Οι μέρες του να περνάς από ντουλάπια αρχείων και να περιπλανιέται μέσα σε σωρούς χαρτιών έχουν περάσει προ πολλού. Οι επιχειρήσεις σήμερα χρησιμοποιούν ηλεκτρική αποθήκευση όπου μπορούν να έχουν πρόσβαση σε όλα τα αρχεία, τα έγγραφα και τα αρχεία τους μέσω συσκευών όπως υπολογιστές, smartphone και tablet. Αυτό καθιστά ευκολότερη και ταχύτερη την ανάκτηση και τη διαχείριση σημαντικών πληροφοριών. Στην πραγματικότητα, α μελέτη της Deloitte δείχνει ότι το 85% των επιχειρήσεων επιταχύνουν τις ψηφιακές πρωτοβουλίες τους τους επόμενους μήνες.
Ωστόσο, η μη αυτόματη διαχείριση και ανάκτηση εγγράφων μπορεί να είναι χρονοβόρα και κουραστική. Επίσης, δεν εξαλείφει τους κινδύνους ανθρώπινων λαθών, με αποτέλεσμα να καταστραφούν ή να χαθούν αρχεία. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να επενδύσετε σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων για την επιχείρησή σας.
Το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων ή DMS είναι ένας τύπος λογισμικού που αποθηκεύει, διαχειρίζεται και ανακτά όλη την τεκμηρίωση που χρησιμοποιεί η επιχείρησή σας καθημερινά. Διαχειρίζεται όλα τα ηλεκτρονικά σας αρχεία, ακόμη και έγγραφα που βασίζονται σε χαρτί καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής τους, από τη δημιουργία τους μέχρι την υλοποίησή τους. Το πιο σημαντικό, αυτοματοποιεί τη διαδικασία, ώστε να μπορείτε να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στην οργάνωση και την ανάκτηση όλων των αρχείων σας και να έχετε περισσότερο χρόνο να εργάζεστε σε άλλες σημαντικές εργασίες.
Ο τρόπος λειτουργίας του συστήματος διαχείρισης εγγράφων εξαρτάται από το λογισμικό στο οποίο επενδύετε. Ωστόσο, γενικά, βοηθά την επιχείρησή σας ψηφιοποιώντας όλα τα αρχεία σας και αποθηκεύοντάς τα σε μια ενιαία βάση δεδομένων για εύκολη ανάκτηση και πρόσβαση. Ορισμένα διαθέτουν λειτουργίες σάρωσης και λήψης εικόνων για τη μετατροπή εγγράφων που βασίζονται σε χαρτί σε ψηφιακά αρχεία. Άλλοι ακόμη αξιοποιούν την τεχνολογία AI και μηχανικής εκμάθησης για να καταγράφουν δεδομένα από έγγραφα αμέσως. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε λογισμικό διαχείρισης εγγράφων για να επαληθεύσετε την αυθεντικότητα των εγγράφων, να δημιουργήσετε ροές εργασιών έγκρισης στον οργανισμό σας και να αυτοματοποιήσετε τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και την ανάκτηση δεδομένων.
Υπάρχουν πολλές περισσότερες δυνατότητες που προσφέρει το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων. Και λόγω των πλεονεκτημάτων του, η παγκόσμια ζήτηση για λογισμικό διαχείρισης εγγράφων έφτασε τα 5.55 δισεκατομμύρια δολάρια το 2022 και αναμένεται να φτάσει τα 16.42 δισεκατομμύρια δολάρια μέχρι το 2029.
Γιατί χρειάζεστε λογισμικό διαχείρισης εγγράφων;
Βελτιώνει τον χειρισμό εγγράφων
Η ψηφιοποίηση των εγγράφων σας δεν αρκεί εάν θέλετε να βελτιστοποιήσετε τη διαχείριση των εγγράφων σας. Χωρίς λογισμικό διαχείρισης εγγράφων, θα εξακολουθείτε να κολλάτε με τη μη αυτόματη οργάνωση, παρακολούθηση και ανάκτηση αρχείων στη βάση δεδομένων σας. Αυτό μπορεί να σας πάρει πολύτιμο χρόνο που θα μπορούσατε να είχατε χρησιμοποιήσει για να ανταποκριθείτε σε άλλες σημαντικές ευθύνες. Για να μην αναφέρουμε, εξακολουθεί να μην εξαλείφει πιθανά ανθρώπινα λάθη όταν πρόκειται για το χειρισμό εγγράφων.
Το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων είναι κάτι περισσότερο από μια απλή βάση δεδομένων για τα έγγραφά σας. Τα πολυάριθμα εργαλεία και οι δυνατότητες του διευκολύνουν τον χειρισμό και τη διαχείριση όλων των αρχείων και των εγγραφών σας με λίγα μόνο κλικ. Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για να παρακολουθείτε και να ανακτάτε αρχεία με μια λέξη ή φράση στο έγγραφο. Και ενσωματώνοντάς το με άλλες εφαρμογές, μπορείτε εύκολα να εισαγάγετε και να εξάγετε εξαγόμενα δεδομένα από το έγγραφο και έτσι αποφεύγετε τη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων στη διαδικασία.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι το DMS διαφέρει από ένα σύστημα διαχείρισης περιεχομένου. Ένα σύστημα διαχείρισης περιεχομένου ή CMS χρησιμοποιείται για τη δημιουργία και τη δημοσίευση του περιεχομένου σας στο διαδίκτυο. Δεν διαχειρίζεται απαραίτητα τα αρχεία και τα έγγραφά σας. Επομένως, το να έχετε και ένα DMS και ένα CMS θα μπορούσε να είναι χρήσιμο για την επιχείρησή σας. Μερικοί παραδείγματα λογισμικού CMS μπορούν να ενσωματωθούν απρόσκοπτα με το DMS, επομένως φροντίστε να τα ελέγξετε.
Ενισχύει την προσβασιμότητα
Με την άνοδο της απομακρυσμένης εργασίας και των υβριδικών χώρων εργασίας, οι υπάλληλοί σας θα πρέπει να έχουν πρόσβαση σε όλα τα αρχεία που χρειάζονται ανά πάσα στιγμή και οπουδήποτε. Ενώ η ψηφιοποίηση των εγγράφων σας διευκολύνει την κοινή χρήση και την αποστολή αρχείων από τη μια συσκευή στην άλλη, εξακολουθείτε να χρειάζεστε λογισμικό διαχείρισης εγγράφων για να βελτιστοποιήσετε την αναζήτηση και την ανάκτηση εγγράφων. Αυτοματοποιεί την αναζήτηση, την παρακολούθηση και την ανάκτηση αρχείων χρησιμοποιώντας λέξεις-κλειδιά και άλλα χαρακτηριστικά. Με λίγα μόνο κλικ, μπορείτε να ανασύρετε οποιοδήποτε έγγραφο θέλετε χωρίς να χρειάζεται να πάτε στο γραφείο.
Το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων συγκεντρώνει όλα τα έγγραφά σας σε μια ενιαία πλατφόρμα στην οποία μπορείτε να έχετε πρόσβαση χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε συσκευή, όπως υπολογιστή, smartphone ή tablet. Επιπλέον, σας επιτρέπει να μεταβείτε από τη μια συσκευή στην άλλη χωρίς να χάσετε σημαντικές αλλαγές σε ένα έγγραφο ή στην ίδια τη βάση δεδομένων. Αυτό καθιστά ακόμη πιο βολικό την αναζήτηση και την ανάκτηση αρχεία PDF και άλλους τύπους εγγράφων όταν βρίσκεστε εν κινήσει. Ανάλογα με τη λύση που εφαρμόζεται, αυτά τα αρχεία μπορούν να προσπελαστούν online ή offline.
Προωθεί τη συνεργασία
Κάνοντας τα έγγραφα πιο προσιτά, τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων μπορούν επίσης να βελτιώσουν τη συνεργασία εντός του οργανισμού σας και με τους πελάτες σας. Δεδομένου ότι το DMS συγκεντρώνει όλα τα αρχεία σας σε μια πλατφόρμα, ομάδες από άλλα τμήματα μπορούν να συνεργαστούν για να τροποποιήσουν ορισμένα έγγραφα, να συντάξουν εγγραφές και να οργανώσουν βάσεις δεδομένων. Εξασφαλίζει επίσης ότι η εταιρεία σας έχει μια ενιαία πηγή αλήθειας. Αυτό σημαίνει ότι όλοι εργάζονται στο ίδιο σύνολο πληροφοριών και δεδομένων, ανεξάρτητα από το πότε και από πού τα πήραν.
Ορισμένες λειτουργίες του συστήματος διαχείρισης εγγράφων περιλαμβάνουν επίσης την αυτοματοποίηση των ροών εργασιών έγκρισης για ταχύτερο χρόνο διεκπεραίωσης εγγράφων. Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την αποστολή του εγγράφου στους απαραίτητους ενδιαφερόμενους για να λάβετε τις υπογραφές ή την έγκρισή τους. Το ίδιο το έγγραφο θα προωθήσει αυτόματα το έγγραφο καθώς περνάει η διαδικασία. Μπορεί ακόμη και να ειδοποιήσει τον παραλήπτη για την επικείμενη έγκριση του εγγράφου για να αποφευχθούν καθυστερήσεις.
Ενισχύει την ασφάλεια των δεδομένων
Η επένδυση σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων είναι επίσης ένας τρόπος προστασίας των δεδομένων της επιχείρησής σας. Διαφορετικοί τύποι συστημάτων διαχείρισης εγγράφων προσφέρουν ισχυρά χαρακτηριστικά ασφαλείας για την αποτροπή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης στα έγγραφά σας. Αυτό περιλαμβάνει λειτουργίες όπως στοιχεία ελέγχου αδειών, κρυπτογράφηση δεδομένων, εργαλεία παρακολούθησης και παρακολούθησης και άλλα.
Η σημασία της διαχείρισης εγγράφων στην ασφάλεια των δεδομένων δεν πρέπει να αγνοηθεί. Η αποτυχία χειρισμού των αρχείων σας μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια δεδομένων και παραβίαση. Και με τη σειρά του, αυτό μπορεί να επηρεάσει τη συνολική ασφάλεια της επιχείρησής σας, των πελατών σας και των συνεργατών σας.
Ορισμένα DMS διαθέτουν επίσης μια δυνατότητα αυτόματης δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και ανάκτησης εγγράφων που διασφαλίζει ότι δεν θα χάσετε ποτέ πολύτιμα δεδομένα στην εταιρεία σας. Αυτό σας επιτρέπει να ανακτήσετε κατεστραμμένα, διαγραμμένα ή χαμένα αρχεία με λίγα μόνο κλικ.
Μειώστε το κόστος
Με την πρώτη ματιά, ένα φυσικό σύστημα αρχειοθέτησης φαίνεται φθηνότερο από την επένδυση σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Αλλά το κόστος που προκύπτει από πιθανή κακοδιαχείριση, ζημιά ή απώλεια εγγράφων θα ήταν πολύ μεγαλύτερο συνολικά. Για να μην αναφέρουμε, αυτό θα σας αναγκάσει να ξοδέψετε πολύτιμο χρόνο για να δημιουργήσετε εκ νέου ή να ανακτήσετε αυτό το χαμένο ή κατεστραμμένο αρχείο. Ως εκ τούτου, το DMS θεωρείται εξαιρετική επένδυση για την επιχείρησή σας από τότε βελτιστοποιεί τη διαδικασία σας με ελάχιστο κόστος.
Το DMS μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να περιορίσετε τα έξοδα για είδη γραφείου, όπως χαρτί, μελάνι και ταχυδρομικά τέλη. Ομοίως, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τον αποθηκευτικό χώρο, καθώς όλα τα αρχεία σας μπορούν να αποθηκευτούν ηλεκτρονικά. Ως εκ τούτου, δεν θα χρειαστείτε αυτά τα ακριβά ντουλάπια αρχειοθέτησης από χάλυβα ή μια αποθήκη ή θησαυροφυλάκιο εκτός έδρας για τα έγγραφά σας.
Εάν εργάζεστε με τιμολόγια και αποδείξεις ή ανησυχείτε για την επαλήθευση ταυτότητας, ρίξτε μια ματιά στο Nanonets online OCR or Εξαγωγή κειμένου PDF για εξαγωγή κειμένου από έγγραφα PDF δωρεάν. Κάντε κλικ παρακάτω για να μάθετε περισσότερα Nanonets Enterprise Automation Solution.
Επιλέγοντας το σωστό λογισμικό
Με τον ψηφιακό μετασχηματισμό σε άνοδο, είναι καιρός να επενδύσετε σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων για την επιχείρησή σας. Το DMS κάνει περισσότερα από την απλή ψηφιοποίηση των αρχείων σας. Σας παρέχει επίσης εργαλεία και λειτουργίες για τον εξορθολογισμό της διαχείρισης εγγράφων στον οργανισμό σας. Τα πολυάριθμα πλεονεκτήματά του το καθιστούν απαραίτητο εργαλείο για την εταιρεία σας εάν θέλετε να παραμείνετε σχετικοί και ανταγωνιστικοί στην αγορά.
Ωστόσο, επιλέγοντας το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων για την επιχείρησή σας απαιτεί μια εις βάθος κατανόηση του τι χρειάζεται η εταιρεία σας και ποιος τύπος DMS είναι κατάλληλος για αυτήν. Φροντίστε λοιπόν να εξερευνήσετε τις επιλογές σας και να τις δοκιμάσετε μόνοι σας.
Νανοδίκτυα διαδικτυακό OCR & OCR API έχουν πολλά ενδιαφέροντα περιπτώσεις χρήσης tΤο καπέλο θα μπορούσε να βελτιστοποιήσει την απόδοση της επιχείρησής σας, να εξοικονομήσει κόστος και να αυξήσει την ανάπτυξη. Βρίσκω πώς μπορούν να εφαρμοστούν οι περιπτώσεις χρήσης Nanonets στο προϊόν σας.
