Regnskab i enhver virksomhed involverer håndtering af leverandørfakturaer hver måned. En af de mest udfordrende opgaver i regnskabsprocessen er verificeringen af ​​disse leverandørfakturaer. Alle fakturaer modtaget af en virksomhed for produkter eller tjenester, der er købt fra en leverandør, skal kontrolleres for nøjagtighed, før betaling påbegyndes. Hertil matches alle detaljer om købet som nævnt på fakturaen med andre dokumenter i procure-to-pay-processen for at sikre, at varen/ydelserne, der blev bestilt, blev leveret korrekt og til den aftalte pris. Denne verifikationsproces kaldes matching.

Tre matchningsprocesser bruges almindeligvis til matchning, nemlig 2-vejs, 3-vejs og 4-vejs match. Lad os se, hvad disse tre er, og hvordan de er afgørende for en problemfri indkøb-til-betaling-proces. Vi vil sammenligne forskelle og også lære at automatisere disse processer.

Procure-to-Pay-proces

Før vi forstår matchningsprocessen, lad os forstå og se på nogle af de væsentlige dokumenter, der er forbundet med indkøb-til-betaling-processen:

Indkøbsordre (PO), en juridisk bindende aftale udstedt af køberen til sælgeren, som informerer om den bestilte type produkt/service og den aftalte mængde og priser.

Faktura, et juridisk bindende dokument, der udstedes af sælgeren til køberen sammen med eller efter leveringen af ​​produktet/tjenesteydelsen til kunden. Den har alle detaljer om leverandør, kunde, produkt/tjeneste, der leveres, prissætning og betalingstilstand.

Varemodtagelse er en bekræftelse på modtagelsen af ​​det endelige produkt eller service fra sælgeren.

Store virksomheder kan også have Rabatter, der angiver fuldstændigheden af ​​godkendelsesprocessen – den tjener som bogføring for understøttende dokumenter som PO, faktura, kvittering osv. og indeholder oplysninger om godkendelser, sagsnumre og andre oplysninger relateret til det pågældende køb.

Et typisk dokumentflow i procure-to-pay-processen kan forstås ved det følgende forenklede hypotetiske eksempel.

IT-afdelingen i en virksomhed ABC kræver 10 drejelige chefstole til sine it-chefer.

• IT-afdelingen kan (afhængigt af virksomhedens politik) udstede en indkøbsrekvisition på tværs af det relevante ledelseshierarki.
• En købsanmodning sendes til indkøbsafdelingen (eller tilsvarende) i virksomheden for at finde passende leverandører af produktet/tjenesten.
• Når en leverandør er identificeret, udføres det nødvendige grundlag for at identificere produktet og prisen. For eksempel kan XYZ, en leverandør af kontormøbler, levere drejelige chefstole til en pris på $250 pr. stol, som skal leveres om fem dage.
• Når leverandøren XYZ er færdiggjort, genereres PO'en af ​​ABC's indkøbsafdeling med henvisning til produktet og den aftalte pris.
• Én kopi af PO sendes til XYZ, én opbevares af indkøbsafdelingen i ABC, én til Kreditorafdelingen.
• Når XYZ leverer stolene, leveres leverandørfakturaen sammen med eller efter leveringen til ABC.
• Der genereres en varekvittering, der betyder, at leveringen fra leverandøren XYZ er modtaget af virksomheden ABC.

Det er på dette tidspunkt, at matchningsprocessen udføres af kreditorteamet hos ABC. Afhængigt af størrelsen af ​​det købende selskab og virksomhedens politikker, foretager AP-teamet (Accounts Payable) en to-, tre- eller fire-vejs match af de flere dokumenter for at kontrollere, om beskrivelsen, mængden, prisen, og vilkår matcher i dem alle. Når kampen er verificeret af AP-holdet, igangsættes betalingen.

Denne matchning kan være en 2-vejs, 3-vejs eller 4-vejs match. Lad os forstå disse én og én.

Hvad er 2-vejs matching?

To-vejs matching, også kendt som indkøbsordrematching, er en proces til at verificere, at detaljerne på indkøbsordrer og de tilhørende fakturaer match, så fakturaen kan betales. I tilfælde af uoverensstemmelser sættes fakturabehandlingen på pause, indtil uoverensstemmelserne er rettet eller rettet.  

Matchen er normalt lavet for den fakturerede mængde og fakturaprisen. Følgende betingelser skal være opfyldt:

• Fakturamængden er mindre end eller lig med det bestilte beløb i PO.
• Fakturaprisen er mindre end eller lig med den pris, der er angivet i PO.

Antag i ovenstående eksempel, at ABC har udstedt en indkøbsordre på 10 stole til en nedsat samlet pris på $2000 ($200/stol) som aftalt med XYZ. Efter at have gennemgået og accepteret indkøbsordren og leveret de 10 stole, sender XYZ en faktura til den oprindelige pris på $2500 ($250/stol). Fakturaopretteren hos XYZ har muligvis ikke været klar over den rabat, som XYZ-marketingpersonen tilbyder til indkøbsafdelingen hos ABC for massekøbet. Eller det kan være en bevidst dårlig forretningspraksis.

Hvis fakturaoplysningerne ikke sammenlignes og matches med PO-oplysningerne, kan AP-teamet (Accounts Payable) hos ABC betale de ekstra $500, der oprindeligt blev givet afkald på.

En to-vejs matchproces kan hjælpe med at fange denne fejl, før en betaling foretages. Processen sikrer, at kun fakturaer for det korrekte beløb og mængde betales.

Hvad er 3-vejs matching?

Trevejsmatch er processen med at sammenligne detaljerne i indkøbsordre, faktura og varemodtagelse for at sikre, at alle data i alle disse dokumenter er korrekte. Dette udføres inden betalingen igangsættes.

Væsentlige, 3-vejs matchning tilføjer endnu en betingelse til 2-vejs matchningsprocessen. Disse betingelser skal nemlig være opfyldt:

• Fakturamængden er mindre end eller lig med det bestilte beløb i PO
• Fakturaprisen er mindre end eller lig med den pris, der er angivet i PO.
• Varemodtagelsesmængden er mindre end eller lig med fakturamængden.

Overvej ovenstående tilfælde. Stolene leveres til ABC af XYZ sammen med en vareleveringsrapport eller en varekvittering.

• PO fra ABC er for 10 stole til en kurs på $200/stol, til i alt $2000.
• Fakturaen fra XYZ viser også 10 stole @ $200 hver (i alt $2000),
• Varekvitteringen viser dog 8 stole til $250 hver. Beløbet er det samme – $2000, men detaljerne er anderledes og færre stole end bestilt leveres til samme pris.

Den person, der har modtaget produktet og varemodtagelsen, ved måske ikke, hvor mange stole der blev bestilt og for hvor meget. De kan underskrive varemodtagelsen. En mindre omhyggelig AP kan betale fakturaen for en underleveret sending. Hvis AP'en matcher fakturaen og PO'en med leveringskvitteringen, vil de fange uoverensstemmelsen og sortere problemet før betaling.

En mere grundig XNUMX-vejs matchningsproces kunne også omfatte følgende valgfrie kontrolpunkter:

• PO'ens rigtighed og fuldstændighed. Savner PO information såsom pris, mængde eller leverandørens kontaktoplysninger?
• Er antallet af varer nævnt i varemodtagelsen det samme som det, der er nævnt i PO?
• Er betalingsbetingelserne nævnt på fakturaen de samme som angivet i kvitteringen? Er der for eksempel en kredit? En rabat? En udsættelse?

Hvad er 4-vejs matching?

4-vejs match involverer matchning af fakturaer, indkøbsordrer, varekvitteringer og kontrolsedler. Kontrolsedler er dokumenter, der registrerer, at leverancen er accepteret efter kontrol.

Grundlæggende, 4-vejs-matching tilføjer endnu en betingelse til 3-vejs-matchningsprocessen. Disse betingelser skal nemlig være opfyldt:

• Fakturamængden er mindre end eller lig med det bestilte beløb i PO
• Fakturaprisen er mindre end eller lig med den pris, der er angivet i PO.
• Varemodtagelsesmængden er mindre end eller lig med fakturamængden.
• Kontrolsedlens mængde er mindre end eller lig med fakturamængden.

Ved en tre-vejs match forudsættes det, at mængden af ​​varer, der er nævnt på kvitteringen, er det samme som antallet af leverede varer. Eksempelvis nævner kvitteringen i ovenstående konkrete eksempel 8 stole, og det er forudsat, at der kun blev leveret 8 stole. Det er måske ikke tilfældet. Der kan være leveret 10 stole, men kvitteringen må kun vise 8 stole. Uden at inspicere de leverede produkter, ville en trevejs-match resultere i, at ABC beder XYZ om at levere to produkter mere og genforhandle prisen, og så videre. XYZ, kan have leveret 10 varer, og alene lavet en fejl i kvitteringen. Det hele bliver et mareridt mellem klient-leverandørforhold.

En omhyggelig AP vil udføre en fire-vejs match og sikre sig, at al kvalitet, kvantitet og prissætning af de leverede varer/tjenester stemmer overens med dem i PO, faktura og leveringskvittering og først derefter påbegynde betaling af fakturaen.

Vigtigheden af ​​2-vejs, 3-vejs og 4-vejs matching

Vigtigheden af ​​fakturabekræftelse, før betaling kan iværksættes, kan ikke overvurderes. I dets 2020-rapport til nationerne, analyserede Association of Certified Fraud Examiners omkostningerne og virkningerne af erhvervsmæssig svindel i 125 lande. Rapporten viste, at organisationer mister op til 5 % af omsætningen på grund af svindel hvert år, hvilket repræsenterer et samlet globalt tab på 4.5 billioner USD. En stor del af dette tab kan forhindres ved omhyggelig og omhyggelig kontrol af fakturaer og betalingsproceduren.

En god forretningspraksis ville drage fordel af en fire-vejs match og kan eliminere betalingstab og forholdsproblemer. Fordelene ved flervejskampe følger den indlysende rækkefølge, 4-vejs match > 3-vejs match > 2-vejs match.

Manuel matchning af dokumenter

Når denne matchningsproces udføres ved hjælp af ældre papir- og manuelle processer, kan den blive arbejdskrævende, uhåndterlig og udsat for fejl. Dette gælder især, når de teams, der er involveret i procure-to-pay-flowet, arbejder i siloer.

Procure-to-pay-processerne involverer tre (hvis ikke flere) grupper af medarbejdere:

• Indkøbsteamet opretter en unik indkøbsordre og sender den til leverandøren.
• Det modtagende team modtager produktet/tjenesten sammen med kvitteringen.
• AP modtager fakturaen og udfører betalingsprocessen.

Manuel 2-vejs, 3-vejs og 4-vejs matchning kan føre til følgende problemer:

• Dårlig koordination og timing: Den logiske progression af opgaver er PO > Kvittering > Faktura > Betal. Når der ikke er nogen koordinering mellem deltagerne i processen, kan en faktura leveres, så snart varerne er afsendt, men endnu ikke modtaget. Fakturaen kan matches til PO (2-vejs match), men det garanterer ikke, at det leverede produkt er det, der blev bestilt. Det bliver svært for et menneske (eller en gruppe af mennesker) at håndtere disse dokumenter, der kommer uden for tur.
• Dataindtastning og matchningsfejl: Enhver manuel gentagne proces er tilbøjelig til fejl. Der kan være fejl med hensyn til indtastning af dokument-ID (f.eks. PO-nummer), produktmængde, produktpris, leveringsdato osv. i alle de dokumenter, der er involveret i Procure-to-pay-processen. Processen med at "stirre og sammenligne" med manuel matchning kan, udover at være arbejdsintensiv og anstrengende, føre til alvorlige fejl såsom forpassede datoer og værdier, hvis korrektion ville bremse driften og udsætte organisationen for risici for produktivitetstab og forretnings- ledelses-/klientforhold.
• Arkiveringsproblemer: Papirarbejdet og arkiveringen bliver trættende, når matchningen skal udføres manuelt, og revisionstider kan være et sandt mareridt for organisationen.
• Dårlig synlighed:  Forskellige afdelinger kan have forskellige arkivsystemer, hvad enten de er manuelle eller digitale, og matchning kan blive et problem, når de forskellige dokumenter er i forskellige formater og har varierende indhold. Uden kommunikation mellem systemerne og afdelingerne er der ringe eller ingen synlighed for alle interessenter. Dette kan føre til fejlkommunikation og frustrationer ved at gennemføre en aftale.

Automatisering af matchningsprocessen

Automatisering af 2-vejs, 3-vejs eller 4-vejs matchningsprocessen giver en virksomhed adskillige fordele.

En software, der automatiserer matchningsprocessen, udfører disse opgaver:

• Oprettelse af digitale dokumenter: De fysiske dokumenter – PO'er, fakturaer, varekvitteringer og kontrolsedler skal læses ved hjælp af optisk tegngenkendelse og indtastes i en database. Softwaren sikrer, at strukturerede data udtrækkes fra disse dokumenter som flade felter, linjeposter og tabeller. Dette eliminerer fejl, ressourceforbrug og langsomme behandlingstider forbundet med manuel dataindtastning.
• Automatisk matchning: Nu hvor dokumenter er digitale, kan de sammenlignes automatisk af en computer. Betingelserne specificeret i 2-vejs, 3-vejs og 4-vejs matchning verificeres af softwaren uden behov for menneskelig indgriben.
• Godkendelsesarbejdsgang: Softwaren giver desuden regnskabsteamet mulighed for at indstille brugerdefinerede regler for, hvad der sker, når visse betingelser ikke er opfyldt af dokumenter involveret i et bestemt køb. Dette resulterer i en automatiseret arbejdsgang, hvor dokumenter flyttes øjeblikkeligt til relevante interessenter, hvilket eliminerer ethvert tidstab.
• DMS (Document Management System): Softwaren sammen med den tilknyttede database fungerer som et dokumentstyringssystem, der registrerer hvert køb. Dette gør det nemt og øjeblikkeligt at hente dokumenter forbundet med tidligere køb.

Automatisering af tre-vejs matchningsprocessen kan spare virksomheder tid og penge, fange svindel og sætte AP-medarbejdere i stand til at fokusere på projekter af højere værdi. Derudover kan automatisering hjælpe en organisation med at opnå rabatter for rettidige betalinger og undgå forsinkede gebyrer forbundet med manglende betalingsfrister.

Nanonetter til 2-vejs, 3-vejs eller 4-vejs matchautomatisering

Det første trin i enhver automatiseringsproces er indtastning af data fra PO'er, fakturaer, kvitteringer og leveringslogfiler i en fælles platform eller database. Disse dokumenter kommer normalt i forskellige formater og former, i betragtning af at hvert af disse dokumenter er udstedt af en anden afdeling af virksomheden og en anden virksomhed helt. En 2020-undersøgelse fra Levvel Research viste, at manuel indtastning af data og ineffektivitet fortsætter med at være smertepunkterne i kreditorprocessen.

Ældre OCR-baserede datafangstsystemer bruger en kombination af billedoptagelseshardware og konverteringssoftware til at konvertere billeder til digital tekst. Selvom det er marginalt bedre end manuel dataindtastning, digitaliserer ældre OCR'er blot data uden at kategorisere dem, hvilket er afgørende for matchende operationer. Desuden fejler stand-alone OCR-systemer med komplekse skabeloner, filtyper og layouts, hvilket nødvendiggør hyppig menneskelig indgriben for at sætte skabelonregler for forskellige typer dokumenter. Disse regelbaserede systemer skalerer ikke godt, da virksomheder bliver ved med at tilføje/fravælge leverandører, og at skrive nye regler hver gang er en ineffektiv proces.

Det er her AI-aktiveret software som Nanonets besejrer ældre systemer.

Nanonetter' AP Automation software kan gøre fakturamatchningsprocesser problemfri, hurtig og præcis. Nanonets AI-OCR læser usete, semistrukturerede dokumenter, der ikke følger en standardskabelon, og validerer de data, der er fanget fra dokumentet. Softwaren kan fange data fra en række dokumenter, herunder indkøbsordrer, fakturaer, følgesedler, leveringslogfiler og andre sådanne dokumenter, der almindeligvis håndteres i køb-til-betal-processen.

Nanonets muliggør import af data fra brugerens platform og direkte eksport af de opfangede data til en procure-to-pay workflow uden at forstyrre systemet. Nanonets har sprogbindinger i Shell, Ruby, Golang, Java, C# og Python. AI-motoren lærer og forbedres med brug. Med en intuitiv webgrænseflade eliminerer den besværlige manuelle processer og automatiserer fakturaer, kvitteringer og dokumentgennemgange og -godkendelser. Desuden fungerer det som dokumenthåndteringssoftware og gør det nemt at hente dokumenter, der er forbundet med tidligere køb. Vores kunder har været kendt for at reducere behandlingstiden med op til 90 % og spare på omkostningerne med op til 50 %.

Nanonets har også indbyggede state-of-art algoritmer og en stærk infrastruktur til flertrinsgodkendelser. Nanonets fakturabehandlingssoftware kan integreres med andre systemer såsom Mysql-databasen, QuickBooks eller Salesforce og er platformagnostisk. Det er nøjagtigt og skalerbart, sparer tid og penge for dit Kreditor-team og øger produktiviteten.

Tag et kig på videoen nedenfor, der viser en forenklet demo af Nanonets, der udfører automatiseret 2-Way Matching. I denne demo:

• PO'er og fakturaer i PDF-format importeres automatisk af Nanonets fra alle e-mails på en Google-konto.
• Nanonets udfører derefter 2-vejs matchning sammen med tilføjet validering baseret på brugerdefinerede regler.
• Til sidst eksporteres data til NetSuite Cloud Accounting Software.

[Indlejret indhold]

• Coinsmart. Europas bedste Bitcoin og Crypto Exchange.Klik her
• Platoblokkæde. Web3 Metaverse Intelligence. Viden forstærket. Adgang her.
• Kilde: https://nanonets.com/blog/what-is-2-way-3-way-and-4-way-matching/