Η λογιστική σε οποιαδήποτε εταιρεία περιλαμβάνει τη διεκπεραίωση τιμολογίων κάθε μήνα.

Μία από τις πιο απαιτητικές εργασίες κατά την αντιμετώπισή τους είναι η επαλήθευση αυτών των τιμολογίων.

Όλα τα τιμολόγια που λαμβάνονται από μια εταιρεία για προϊόντα ή υπηρεσίες που έχουν αγοραστεί από έναν πωλητή πρέπει να ελέγχονται για την ακρίβεια πριν από την έναρξη της πληρωμής.

Για αυτό, όλες οι λεπτομέρειες της αγοράς όπως αναφέρονται στο τιμολόγιο αντιστοιχίζονται με την αντίστοιχη εντολή αγοράς για να διασφαλιστεί ότι τα προϊόντα/υπηρεσίες που παραγγέλθηκαν παραδόθηκαν σωστά και στην τιμή που συμφωνήθηκε. Αυτή η διαδικασία επαλήθευσης ονομάζεται αντιστοίχιση διπλής κατεύθυνσης.

Ας καταλάβουμε γρήγορα πώς λειτουργεί αυτό.

Ανακεφαλαίωση της Διαδικασίας Προμήθειας

Πριν κατανοήσουμε την αμφίδρομη αντιστοίχιση, ας ανακεφαλαιώσουμε γρήγορα πώς λειτουργεί η προμήθεια σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον.

Εντολή αγοράς (PO) είναι μια νομικά δεσμευτική συμφωνία που εκδίδεται από τον αγοραστή προς τον πωλητή, η οποία ενημερώνει για το είδος του προϊόντος/υπηρεσίας που παραγγέλθηκε και την ποσότητα και τις τιμές που έχουν συμφωνηθεί.

Τιμολόγιο είναι ένα νομικά δεσμευτικό έγγραφο που εκδίδεται από τον πωλητή στον αγοραστή μαζί ή μετά την παράδοση του προϊόντος/υπηρεσίας στον πελάτη. Έχει όλα τα στοιχεία του πωλητή, του πελάτη, του προϊόντος/υπηρεσίας που παραδίδεται, της τιμολόγησης και του τρόπου πληρωμής.

Ας πούμε ότι το τμήμα Πληροφορικής μιας εταιρείας ABC, απαιτεί 10 περιστρεφόμενες καρέκλες στελεχών για τα στελέχη πληροφορικής της.

• Το τμήμα πληροφορικής μπορεί (ανάλογα με την πολιτική της εταιρείας) να εκδώσει αίτηση αγοράς στην κατάλληλη διευθυντική ιεραρχία.
• Ένα αίτημα αγοράς αποστέλλεται στο τμήμα Αγοράς (ή ισοδύναμου) της εταιρείας για να βρει τους κατάλληλους προμηθευτές του προϊόντος/υπηρεσίας.
• Μόλις εντοπιστεί ένας πωλητής, γίνεται η απαραίτητη βάση για τον προσδιορισμό του προϊόντος και της τιμής. Για παράδειγμα, η XYZ, ένας προμηθευτής επίπλων γραφείου μπορεί να παρέχει περιστρεφόμενες καρέκλες στελεχών στην τιμή των 250 $ ανά καρέκλα, που θα παραδοθούν σε πέντε ημέρες.
• Μόλις οριστικοποιηθεί ο προμηθευτής XYZ, η εντολή αγοράς δημιουργείται από το τμήμα αγορών της ABC, αναφέροντας το προϊόν και την τιμή που έχει συμφωνηθεί.
• Ένα αντίγραφο της ΔΠ αποστέλλεται στη XYZ, ένα φυλάσσεται από το τμήμα Αγορών της ABC και ένα στο Τμήμα Πληρωτών Λογαριασμών.
• Όταν η XYZ προμηθεύει τις καρέκλες, το τιμολόγιο παρέχεται μαζί ή μετά την παράδοση στο ABC.

Τώρα που έχει ληφθεί το τιμολόγιο, η διαδικασία αντιστοίχισης εκτελείται από την ομάδα πληρωτέων λογαριασμών στο ABC.

Τι είναι η αμφίδρομη αντιστοίχιση;

Ταίριασμα δύο κατευθύνσεων, γνωστή και ως αντιστοίχιση εντολών αγοράς, είναι μια διαδικασία για την επαλήθευση ότι οι λεπτομέρειες στο εντολές αγοράς και τα σχετικά τιμολόγια ταιριάζουν ώστε να εξοφληθεί το τιμολόγιο.

Η αντιστοίχιση γίνεται συνήθως για την ποσότητα που τιμολογείται και την τιμή του τιμολογίου. Πρέπει να πληρούνται οι ακόλουθες προϋποθέσεις:

• Η ποσότητα του τιμολογίου είναι μικρότερη ή ίση με το ποσό που παραγγέλθηκε στην ΟΠ.
• Η τιμή τιμολογίου είναι μικρότερη ή ίση με την τιμή που αναφέρεται στην ΟΠ.

Μια επιτυχημένη αντιστοίχιση μπορεί να αναφέρεται σε 100% ακριβή αντιστοίχιση ή να ορίζεται χρησιμοποιώντας μια αντίστοιχη ανοχή (π.χ. >=95% απαιτείται αντιστοίχιση) βάσει της επιχειρηματικής ρύθμισης.

Μόνο όταν ο αγώνας είναι επιτυχής μετά την επαλήθευση από την ομάδα AP, ξεκινά η πληρωμή.

Σε περίπτωση αποτυχίας αντιστοίχισης, η επεξεργασία και η πληρωμή του τιμολογίου διακόπτεται. Ένας διαχειριστής πληρωτέων λογαριασμών ελέγχει μη αυτόματα το τιμολόγιο και είτε εγκρίνει την πληρωμή του τιμολογίου είτε απορρίπτει το τιμολόγιο.

Πρόκειται για αντιστοίχιση 2 κατευθύνσεων.

Ας συνοψίσουμε τη διαδικασία αντιστοίχισης διπλής κατεύθυνσης σε ένα διάγραμμα ροής για εύκολη κατανόηση.

γράφημα TB
A[Need of a Purchase] –> C[Αποστολή αιτήματος αγοράς στο τμήμα αγορών]
C –> D[Το τμήμα αγορών βρίσκει τον κατάλληλο προμηθευτή]
D –> E[Οριστικοποίηση προμηθευτή XYZ]
E –> F[Το Τμήμα Αγορών δημιουργεί την Εντολή Αγοράς]
F –> G[Στείλτε ένα αντίγραφο PO στο XYZ, διατηρήστε ένα στο τμήμα αγορών, στείλτε ένα στο τμήμα πληρωτέων λογαριασμών]
G –> H[Ο προμηθευτής XYZ προμηθεύει τις καρέκλες και παρέχει τιμολόγιο]
H –> I[Διαδικασία αντιστοίχισης ανά ομάδα πληρωτέων λογαριασμών]
I –> J{Έλεγχος συνθηκών:
1. Ποσότητα τιμολογίου ≤ Ποσότητα PO
2. Τιμή τιμολογίου ≤ τιμή PO}
J –> |Αντιστοίχιση ≥ 95%| K[Επιτυχής αντιστοίχιση, έναρξη πληρωμής]
J –> |Match 95%| L[Unsuccessful match, pause invoice processing and payment]
L –> M[Ο διαχειριστής λογαριασμών πληρωτέων ελέγχει χειροκίνητα το τιμολόγιο]
M –> |Εγκρίνει| κ
Μ –> |Απορρίπτει| N[Απόρριψη του τιμολογίου]

Στο παραπάνω παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι το ABC δεν τηρούσε αντιστοίχιση διπλής κατεύθυνσης.

Μετά από συζητήσεις για τις εκπτώσεις, εκδίδουν εντολή αγοράς για 10 καρέκλες σε μειωμένη συνολική τιμή 2000 $ (200 $/καρέκλα αντί 250 $/καρέκλα) όπως συμφωνήθηκε με την XYZ.

Αφού ελέγξει και αποδεχτεί την παραγγελία αγοράς και παραδώσει τις 10 καρέκλες, η XYZ στέλνει ένα τιμολόγιο για την αρχική τιμή των $2500 ($250/καρέκλα). Ο δημιουργός του τιμολογίου στο XYZ ενδέχεται να μην γνώριζε την έκπτωση που προσέφερε ο υπεύθυνος μάρκετινγκ της XYZ στο τμήμα αγορών στο ABC για τη μαζική αγορά. Ή θα μπορούσε να είναι μια εσκεμμένη κακή επιχειρηματική πρακτική.

Εάν τα στοιχεία του τιμολογίου δεν συγκριθούν και δεν αντιστοιχιστούν με τα στοιχεία της PO, η ομάδα AP (Πληρωτέοι λογαριασμοί) στο ABC μπορεί να πληρώσει τα επιπλέον 500 $ από τα οποία είχε αρχικά παραιτηθεί.

Μια αμφίδρομη διαδικασία αντιστοίχισης μπορεί να βοηθήσει στην αντιμετώπιση αυτού του λάθους πριν από την πραγματοποίηση μιας πληρωμής. Η διαδικασία διασφαλίζει ότι πληρώνονται μόνο τιμολόγια για το σωστό ποσό και ποσότητα.

Σημασία της αμφίδρομης αντιστοίχισης

Η αμφίδρομη αντιστοίχιση είναι ζωτικής σημασίας για τη διατήρηση της ακρίβειας και του οικονομικού ελέγχου στους πληρωτέους λογαριασμούς.

• Διασφάλιση Ακρίβειας: Η αμφίδρομη αντιστοίχιση διασφαλίζει ότι τα τιμολόγια είναι ακριβή, επαληθεύοντάς τα σε σχέση με αντίστοιχες εντολές αγοράς, αποτρέποντας την υπερπληρωμή ή την πληρωμή για μη παραδοτέα αγαθά/υπηρεσίες.
• Οικονομικός έλεγχος: Ενισχύει τον οικονομικό έλεγχο και μειώνει τον κίνδυνο σφαλμάτων ή απάτης στη διαδικασία των πληρωτέων λογαριασμών.
• Σχέση προμηθευτή: Η αποτελεσματική εφαρμογή ενισχύει τη διαφάνεια και την εμπιστοσύνη στις σχέσεις προμηθευτών, καθώς οι αποκλίσεις αντιμετωπίζονται και επιλύονται αμέσως.
• Συμμόρφωση: Διασφαλίζει τη συμμόρφωση με τις εσωτερικές πολιτικές προμηθειών και τους εξωτερικούς κανονισμούς, ελαχιστοποιώντας τους οικονομικούς κινδύνους και τα θέματα ελέγχου.
• Εξοικονόμηση κόστους: Αποφεύγοντας τις υπερπληρωμές και επιλύοντας αποτελεσματικά τις αποκλίσεις, οι εταιρείες μπορούν να εξοικονομήσουν σημαντικό κόστος μακροπρόθεσμα.

Πώς λειτουργεί η χειροκίνητη αμφίδρομη αντιστοίχιση

Η μη αυτόματη αμφίδρομη αντιστοίχιση προτιμάται συνήθως μόνο από επιχειρήσεις με πολύ χαμηλό όγκο συναλλαγών ή εκείνες με συγκεκριμένες απαιτήσεις που απαιτούν ανθρώπινη επίβλεψη.

Εδώ είναι πώς φαίνεται η διαδικασία.

Ας πάρουμε το παράδειγμα της XYZ Inc. και ας εξερευνήσουμε πώς εφαρμόζουν τη μη αυτόματη αντιστοίχιση διπλής κατεύθυνσης. Η XYZ Inc. χρησιμοποιεί Quickbooks για λογιστική. Έτσι φαίνεται η διαδικασία προμήθειας με αντιστοίχιση διπλής κατεύθυνσης.

1. Δημιουργία Εντολής Αγοράς (PO):

• Το Quickbooks προσφέρει μια ενότητα δημιουργίας και διαχείρισης PO.
• Η XYZ Inc. δημιουργεί / λαμβάνει μια PO για τον πωλητή απευθείας στα Quickbooks, με λεπτομέρειες για τα παραγγελθέντα είδη, τις ποσότητες, τις τιμές και τις ημερομηνίες παράδοσης.

2. Απόδειξη τιμολογίου πωλητή:

• Με την παραλαβή της αποστολής, η XYZ Inc. λαμβάνει ένα τιμολόγιο από τον πωλητή, ο οποίος είναι επίσης συνδεδεμένος στο Quickbooks.
• Η ομάδα εισαγωγής δεδομένων συμπληρώνει με μη αυτόματο τρόπο τις λεπτομέρειες των στοιχείων, τις ποσότητες, τις τιμές, τους φόρους και τις εκπτώσεις σε κάθε τιμολόγιο.

3. Μη αυτόματη διαδικασία αντιστοίχισης:

• Η ομάδα πληρωτέων λογαριασμών αντιστοιχίζει μη αυτόματα τις λεπτομέρειες τιμολογίου με την αντίστοιχη PO στα Quickbooks, διασφαλίζοντας την ευθυγράμμιση των ποσοτήτων και των τιμών.

4. Επαλήθευση και έγκριση:

• Τα επαληθευμένα τιμολόγια εγκρίνονται για πληρωμή στα Quickbooks, ενώ οι αποκλίσεις επισημαίνονται για έλεγχο.
• Οι αναθεωρητές επεξεργάζονται με μη αυτόματο τρόπο τα τιμολόγια που αποτυγχάνουν αμφίδρομης αντιστοίχισης.

5. Έναρξη πληρωμής:

• Χρησιμοποιώντας τα Quickbooks, η XYZ Inc. ξεκινά την πληρωμή για εγκεκριμένα τιμολόγια, ακολουθώντας τις διαδικασίες πληρωμής τους.

Αν και σχολαστική, αυτή η διαδικασία δημιουργεί τα θεμέλια για την οικονομική ακεραιότητα.

Προκλήσεις σε 2-way matching

Ενώ η μη αυτόματη αντιστοίχιση διπλής κατεύθυνσης διασφαλίζει μια πρακτική προσέγγιση για την επαλήθευση των τιμολογίων έναντι των παραγγελιών αγοράς, θέτει αρκετές προκλήσεις:

Προκλήσεις αναντιστοιχίας δεδομένων: Η ομάδα πληρωτέων λογαριασμών πρέπει να ευθυγραμμίσει τις εντολές αγοράς με τα τιμολόγια ελέγχοντάς τα με μη αυτόματο τρόπο, γεγονός που οδηγεί σε χαμένες λεπτομέρειες και αργές λειτουργίες, με κίνδυνο την παραγωγικότητα και τις επιχειρηματικές σχέσεις.

Μεγάλοι χρόνοι επεξεργασίας: Οι πληρωτέοι λογαριασμοί συχνά αντιμετωπίζουν ανακρίβειες δεδομένων σε ποσοστό έως και 20% των τιμολογίων, αφιερώνοντας περίπου το 25% του χρόνου τους στην επίλυση τέτοιων ζητημάτων, γεγονός που καθυστερεί τις διαδικασίες και αυξάνει τους λειτουργικούς κινδύνους.

Κίνδυνοι απάτης και κλοπής: Η Ένωση Πιστοποιημένων Εξεταστών Απάτης (ACFE) διαπιστώνει ότι οι οργανισμοί χάνουν συνήθως το 5% των εσόδων ετησίως λόγω απάτης, με τους εγκληματίες συχνά να εξαπατούν τους πληρωτέους λογαριασμούς μέσω πειστικών δόλιων τιμολογίων, θέτοντας σημαντικό κίνδυνο για την επαγρύπνηση και την οικονομική ακεραιότητα.

Διαχείριση πολλαπλών μορφών τιμολογίων: Οι μεγάλοι οργανισμοί χειρίζονται εντολές αγορών και τιμολόγια από διάφορες πηγές σε διάφορες μορφές, όπως έγγραφα word, υπολογιστικά φύλλα, έγγραφα XML για EDI, αρχεία PDF, εικόνες και έντυπα έγγραφα. Η μη αυτόματη ενοποίηση είναι επιρρεπής σε σφάλματα, τα οποία οδηγούν σε ζητήματα όπως υπερπληρωμή, λανθασμένες πληρωμές και επικάλυψη τιμολογίων, προκαλώντας τελικά απώλειες παραγωγικότητας και εμπιστοσύνης.

Συνέπειες κόστους της χειροκίνητης επεξεργασίας: Η παραδοσιακή αντιστοίχιση τιμολογίων και παραγγελιών αγοράς συνεπάγεται σημαντικό κόστος λόγω εργασίας, υλικών και ταχυδρομικών τελών, με πρόσθετες οικονομικές επιπτώσεις από κυρώσεις, καθυστερημένες χρεώσεις και χαμένη επιχείρηση λόγω σφαλμάτων επεξεργασίας. Το κόστος χειροκίνητης επεξεργασίας τιμολογίου είναι γνωστό ότι φτάνει τα 15-50 $/τιμολόγιο.

Πώς να αυτοματοποιήσετε την αμφίδρομη αντιστοίχιση;

Η αυτοματοποιημένη αμφίδρομη αντιστοίχιση είναι σαν να έχετε ένα χρήσιμο ρομπότ για τις λογιστικές σας εργασίες.

Σήμερα, Αυτοματισμός AP Τα εργαλεία μπορούν να ελέγχουν αυτόματα εάν οι λεπτομέρειες στα τιμολόγια ταιριάζουν με αυτό που περιλαμβάνεται στις παραγγελίες αγοράς σας, εξοικονομώντας χρόνο και μειώνοντας τα σφάλματα.

Αυτά τα εργαλεία μπορούν να λειτουργήσουν με άλλα λογιστικά συστήματα. πολλά συστήματα έχουν έτοιμες να χρησιμοποιήσουν επιλογές ενοποίησης ή API / ενδιάμεσο λογισμικό για να παρέχουν απρόσκοπτη μεταφορά δεδομένων μεταξύ των διαφορετικών συστημάτων.

Με αυτές τις ενσωματώσεις, οι επιχειρήσεις μπορούν να ενσωματώσουν απρόσκοπτα την αυτοματοποιημένη αμφίδρομη αντιστοίχιση στις ροές εργασιών AP τους, ενώ εξακολουθούν να χρησιμοποιούν το λογιστικό λογισμικό με το οποίο αισθάνονται άνετα.

Λογισμικό αυτοματισμού AP της Nanonets, για παράδειγμα, μπορεί να ενσωματωθεί με άλλα λογιστικά συστήματα, όπως το QuickBooks και το Sage. Ακολουθεί μια απλοποιημένη απεικόνιση της αυτοματοποιημένης ροής εργασίας αντιστοίχισης διπλής κατεύθυνσης.

Πώς λειτουργεί;

Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς ένα λογισμικό AP Automation όπως το Nanonets αυτοματοποιεί πλήρως τη διαδικασία αμφίδρομης αντιστοίχισης.

1. Αυτοματοποιημένη είσπραξη τιμολογίων

Το Nanonets απλοποιεί αυτή τη διαδικασία εισάγοντας αυτόματα τιμολόγια και PO από email, μονάδες δίσκου, λογιστικό λογισμικό και βάσεις δεδομένων αμέσως μόλις φτάσουν, διασφαλίζοντας ότι κάθε κομμάτι δεδομένων βρίσκει τη θέση του σε ένα κεντρικό, ψηφιακό αποθετήριο.

Τα Nanonets μπορούν να ανακτήσουν αυτόματα τιμολόγια και PO απευθείας από τα εισερχόμενά σας, εξάγοντας σχετικές πληροφορίες απρόσκοπτα τόσο από σώματα email όσο και από συνημμένα.

Όλα τα χειρόγραφα και τυπωμένα τιμολόγια μπορούν εύκολα να σαρωθούν χρησιμοποιώντας ένα smartphone ή να μεταφορτωθούν απευθείας στην πλατφόρμα.

Τα τιμολόγια και τα PO μπορούν επίσης να εισαχθούν στα Nanonets από την αλληλογραφία, τις εφαρμογές και τις βάσεις δεδομένων σας.

2. Αυτοματοποιημένη εισαγωγή δεδομένων

Πείτε αντίο στις ώρες μη αυτόματης εισαγωγής δεδομένων. Με το Nanonets AI, τα τιμολόγια διαβάζονται με ακρίβεια άνω του 99%, μειώνοντας δραστικά τον χρόνο που αφιερώνεται σε κουραστικές εργασίες.

Αυτό σημαίνει ότι η ομάδα σας μπορεί να επικεντρωθεί σε πιο ουσιαστική εργασία, ενώ η Nanonets φροντίζει για την εξαγωγή και την εισαγωγή δεδομένων απευθείας στο λογιστικό λογισμικό / ERP σας, χωρίς καμία μη αυτόματη παρέμβαση.

3. Έξυπνη αντιστοίχιση διπλής κατεύθυνσης

Αξιοποιώντας την τεχνητή νοημοσύνη, το Nanonets εκτελεί αυτόματα αμφίδρομη, τριπλή ή τετραπλή αντιστοίχιση διαβάζοντας και διασταυρώνοντας τα εξαγόμενα δεδομένα τιμολογίων με παραγγελίες αγοράς, λήψη αναφορών και αναφορές επιθεώρησης που εισάγονται από διάφορες πηγές.

4. Δρομολόγηση έγκρισης

Το σύστημα επισημαίνει τυχόν αποκλίσεις για ανθρώπινο έλεγχο, αλλά διαφορετικά, τα τιμολόγια που ταιριάζουν με τα κριτήρια της εταιρείας δρομολογούνται αυτόματα για έγκριση ή εγκρίνονται απευθείας βάσει προκαθορισμένων κανόνων.

5. Εγκρίσεις

Οι εγκρίσεις με Nanonets δεν αποτελούν πλέον εμπόδιο. Γίνονται ευέλικτοι και ζουν εκεί που κάνει ο οργανισμός σας—είτε πρόκειται για email, Slack ή Teams. Αυτό εξαλείφει την ανάγκη για ενοχλητικές τηλεφωνικές κλήσεις και τον πολύ οικείο καταιγισμό υπενθυμίσεων.

6. Ενσωματώσεις ERP

Οι έτοιμες προς χρήση ενσωματώσεις διασφαλίζουν ότι τα τιμολόγια και οι PO καταγράφονται αυτόματα στο λογιστικό λογισμικό / ERP σας αμέσως μόλις εμφανιστούν.

Τα εγκεκριμένα τιμολόγια μπαίνουν αυτόματα στην ουρά για πληρωμή στο λογιστικό λογισμικό σας.

7. Αναλύσεις σε πραγματικό χρόνο

Τα Nanonets υπερβαίνουν την απλή επεξεργασία συναλλαγών, προσφέροντας προηγμένες δυνατότητες ανάλυσης και αναφορά δεδομένων σε πραγματικό χρόνο.

Αυτό σας βοηθά να λαμβάνετε πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο για τη διαδικασία πληρωτέων λογαριασμών σας, δίνοντάς σας τη δυνατότητα να παρακολουθείτε τα πρότυπα δαπανών, να εντοπίζετε ευκαιρίες εξοικονόμησης κόστους και να βελτιώνετε τις οικονομικές προβλέψεις.

Επιλέγοντας το σωστό λογισμικό για αντιστοίχιση διπλής κατεύθυνσης

Η επιλογή του σωστού λογισμικού για την αυτοματοποίηση της αμφίδρομης αντιστοίχισης εξαρτάται από το μέγεθος και τον τύπο της επιχείρησής σας.

Ορισμένες επιλογές λειτουργούν ως αυτόνομες λύσεις ή ως μέρος ενός μεγαλύτερου λογιστικού συστήματος, ανάλογα με το τι χρησιμοποιείτε ήδη. Για παράδειγμα, η ενοποίηση με υπάρχοντα συστήματα, όπως το ERP, είναι απαραίτητη για ορισμένα εργαλεία.

• Η Nanonets διευκολύνει τον χειρισμό των τιμολογίων και των παραγγελιών αγοράς, αυτοματοποιώντας τη διαδικασία αντιστοίχισης. Εισάγει αυτόματα τιμολόγια και PO, χρησιμοποιεί AI για ακριβή εισαγωγή και αντιστοίχιση δεδομένων, επισημαίνει αναντιστοιχίες για εύκολες και απρόσκοπτες μη αυτόματες αναθεωρήσεις και ενημερώνει δεδομένα στο λογιστικό λογισμικό / ERP σε πραγματικό χρόνο.
• Το εργαλείο Payables της Oracle αντιστοιχίζει αυτόματα τιμολόγια με PO, ελέγχει τη συμμόρφωση με τα καθορισμένα επίπεδα ανοχής και ενημερώνει τις ποσότητες και τα ποσά που χρεώνονται με βάση τις λεπτομέρειες του τιμολογίου.
• Το Sage Intacct απλοποιεί τις αγορές με καθορισμένες ροές εργασίας για συναλλαγές και εγκρίσεις. Το MineralTree αυτοματοποιεί την αντιστοίχιση τιμολογίων με PO ή αποδείξεις για το Sage Intacct, καταγράφοντας αυτόματα λεπτομέρειες από τιμολόγια και εισάγοντάς τα στις διαδικασίες έγκρισης και πληρωμής. Διατηρεί τα πάντα συνεπή με το ERP της εταιρείας.
• Η Nexonia Expenses προσφέρει ευέλικτη διαχείριση δαπανών βασισμένη στο cloud με βαθιά ενσωμάτωση στα συστήματά σας.
• Η Tipalti απλοποιεί την επεξεργασία τιμολογίων με OCR και εξαγωγή δεδομένων, ορίζοντας κανόνες για την αντιστοίχιση τιμολογίων με τις PO και την προετοιμασία τους για πληρωμή.
• Το DocuWare χρησιμοποιεί τεχνητή νοημοσύνη για να εξάγει βασικά δεδομένα τιμολογίων, να ελέγχει για έγκυρους προμηθευτές και αντίγραφα και να αντιστοιχίζει τιμολόγια με PO και σημειώσεις παράδοσης, διασφαλίζοντας ακριβή ποσά.

Διατίθενται πολλά εργαλεία αμφίδρομης αντιστοίχισης, το καθένα με χαρακτηριστικά σχεδιασμένα για διαφορετικές ανάγκες.

Γιατί πρέπει να αυτοματοποιήσετε την αμφίδρομη αντιστοίχιση

Η αυτοματοποίηση της διαδικασίας αμφίδρομης αντιστοίχισης προσφέρει πολλαπλά πλεονεκτήματα.

Χειρισμός χωρίς χαρτί

Όταν έγγραφα όπως τα τιμολόγια και οι παραγγελίες αγοράς είναι όλα ψηφιακά, ο χειρισμός χωρίς χαρτί μειώνει την ανάγκη για χαρτί και μειώνει τον όγκο της χειρωνακτικής εργασίας που απαιτείται. Αυτό σημαίνει ότι τα πράγματα λειτουργούν πιο γρήγορα, μπορούν να αναπτυχθούν εύκολα και είναι πιο ευέλικτα. Τα έγγραφα αποστέλλονται, μετατρέπονται σε ψηφιακή μορφή, ταξινομούνται, ελέγχονται, εγκρίνονται και υποβάλλονται σε επεξεργασία χωρίς να χρειάζεται κανείς να μετακινήσει χαρτί. Ετσι δουλευει:

1. Το σύστημα αναζητά νέα email.
2. Χρειάζονται συνημμένα από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να τα επεξεργαστούν.
3. Το σύστημα διαβάζει τα συνημμένα για να λάβει τις απαραίτητες πληροφορίες.
4. Ελέγχει τα στοιχεία σε τιμολόγια ή παραγγελίες αγοράς σύμφωνα με καθορισμένους κανόνες.
5. Ένα τιμολόγιο συντάσσεται, αντιστοιχίζεται με εντολές αγοράς και αποδείξεις σύμφωνα με κανόνες, διασφαλίζοντας ότι δεν υπάρχουν επαναλήψεις.
6. Επιτρέπει στους χρήστες να γνωρίζουν εάν τα τιμολόγια χειρίστηκαν σωστά.

Το AI βοηθά το σύστημα να βελτιώνεται με την πάροδο του χρόνου, μαθαίνοντας από τους χρήστες του και τις μοναδικές τους ανάγκες.

Γρήγορη αντιστοίχιση

Η αντιστοίχιση παραγγελιών αγοράς μπορεί να γίνει εξαιρετικά γρήγορα από το σύστημα, μια δουλειά που θα ήταν πολύ δύσκολο για τους ανθρώπους να κάνουν μόνοι τους.

Χειρισμός πολλών εγγράφων σε κλίμακα

Όταν υπάρχουν πολλές εντολές αγοράς και τιμολόγια, η αυτοματοποίηση καθιστά πολύ πιο εύκολη και γρήγορη την ταξινόμηση όλων.

Πάντα έτοιμος για ελέγχους

Το σύστημα παρακολουθεί τα πάντα, διασφαλίζοντας ότι όλα είναι σωστά και γρήγορα. Με έγγραφα που έχουν ήδη εγκριθεί και οργανωθεί, οι διαδικασίες ελέγχου είναι πιο ομαλά.

Λιγότερη δουλειά, περισσότερη παραγωγικότητα

Η τεχνητή νοημοσύνη χρησιμοποιεί πολύπλοκους αλγόριθμους για την κατανόηση δεδομένων όπως ο ανθρώπινος εγκέφαλος, αλλά πιο γρήγορα. Μαθαίνει και βελτιώνεται, που σημαίνει ότι χρειάζεται λιγότερος χειροκίνητος έλεγχος.

Με λιγότερη εργασία ρουτίνας, η οικονομική ομάδα μπορεί να επικεντρωθεί σε πιο σημαντικά καθήκοντα όπως ο σχεδιασμός και η ανάλυση, που μπορούν να βοηθήσουν τα κέρδη της εταιρείας.

Λιγότερα Λάθη

Τα συστήματα AI μπορούν να πιάσουν λάθη από νωρίς, αποτρέποντας μεγαλύτερα προβλήματα αργότερα. Εάν κάτι δεν πάει καλά, ενημερώνει γρήγορα την ομάδα IT για να το διορθώσει.

Εξοικονομεί χρήματα

Αν και υπάρχει ένα αρχικό κόστος, η λειτουργία αυτών των συστημάτων AI μπορεί να είναι πολύ φθηνότερη από την πληρωμή ενός πλήρους μισθού.

Ασφαλής και ικανός να αναπτυχθεί

Το σύστημα μπορεί να λειτουργεί συνεχώς, σε αντίθεση με τους ανθρώπους, καθιστώντας τις λειτουργίες πιο αποτελεσματικές και ασφαλείς.

---

Έρευνα από την Έρευνα Levvel δείχνει ότι ταχύτερη έγκριση των τιμολογίων και αυξημένη παραγωγικότητα των εργαζομένων είναι τα δύο κορυφαία οφέλη από τη μετάβαση σε τεχνητή νοημοσύνη 2-way και 3-αντιστοίχιση τρόπου διαδικασίες, μαζί με πολλά άλλα απτά οφέλη που αναφέρθηκαν από επιχειρήσεις που αυτοματοποιούν την επεξεργασία τιμολογίων και την αμφίδρομη αντιστοίχιση.

Είναι επιτακτική ανάγκη να σημειωθεί ότι η αυτοματοποίηση της επεξεργασίας τιμολογίων και της αντιστοίχισης εντολών αγοράς ωφελεί πολλαπλές λειτουργίες στην επιχείρησή σας:

• Τα οικονομικά στελέχη μπορούν να μειώσουν τα έξοδα και να ανακατανείμουν τους πόρους για να βελτιώσουν τα αποτελέσματα και να υποστηρίξουν τη στρατηγική και την εταιρική επέκταση.
• Τα εταιρικά στελέχη αποκτούν γνώσεις σχετικά με την απόδοση και τη διαχείριση των ταμειακών ροών μέσω των αναλυτικών στοιχείων του ταμπλό που παρέχονται από πολλά εργαλεία αυτοματισμού.
• Οι ομάδες πληρωτέων λογαριασμών μπορούν να εξαλείψουν την ανάγκη για έντυπα τιμολόγια και μη αυτόματες διαδικασίες αξιοποιώντας την αυτοματοποιημένη δρομολόγηση, κωδικοποίηση και αντιστοίχιση των τιμολογίων προμηθευτών σύμφωνα με τις καθιερωμένες λογιστικές αρχές.
• Οι λογιστές και το ερευνητικό προσωπικό αποκτούν άμεση και ολοκληρωμένη πρόσβαση σε παραγγελίες αγορών και τιμολόγια, βοηθώντας σε μελλοντικές δραστηριότητες προγραμματισμού.

Συμπέρασμα

Η έννοια της αμφίδρομης αντιστοίχισης είναι μια ζωτικής σημασίας διαδικασία στον τομέα της λογιστικής σε κάθε επιχείρηση, που επικεντρώνεται κυρίως στη διασφάλιση της ακρίβειας και της ακεραιότητας των συναλλαγών μεταξύ μιας εταιρείας και των πωλητών της.

Περιλαμβάνει μια σχολαστική διαδικασία επαλήθευσης όπου οι λεπτομέρειες των παραγγελιών αγοράς (PO) αντιστοιχίζονται με αυτές στα αντίστοιχα τιμολόγια για να επιβεβαιωθεί ότι τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες που παραγγέλθηκαν παραδόθηκαν σωστά και στις συμφωνημένες τιμές.

Αυτή η διαδικασία όχι μόνο προστατεύει από υπερπληρωμή ή πληρωμές για μη παραδοτέα αγαθά, αλλά επίσης ενισχύει τον οικονομικό έλεγχο, ενισχύει την εμπιστοσύνη στις σχέσεις με τους προμηθευτές και τηρεί τα πρότυπα συμμόρφωσης.

Ενώ η χειροκίνητη αμφίδρομη αντιστοίχιση προσφέρει ακρίβεια μέσω της ανθρώπινης επίβλεψης, είναι γεμάτη προκλήσεις όπως αναντιστοιχίες δεδομένων, αναποτελεσματικότητα χρόνου, κίνδυνοι απάτης και το υψηλό κόστος της μη αυτόματης επεξεργασίας.

Με την έλευση του αυτοματισμού, η αντιστοίχιση διπλής κατεύθυνσης γίνεται μια λεία διαδικασία χωρίς σφάλματα. Πλατφόρμες όπως τα Nanonets αυτοματοποιούν την αμφίδρομη αντιστοίχιση και ενσωματώνονται απρόσκοπτα με λογιστικά συστήματα. Αυτός ο αυτοματισμός απλοποιεί την επεξεργασία τιμολογίων, ενισχύει την ακρίβεια των δεδομένων και επιτρέπει την ανάλυση σε πραγματικό χρόνο, συμβάλλοντας τελικά σε πιο ισχυρή οικονομική διαχείριση και λειτουργική αποτελεσματικότητα.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://nanonets.com/blog/what-is-two-way-matching/