια ηλεκτρονική διαδικασία για την υποβολή προσφορών και προτάσεων για αγαθά, υπηρεσίες ή έργα. Ο ηλεκτρονικός διαγωνισμός έχει να κάνει με τη μεγιστοποίηση της αποτελεσματικότητας και της διαφάνειας στη διαδικασία των προμηθειών. Είναι μια ψηφιοποιημένη προσέγγιση για την προμήθεια που περιλαμβάνει τη δημοσίευση, την πρόσκληση, τη λήψη και την αξιολόγηση προσφορών στο διαδίκτυο.

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, το eTendering είναι μια πλήρης μετάβαση από την παλαιού τύπου δράση προμηθειών (ζωντανή διαπραγμάτευση ή παρατεταμένη εμπρός-πίσω) σε ένα διαδικτυακό μοντέλο που βασίζεται σε τεχνητή νοημοσύνη. Αντί για μπλοκ δημοπρασιών, οι πωλητές και οι αγοραστές χρησιμοποιούν έναν μεσάζοντα που φιλοξενεί τα συστήματα ηλεκτρονικών διαγωνισμών. Αυτό είναι ένα σημαντικό σημείο – η προσαρμογή στο νέο μοντέλο είναι απλή, δεδομένου ότι δεν χρειάζεται να αγοράσετε και να εγκαταστήσετε ακριβό υλικό ή να πλοηγηθείτε σε πολύπλοκα συστήματα λογισμικού. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η εμπειρία χρήστη είναι όπως θα περιμένατε από οποιαδήποτε ηλεκτρονική συναλλαγή.

Ο ηλεκτρονικός διαγωνισμός καλύπτει ολόκληρο τον κύκλο ζωής ενός τυπικού διαγωνισμού, αλλά είναι αυτοματοποιημένος. Θα εξετάσουμε τα παξιμάδια και τα μπουλόνια του πώς λειτουργεί ο ηλεκτρονικός διαγωνισμός σε μια στιγμή, αλλά, με λίγα λόγια, ο προμηθευτής υποβάλλει τυπική τεκμηρίωση και η πλατφόρμα e tender λειτουργεί στα παρασκήνια για να παντρέψει κατάλληλους και καταρτισμένους προμηθευτές με αυτόν τον αγοραστή ικανοποιώντας παράλληλα το φάσμα της τεκμηρίωσης και τις απαιτήσεις συμμόρφωσης.

Πώς λειτουργεί ο ηλεκτρονικός διαγωνισμός; 

Ηλεκτρονικός Διαγωνισμός επιτρέπει οι πλειοδότες να υποβάλουν πληροφορίες ως απάντηση σε αίτημα υποβολής πρότασης (RFP) εντός καθορισμένης προθεσμίας. Περιλαμβάνει δημιουργία, ανταλλαγή εγγράφων με ηλεκτρονικές υπογραφές και μηνυμάτων, να την αξιολόγηση των προμηθευτών για την ευκαιρία προμήθειας.

Κατά τη διεκδίκηση προσφορών μέσω μιας πλατφόρμας ηλεκτρονικού διαγωνισμού, ο ανάδοχος εκδίδει ένα τυπικό αίτημα για πρόταση/προσφορά (RFP/RFQ), μια πρόσκληση υποβολής προσφορών (ITT) ή μια προκήρυξη πρόσκλησης υποβολής προσφορών (NIT). Επιπλέον, ένας δικηγόρος μπορεί να εξετάσει εκ των προτέρων τους αιτούντες συμπεριλαμβάνοντας ένα ερωτηματολόγιο πριν από τη συνέντευξη και μπορεί συχνά να αποκλείσει ορισμένα χαρακτηριστικά, εάν το επιτρέπει η ηλεκτρονική πλατφόρμα προμηθειών.

Στη συνέχεια, η ηλεκτρονική υποβολή προσφορών διευκολύνει τον εύκολο έλεγχο και τη συμμετοχή. Οι υπάλληλοι των προμηθειών μπορούν να ερευνήσουν την τεκμηρίωση, να εκτελέσουν τη δέουσα επιμέλεια στον πιθανό προμηθευτή απευθείας από την πλατφόρμα και να επικοινωνήσουν με τους προμηθευτές για περαιτέρω συζήτηση. Οι μέρες της αναζήτησης των νημάτων και των συνημμένων email για την εύρεση ενός συγκεκριμένου σημείου δεδομένων έχουν παρέλθει, καθώς ολόκληρο κύκλου ζωής των προμηθειών ζει σε έναν κεντρικό κόμβο.

Ομοίως, οι ηλεκτρονικές πλατφόρμες υποβολής προσφορών ή οι ηλεκτρονικές πλατφόρμες υποβολής προσφορών επιτρέπουν στους αναθεωρητές να «παραχωρούν και να στοιβάζουν» τους προμηθευτές σύμφωνα με τη δέουσα επιμέλειά τους και με το τι προσφέρει ο κάθε προμηθευτής. Αυτό βοηθά στη δημιουργία μιας ενιαίας λίστας για να συγκρίνετε εύκολα τις επιλογές ή να στείλετε την αλυσίδα σε ανώτερους ηγέτες για τελική έγκριση.

Τέλος, με πολλές διαδικτυακές πλατφόρμες υποβολής προσφορών, από τη στιγμή που ο ανάδοχος θέλει να τραβήξει τη σκανδάλη σε έναν συγκεκριμένο προμηθευτή, η διαδικασία ενεργοποιείται αυτόματα μετά την έγκριση. Αυτό περιλαμβάνει την αποστολή ή την επιβεβαίωση των τελικών όρων που έχουν προδιαπραγματευτεί μαζί με την τελική τεκμηρίωση που είναι απαραίτητη για τη συμμόρφωση και τη διαχείριση αρχείων.

e-Tendering στον πραγματικό κόσμο

Η υποβολή προσφορών στο Διαδίκτυο γίνεται σε μεγάλο βαθμό στα υψηλότερα επίπεδα, π.χ., από επιχείρηση σε κυβέρνηση (B2G) και από επιχείρηση σε επιχείρηση (B2B). Συχνά μεγάλες και εγγενώς γραφειοκρατικές λόγω του πεδίου εφαρμογής τους, αυτές οι οντότητες έχουν συνήθως τη μεγαλύτερη τριβή κατά τη διαχείριση των προμηθειών και των προσφορών. Για το σκοπό αυτό, ο διαδικτυακός διαγωνισμός αλλάζει το παιχνίδι για αυτές τις εργασίες μεγάλης κλίμακας.

B2G Web Tendering

Οι παγκόσμιες κυβερνήσεις στρέφονται όλο και περισσότερο σε ηλεκτρονικές πλατφόρμες υποβολής προσφορών για τη διαχείριση της πρόσκλησης υποβολής προσφορών. Δεδομένου ότι οι ρυθμιστικές και νομικές ανησυχίες είναι πρωταρχικής σημασίας για τις κρατικές προμήθειες, η διατήρηση του κύκλου ζωής των προμηθειών σε μια κεντρική, προσβάσιμη, καλά τεκμηριωμένη πλατφόρμα αναιρεί πολλούς από τους πονοκεφάλους που σχετίζονται με τα παλαιού τύπου συστήματα υποβολής προσφορών. Ομοίως, η συνεχής εστίαση στην αποδοτικότητα κόστους σημαίνει ότι το eTendering είναι μια πρωταρχική επιλογή για τη μείωση της σπατάλης χαρτιού παράλληλα με τις αμέτρητες εξοικονομημένες ώρες εργασίας των εργαζομένων.

Αν και οι πλατφόρμες ηλεκτρονικών διαγωνισμών διεύρυναν το εύρος και την εμβέλειά τους τα τελευταία χρόνια, ήταν καθοριστικής σημασίας για τις κρατικές συμβάσεις για περισσότερο από μια δεκαετία. Ήδη από το 2007, αξιωματούχοι του Λονδίνου χρησιμοποίησαν τις υπηρεσίες eTendering για να ζητήσουν προσφορές για περισσότερες από 2,000 συμβάσεις εργασίας για να προετοιμαστούν και να υποστηρίξουν την 2012 Ολυμπιακών Αγώνων.

Σε αυτήν την περίπτωση, η πλατφόρμα διατήρησε τους εργολάβους και τους πωλητές κατασκευών ενήμερους για τις τρέχουσες και μελλοντικές συμβάσεις για να τους αφήσει να τοποθετηθούν καλύτερα για μια ανταγωνιστική προσφορά. Ταυτόχρονα, η διαδικασία έσωσε τους αξιωματούχους του Λονδίνου αμέτρητες ώρες ενοποιώντας ολόκληρη τη διαδικασία που εκτείνεται σε χιλιάδες συμβάσεις σε ένα ενιαίο σύστημα πηγής. Η κίνηση επέβαλε επίσης τη συμμόρφωση και εξασφάλισε την ακριβή τήρηση αρχείων που παραμένει ελεγχόμενη σήμερα, προστατεύοντας τους προμηθευτές από δικαστικές διαφορές ή άλλες ανησυχίες που σχετίζονται με εξαιρετικά ανταγωνιστικές προσφορές συμβάσεων.

B2B Διαδικτυακός Διαγωνισμός

 Η Thermo Fisher Scientific, μια μεγάλη εταιρεία των ΗΠΑ που προμηθεύει μια σειρά συσκευών υγειονομικής περίθαλψης και επιστημονικής έρευνας, είναι πρωτοπόρος χρήστης στον ηλεκτρονικό διαγωνισμό B2B. Η εταιρεία δημοσίευσε α μελέτη περίπτωσης τονίζοντας πώς η μετάβαση σε ένα ψηφιακό μοντέλο προμηθειών έφερε ουσιαστικά επανάσταση στο B2B της προμήθεια συστήματα και διαδικασίες. Η αξιοποίηση της αναδυόμενης τεχνολογίας επιτρέπει στους πελάτες της Thermo Fisher να αντιμετωπίσουν τα μεγαλύτερα προβλήματα: τη μη συγχρονισμένη ροή εντολών αγοράς και τις επίπονες διαδικασίες έγκρισης. Χρησιμοποιώντας τη νέα πλατφόρμα:

 1. Οι χρήστες περιηγήθηκαν με ασφάλεια στον ηλεκτρονικό κατάλογο της Thermo Fisher, προσθέτοντας αντικείμενα στο καλάθι τους.

2. Οι ομάδες παραγγελίας υπέβαλαν στη συνέχεια το καλάθι στη διαχείριση για έγκριση.

3. Η διοίκηση ώθησε μια ηλεκτρονική εντολή αγοράς μέσω του συστήματος μόλις εγκριθεί.

4. Καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας, οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων σε όλη την επιχείρηση είχαν ορατότητα ενώ διατηρούσαν ακριβή αρχεία για μελλοντική χρήση.

 Ενώ αυτό το μοντέλο ευθυγραμμίζεται περισσότερο με το «προμηθευτείτε και πληρώστε» παρά με τον ηλεκτρονικό διαγωνισμό, οι διαδικασίες και τα συστήματα είναι συγκρίσιμα. Σε αυτήν την περίπτωση, ο προμηθευτής καλεί έναν μοναδικό πωλητή (Thermo Fisher). Επεκτείνετε το εύρος μόνο ελαφρώς σε πολλούς προμηθευτές που φιλοξενούνται σε μια πλατφόρμα προμηθειών τρίτου μέρους και το αποτέλεσμα της υποβολής προσφορών στον ιστό είναι σαφές. Σε αυτό το υποθετικό:

1. Ο ανάδοχος υποβάλλει αίτημα υποβολής προσφοράς στην πλατφόρμα ηλεκτρονικού διαγωνισμού τρίτων.

2. Οι προμηθευτές, συμπεριλαμβανομένου του Thermo Fisher και των ανταγωνιστών, στέλνουν τις προτάσεις τους μαζί με έναν ψηφιακό κατάλογο ή ένα φύλλο απογραφής.

3. Οι υπάλληλοι των προμηθειών περιηγούνται σε κάθε ευκαιρία, περιορίζοντας την επιλογή της σε μια σύντομη λίστα για έγκριση πριν λάβουν την τελική απόφαση.

 Σε αυτήν την περίπτωση, η υποβολή προσφορών στο Διαδίκτυο προσφέρει το ίδιο όφελος με το "προμηθευτείτε και πληρώστεΗ πλατφόρμα Thermo Fisher ανέπτυξε, με ένα βασικό πλεονέκτημα: αντί να βασίζεται σε προμηθευτές μίας πηγής, ο αγοραστής θα μπορούσε να είχε δημιουργήσει μια ανταγωνιστική ατμόσφαιρα προσφοράς, διασφαλίζοντας ότι θα είχε το καλύτερο προϊόν στη χαμηλότερη τιμή, μαζί με όποιες άλλες προϋποθέσεις ήθελε ο προμηθευτής (ανάρτηση -υποστήριξη αγορών, επαναλαμβανόμενη ροή παραγγελιών κ.λπ.).

Οφέλη από τον ηλεκτρονικό διαγωνισμό

Ενώ το παράδειγμά μας Thermo Fisher τόνισε ορισμένα αναλυτικά οφέλη για τις ομάδες προμηθειών, τα στρατηγικά οφέλη σε επίπεδο επιχείρησης ξεχωρίζουν στις ηλεκτρονικές πλατφόρμες υποβολής προσφορών – ωφελώντας τους χρήστες σε επίπεδο ομάδας ενώ απλοποιούν τα πράγματα από διαχειριστική άποψη:

• Εξοικονόμηση κόστους: ένα κύριο πλεονέκτημα του eTendering είναι ότι θα μειώσετε το κόστος εργασίας παράλληλα με το κόστος υλικών που σχετίζεται με τις αναλογικές προμήθειες.
• Καλύτερη προοπτική: αξιολογώντας κάθε προμηθευτή με βάση τα πλεονεκτήματά του σε ένα οικοσύστημα κλειστού βρόχου, μπορείτε εύκολα να αξιολογήσετε τα σχετικά δυνατά σημεία κάθε πλειοδότη σε σύγκριση μεταξύ τους αντί να αναλύετε διακριτικά τις προτάσεις με μη αυτόματο τρόπο.
• Τεκμηρίωση και διαφάνεια: Δεδομένου ότι ολόκληρη η διαδικασία βρίσκεται εντός της πλατφόρμας, όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα όσον αφορά το εύρος και τα προσόντα. Όλη η τεκμηρίωση παραμένει αποθηκευμένη στο ψηφιακό πλαίσιο επ' αόριστον ή φιλοξενείται τοπικά μετά την προμήθεια για την ικανοποίηση ρυθμιστικών απαιτήσεων. Επιπλέον, αν και είναι ασυνήθιστο, η διατήρηση αρχείων μέσω ηλεκτρονικών διαγωνισμών ή διαδικτυακών πλατφορμών διαγωνισμών συμβάλλει στον μετριασμό και την αποκατάσταση απάτη πωλητή όταν συμβεί. 

Προκλήσεις στον ηλεκτρονικό διαγωνισμό

Φυσικά, όπως συμβαίνει με κάθε νέα ή αναδυόμενη τεχνολογία, τα εμπόδια και οι τριβές είναι αναπόφευκτες. Ομοίως, πέρα ​​από την απλή υιοθέτηση και ενσωμάτωση της τεχνολογίας, οι χρήστες πιθανότατα θα διαπιστώσουν ότι η ηλεκτρονική υποβολή προσφορών έχει κάποιες προκλήσεις σε σύγκριση με τις παλαιού τύπου διαδικασίες:

• Καμπύλη εκμάθησης: Παρόλο που οι περισσότερες πλατφόρμες προμηθειών που προσφέρουν υπηρεσίες ηλεκτρονικής υποβολής προσφορών ή ηλεκτρονικών προσφορών είναι εύκολες και εύκολες για τους ψηφιακούς ιθαγενείς, θα πρέπει και πάλι να επιβιβαστείτε στους υπαλλήλους σας για να διασφαλίσετε ότι αξιοποιούν πλήρως την υπηρεσία και χρησιμοποιούν το σύστημα σωστά.
• Μεγαλύτερη εκ των προτέρων εργασία για τους προμηθευτές: Ανάλογα με τις προδιαγραφές του αγοραστή, οι πωλητές μπορεί να χρειαστεί να ολοκληρώσουν περισσότερα έγγραφα πριν από τον έλεγχο ή την υποβολή εγγράφων από ό,τι αναμενόταν διαφορετικά.
• Μοναδικοί περιορισμοί προσφοράς: ορισμένοι πωλητές προσφέρουν καινοτόμες δομές τιμολόγησης πέρα ​​από μια βασική προσφορά σταθερής τιμής. Σε αυτές τις περιπτώσεις, οι πλατφόρμες eTendering ενδέχεται να μην διευκολύνουν αυτήν την ευκαιρία τιμολόγησης, καθώς δεν συγκρίνεται εύκολα με άλλους πλειοδότες.

Συμπέρασμα

Ο ηλεκτρονικός διαγωνισμός υπάρχει εδώ και λίγο καιρό, αλλά οι εξελίξεις στον τομέα της τεχνητής νοημοσύνης και του αυτοματισμού ώθησαν τη βιομηχανία σε υψηλές ταχύτητες τα τελευταία δύο χρόνια. Το eTendering εξομαλύνει τις ακατέργαστες ενημερώσεις που συνδέονται συνήθως με τις προμήθειες παλαιού τύπου και βοηθά τους πωλητές και τους αγοραστές να μεγιστοποιήσουν τις ευκαιρίες τους και να εξασφαλίσουν το πιο αμοιβαία επωφελές συμβόλαιο που ταιριάζει στην εκάστοτε εργασία.

Στο πλαίσιο των κρατικών συμβάσεων, ειδικότερα, το αυξανόμενο βάρος των γραφειοκρατικών και ρυθμιστικών απαιτήσεων αίρεται με τη μόχλευση των πλατφορμών ηλεκτρονικών διαγωνισμών. Αντί να ψάξετε σε δέσμες τεκμηρίωσης του πλειοδότη για να επικυρώσετε την καταλληλότητα πριν από την αξιολόγηση της προσφοράς, οι πλατφόρμες eTendering κάνουν προκαταρκτική εξέταση σύμφωνα με τις παραμέτρους του αγοραστή. Και, δεδομένου ότι όλη η τεκμηρίωση φιλοξενείται στο διηνεκές (εάν διασφαλίζεται από την πλατφόρμα), οι αγοραστές μπορούν να είναι ήσυχοι γνωρίζοντας ότι έχουν ένα διαφανές και προσβάσιμο ίχνος χαρτιού.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://nanonets.com/blog/e-tendering/